Gutscheine

Gutscheine sind vorausbezahltes Guthaben mit einem eindeutigen Code. Ein Kunde löst einen Gutschein beim Buchen im Warenkorb Ihrer Online-Buchungsseite ein, indem er dessen Code eingibt oder, wenn er angemeldet ist, einen seiner eigenen Gutscheine auswählt; der Gutscheinwert wird auf den Kauf angerechnet. Jeder Gutschein führt einen Originalwert und einen Restwert, sodass er über mehrere Käufe hinweg eingesetzt werden kann. Kunden können den ganzen Restwert eines Gutscheins auch in ihr Guthaben übertragen: auf der Einlöseseite, die der QR-Code eines online verkauften Gutscheins öffnet, oder in der Registerkarte Gutscheine ihres Profils (dafür braucht es eine Online-Guthabenaufladung unter den Produkten). Wie das Einlösen Schritt für Schritt abläuft, beschreibt Gutschein verkaufen und einlösen.

Sie öffnen die Seite unter Finanzen > Gutscheine. Sie erscheint, solange die Module Zahlungen und Gutscheine eingeschaltet sind, und braucht Ansicht-Zugriff auf Kunden. Gutscheine ausstellen und ihren Status ändern erfordert Verwalten-Zugriff auf Kunden.

Woher Gutscheine stammen

Herkunft	Kunde (Inhaber)	Wert	Bestellung
Online verkauft über ein Gutschein-Produkt	Die kaufende Person	Der bezahlte Betrag	Die Bestellung der kaufenden Person; der Gutschein trägt den Namen des Produkts
Hier ausgestellt mit Neuer Gutschein	Der gewählte Kunde oder keiner	Der eingegebene Originalwert	Keine – es wird keine Bestellung, keine Zahlung und kein Beleg erfasst
Hier als Charge erstellt mit Gutscheine erstellen	Keiner	Der eingegebene Wert	Keine
Eine Stornierung, die als Gutschein erstattet wurde	Der Kunde der stornierten Buchung	Der erstattete Betrag	Die Gutschrift der Stornierung; der Gutschein heisst Refund credit – gefolgt von der Referenz der ursprünglichen Bestellung

Die Gutscheinliste

Die Liste wird live vom Server in Seiten zu je 25 Zeilen geladen, sortiert nach Erstellungsdatum (neueste zuerst). Da sie nie lokal zwischengespeichert wird, benötigt die Seite eine Internetverbindung: Wenn Sie offline sind, wird statt der Tabelle ein Hinweis angezeigt, dass Sie online sein müssen.

Die Tabelle zeigt folgende Spalten: Erstellt, Kunde, Eingelöst von, Name, Gutscheincode, Originalwert, Restwert, Gültig bis und Status. Beträge werden in der Währung Ihrer Organisation formatiert. Die Schaltfläche Spalten am Ende der Kopfzeile blendet zusätzlich Erstellt von, Geändert und Geändert von ein; Ihre Wahl wird auf diesem Gerät gespeichert. Gültig ab und die Bestellung, aus der ein Gutschein stammt, zeigt die Liste nicht.

Kunde ist die Inhaberin oder der Inhaber des Gutscheins — die Person, an die er verkauft oder ausgegeben wurde. Eingelöst von ist der Kunde, der ihn zuletzt eingelöst hat, beim Bezahlen oder auf der QR-Seite des Gutscheins; fahren Sie mit der Maus über den Namen, um den Zeitpunkt zu sehen. Ein über mehrere Käufe verbrauchter Gutschein zeigt die letzte einlösende Person mit «+N» für die früheren. Einlösungen von vor dieser Spalte wurden nicht erfasst; solche Gutscheine zeigen kein Eingelöst von.

Jede Zeile hat ein Auswahlkästchen (für Statusänderungen in Serie), ein Aufklapp-Chevron für Tags und Notizen sowie eine abschliessende Zelle mit einem kleinen Tag-Symbol, wenn die Zeile Tags hat, und einer PDF-Schaltfläche.

Der Name jedes Gutscheins erscheint als farbiger Chip. Gutscheine, die gemeinsam entstanden sind — eine Charge oder mehrere auf derselben Bestellzeile gekaufte —, teilen sich eine Farbe, sodass Sie sie auf einen Blick erkennen.

Eine Detailansicht (Gutscheindetails) für einen bestehenden Gutschein gibt es nicht: Die Zeile und ihr aufgeklappter Bereich sind alles. Um einen Gutschein anzusehen, klappen Sie seine Zeile über das Chevron auf oder doppelklicken Sie die Zeile; ein weiterer Doppelklick klappt sie wieder zu.

Filtern und suchen

Der Statusfilter neben dem Suchfeld bestimmt, welche Gutscheine angezeigt werden. Standardmässig werden nur einlösbare Gutscheine angezeigt — Gutscheine mit anderem Status bleiben ausgeblendet, bis Sie deren Status zum Filter hinzufügen. Der Filter ist eine Mehrfachauswahl; Sie können also mehrere Status kombinieren.

Verwenden Sie das Suchfeld (Gutschein suchen), um die Liste einzugrenzen; die Suche startet automatisch kurz nachdem Sie aufhören zu tippen und umfasst alle Seiten. Sie findet Name, Code, Tags und Werte des Gutscheins sowie Name oder E-Mail des Inhabers und der Person, die ihn eingelöst hat. Bestellreferenzen findet sie nicht.

Gutscheinstatus

Jeder Gutschein trägt einen von vier Status, angezeigt als farbcodierter Chip:

• Zum Verkauf verfügbar (grün) — noch nicht freigegeben: Er kann nicht eingelöst werden und erscheint nicht im Profil des Inhabers. Verwenden Sie diesen Status für gedruckte, noch nicht verkaufte Gutscheine und setzen Sie sie bei der Übergabe auf Einlösbar.
• Einlösbar (blau) — nur Gutscheine in diesem Status können eingelöst werden. Online verkaufte Gutscheine beginnen in diesem Status.
• Eingelöst (grau) — wird automatisch gesetzt, wenn der Restwert eines Gutscheins null erreicht.
• Gesperrt (rot) — ein gesperrter Gutschein kann nicht eingelöst werden.

Gültig ab und Gültig bis werden bei der Einlösung geprüft: Vor seinem Datum Gültig ab wird ein Gutschein abgelehnt, ebenso sobald sein Gültig bis erreicht ist — bei einem hier ausgestellten oder erstellten Gutschein ab Beginn des Tages Gültig bis. Die Daten ändern den Status nicht; ein abgelaufener Gutschein behält seinen bisherigen Status. Die Daten eines bestehenden Gutscheins lassen sich nicht verlängern.

Sie setzen oder ändern den Status eines Gutscheins selbst — entweder beim Erstellen in den Dialogen Neuer Gutschein oder Gutscheine erstellen oder über das unten beschriebene Sammel-Menü Status.

Die Bestellung zu einem Gutschein finden

Die Gutscheinliste zeigt keine Bestellreferenz. Für einen online gekauften Gutschein öffnen Sie Bestellungen, suchen nach der kaufenden Person aus der Spalte Kunde und wählen die Bestellung, die kurz vor dem Zeitpunkt Erstellt des Gutscheins aufgegeben wurde (der Gutschein entsteht, sobald die Zahlung bestätigt ist); ihre aufgeklappte Zeile zeigt die Gutscheinzeile mit dem Produktnamen. Hier ausgestellte oder erstellte Gutscheine haben keine Bestellung. Bei einem als Erstattung ausgestellten Gutschein steht die Referenz der ursprünglichen Bestellung im Namen des Gutscheins.

Gutscheine ausstellen

Zwei Schaltflächen in der Werkzeugleiste erstellen Gutscheine (beide erfordern Verwalten-Zugriff auf Kunden und eine Online-Verbindung; für schreibgeschützte Benutzer sind sie ausgeblendet):

1. Die Schaltfläche Hinzufügen (Plus-Symbol) öffnet den Dialog Neuer Gutschein zum Ausstellen eines einzelnen Gutscheins.
2. Die Schaltfläche Gutscheine erstellen (Fabrik-Symbol) öffnet den gleichnamigen Dialog (Gutscheine erzeugen) zum Erstellen einer ganzen Charge auf einmal.

Gutscheincodes werden immer automatisch generiert — sie lassen sich weder wählen noch bearbeiten. Jeder hier ausgestellte oder erstellte Gutschein beginnt mit seinem vollen Wert: Restwert entspricht Originalwert. Beide Dialoge schliessen sich, sobald der Server die Gutscheine gespeichert hat; schlägt das Speichern fehl, bleibt der Dialog geöffnet und zeigt einen Fehler, und Sie können es erneut versuchen.

Bestehende Gutscheine lassen sich nicht bearbeiten: Name, Wert, Gültigkeit und Inhaber bleiben wie ausgestellt. Ändern können Sie den Status und die Tags.

Status in Serie ändern

Markieren Sie die Auswahlkästchen eines oder mehrerer Gutscheine und verwenden Sie dann die Schaltfläche Status neben der Excel-Schaltfläche. Sie öffnet ein Menü mit den vier Status; die Auswahl wird sofort und ohne Rückfrage auf alle markierten Gutscheine angewendet. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis mindestens ein Gutschein markiert ist.

Eine Statusänderung ändert nie den Wert: Ein von Hand gesetztes Eingelöst verbraucht den Restwert nicht und hält nicht fest, wer ihn eingelöst hat, und ein Zurücksetzen auf Einlösbar stellt verbrauchten Wert nicht wieder her. Wie Sie am Empfang verkaufte gedruckte Gutscheine freigeben, steht unter Gutscheine erzeugen. Als Zahlungsmittel am Empfang lässt sich ein Gutschein nicht verwenden; Kunden lösen Gutscheine online beim Buchen ein.

Auf dem Smartphone sind die Aktionen der Werkzeugleiste in einem Speed-Dial hinter einer einzelnen +-Schaltfläche zusammengefasst. Dessen Schaltfläche Status öffnet das Statusmenü derzeit nicht; ändern Sie Status auf einem Tablet oder Computer.

PDF und Excel

• Die PDF-Schaltfläche jeder Zeile lädt die Gutscheinkarte des jeweiligen Gutscheins als PDF herunter, benannt nach Name und Code des Gutscheins. Die Karte entsteht aus Ihrer Dokumentvorlage Gutscheinkarte (Dokumentvorlage) und enthält Code, Betrag und einen QR-Code — nicht den Namen, die Notizen oder die Gültigkeit. Bei online verkauften oder als Erstattung ausgestellten Gutscheinen öffnet der QR-Code die Einlöseseite des Gutscheins auf der Buchungsseite; bei hier ausgestellten oder erstellten Gutscheinen enthält er nur den Gutscheincode, den der Kunde im Warenkorb eingibt. Für einen online verkauften Gutschein entsteht die Karte kurz nach der Zahlung, für einen hier ausgestellten beim Speichern. Ein Gutschein, der entstand, solange keine Vorlage Gutscheinkarte hochgeladen war, hat keine Karte, und es wird auch später keine für ihn erstellt: Seine PDF-Schaltfläche zeigt dann den Hinweis „Dieser Gutschein hat keine Gutscheinkarte. Eine Karte wird nur erstellt, solange eine Vorlage für Gutscheinkarten hochgeladen ist.“ Gibt es eine Karte, lässt sie sich aber nicht herunterladen, erscheint „Das Dokument konnte nicht gefunden oder erstellt werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“
• Die Excel-Schaltfläche exportiert die Zeilen der aktuellen Seite — Erstellungsdatum, Kunde, eingelöst von, Name, Gutscheincode, Originalwert, Restwert, Gültig-bis-Datum und Status. Für mehr Zeilen blättern Sie durch die Liste oder grenzen sie vorher mit Filter und Suche ein. Die Schaltfläche ist deaktiviert, solange die Liste leer ist.

Tags und Notizen

Klappen Sie eine Zeile über ihr Chevron auf, um den Bereich für Tags und interne Notizen anzuzeigen. Tags werden gespeichert, wenn Sie die Schaltfläche Speichern des Bereichs drücken; sie bleibt deaktiviert, bis Sie etwas geändert haben. Interne Notizen werden bei Gutscheinen derzeit nicht gespeichert: Eine hier verfasste Notiz bleibt sichtbar, bis die Seite neu lädt, und ist dann weg. Um festzuhalten, was zu einem Gutschein vereinbart wurde, etwa eine Kulanzgeste, versehen Sie den Gutschein mit einem Tag und schreiben die Notiz zur zugehörigen Bestellung oder Zahlung, deren Zeilen Notizen behalten; siehe Den Tag übergeben.

Gutscheine und Produkte

Online verkaufte Gutscheine behalten ihren eigenen Namen, Wert, Code und ihre Gültigkeit. Ändern, Offline-Schalten oder Löschen des Produkts, aus dem sie verkauft wurden, ändert sie nicht; siehe Ein Produkt ändern oder aus dem Verkauf nehmen.