Online-Buchung – Kasse (was Ihre Kunden sehen)

Sobald ein Kunde auf Ihrer Buchungsseite eine Zeit gewählt hat, läuft alles Weitere — die Anmeldung, das Halten des Platzes, das Erfassen der Angaben, die Zahlung und die Bestätigung — von selbst ab. Diese Seite führt Sie Schritt für Schritt durch das, was Ihr Kunde erlebt, damit Sie ihn unterstützen und eine Zahlung in Ihren Unterlagen nachvollziehen können. Jede Phase wird durch Einstellungen geprägt, die Sie steuern, und wir weisen jeweils darauf hin.

Anmelden mit E-Mail und Einmalcode

Ein Kunde kann die Buchungsseite ohne Anmeldung durchsehen, doch bevor ein Platz reserviert wird, muss er sich ausweisen. Tippt er auf In den Warenkorb (oder wählt er bei aktiver Express-Buchung eine Zeit), fragt ein Anmeldedialog nach seiner E-Mail und schickt einen Einmalcode an dieses Postfach. Seine Länge ist die OTP-Code-Länge der Buchungsvorlage; der Code gilt 15 Minuten, und nach drei falschen Eingaben ist die Anmeldung für diese E-Mail-Adresse 20 Minuten gesperrt. Code nicht erhalten? schickt einen neuen Code. Ist der Code angenommen, wird der Platz reserviert.

Die Anmeldung verknüpft die Buchung mit dem richtigen Kundendatensatz: Bei einem wiederkehrenden Kunden werden die gespeicherten Angaben und das verfügbare Guthaben erkannt, und eine E-Mail-Adresse, die go flow noch nicht kennt, legt einen neuen Kundendatensatz an, sobald der Code angefordert wird — auch wenn die Person nie bucht. Ein Warenkorb nur mit Produkten verlangt die Anmeldung, wenn der Kunde zu den Angaben weitergeht.

Das Zeitfenster wird mit Countdown gehalten

Sobald ein Platz im Warenkorb liegt, wird er gehalten, sodass ihn niemand anderes nehmen kann, während der Kunde abschliesst. Ein schmaler Zeitbalken zeigt einen laufenden Countdown und die Uhrzeit, zu der die Reservierung endet. Wie viel Zeit bleibt, bestimmt das Buchungszeitlimit der Buchungsvorlage — standardmässig 5 Minuten. Alle Plätze eines Warenkorbs laufen gemeinsam ab, und ein weiterer Platz verlängert die Zeit nicht. Im Dashboard erscheint der Kunde in der Teilnehmerliste der Session als Reserviert, mit der Uhrzeit in der Spalte Läuft ab.

Erreicht der Countdown null, bevor der Checkout abgeschlossen ist, endet die Reservierung: Der Warenkorb wird geleert, der Kunde kehrt mit der Meldung Deine Reservierung ist abgelaufen zum Kalender zurück, und der Platz ist für den Nächsten frei. Für Sie gibt es nichts aufzuräumen.

Wechselt der Kunde auf die Seite des Zahlungsanbieters, wird die Reservierung für die Zahlung gehalten: Der Platz bleibt belegt, bis die Zahlung endet, höchstens 40 Minuten ab diesem Moment, statt nach dem Buchungszeitlimit abzulaufen. Eine langsame Kartenprüfung oder Banking-App gibt den Platz also nicht für andere frei, und die Uhrzeit unter Läuft ab in der Teilnehmerliste rückt weiter, sobald die Zahlung geöffnet wird. Ist das Ergebnis der Zahlung noch offen oder hat go flow den Anbieter nicht erreicht, wird die Reservierung auf mindestens 20 Minuten ab diesem Moment verlängert. Eine eingezogene Zahlung bucht den Platz. Eine abgelehnte Zahlung gibt dem Kunden erneut das Buchungszeitlimit, um eine andere Zahlungsmethode zu versuchen; eine endgültig fehlgeschlagene oder abgebrochene Zahlung gibt den Platz frei — eine abgebrochene, sobald go flow sie abschliesst, etwa 30 Minuten nach Beginn der Zahlung. Nur eine Zahlung, die der Anbieter erst nach dem Ende der Reservierung als eingezogen meldet, kann der Session einen Teilnehmer mehr geben, als sie Plätze hat, wenn inzwischen jemand anderes den Platz genommen hat: go flow bestätigt die bezahlte Buchung trotzdem, und Sie entscheiden, ob Sie jemanden umbuchen, einen Platz hinzufügen oder erstatten.

Solange die Reservierung aktiv ist, kann der Kunde Geschenk-Gutscheine, weitere Produkte oder eine Guthaben-Aufladung in denselben Warenkorb legen und einen Gutscheincode oder sein vorhandenes Kontoguthaben auf den Gesamtbetrag anrechnen. Ob diese Extras erscheinen, hängt von den Modulen Produkte, Gutscheine und Guthaben Ihrer Organisation ab.

Die Checkout-Angaben ausfüllen

Im Warenkorb tippt der Kunde auf Weiter zu den Angaben. Das Checkout-Formular fragt die Felder ab, die Sie gewählt haben — die kombinierte Menge aus allem im Warenkorb: zuerst die Checkout-Felder jeder gebuchten Session, dann die jedes Produkts im Warenkorb, dann die auf der Buchungsvorlage gewählten Felder, zusammengeführt und um Dubletten bereinigt. Ein Termin mit einer Behandlung bringt keine eigenen Felder mit. Bucht ein Kunde einen Kurs, dessen Session nach «Allergien» fragt, und kauft zugleich ein Produkt, das nach «Name des Empfängers» fragt, sieht er ein einziges Formular mit beidem. Nur Felder, deren Definition Selbstverwaltet ist, erreichen die Buchungsseite (Prozessfelder immer); ein gewähltes Feld ohne diese Einstellung wird nie abgefragt. Wie diese Auswahl getroffen wird, lesen Sie unter Vorlagenfelder; wie Sie Formular und Kundenprofil prüfen, unter Kassenfelder konfigurieren.

Das Formular eines wiederkehrenden Kunden wird aus seinem Profil vorausgefüllt. Eine Regel wird automatisch durchgesetzt: Sobald ein Betrag zu zahlen ist, wird die Rechnungsadresse (Strasse, PLZ, Ort) abgefragt und zur Pflicht — Schweizer Belege benötigen sie, und go flow lehnt einen bezahlten Checkout ohne sie ab. Solange Ihr Zahlungsmodul aktiv ist, bleiben diese drei Felder genau deshalb auf der Checkout-Liste Ihrer Vorlage; siehe Kassenfelder konfigurieren. Kostenlose oder vollständig durch Guthaben gedeckte Buchungen überspringen das. Verwenden Sie ein AGB-Feld, erscheint es als zum Lesen scrollbare Zustimmung statt als schlichtes Eingabefeld, und es wird bei jedem Checkout erneut gefragt — ein Kunde, der bei einer früheren Buchung bereits zugestimmt hat, wird erneut um seine Zustimmung gebeten. Ein reines Einwilligungs-Feld verhält sich umgekehrt: Hat ein Kunde es einmal beantwortet, wird es bei späteren Buchungen ausgeblendet und seine Antwort bleibt bestehen. Erklärungen (Prozessfelder) öffnen sich in einem eigenen Dialog.

Prüfen, dann zahlen — oder sofort bestätigen

Nach Bestellung prüfen sieht der Kunde die Bestellübersicht: seine Angaben, die gebuchten Positionen, die Preisaufschlüsselung mit allen Zeilen zu Gutschein, Guthaben und MwSt. sowie einen Endbetrag.

Was die Bestätigungsschaltfläche bewirkt, hängt vom Gesamtbetrag ab:

• Nichts mehr zu zahlen — der gesamte Betrag ist durch Kontoguthaben und/oder einen Gutschein gedeckt, oder die Buchung ist kostenlos. Die Schaltfläche zeigt ein Häkchen-Symbol (ihre barrierefreie Bezeichnung lautet Buchung bestätigen), und ein Tippen bucht alles sofort, ohne dass ein Zahlungsanbieter beteiligt ist. Guthaben und Gutscheinsalden werden abgebucht, und der Kunde gelangt direkt zur Bestätigungsseite.
• Ein Betrag ist fällig — die Schaltfläche zeigt ein Pfeil-Symbol (ihre barrierefreie Bezeichnung lautet Zur Zahlung), und der Kunde wird zur Zahlung an den Zahlungsanbieter weitergeleitet.

Bezahlen am Empfang. Wenn Ihre Organisation es erlaubt (Bezahlen am Empfang erlauben in den Zahlungseinstellungen der Organisation), fragt die Übersicht zusätzlich Wie möchten Sie bezahlen? — Jetzt online bezahlen oder Vor Ort am Empfang bezahlen. Die Wahl erscheint nur für einen Warenkorb mit Sessions oder Terminen, einem fälligen Betrag und ohne eingelösten Gutschein; Produkte, Gutscheine und Guthaben-Aufladungen werden online bezahlt, und Kontoguthaben wird bei der Wahl «am Empfang» nicht angerechnet. Wer den Empfang wählt, erhält die Buchung sofort bestätigt, ohne Zahlungsseite. Der Checkout legt je Teilnehmer eine unbezahlte Bestellung an; Bestätigungsseite und E-Mail bitten, den Betrag bei der Ankunft zu bezahlen, das Profil zeigt Am Empfang zu bezahlen mit dem Betrag, und in Ihrer Teilnehmerliste erscheint die Person als Unbezahlt · am Empfang, mit Zahlung erfassen vorbelegt mit dem angezeigten Betrag (inklusive Frühbucher- und Rabattcodes). Das Erfassen der Zahlung begleicht diese Bestellung — oder ersetzt sie bei einem anderen Betrag oder einem Erlass —, und der Beleg wird per E-Mail verschickt.

Express-Buchung

Ist die Express-Buchung der Buchungsvorlage aktiv, ersetzt ein einziges Blatt die Seiten Warenkorb, Angaben und Übersicht. Ein Platz wird reserviert, sobald der Kunde ihn auswählt; das Blatt listet alle reservierten Termine mit dem Gesamtbetrag, Slots hinzufügen führt zur Liste der Zeiten zurück, und die Schaltfläche lautet Buchen, wenn nichts zu zahlen ist, sonst Buchen & Bezahlen. Das Blatt fragt nur nach Checkout-Angaben, die im Profil des Kunden noch fehlen, sowie nach den AGB, wenn Sie solche verwenden. Es bietet keinen Gutscheincode, kein Kontoguthaben und keine Wahl «am Empfang bezahlen». Eine Buchung ohne zu zahlenden Betrag wird sofort mit der Meldung Deine Buchung ist bestätigt bestätigt, ohne Bestätigungsseite; eine bezahlte Buchung geht zum Zahlungsanbieter und kehrt wie jede andere auf die Bestätigungsseite zurück.

Der Zahlungsschritt und wie er abgeglichen wird

Wenn Geld geschuldet wird, erfasst go flow eine ausstehende Zahlung zur Bestellung und öffnet eine Zahlungs-Session bei Saferpay, dem Zahlungsanbieter, der in den Zahlungseinstellungen Ihrer Organisation eingerichtet ist (siehe Organisationseinstellungen). Der Kunde wird zur Seite des Anbieters weitergeleitet, um zu bezahlen. Zu diesem Zeitpunkt ist noch nichts gebucht — die Bestellung wartet auf das Ergebnis, und der Platz bleibt für die Zahlung gehalten (siehe Das Zeitfenster wird mit Countdown gehalten).

Nach der Zahlung schickt der Anbieter den Kunden auf Ihre Buchungsseite zurück, mit einer Adresse, die mit der Bestellung und einem Ergebniswort endet: success, fail oder abort. Diesem Wort wird nie vertraut. Bei der Rückkehr bittet die Buchungsseite go flow, die Zahlung abzuschliessen, und go flow fragt den Zahlungsanbieter direkt, was geschehen ist. Nur wenn der Anbieter das Geld als eingezogen meldet — oder als autorisiert, worauf go flow es einzieht —, wird die Bestellung aktiviert: Der gehaltene Platz wird zur Buchung, die Zahlung als eingezogen und die Bestellung als bezahlt markiert, und Beleg und Bestätigungs-E-Mail folgen kurz danach. Ein Kunde, der die Adresse ändert, kann keine Bestätigung vortäuschen, und wessen Karte fehlgeschlagen ist, dem wird nie ein falscher Erfolg angezeigt.

Ein geschlossener Browser-Tab oder eine unterbrochene Verbindung kann diese Rückkehr verhindern. Der Abgleich-Worker für Zahlungen schliesst die Lücke von selbst: Jede Minute fragt er den Anbieter nach jeder Zahlung, die seit mehr als zwei Minuten aussteht.

• Der Anbieter hat das Geld — der Worker zieht es bei Bedarf ein und aktiviert die Buchung genau so, wie es die Rückkehr getan hätte; die Bestätigungs-E-Mail folgt.
• Der Anbieter meldet 30 Minuten nach Beginn der Zahlung keine Zahlung — die offene Zahlung und ihre unbezahlte Bestellung werden entfernt, sodass der Kunde erneut zur Kasse gehen kann.
• Der Anbieter ist nicht erreichbar — nichts ändert sich; der Worker fragt in der nächsten Runde erneut.

Eine als fehlgeschlagen markierte Zahlung wird 24 Stunden lang erneut abgefragt, falls der Anbieter das Geld doch eingezogen hat. Wie eine offene Zahlung abgeschlossen wird zeigt, wie diese Schritte auf der Seite Zahlungen erscheinen. Der praktische Nutzen: Geld und Buchung werden anhand des Datensatzes des Zahlungsanbieters abgeglichen, nicht anhand dessen, was der Browser getan hat. Eine belastete Karte führt am Ende zu einer bestätigten Buchung, selbst wenn der Bildschirm des Kunden das nie angezeigt hat, und eine nicht belastete wird nie zu einer Phantom-Buchung.

Was die Zahlungsbildschirme belegen und was nicht

Was der Kunde sieht	Was es bedeutet	Was es nicht belegt
Buchung bestätigt (oder Bestellung bestätigt nur für Produkte)	go flow hat den Anbieter gefragt, und das Geld ist eingezogen; die Buchung ist aktiv.	—
Zahlung wird bestätigt	Der Anbieter hat die Zahlung noch nicht bestätigt. Der Kunde wird gebeten, nicht erneut zu bezahlen; der Platz bleibt gehalten, solange die Zahlung offen ist, mindestens 20 Minuten ab dieser Meldung, und die Bestätigung folgt per E-Mail, sobald der Worker die Zahlung abschliesst.	Es ist kein Fehlschlag: Das Geld kann bereits eingezogen sein.
Zahlung abgelehnt mit Andere Zahlungsmethode versuchen	Karte, Bank oder 3-D Secure haben abgelehnt. Der Platz wird erneut für das Buchungszeitlimit gehalten, damit der Kunde es nochmals versuchen kann, bis zu dreimal.	—
Zahlung nicht möglich	Auf Seiten von go flow oder des Anbieters ist etwas fehlgeschlagen. Es gibt keine Wiederholungsschaltfläche; der Platz bleibt mindestens 20 Minuten gehalten.	Es bedeutet nicht, dass kein Geld eingezogen wurde; der Worker kann die Zahlung noch abschliessen.
Wir konnten diese Buchung hier nicht bestätigen, mit Meine Buchungen oder Anmelden, um deine Buchungen zu sehen	Die Buchungsseite konnte go flow zu dieser Bestellung nicht befragen, zum Beispiel weil die Session des Kunden abgelaufen ist.	Es sagt nichts über die Zahlung aus, weder in die eine noch in die andere Richtung.

Eine Adresse, die auf /success endet, zeigt nur, wohin der Anbieter den Kunden zurückgeschickt hat, und eine Fehlerseite zeigt nur, dass die Buchungsseite den Schritt nicht abschliessen konnte. Keines von beiden belegt das Ergebnis der Zahlung; das tun die Bestellung, die Zahlung und die Teilnehmerliste.

Die Bestätigungsseite und die E-Mails

Bei Erfolg landet der Kunde auf Ihrer Bestätigungsseite — mit Ihrem Bestätigungsbild (oder dem Bild der ersten gebuchten Session), einem Dankeschön und einer Liste jeder Session mit Datum, Uhrzeit und einer allfälligen sessionbezogenen Bestätigungsnachricht sowie jedes gekauften Produkts. Der Warenkorb wird geleert, und ein späteres Neuladen der Bestätigung löst nichts erneut aus.

Rund um einen Checkout erhält der Kunde diese E-Mails:

• Anmeldecode — bei der Anmeldung.
• Buchungsbestätigung — sobald der Checkout abgeschlossen ist: sofort bei einer kostenlosen, durch Guthaben gedeckten oder am Empfang zu bezahlenden Buchung, bei einer bezahlten nach dem Einzug der Zahlung. Eine bezahlte Bestellung enthält den Beleg als PDF, und jeder gekaufte Geschenkgutschein erhält seinen eigenen Code und sein eigenes PDF. Eine Bestätigung für das Bezahlen am Empfang bittet um den Betrag bei der Ankunft und enthält keinen Beleg; der Beleg folgt, wenn der Empfang die Zahlung erfasst.
• Bei einer abgelehnten Zahlung oder einer abgelaufenen Reservierung wird nichts versandt.

Belege kann der Kunde später in seinem Profil auf der Buchungsseite herunterladen. Die Antwortadresse dieser E-Mails ist die Buchungs-E-Mail der Vorlage.

Der bezahlte Checkout setzt das Modul Zahlungen voraus, dazu Sessions oder Behandlungen für das Gebuchte; Gutscheine, Guthaben und Produkte hängen jeweils davon ab, dass das eigene Modul für Ihre Organisation aktiviert ist.

Wenn die Bestätigung fehlschlägt

Sagt ein Kunde, er habe bezahlt, aber keine Bestätigung erhalten, oder hat der Bildschirm einen Fehler gezeigt:

1. Nehmen Sie keine zweite Zahlung entgegen und erstellen Sie keine weitere Buchung, solange das Ergebnis offen ist.
2. Notieren Sie Zeitpunkt, Session, gegebenenfalls die Bestellnummer des Kunden und die genaue Meldung, die er gesehen hat.
3. Sehen Sie in der Teilnehmerliste der Session nach: Reserviert mit einer Zeit unter Läuft ab ist noch eine Reservierung, keine Buchung; ein aktiver Teilnehmer mit Zahlungsstatus ist gebucht. Ein Eintrag in der Kundenhistorie allein belegt keinen aktiven Platz.
4. Prüfen Sie Zahlung und Bestellung wie unter Bestellungen und Zahlungen prüfen beschrieben, bevor Sie erneut Geld entgegennehmen. Eine noch ausstehende Zahlung schliesst der Worker innerhalb von Minuten ab, sobald der Anbieter das Geld hat; eine, die der Anbieter nie erhalten hat, wird nach 30 Minuten entfernt.
5. Sieht der Kunde Zahlung wird bestätigt oder Wir konnten diese Buchung hier nicht bestätigen, bitten Sie ihn, auf die Bestätigungs-E-Mail zu warten oder auf der Buchungsseite Meine Buchungen zu öffnen, statt erneut zu bezahlen.

Prüfen Sie bei einem neuen Mandanten die Einwilligungs- und Prozessdefinitionen, einschliesslich bestehender Felder, und warten Sie vor einem kontrollierten erneuten Versuch auf die Synchronisierung. Eine kostenlose Buchung benötigt keinen Zahlungsanbieter, auch wenn die Fehlermeldung eine Zahlung nennt. Scheitert die Buchung trotz korrigierter Einrichtung, halten Sie die Nachweise fest und unterscheiden Sie diesen Fehler von einer unvollständigen Konfiguration. Prüfen Sie auch nach einer fehlgeschlagenen Registrierung oder Stornierung den tatsächlichen Stand, bevor Sie die Aktion wiederholen.