E-Mail-Signatur

Die Signatur ist der Abschluss unter dem Text Ihrer E-Mails, über der Fusszeile – zum Beispiel eine Grussformel mit dem Namen Ihres Teams. Signaturen legen Sie unter Konfigurationen > Vorlagen im Tab Branding an und bearbeiten sie dort: Klicken Sie auf + und wählen Sie Signatur für eine neue, oder öffnen Sie eine bestehende Zeile über ihr Augen-Symbol oder per Doppelklick. Die Titelleiste des Dialogs lautet Signatur-Vorlage.

Zum Ändern einer Signatur benötigen Sie Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten in Ihren Benutzerrechten. Ohne dieses Recht öffnet sich der Dialog schreibgeschützt, und seine Werkzeugleiste (Hilfe, Löschen und Speichern) ist ausgeblendet.

Wie die Signatur in Ihre E-Mails kommt

go flow fügt die Signatur beim Versand jeder E-Mail hinzu, zwischen dem Text und der Fusszeile. Es verwendet die Signatur, die im Feld Signatur der E-Mail-Vorlage gewählt ist (siehe E-Mail-Vorlage), sofern es sie noch gibt. Steht das Feld auf keine oder wurde die Signatur inzwischen gelöscht, geht die E-Mail ohne Signatur hinaus: go flow setzt weder Ihre Standard-Signatur noch eine eigene Signatur ein.

• Sobald Sie eine Änderung an einer Signatur speichern, tragen alle E-Mails, die sie verwenden, ab dann den neuen Text, auch Nachrichten, die bereits auf den Versand warten. Ihre E-Mail-Vorlagen müssen Sie dafür nicht erneut speichern. Bereits versendete E-Mails ändern sich nicht.
• Signaturen erscheinen nur in E-Mails, nicht in SMS oder Dokumenten.
• Die Seite E-Mails zeigt den Text jeder Nachricht ohne Signatur.

Standard-Signatur

Die Spalte Standard im Tab Branding kennzeichnet die Standard-Signatur Ihrer Organisation mit einem Stern; klicken Sie in der Zeile einer anderen Signatur auf Als Standard festlegen, um sie zu ersetzen. Das gilt sofort, ohne weiteres Speichern. Eine neue Organisation beginnt mit einer aus dem Standardsatz von go flow kopierten Signatur als Standard.

Der Standard ist nur die Vorauswahl im Feld Signatur einer E-Mail-Vorlage, die Ihre Organisation noch nie gespeichert hat; beim Versand wird er nie verwendet. Eine gespeicherte Vorlage behält die Signatur, die sie nennt, oder keine, wenn sich der Standard ändert. Um die Signatur aller E-Mails zu ändern, bearbeiten Sie deshalb die Signatur, die Sie bereits verwenden. Mehr zu Standards: E-Mail-Kopfzeile.

Name

Der Name kennzeichnet die Signatur in der Branding-Liste und im Feld Signatur der E-Mail-Vorlagen. Er ist erforderlich und darf bis zu 50 Zeichen lang sein.

Signaturtext

Eine Reihe von Registerkarten zeigt die Sprachen Ihrer Organisation, zum Beispiel EN und DE. Jede Registerkarte hat ein eigenes Feld Signatur, sodass Sie je Sprache einen eigenen Abschluss schreiben können; beim Wechseln der Registerkarte bleibt der Text in den anderen Sprachen erhalten. Zeilenumbrüche bleiben erhalten.

• Eine E-Mail in einer Sprache, deren Registerkarte beim Speichern leer ist, geht ohne Signatur hinaus: go flow verwendet dafür nicht die Signatur der Standardsprache. Schreiben Sie die Signatur in jeder Sprache.
• Platzhalter werden hier nicht ersetzt. Schreiben Sie den tatsächlichen Text: {{clientFirstName}} in einer Signatur erscheint in der E-Mail genau so, wie es eingegeben wurde.
• Dieser Dialog hat keine Vorschau. Die Vorschau im Dialog E-Mail-Vorlage zeigt die Signatur an ihrem Platz.

Speichern und Löschen

Speichern bleibt deaktiviert, bis Sie etwas geändert haben und die Signatur einen Namen hat. Schliessen Sie den Dialog über das X oder mit Esc, werden Sie vor dem Verwerfen ungespeicherter Änderungen gefragt.

Um eine gespeicherte Signatur zu löschen, klicken Sie auf Zum Löschen markieren (das Papierkorb-Symbol). Das Formular wird gesperrt, die Sprach-Registerkarten werden deaktiviert, und ein Hinweis lautet „Zum Löschen markiert – dieses Element wird beim Speichern gelöscht. Zum Abbrechen schliessen oder Esc drücken.“ Klicken Sie auf Speichern, um die Signatur zu löschen; klicken Sie erneut auf das Symbol oder schliessen Sie den Dialog, um abzubrechen. E-Mails, deren Vorlage diese Signatur gewählt hat, gehen danach ohne Signatur hinaus, bis Sie in diesen Vorlagen eine andere wählen.