Gutschein verkaufen und einlösen
Diese Anleitung begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus eines Gutscheins: das Ausstellen eines einzelnen Gutscheins (oder einer ganzen Charge), das Festlegen von Wert und Gültigkeit und das Verfolgen bis zur Einlösung. Die Einlösung selbst geschieht in der Online-Buchungskasse, wo der Kunde seinen Code eingibt — vom Dashboard aus stellen Sie Gutscheine aus, verfolgen den Restwert und korrigieren bei Bedarf den Status.
Gutscheine öffnen
Öffnen Sie die Seite Gutscheine über das Menü. Diese Seite ist verfügbar, wenn das Gutschein-Modul für Ihre Organisation aktiviert ist. Sie listet jeden ausgestellten Gutschein mit Originalwert, Restwert und Status auf.
Einzelnen Gutschein erstellen
Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Dialog Neuer Gutschein zu öffnen. Diese Schaltfläche (und die Schaltfläche für die Charge weiter unten) erfordert die Schreibberechtigung für Kunden und eine Online-Verbindung — für schreibgeschützte Benutzer ist sie ausgeblendet. Vergeben Sie einen Namen und ordnen Sie den Gutschein bei Bedarf einem Kunden aus Ihrer Kundenliste zu. Geben Sie den Originalwert ein — den Betrag, den der Gutschein beim Verkauf wert ist — und wählen Sie den Status: Zum Verkauf verfügbar, Einlösbar, Eingelöst oder Gesperrt, vorausgewählt ist Einlösbar. Für Ihre eigene Buchführung können Sie zusätzlich Tags und Notizen erfassen.
Gültigkeit festlegen und speichern
Legen Sie die Daten Gültig ab und Gültig bis fest. Diese entsprechen standardmässig dem Standard-Gültigkeitszeitraum für Gutscheine Ihrer Organisation, den Sie für diesen Gutschein anpassen können. Klicken Sie auf Speichern, um ihn auszustellen. Der Gutscheincode wird automatisch erzeugt und kann nicht bearbeitet werden — es ist der Code, den der Kunde bei der Einlösung eingibt.
Charge auf einmal erzeugen
Wenn Sie viele Gutscheine benötigen — für eine saisonale Aktion oder eine Auflage gedruckter Geschenkkarten —, klicken Sie auf Gutscheine erstellen, um den Dialog Gutscheine erstellen zu öffnen, anstatt die Gutscheine einzeln anzulegen. Geben Sie die Anzahl der zu erzeugenden Gutscheine sowie einen Namen für die Charge ein und legen Sie dann den gemeinsamen Originalwert, den Status sowie die Daten Gültig ab / Gültig bis fest, die für jeden Gutschein der Charge gelten. Jeder Gutschein erhält dennoch einen eigenen, eindeutigen Code. Gemeinsam erzeugte Gutscheine gehören zu einer Gutscheingruppe, die auf der Gutscheinseite als farbiger Chip angezeigt wird, sodass Sie jede Charge auf einen Blick erkennen.
Einlösung verfolgen
Verwenden Sie zurück auf der Gutscheinseite den Statusfilter neben dem Suchfeld, um zu sehen, wo jeder Gutschein steht — Zum Verkauf verfügbar, Einlösbar, Eingelöst oder Gesperrt. Standardmässig zeigt die Liste nur einlösbare Gutscheine; fügen Sie die anderen Status zum Filter hinzu, wenn Sie alle ausgestellten Gutscheine sehen möchten. Mit den Gutscheingruppen-Chips können Sie eine einzelne Charge isolieren, was die Abstimmung einer Aktion erleichtert. Die Liste zeigt für jeden Gutschein den Restwert an, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche unbenutzt, teilweise verbraucht oder vollständig eingelöst sind.
Jede Zeile hat ausserdem eine PDF-Schaltfläche, die das Gutscheindokument herunterlädt — praktisch, wenn ein Kunde eine gedruckte Geschenkkarte möchte.
So funktioniert die Einlösung
Ein Gutschein wird in der Online-Buchungskasse eingelöst: Der Kunde gibt den Gutscheincode beim Bezahlen ein, und der Restwert des Gutscheins deckt den Kauf ganz oder teilweise ab. Eine Teileinlösung lässt ein Guthaben für das nächste Mal übrig, während ein vollständig verbrauchter Gutschein als Eingelöst endet.
Das Dashboard bietet keine eigene Einlöse-Aktion, aber Sie können Gutschein-Status manuell korrigieren: Markieren Sie einen oder mehrere Gutscheine in der Liste, klicken Sie auf die Status-Schaltfläche in der Werkzeugleiste und wählen Sie den neuen Status — Zum Verkauf verfügbar, Einlösbar, Eingelöst oder Gesperrt. So geben Sie eine Charge für den Verkauf frei oder sperren einen Gutschein, der nicht mehr angenommen werden soll.