Termine planen und Sitzungen generieren

Diese Anleitung führt Sie durch beide Seiten des Kalenders: das Buchen eines einzelnen Termins für einen Kunden und das gesammelte Generieren einer wiederkehrenden Reihe von Gruppensitzungen über einen Zeitraum hinweg. Generierte Sitzungen entstehen als Geplant und müssen erst aktiviert werden, bevor Kunden sie buchen können — auch diesen Schritt behandelt die Anleitung, ebenso wie die Teilnehmerverwaltung jeder Sitzung: Kunden hinzufügen, Nichterscheinen markieren und Teilnehmer benachrichtigen.

Den Kalender öffnen und eine Ansicht wählen

Öffnen Sie den Kalender, die zentrale Ansicht, in der alle Termine und Sitzungen liegen. Über das Ansichtsmenü in der Werkzeugleiste wechseln Sie zwischen Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Agenda. Die Tagesansicht zeigt einen detaillierten Zeitstrahl für ein Datum, die Wochenansichten stellen mehrere Tage nebeneinander dar, die Monatsansicht bietet den breitesten Überblick und die Agenda listet die anstehenden Einträge auf. Navigieren Sie mit den Steuerelementen zum gewünschten Datum, bevor Sie mit dem Buchen beginnen.

Einen einzelnen Termin buchen

Auf einem Desktop-Browser öffnen Sie den Termineditor mit einem Doppelklick auf ein freies Zeitfenster im Raster — ein einzelner Klick markiert die Zelle nur. Auf einem Touch-Gerät genügt ein einfaches Tippen. Wählen Sie im Editor den Kunden, die Ressource (den Mitarbeiter, zu dem der Termin gehört) und die Behandlung. Das angeklickte Zeitfenster legt die Startzeit fest, und die Behandlung bestimmt die Dauer — beides können Sie vor dem Speichern noch anpassen.

Wenn Sie Speichern, erscheint der Termin im Kalender in der Spalte seiner Ressource. Möchten Sie den Kunden informieren, nutzen Sie beim Speichern die Option zum Benachrichtigen, sodass automatisch eine Bestätigung versendet wird. Sie können den Kunden direkt aus Ihrer bestehenden Kundenliste auswählen oder einen neuen Kunden direkt anlegen.

Eine wiederkehrende Reihe starten

Für wiederkehrende Gruppensitzungen statt eines einzelnen Termins haben Sie zwei Einstiege:

• Den Dialog „Generieren“ öffnen. Wechseln Sie in die Ansicht Woche oder Arbeitswoche und klicken Sie in der Werkzeugleiste des Kalenders auf Generieren. Dies ist der Weg, um eine ganze Reihe auf einmal zu erstellen.
• Einen Sitzungs-Chip auf das Raster ziehen. Beim Loslassen entsteht eine einzelne Sitzung direkt an dieser Stelle — sofort gespeichert im Zustand Geplant, mit Dauer und Kapazität der Sitzungsressource. Nutzen Sie dies für einzelne Zusatzsitzungen; ein Dialog öffnet sich dabei nicht.

Den Dialog „Generieren“ einrichten

Der Dialog Generieren erstellt viele Sitzungstermine auf einmal über den Datumsbereich der aktuellen Ansicht hinweg, alle mit denselben Einstellungen. Wählen Sie oben die Sitzung — verfügt Ihre Organisation nur über eine Sitzungsressource, wird diese automatisch ausgewählt.

Legen Sie zunächst unter Sichtbarkeit & Buchbarkeit das Verhalten der Sitzungen fest:

• Sichtbarkeit — steuert, wer die Sitzungen sehen kann. Mit der Wahl Eingeschränkt legen Sie die berechtigten Gruppen fest.
• Buchbarkeit — steuert, wann die Buchung öffnet. Bei der Option Buchbar ab Datum erscheint ein Datumsfeld, und in Verbindung mit eingeschränkter Sichtbarkeit können Sie Vorab-Zugriffsstufen hinzufügen, die die Buchung für ausgewählte Gruppen früher öffnen, angegeben in Vorlauftagen.
• Anzeige — steuert, wie viele Sitzungsdetails Kunden sehen.

Erstellen Sie anschliessend den Zeitplan. Jede Zeitplanzeile legt eine Auswahl von Wochentagen und eine Startzeit fest:

• Markieren Sie die Wochentage, an denen die Sitzung stattfinden soll.
• Legen Sie die Beginnt um-Zeit fest. Die Dauer der Sitzung ergibt sich aus der Sitzungsressource selbst.
• Mit der Schaltfläche Hinzufügen erstellen Sie weitere Zeilen, mit dem Löschsymbol entfernen Sie eine.

Existieren im Zeitraum bereits Sitzungen, werden sie unter Bestehende Termine aufgelistet. Markieren Sie dort Zeilen, um sie entweder mit Ausgewählte löschen zu entfernen (Sitzungen mit bereits gebuchten Kunden sind geschützt und lassen sich nicht löschen) oder mit Auf Auswahl anwenden die oben gewählten Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit auf die markierten bestehenden Sitzungen zu übertragen.

Generieren und die geplanten Sitzungen aktivieren

Klicken Sie auf das Speichersymbol, um die Reihe zu generieren. Sitzungen werden für jeden passenden Wochentag zwischen Start- und Enddatum der aktuellen Ansicht erzeugt; Zeitfenster, in denen bereits eine Sitzung liegt, werden übersprungen (ein bestehender regulärer Termin auf derselben Ressource wird nicht geprüft und verhindert die Generierung daher nicht).

Generierte Sitzungen — ebenso wie per Chip abgelegte — erscheinen im Kalender als Geplant, dargestellt mit gestrichelter Umrandung. Eine geplante Sitzung lässt sich noch nicht öffnen und nicht buchen. So schalten Sie sie frei:

• Klicken Sie auf das Häkchen einer einzelnen geplanten Sitzung, um nur diese zu aktivieren, oder nutzen Sie Alle aktivieren in der Werkzeugleiste, um alle geplanten Sitzungen auf einmal zu aktivieren.
• Klicken Sie auf das Abbrechen-Symbol einer geplanten Sitzung, um sie zu verwerfen, oder nutzen Sie Alle geplanten entfernen, um den gesamten vorbereiteten Stapel zu verwerfen.

Nach der Aktivierung verhalten sich die Sitzungen wie jeder andere Termin und sind buchbar.

Die Teilnehmer verwalten

Öffnen Sie eine aktive Sitzung aus dem Kalender, um zur Teilnehmerliste zu gelangen, über die Sie die zugeordneten Kunden verwalten.

Von hier aus können Sie:

• Einen Kunden hinzufügen — klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen, um die Auswahl Kunde auswählen zu öffnen, wählen Sie einen Kunden und legen Sie fest, wie viele Plätze er belegt.
• Nichterscheinen markieren — markieren Sie Teilnehmer und klicken Sie auf Nicht erschienen, um festzuhalten, dass sie nicht teilgenommen haben. Dies ist erst nach Beginn der Sitzung möglich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Teilnehmer benachrichtigen — markieren Sie einen oder mehrere Teilnehmer und klicken Sie auf Kunden benachrichtigen, um ihnen eine E-Mail zu verfassen.
• Buchungen stornieren — markieren Sie Teilnehmer und klicken Sie auf Ausgewählte stornieren. Bei einem einzelnen markierten Teilnehmer öffnet sich der Stornierungsdialog für diese Buchung: Wählen Sie ein Erstattungsziel (Wallet, Karte oder Gutschein, je nachdem, was Ihre Organisation zulässt), optional eine Stornierungsgebühr % und einen Grund (Pflichtfeld), bevor Sie bestätigen. Achtung: Sind mehrere markiert, wird die gesamte Sitzung für alle storniert — auch für aktive Teilnehmer, die Sie nicht markiert haben — mit denselben Feldern für Erstattungsziel, Gebühr und Grund, angewendet auf alle gleichzeitig.

Um die Kapazität oder Sichtbarkeit der Sitzung selbst zu ändern oder sie ganz abzusagen, öffnen Sie über die Kopfzeile der Sitzung den Dialog Sitzung bearbeiten. Dort können Sie die Kapazität erhöhen oder senken, dieselben Optionen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit wie beim Generieren anpassen und die Sitzung absagen. Eine Schaltfläche für den QR-Code neben der Kapazität liefert einen scanbaren Link, über den Kunden die Sitzung buchen (bei privaten Sitzungen ihr beitreten) können; sobald die Sitzung begonnen hat, lassen sich Kapazität und Sichtbarkeit nicht mehr ändern.