Guthaben

Die Seite Guthaben (Finanzen > Guthaben) ist ein Journal jeder Gutschrift und Belastung, die das vorausbezahlte Kundenguthaben (Wallet) eines Kunden in Ihrer Organisation verändert hat. Kundenguthaben ist vorausbezahltes Guthaben, das Kunden für Session-Buchungen auf Ihrer Buchungsseite einsetzen. Nahezu jeder Eintrag wird automatisch von go flow erstellt, wenn Kunden aufladen, bezahlen, Rückerstattungen erhalten oder Gutscheine einlösen.

Benutzer mit Verwalten für Konfiguration & Einstellungen können zusätzlich eine manuelle Guthaben-Anpassung vornehmen — eine Gutschrift zum Hinzufügen oder eine Belastung zum Entfernen von Guthaben — direkt auf dieser Seite (siehe unten). Alle anderen sehen das Journal schreibgeschützt: Einträge lassen sich hier weder hinzufügen noch bearbeiten noch entfernen; nur Tags und interne Notizen lassen sich ergänzen.

Die Seite erscheint, solange das Modul Guthaben eingeschaltet ist (Konfigurationen > Organisation, Registerkarte Module; es setzt das Modul Zahlungen voraus), und erfordert Ansicht für Kunden.

Woher Guthaben kommt

• Aufladung — der Kunde kauft auf der Buchungsseite ein Guthabenprodukt (siehe Produkt anlegen); der bezahlte Betrag wird gutgeschrieben. Wer im Profil Gutscheine auf das Guthaben überträgt, erhält ebenfalls eine Aufladung.
• Rückerstattung — eine Buchung wird mit Erstattung ins Guthaben storniert. Die Erstattung für eine Stornierung, die ein Kunde selbst in seinem Buchungsprofil vornimmt, geht immer ins Guthaben: Gutgeschrieben wird der Anteil nach Abzug der Stornierungsgebühr. Wenn Sie eine teilnehmende Person im Dashboard stornieren, ist das Guthaben eines der Ziele, die Sie wählen können (siehe Stornieren oder erstatten). go flow prüft jede Erstattung gegen Erlaubte Erstattungsziele in den Organisationseinstellungen, auch die automatischen; lassen Sie das Guthaben daher erlaubt, wenn Kunden selbst stornieren dürfen.
• Gutschein — ein Kunde löst auf der Gutscheinseite der Buchungsseite den gesamten Restwert eines Gutscheins ins Guthaben ein.
• Anpassung — eine manuelle Gutschrift oder Belastung von dieser Seite.
• Zahlung — eine Belastung: Guthaben, das beim Bezahlen einer Buchung eingesetzt wurde.

Saldo und Ablauf

Der Saldo eines Kunden ist das, was von seinem nicht abgelaufenen Guthaben übrig ist. Jede Zahlung und jede Belastung verbraucht Guthaben, zuerst die Gutschrift, die am frühesten verfällt. Die Guthabenspalte (Wallet-Symbol) der Kundenliste auf der Seite Kunden, der Dialog Guthaben anpassen und die Kasse verwenden alle denselben Wert. Diese Seite zeigt keine laufenden Salden.

Jede Gutschrift verfällt für sich, Wallet-Guthaben Ablauf (Tage) nach dem Tag, an dem sie hinzugefügt wurde (365 Tage, sofern nicht geändert; 0 bedeutet, dass Guthaben nie verfällt; siehe Organisation). Eine Änderung der Einstellung wirkt auf danach hinzugefügtes Guthaben; bestehendes Guthaben behält seinen Ablauf. Verfällt eine Gutschrift, verfällt nur ihr noch nicht ausgegebener Teil: Von einer Gutschrift über 100, von der 80 ausgegeben wurden, bleibt nach dem Ablauf ein Saldo von 0, nicht −80, und eine spätere Rückerstattung von 50 ergibt einen Saldo von 50. go flow schreibt keinen Eintrag Ablauf, die ursprüngliche Gutschrift bleibt also unverändert in der Liste. Die Guthabenspalte der Kundenliste zeigt den tieferen Saldo ab der nächsten Synchronisation nach dem Ablauf.

Ein Guthaben wird nie überzogen. Guthaben, das beim Bezahlen eingesetzt wird, wird belastet, sobald die Zahlung abgeschlossen ist. Bis dahin steht es für nichts anderes zur Verfügung: Ein weiterer Bezahlvorgang desselben Kunden, etwa in einem zweiten Browser-Tab, kann nur den Rest verwenden, und eine manuelle Belastung über den Rest hinaus wird abgelehnt. Die Kasse belastet nie mehr, als das Guthaben enthält.

Was der Kunde sieht

• In seinem Profil auf der Buchungsseite listet die Registerkarte Guthaben seine Guthabenbewegungen — Art, Betrag (plus oder minus), Datum und Bestellreferenz. Sie zeigt weder eine Summe noch Ablaufdaten.
• Im Warenkorb einer Session-Buchung zeigt Verfügbares Guthaben den Saldo mit einer Häkchen-Schaltfläche, die ihn anwendet; die Bestellübersicht zeigt dann Guthaben verwendet. Der Warenkorb bietet Guthaben nur an, wenn er mindestens eine Session oder einen Termin enthält; das Guthaben bezahlt dann auch Produkte im selben Warenkorb, etwa einen Geschenkgutschein oder eine Aufladung. Ein Warenkorb nur mit Produkten bietet kein Guthaben an.
• Eine manuelle Anpassung erscheint als Anpassung auf der Registerkarte Guthaben, und ihr Grund erscheint auf der Registerkarte Bestellungen des Profils und auf dem Dokument. go flow sendet dem Kunden keine Nachricht über eine Anpassung.

Überblick

Die Einträge werden in einer seitenweise geladenen Tabelle mit 25 Zeilen angezeigt, die neuesten zuerst; die Sortierung erfolgt serverseitig. Jede Zeile steht für eine Transaktion. Die Schaltfläche Spalten in der letzten Kopfzelle blendet die Protokollspalten ein — wer jeden Eintrag erstellt und zuletzt geändert hat.

Spalten

• Datum — Datum und Uhrzeit des Eintrags.
• Kunde — der Kunde, dessen Guthaben betroffen ist.
• Gutschrift — der dem Guthaben gutgeschriebene Betrag, in Ihrer Währung formatiert und rechtsbündig.
• Belastung — der dem Guthaben entnommene Betrag, in Ihrer Währung formatiert und rechtsbündig.
• Ereignistyp — ein farbcodierter Chip, der die Ursache des Eintrags beschreibt (siehe unten).
• Grund — bei einer manuellen Anpassung der eingegebene Grund; bei anderen Einträgen die erste Zeile der zugehörigen Bestellung. Langer Text wird abgeschnitten; fahren Sie darüber, um ihn ganz zu lesen.

Eine abschliessende Zelle zeigt ein kleines Tag-Symbol, wenn die Zeile Tags hat, ein Notiz-Symbol, wenn sie interne Notizen hat, und ein PDF-Symbol, das das Dokument der zugehörigen Bestellung herunterlädt — den Beleg oder die Gutschrift. Gibt es kein Dokument, zum Beispiel weil beim Entstehen des Eintrags keine Beleg- oder Gutschriftvorlage hochgeladen war, erscheint „Das Dokument konnte nicht gefunden oder erstellt werden. Bitte versuchen Sie es erneut."

Ereignistypen

Jeder Eintrag trägt einen dieser farbcodierten Ereignistypen:

• Aufladung (grün) — Guthaben, das durch den Kauf eines Guthabenprodukts hinzugefügt wurde.
• Zahlung (blau) — Guthaben, das beim Bezahlen einer Buchung eingesetzt wurde.
• Rückerstattung (orange) — Guthaben, das durch eine Rückerstattung zurückgebucht wurde.
• Gutschein (violett) — Guthaben aus der Einlösung eines Gutscheins ins Guthaben.
• Ablauf (rot) — Guthaben, das entfernt wurde, weil es abgelaufen ist; go flow erstellt derzeit keine solchen Einträge (siehe Saldo und Ablauf).
• Migration (grau) — ein bei einer Datenmigration erstellter Eintrag.
• Anpassung (petrol) — eine manuelle Gutschrift oder Belastung von dieser Seite.

Guthaben manuell anpassen

Wenn Sie Verwalten für Konfiguration & Einstellungen haben, erscheint über der Tabelle eine Schaltfläche mit Wallet-Symbol; beim Darüberfahren zeigt sie den Tooltip Guthaben anpassen. Benutzer ohne dieses Recht sehen die Schaltfläche nicht.

1. Klicken Sie auf Guthaben anpassen und wählen Sie im Dialog Kunde auswählen den Kunden.
2. Der Vollbild-Dialog Guthaben anpassen zeigt den Namen des Kunden und sein aktuelles Wallet-Guthaben.
3. Wählen Sie im Feld Typ Gutschrift (Guthaben hinzufügen) oder Belastung (Guthaben entfernen).
4. Geben Sie den Betrag ein — höchstens zwei Dezimalstellen. Der Hinweis unter dem Feld zeigt den Maximalbetrag, den Sie eingeben dürfen.
5. Geben Sie einen Grund an (Pflichtfeld, bis 500 Zeichen). Er wird auf dem Eintrag gespeichert, auf das Dokument gedruckt und dem Kunden in seinem Profil angezeigt; formulieren Sie ihn also für den Kunden.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Der Betrag ist begrenzt: Eine Belastung kann ein Guthaben nie unter null bringen und kein Guthaben nehmen, mit dem ein offener Bezahlvorgang des Kunden gerade bezahlt (siehe Saldo und Ablauf), und keine Anpassung darf die für Ihre Organisation gesetzte Max. Guthaben-Anpassung überschreiten (1000 in Ihrer Währung, sofern nicht geändert; siehe Organisation). Hat ein Guthaben keinen Saldo, ist das Betragsfeld für eine Belastung deaktiviert und zeigt „Dieses Guthaben hat keinen Saldo zum Belasten." Eingaben ausserhalb der Grenzen zeigen „Das Guthaben reicht für diese Belastung nicht aus." oder „Der Betrag liegt über dem Limit für eine einzelne Anpassung." Diese Grenzen werden beim Speichern erneut geprüft, und eine abgelehnte Anpassung zeigt ihren Grund im Dialog; jeder andere Fehler zeigt „Die Guthaben-Anpassung konnte nicht gespeichert werden."

Die Schaltfläche Speichern bleibt deaktiviert, bis Sie einen gültigen Betrag und einen Grund eingegeben haben, und während die Anpassung gespeichert wird. Beim Speichern wird der Guthabeneintrag gebucht und eine zugehörige Bestellung mit einer Referenz erstellt, die mit MA- beginnt — eine Gutschrift wird als Gutschrift dokumentiert, eine Belastung als Beleg —, sodass das Journal lückenlos prüfbar bleibt. Die Anpassung erscheint sofort als Anpassung-Eintrag in der Liste. So hinzugefügtes Guthaben verfällt wie jedes andere Guthaben.

Suchen und filtern

Verwenden Sie das Suchfeld („Wallet-Eintrag suchen"), um die Liste einzugrenzen; die Suche startet automatisch kurz nachdem Sie aufhören zu tippen. Sie findet Name und E-Mail des Kunden, die Bestellreferenz, den Grund, die Beträge, den Ereignistyp, die Notizen und den Namen der Person, die den Eintrag erstellt hat. Solange das Suchfeld Text enthält, wird der Monat ignoriert, und alle Monate werden durchsucht.

Bei leerem Suchfeld schränkt die Monatsauswahl daneben die Liste auf einen Kalendermonat ein. Es ist derselbe Monat wie auf den Seiten Journal, Auswertungen, E-Mails, Zahlungen und Bestellungen: Wählen Sie auf einer davon einen Monat, gilt er für Ihre Session auf allen. Sie können jeden Monat von Januar vor fünf Jahren bis zum aktuellen Monat wählen. Der Monat wählt Einträge nach ihrer letzten Änderung, nicht nach ihrem Datum: Ein Eintrag, zu dem Sie eine Notiz erfassen, rückt in den aktuellen Monat.

Zeile aufklappen (Tags & Notizen)

Klicken Sie auf den Pfeil einer Zeile oder doppelt auf die Zeile, um sie aufzuklappen und den Bereich für Tags und interne Notizen anzuzeigen. Sie können Tags hinzufügen, eine Notiz in Notiz hinzufügen schreiben und mit + übernehmen; jede Notiz hält fest, wer sie wann geschrieben hat. Gespeichert wird erst, wenn Sie die Schaltfläche Speichern des Bereichs drücken; sie bleibt deaktiviert, bis Sie tatsächlich etwas geändert haben. Gespeicherte Notizen lassen sich weder bearbeiten noch entfernen. Zum Speichern brauchen Sie Verwalten für Kunden oder für Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt. Ein fehlgeschlagenes Speichern zeigt keine Meldung: Die Notiz bleibt sichtbar, und Speichern bleibt aktiv. Laden Sie die Seite neu, um zu prüfen, ob die Notiz gespeichert wurde. Unter dem Bereich sehen Sie, wer den Eintrag erstellt und zuletzt geändert hat. Diese Tags und Notizen sind die einzigen Daten, die Sie auf dieser Seite ändern können.

Halten Sie mit diesen Notizen fest, was mit einem Kunden zu einem Guthabeneintrag vereinbart wurde und was noch offen ist; wie Sie offene Fälle an die nächste Schicht übergeben, beschreibt Den Tag übergeben.

Export nach Excel

Die Schaltfläche Nach Excel exportieren über der Tabelle exportiert die aktuell angezeigten Zeilen — Datum, Kunde, Gutschrift, Belastung und Ereignistyp. Die Schaltfläche ist deaktiviert, solange die Liste leer ist.

Online-Voraussetzung

Das Journal wird live vom Server geladen und nie lokal zwischengespeichert; diese Seite benötigt daher eine Internetverbindung: Wenn Sie offline sind, wird statt der Tabelle ein Hinweis angezeigt, dass Sie online sein müssen. Die Liste wird automatisch neu geladen, wenn Sie die Organisation wechseln.