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Für Buchungen bereit machen ​

Diese Seite ist der Einstieg für die Person, die go flow für einen Betrieb einrichtet — meist die Betriebsleitung. Sie ordnet die Einrichtungsaufgaben in einer Reihenfolge, die funktioniert: von einer neuen, leeren Organisation bis zu einem Angebot, das Kunden online buchen können. Jeder Schritt sagt, was zu tun ist und warum, und verweist auf die Seite, die ihn ausführlich erklärt. Am Ende finden Sie, woran Sie erkennen, welche Schritte erledigt sind, und wie Sie prüfen, ob eine gespeicherte Änderung auf Ihrer Buchungsseite angekommen ist.

Die Begriffe von go flow decken sich nicht immer mit denen Ihres Betriebs. Das Glossar übersetzt sie, etwa Lehrerin, Raum, Kurs oder Zehnerkarte.

Bevor Sie beginnen ​

  • Rechte. Die Schritte 1, 2 und 4 bis 9 erfordern Konfiguration & Einstellungen: Verwalten, Schritt 10 erfordert Konfiguration & Einstellungen: Verwalten und Organisation: Verwalten (oder Verwalten auf der Ressource, deren Kalender die Sessions trägt), Schritt 3 erfordert Benutzer: Verwalten. Ohne das zweite Recht lehnt der Server die Sessions ab, und go flow meldet Sie ab; dabei werden noch nicht hochgeladene Änderungen gelöscht. Siehe Benutzer.
  • Eine E-Mail-Adresse, die Sie lesen können. Beim Kundentest in Schritt 11 melden Sie sich auf der Buchungsseite mit einem einmaligen Code an, der per E-Mail kommt.
  • Wissen, was Ihre Kunden buchen. Eine bestimmte Person oder einen Raum für einen Einzeltermin, eine beliebige freie Person aus einem Team oder einen Platz in einem geplanten Kurs. Die Entscheidungstabelle unter Ressourcen hilft bei der Wahl; ein Betrieb braucht oft mehr als eine Art.

Das durchgehende Beispiel ​

Das Studio Kranich ist ein erfundenes Bewegungsstudio. Es hat einen Raum, Saal 1, und zwei Lehrpersonen, Mara und Jonas. Es bietet wöchentlich den Kurs Pilates Basics an (60 Minuten, 10 Plätze, CHF 30), Privatstunden mit Mara (eine Stunde, CHF 120) und einen Geschenkgutschein über CHF 100. Es nimmt Kartenzahlungen online entgegen und arbeitet auf Deutsch und Englisch. Die Zeilen Studio Kranich zeigen, was das Studio in jedem Schritt tut.

1. Organisation und Module ​

Öffnen Sie Konfigurationen > Organisation. Erfassen Sie im Tab Profil Name, Adresse und Logo, wählen Sie die Sprachen, in denen Sie Kunden bedienen, und die Standardsprache, und prüfen Sie die Zeitzone in der Tabelle Attribute: Sie bestimmt die Uhrzeiten, die Ihre Kunden sehen. Im Tab Module sind zu Beginn alle Module eingeschaltet ausser SMS. Schalten Sie aus, was Sie nicht nutzen, damit Menüs, Einstellungen und Buchungsseite nur zeigen, was Sie anbieten, und speichern Sie. Einzelheiten: Organisation einrichten und Organisation.

Studio Kranich wählt Deutsch und Englisch mit Deutsch als Standard. Es lässt Zahlungen, Guthaben, Gutscheine, Produkte, Aktionen, Behandlungen, Sessions, E-Mails und Warteliste eingeschaltet und schaltet Feedback-Formulare, Aggregierte Ressourcen, Video und Wetter aus. SMS bleibt aus.

2. Zahlungen ​

Die Zahlungseinstellungen stehen im Tab Module unter dem Schalter Zahlungen: der Zahlungsanbieter und, falls Kunden bei der Ankunft bezahlen dürfen, Bezahlen am Empfang erlauben. Währung und MwSt.-Sätze sind Zeilen der Tabelle Attribute im Tab Profil. Wählen Sie Saferpay, den einzigen an den Checkout angeschlossenen Anbieter, und erfassen Sie seine Zugangsdaten über das Stift-Symbol. Ein gespeicherter Anbieter beweist noch nicht, dass Zahlungen funktionieren; das tut erst der Testkauf in Schritt 11. Solange Zahlungen eingeschaltet sind, kann ein bezahlter Checkout ohne die Felder der Rechnungsadresse nicht abgeschlossen werden; go flow hält sie deshalb im Tab Felder einer Buchungsvorlage ausgewählt. Eine neue Vorlage erhält sie aber erst, wenn Sie diesen Tab vor dem ersten Speichern öffnen (Schritt 9) oder die Organisation erneut speichern. Einzelheiten: Organisation und Bestellungen und Zahlungen prüfen.

Studio Kranich behält CHF und die voreingestellten MwSt.-Sätze, wählt Saferpay mit den Zugangsdaten aus seinem Saferpay-Konto und lässt das Bezahlen am Empfang ausgeschaltet.

3. Team ​

Öffnen Sie Konfigurationen > Benutzer, erfassen Sie jede Kollegin und jeden Kollegen, wählen Sie die Rechte und senden Sie die Einladung. Die Spalte Status zeigt, wer angenommen hat. Geben Sie Konfiguration & Einstellungen: Verwalten nur Personen, die Angebote einrichten oder Sessions generieren und aktivieren; wer Sessions generiert und aktiviert, braucht zusätzlich Organisation: Verwalten. Ein Benutzer ist eine Anmeldung für das Dashboard; eine Person, die Kunden buchen, ist eine Ressource (Schritt 4). Eine Lehrperson kann beides sein. Einzelheiten: Team einladen und Rollen zuweisen.

Studio Kranich lädt Mara und Jonas mit Kunden: Verwalten und Zugriff auf Saal 1 ein, damit sie den Terminplaner und ihre Teilnehmenden sehen.

4. Ressourcen ​

Öffnen Sie Konfigurationen > Ressourcen. Legen Sie im Tab Ressourcen für jede Person, jeden Raum und jedes Gerät mit eigenem Kalender eine Standard-Ressource an. Eine Ressource, die Kunden direkt buchen, braucht eine Wochenverfügbarkeit im Tab Verfügbarkeit; ein Raum, der nur geplante Kurse trägt, braucht keine. Neue Ressourcen sind zunächst offline: Schalten Sie im Editor Ressource ist online ein oder verwenden Sie in der Liste Ausgewählte Ressourcen online setzen, sobald die Ressource bereit ist. Einzelheiten: Ressourcen und Ressource anlegen.

Studio Kranich legt Saal 1 ohne Verfügbarkeit an und Mara mit Verfügbarkeit am Dienstag- und Donnerstagnachmittag.

5. Behandlungen oder Sessions ​

Dieser Schritt hängt davon ab, was Kunden buchen; viele Betriebe brauchen beide Teile.

  • Einzeltermine. Öffnen Sie Konfigurationen > Behandlungen, legen Sie die Behandlung mit Dauer und Preis an, ordnen Sie sie den Ressourcen zu, die sie erbringen, und geben Sie diesen Verfügbarkeit dafür. Das Menü Behandlungen erscheint, solange das Modul Behandlungen eingeschaltet ist und mindestens eine Standard-Ressource besteht (oder noch gar keine Ressource). Einzelheiten: Behandlung anlegen.
  • Kurse und andere geplante Sessions. Fügen Sie im Tab Sessions unter Konfigurationen > Ressourcen eine Session hinzu. Das ist die wiederverwendbare Definition: Dauer (Min), Kapazität, Preis und Buchungen möglich (wie viele Tage im Voraus Kunden buchen können). Wählen Sie unter Abhängigkeiten den Raum oder die Person, deren Kalender die Sessions trägt. Auch eine Session-Definition ist zunächst offline. Einzelheiten: Termine planen und Sessions generieren.

Studio Kranich legt die Behandlung Privatstunde (60 Minuten, CHF 120) für Mara an und die Session Pilates Basics (60 Minuten, 10 Plätze, CHF 30) mit Saal 1 unter Abhängigkeiten.

6. Produkte ​

Produkte kaufen Kunden, ohne eine Zeit zu buchen. Unter Konfigurationen > Produkte können Sie zwei Arten anlegen: ein Produkt der Kategorie Guthaben, das das vorausbezahlte Guthaben des Kunden auflädt, und ein Produkt der Kategorie Gutscheine, das einen Gutschein verkauft. Jedes Produkt hat eine Betragsart: Fest oder Flexibel, wobei der Kunde einen Betrag zwischen Mindestbetrag und Maximalbetrag wählt. Andere Produktarten kennt go flow nicht — keine Zehnerkarten, Mitgliedschaften oder Waren —, und Produkte werden nur auf der Buchungsseite verkauft, nicht am Empfang. Das Menü Produkte setzt die Module Zahlungen und Produkte voraus, und ein neues Produkt ist zunächst offline. Einzelheiten: Produkt anlegen und Produkte.

Studio Kranich legt ein Geschenkgutschein-Produkt über CHF 100 an.

7. Felder ​

Felder sind die Fragen und Erklärungen, die Kunden im Checkout beantworten. Definieren Sie jedes Feld einmal im Tab Felder unter Konfigurationen > Vorlagen und wählen Sie es dann im Tab Felder jeder Buchungsvorlage, Behandlung, Session oder jedes Produkts aus, das danach fragen soll. Die Einstellungen Im Profil anzeigen und Selbstverwaltet eines Felds bestimmen, ob Kunden es später in ihrem eigenen Profil sehen und ihre Antwort ändern können. Einzelheiten: Kassenfelder konfigurieren und Vorlagenfelder.

Studio Kranich definiert ein Feld für den Notfallkontakt und eine verpflichtende Gesundheitserklärung und wählt beide bei Pilates Basics und bei der Privatstunde aus.

8. Nachrichtenvorlagen ​

Öffnen Sie Konfigurationen > Vorlagen. Der Tab Nachrichten enthält für jede automatische Nachricht eine E-Mail-Vorlage — Bestätigung, Erinnerungen, Stornierung und weitere. Prüfen Sie jede in allen Sprachen, die Sie anbieten. Legen Sie im Tab Branding eine Kopfzeile, eine Fusszeile und eine Signatur an, markieren Sie je eine als Standard und wählen Sie sie in den Feldern Kopfzeile, Signatur und Fusszeile jeder E-Mail-Vorlage: go flow fügt die Bausteine, die eine Vorlage gewählt hat, im Moment des Versands hinzu, sodass eine spätere Änderung an einem Baustein alle danach versandten E-Mails erreicht. Der Standard ist nur die Vorauswahl einer noch nie gespeicherten Vorlage. Welche Nachrichten eine Behandlung oder Session versendet, schalten Sie im Editor ihrer Ressource ein. Einzelheiten: Nachrichtenvorlagen und Ressourcendetails.

Studio Kranich setzt sein Logo in eine Standard-Kopfzeile und ergänzt die Bestätigungs-E-Mail auf Deutsch und Englisch um einen Hinweis zur Ankunft.

9. Buchungsvorlage ​

Die Buchungsvorlage ist Ihre Buchungsseite. Wählen Sie im Tab Buchungen unter Konfigurationen > Vorlagen die Schaltfläche Vorlage hinzufügen. Erfassen Sie unter Profil den Namen und den Slug, den letzten Teil der Seitenadresse, der als Öffentliche URL erscheint. Wählen Sie unter Ressourcen, was diese Seite anbietet; unter Felder, Texte und Theme legen Sie Fragen, Formulierungen und Aussehen fest. Bietet die Seite Behandlungen an, stellen Sie in der Tabelle Attribute im Tab Profil die Buchungsansicht auf Session-Auswahl: Die Standardeinstellung Kalenderraster zeigt nur Sessions. Einzelheiten: Online-Buchung einrichten und Buchungsvorlage bearbeiten.

Der Schalter Vorlage ist online erscheint in der Spalte Online der Liste. In der aktuellen Version prüft die Buchungsseite diesen Schalter nicht: Die Seite öffnet sich unter ihrer Adresse, sobald die Vorlage gespeichert ist. Geben Sie die Adresse erst nach Schritt 11 weiter.

Studio Kranich legt die Vorlage Studio Kranich mit dem Slug studio-kranich an, wählt unter Ressourcen Pilates Basics und Mara aus und stellt die Buchungsansicht auf Session-Auswahl, damit auch die Privatstunden mit Mara angeboten werden.

10. Sessions generieren und aktivieren ​

Datierte Sessions entstehen im Terminplaner. Wählen Sie den Raum oder die Person, deren Kalender die Sessions trägt, wechseln Sie in die Ansicht Woche oder Arbeitswoche und erzeugen Sie mit Generieren die Sessions der Woche aus der Session-Definition. Neue Sessions sind Geplant: gestrichelt umrandet und für Kunden unsichtbar. Prüfen Sie sie und wählen Sie dann Alle aktivieren oder aktivieren Sie sie einzeln. Generieren erfasst die angezeigte Woche; wiederholen Sie es für jede Woche, die Sie zur Buchung öffnen. Eine aktivierte Session sehen Kunden innerhalb des Zeitraums Buchungen möglich der Definition und gemäss ihrer Sichtbarkeit. Einzelheiten: Termine planen und Sessions generieren, Wochenplan erstellen und Sichtbarkeit & Buchbarkeit.

Studio Kranich wählt Saal 1, generiert Pilates Basics für Montag und Mittwoch um 18:00 für die nächsten vier Wochen, eine Woche nach der anderen, und aktiviert sie.

11. Als Kunde prüfen ​

Warten Sie, bis sich das Wolken-Symbol rechts in der oberen Leiste nicht mehr dreht und kein „!“ zeigt. Öffnen Sie dann die Öffentliche URL der Vorlage in einem neuen privaten Browserfenster, damit Sie die Seite wie ein neuer Kunde sehen. Prüfen Sie Angebote, angezeigte Woche, Beginn und Ende, freie Plätze, Preise, Sprachen und die Fragen im Checkout. Melden Sie sich mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse und dem erhaltenen Code an. Für einen vollständigen Test buchen Sie einen Platz und suchen ihn im Terminplaner und, bei einer bezahlten Buchung, unter Finanzen > Bestellungen und Finanzen > Zahlungen. Prüfen Sie, ob die E-Mail Bestätigung in Ihrem Posteingang ankommt, und öffnen Sie die Teilnehmerliste der Session: Ihre Testbuchung zeigt ihren Stand in der Spalte Zahlung und die Erklärungen, die Sie abgegeben haben (die Spalten wählen Sie mit Spalten). go flow erfasst keine Ankünfte; siehe Ankunft: was go flow erfasst. Eine Testzahlung läuft wie jede andere Zahlung über Ihren Zahlungsanbieter. Einzelheiten: Online-Buchung – Kasse, Bestellungen und Zahlungen prüfen und Stornieren oder erstatten.

Studio Kranich bucht einen Platz im Kurs Pilates Basics am nächsten Montag, findet die Buchung und ihre Bestellung und storniert sie dann mit Rückerstattung.

Woran Sie erkennen, was erledigt ist ​

go flow hat keine Einrichtungs-Checkliste; die Seite Dashboard ist ein leerer Platzhalter. Diese Anzeichen zeigen den Stand jedes Schritts:

SchrittWo nachsehenErledigt, wenn
ModuleKonfigurationen > Organisation, Tab ModuleDie Module, die Sie nutzen, sind eingeschaltet; ihre Menüs sind sichtbar.
ZahlungsanbieterTab Module, unter ZahlungenSaferpay ist mit Zugangsdaten gewählt, und ein Testkauf ist gelungen (Schritt 11).
TeamKonfigurationen > Benutzer, Spalte StatusJede Person zeigt Aktiv.
Ressourcen, Behandlungen, Produkte, AktionenDie Spalte Online jeder ListeAngehakt. Kunden sehen nie einen Eintrag, der offline ist.
Session-DefinitionenKonfigurationen > Ressourcen, Tab SessionsOnline angehakt, und Abhängigkeiten nennt den Raum oder die Person, deren Kalender die Sessions trägt.
Datierte SessionsTerminplaner, die Wochen, die Sie zur Buchung öffnenKeine gestrichelten (Geplant) Sessions mehr; Alle aktivieren erscheint nur, solange geplante Sessions angezeigt werden.
BuchungsvorlageKonfigurationen > Vorlagen, Tab BuchungenSie steht mit ihrer URL in der Liste, und ihr Tab Ressourcen enthält Ihre Angebote. Die Spalte Online steuert die Buchungsseite nicht (siehe Schritt 9).
Ihre eigenen ÄnderungenDas Wolken-Symbol in der oberen LeisteEs dreht sich nicht und zeigt kein „!“.

Prüfen, ob eine Änderung auf der Kundenseite angekommen ist ​

Ein gespeichertes Formular im Dashboard beweist noch nicht, dass Kunden die Änderung sehen. Eine Speicherung durchläuft drei Stufen.

Der Weg einer Speicherung ​

  1. Ihr Gerät. Jeder Konfigurations-Editor speichert zuerst auf diesem Gerät und beginnt dann sofort mit dem Hochladen. Während des Hochladens dreht sich das Wolken-Symbol rechts in der oberen Leiste.
  2. Der go flow Server. Sobald das Hochladen angenommen ist, speichert go flow die Änderung und leert im Hintergrund die gespeicherte Kopie Ihrer Konfiguration, mit der die Buchungsseite arbeitet. Das geschieht bei Änderungen an der Organisation, an Buchungsvorlagen, Ressourcen und Session-Definitionen, Behandlungen, Produkten, Aktionen, Feldern und übersetzten Texten. Eine Änderung an einer Nachrichtenvorlage leert die Kopie für den Versand von E-Mails und SMS. Datierte Sessions, Buchungen und Kunden gehören nicht zu dieser Kopie: Die Buchungsseite liest sie jedes Mal neu, wenn ein Kunde den Kalender öffnet oder die Woche wechselt.
  3. Der Browser des Kunden. Die Buchungsseite lädt Ihre Konfiguration einmal, beim Öffnen der Seite. Eine bereits geöffnete Seite zeigt die alte Konfiguration, bis sie neu geladen wird. Die Buchungsseite hält keine Offline-Kopie, daher holt ein Neuladen die aktuelle Konfiguration.

Wie lange es dauert ​

  • Online, Wolken-Symbol ruhig und ohne „!“: Die Änderung erreicht eine neu geladene Kundenseite innerhalb weniger Sekunden.
  • Wolken-Symbol orange mit „!“: Die Änderung liegt nur auf diesem Gerät. go flow versucht es etwa alle 30 Sekunden erneut, beim Wechsel auf eine andere Seite und bei der Rückkehr in den Tab; ein Klick auf das Symbol versucht es sofort. Melden Sie sich nicht ab, solange das „!“ sichtbar ist: Beim Abmelden wird alles gelöscht, was auf diesem Gerät gespeichert ist, auch noch nicht hochgeladene Änderungen.
  • Rote Meldung unten, „Synchronisierung fehlgeschlagen, bitte überprüfen Sie Ihre Verbindung!“ gefolgt von einem Grund in Klammern: Der Server hat die Änderung abgelehnt. Sie bleibt nur auf diesem Gerät. Korrigieren Sie den in der Meldung genannten Wert und speichern Sie erneut.
  • Neue datierte Sessions: Sobald sie aktiviert und hochgeladen sind, sehen Kunden sie, wenn ihr Kalender das nächste Mal eine Woche lädt, ohne Neuladen. Eine neue Session-Definition, eine neue Behandlung oder ein neues Produkt erscheint erst nach dem Neuladen.

Was Sie öffnen und neu laden ​

  1. Warten Sie im Dashboard, bis das Wolken-Symbol ruhig ist und kein „!“ zeigt.
  2. Öffnen Sie die Öffentliche URL der Vorlage in einem neuen privaten Fenster oder laden Sie den bereits geöffneten Kunden-Tab neu.
  3. Gehen Sie dorthin, wo sich Ihre Änderung zeigt: Kalender oder Angebotsliste für Sessions und Behandlungen, die Detailansicht der Session für Preise, Beschreibungen und Bilder, der Checkout für Felder, die Sprachwahl für Übersetzungen.
  4. Bei einer Nachrichtenvorlage zeigt sich die Änderung in der nächsten Nachricht, die go flow versendet.

Wenn die Kundenseite noch die alte Version zeigt ​

  • Prüfen Sie das Wolken-Symbol. Dreht es sich, läuft das Hochladen noch; ein „!“ bedeutet, dass die Änderung den Server nicht erreicht hat.
  • Laden Sie die Kundenseite neu. Eine offen gelassene Seite aktualisiert sich nicht selbst.
  • Prüfen Sie, ob der Eintrag online ist, ob die datierte Session aktiviert ist (nicht Geplant), innerhalb von Buchungen möglich liegt und nicht Versteckt ist, und ob der Tab Ressourcen der Buchungsvorlage sie enthält.
  • Prüfen Sie, ob Sie die richtige Vorlage geöffnet haben: Jede Buchungsseite zeigt nur die Angebote, die ihre Vorlage enthält.
  • Selten legt eine Kundenanfrage, die im selben Moment wie Ihre Speicherung eintrifft, die vorherige Version zurück in die gespeicherte Kopie der Buchungsseite. Zeigt die Seite eine Minute später noch die alte Version, speichern Sie am selben Eintrag noch eine kleine Änderung, zum Beispiel ein Tag; jede angenommene Speicherung der Organisation, einer Buchungsvorlage, Ressource, Session-Definition, Behandlung, eines Produkts, einer Aktion, eines Felds oder Texts leert die gespeicherte Kopie erneut.

Studio Kranich erhöht Pilates Basics von CHF 30 auf CHF 32. Bereits gemachte Buchungen behalten ihren Preis. Ab dem Moment, in dem das Hochladen angenommen ist, berechnet der Checkout CHF 32; eine Kundenseite, die schon vorher offen war, zeigt bei der Session CHF 30, bis sie neu geladen wird.

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