Benutzerdetails

Im Benutzerdialog bearbeiten Sie einen einzelnen Benutzer: seine Daten, seinen Status und was er in Ihrer Organisation sehen und tun darf. Er öffnet sich bildschirmfüllend von der Seite Benutzer aus — das Augensymbol einer Zeile öffnet einen bestehenden Benutzer, Benutzer hinzufügen legt einen neuen an. Die Speichern-Schaltfläche in der Symbolleiste bleibt deaktiviert, bis die Angaben vollständig sind und sich etwas geändert hat; ist Speichern aktiv, werden Sie beim Schliessen des Dialogs gefragt, ob Ihre Änderungen verworfen werden sollen; Änderungen, bei denen Speichern deaktiviert bleibt, werden ohne Rückfrage verworfen.

Um hier etwas zu ändern, benötigen Sie Benutzer: Verwalten; mit Benutzer: Ansicht öffnet sich der Dialog schreibgeschützt.

Benutzerdaten

Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil (mit Ländervorwahl) sind Pflichtangaben, bevor Sie speichern können; Tags sind optional. Die E-Mail-Adresse ist der Anmeldename der Person und erhält die Einladung.

Die Identitätsfelder sind nur bearbeitbar, solange der Benutzer auf Erstellt, Annahme ausstehend oder Einladung widerrufen steht — bei jedem anderen Status werden sie schreibgeschützt angezeigt, mit dem Hinweis „Diese Parameter können nur bei neu erstellten Benutzern bearbeitet werden.“ Ist eine Person aktiv, ändert sie Name, E-Mail und Mobilnummer selbst unter Konto > Einstellungen (siehe Einstellungen). Prüfen Sie die Mobilnummer, bevor Sie die Einladung senden: go flow kann Anmelde- und Passwort-Codes an sie senden, und nach der Annahme kann sie niemand anderes mehr korrigieren — kann sich die Person wegen einer falschen Nummer nicht anmelden, wenden Sie sich an den go flow Support.

Solange der Status des Benutzers Erstellt ist, kann in einem Mandanten mit mehreren Organisationen die Auswahl Vorhandenen Gruppenbenutzer auswählen erscheinen. In der aktuellen Version füllt die Auswahl einer Person dort nichts aus; lassen Sie das Feld leer.

Status

Die Auswahlliste Status bietet nur die Änderungen an, die vom aktuellen Zustand des Benutzers aus sinnvoll sind:

Aktueller Status	Optionen in der Liste
Neuer Benutzer (über Benutzer hinzufügen)	Nur Erstellt — die Einladung versenden Sie von der Seite Benutzer aus.
Erstellt	Erstellt, Benutzer entfernen
Annahme ausstehend	Annahme ausstehend, Einladung widerrufen, Benutzer entfernen
Einladung widerrufen	Einladung widerrufen, Benutzer entfernen
Aktiv	Aktiv, Benutzer sperren, Benutzer entfernen
Gesperrt	Als aktiv setzen, Benutzer gesperrt, Benutzer entfernen
Benutzer hat abgelehnt	Benutzer hat abgelehnt, Erstellt — um die Person erneut einzuladen, senden Sie die Einladung von der Seite Benutzer aus.

Solange Sie auf die Annahme warten, lassen Sie den Status unverändert. Einladung widerrufen zieht die Einladung beim Speichern zurück: Der Status wird Einladung widerrufen, und der Link in der E-Mail funktioniert nicht mehr. Senden Sie die Einladung von der Seite Benutzer aus erneut, ist sie wieder offen, und der Link in der früheren E-Mail funktioniert wieder. Benutzer sperren sperrt die Person beim Speichern für Ihre Organisation: Sie kann sich nicht mehr bei ihr anmelden, und ihre offenen Sessions darin enden sofort; Als aktiv setzen gibt den Zugang zurück. Benutzer entfernen beendet beim Speichern den Zugang der Person zu Ihrer Organisation. Was jede Wahl für eine laufende Anmeldung und für die Datensätze der Person bedeutet, steht unter Wenn sich Aufgaben ändern oder jemand geht.

Es gibt in diesem Dialog keine Aktion zum erneuten Senden — Einladungen werden von der Seite Benutzer aus versendet (und erneut versendet), indem Sie Zeilen auswählen und auf Einladung senden klicken.

Benutzerrollen

Der Abschnitt Benutzerrollen enthält vier Kontaktrollen-Kontrollkästchen, jeweils mit einer kurzen Beschreibung daneben. Die Rollen kennzeichnen, was eine Person für Ihre Organisation ist; sie ersetzen keine Rechte.

Rolle	Was sie in go flow ändert
Hauptkontakt	Fügt Kunden, Journal, E-Mails und Finanzen zum Menü hinzu; ohne Recht Kunden funktioniert aber nur die Kundenliste: Beim Öffnen der Journal-, E-Mail- oder Finanzlisten meldet go flow die Person ab. Laut Beschreibung besitzt der Hauptkontakt alle Benutzerrechte und kann nicht bearbeitet werden; in der aktuellen Version gibt das Kontrollkästchen keine weiteren Rechte und lässt sich wie die anderen ändern — setzen Sie die Rechte unten ausdrücklich.
Rechnungskontakt	Zeigt die Kunden- und Finanzseiten zur Ansicht und erlaubt der Person, Zahlungen zu erfassen, auch ohne Recht Kunden.
Technischer Kontakt	Fügt Kunden, Journal, E-Mails und Finanzen zum Menü hinzu; ohne Recht Kunden funktioniert aber nur die Kundenliste: Beim Öffnen der Journal-, E-Mail- oder Finanzlisten meldet go flow die Person ab.
Kalender-Ressource	Ändert nichts am Zugriff. Sie legt keine Ressource an: Erstellen Sie den Kalender der Person unter Konfigurationen > Ressourcen und geben Sie ihr unten unter Ressourcen ein Recht darauf.

go flow bestimmt mit diesen Rollen nicht, wer Rechnungen oder E-Mails von go flow erhält.

Benutzerrechte

Der Abschnitt Benutzerrechte legt den Zugriff Ebene für Ebene fest. Jedes Recht steht auf keine, Ansicht oder Verwalten; Analytik und Audit-Protokoll bieten nur keine und Ansicht.

• Gruppenebene — Konfiguration & Einstellungen und Audit-Protokoll. Wird nur angezeigt, wenn Ihr Mandant mehr als eine Organisation umfasst.
• Organisationsebene — Organisation, Konfiguration & Einstellungen, Benutzer, Kunden und Analytik, dazu Audit-Protokoll, wenn Ihr Mandant aus nur einer Organisation besteht.
• Ressourcen — ein Eintrag je Ressource plus ein Eintrag Alle. Ansicht oder Verwalten unter Alle deckt alle Ressourcen ab und sperrt die einzelnen Einträge.

Was jedes Recht öffnet

Recht	Ansicht	Verwalten
Organisation	Keine eigene Seite.	go flow speichert neue und geänderte Sessions und Termine — generiert, aktiviert, verschoben oder bearbeitet — nur von Personen mit diesem Recht (oder mit Verwalten auf der betreffenden Ressource).
Konfiguration & Einstellungen	Öffnet Konfigurationen: Organisation, Ressourcen, Behandlungen, Produkte, Aktionen, Vorlagen und Feedback-Formulare, schreibgeschützt.	All dies bearbeiten. Die Session-Funktionen nutzen: Generieren, Sessions bearbeiten und stornieren, Teilnehmer hinzufügen, Ausgewählte stornieren, Plätze reservieren und Nicht erschienen. Dazu Guthaben anpassen und Als bearbeitet markieren bei Feedback-Antworten; zusammen mit Kunden: Verwalten Kundendaten löschen.
Benutzer	Öffnet Konfigurationen > Benutzer, schreibgeschützt.	Benutzer hinzufügen, importieren, einladen, ändern, sperren und entfernen.
Kunden	Öffnet Kunden, Journal, E-Mails und Finanzen (Zahlungen, Bestellungen, Guthaben, Gutscheine), schreibgeschützt, soweit diese Module eingeschaltet sind.	Kunden und Journaleinträge anlegen und bearbeiten, Kunden E-Mails schreiben, Zahlung erfassen, Gutscheine erstellen und bearbeiten.
Analytik	Öffnet Auswertungen > Übersicht und Feedback-Auswertung.	—
Audit-Protokoll	Öffnet Auswertungen > Audit-Protokoll, einschliesslich der Einträge unter Zugriff, und den Verlauf eines Datensatzes (siehe unten).	—
Ressourcen	Ansicht auf einer beliebigen Ressource oder unter Alle öffnet den Terminplaner mit allen Kalendern der Organisation; Sessions und ihre Teilnehmer öffnen sich schreibgeschützt. go flow blendet die anderen Kalender nicht aus.	Verwalten auf einer einzelnen Ressource erlaubt, gewöhnliche Termine im Kalender dieser Ressource zu buchen, zu verschieben und zu stornieren. Verwalten unter Alle fügt der Ansicht nichts hinzu. Sessions brauchen immer Konfiguration & Einstellungen: Verwalten.

Zwei Folgen zählen im Alltag am meisten:

• Den Wochenplan führen — Sessions generieren, aktivieren, bearbeiten und stornieren — braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten und entweder Organisation: Verwalten oder Verwalten auf der Ressource, deren Kalender die Sessions trägt. Mit Konfiguration & Einstellungen allein öffnen sich die Dialoge, aber go flow lehnt die Änderung bei der Synchronisierung ab und meldet die Person ab; noch nicht synchronisierte Änderungen auf diesem Gerät gehen verloren.
• Mit Teilnehmern arbeiten — Personen zu einer Session hinzufügen, ihre Plätze stornieren, Plätze reservieren und Nichterscheinen erfassen — braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten.

Ein engeres Recht für Empfang oder Wochenplan gibt es nicht: Konfiguration & Einstellungen: Verwalten erlaubt der Person auch, jede Konfigurationsseite zu ändern. Rezepte für typische Rollen finden Sie unter Team einladen und Rollen zuweisen.

Regeln beim Vergeben von Rechten

• Sie können nur vergeben oder entziehen, was Sie selbst besitzen. Beim Speichern wendet go flow Ihre Änderungen nur auf die Rechte und Kontaktrollen an, die Sie selbst haben; ein Recht oder eine Rolle, die Sie nicht haben, wird ohne Meldung weder vergeben noch entzogen. Ein Recht auf einer einzelnen Ressource zählt nur, wenn Sie das Recht auf genau dieser Ressource besitzen — unter Alle genügt nicht. Ihr eigener Bildschirm zeigt weiterhin Ihre Eingabe, bis Sie sich ab- und wieder anmelden; prüfen Sie das Ergebnis deshalb mit der Person (siehe Prüfen, was die Person sieht und was nicht). Um ein Recht zu ändern, das Sie nicht besitzen, bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, die es besitzen.
• Ihre eigenen Rollen und Rechte können Sie nicht ändern — diese Bedienelemente sind deaktiviert, wenn Sie Ihr eigenes Konto bearbeiten.
• Rechte gelten je Organisation. Der Dialog zeigt die Rechte der gewählten Organisation (mit der Gruppenebene, wenn Ihr Mandant mehrere Organisationen hat) und der Kalender dieser Organisation, und das Speichern ändert nur diese. Die Rechte der Person in Ihren anderen Organisationen und auf Kalendern, die der Dialog nicht auflistet, bleiben erhalten; um sie zu ändern, wechseln Sie in diese Organisation und öffnen den Benutzer dort.

Das Recht Audit-Protokoll

Audit-Protokoll ist ein mandantenweites Recht mit nur keine und Ansicht. Es öffnet die Seite Audit-Protokoll für den ganzen Mandanten, nicht für eine einzelne Organisation, weshalb es unter Gruppenebene steht, wenn Ihr Mandant mehrere Organisationen hat. Damit kann ein Benutzer:

• die Einträge des Mandanten in jeder Kategorie lesen, auch in Zugriff;
• den Verlauf eines Datensatzes öffnen und sehen, welche Werte geändert wurden; Werte geschützter Felder bleiben maskiert, es sei denn, der Benutzer besitzt zusätzlich Kunden (siehe Änderungsverlauf und Wiederherstellung);
• in den Einträgen unter Zugriff sehen, welche Kundendaten gelesen wurden (siehe Lesezugriffe).

Das Recht erlaubt es nicht allein, einen Datensatz wiederherzustellen: Dafür braucht es zusätzlich das Recht, diese Art von Datensatz zu ändern. Es wird nicht benötigt für den Datenexport für betroffene Personen, der dem Recht Kunden folgt, und nicht für Meine Aktivität, die jeder Benutzer hat. Der Administrator einer neu angelegten Organisation erhält das Recht; bestehende Benutzer behalten ihre Rechte, vergeben Sie es also den Personen, die es haben sollen.

Speichern

Klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche in der Symbolleiste, um Ihre Änderungen zu übernehmen; sie werden anschliessend synchronisiert. Geänderte Rechte wirken, sobald sie bei go flow ankommen; hat sich das Menü der Person nicht geändert, bitten Sie sie, sich ab- und wieder anzumelden.

Eine Änderung an einem Benutzer, die eine frühere Version von go flow in einer Form auf Ihrem Gerät hinterlassen hat, die go flow nicht lesen kann — etwa eine Sperre, gespeichert bevor Benutzer sperren funktionierte —, wird nicht gesendet. go flow zeigt dann „Eine Änderung an … konnte nicht gespeichert werden und wurde verworfen. Die gespeicherten Angaben werden neu geladen; bitte nehmen Sie die Änderung erneut vor.“ mit dem Namen der Person, synchronisiert Ihre übrigen Änderungen und lädt den Benutzer so, wie er gespeichert ist. Nehmen Sie diese Änderung erneut vor.

Bleibt Speichern deaktiviert, obwohl alle vier Angaben ausgefüllt sind, prüfen Sie das Feld Mobil: Wählen Sie die Ländervorwahl erneut oder geben Sie die Nummer neu ein. Das kann bei Benutzern vorkommen, die per Dateiimport angelegt wurden.