E-Mail oder SMS an Kunden senden

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Kunden aus go flow heraus per E-Mail erreichen, wie Sie prüfen, was versendet wurde, und wie Sie Ihre automatischen Nachrichten sicher testen. Nachrichten, die Sie selbst schreiben, werden immer als E-Mail versendet — entweder als einzelne E-Mail von der E-Mails-Seite aus oder als E-Mail an die Teilnehmer einer Session, gestartet aus der Teilnehmerliste. SMS wird nur für die drei automatischen SMS-Erinnerungen verwendet, und nur, wenn SMS für Ihre Organisation eingerichtet ist; siehe SMS-Vorlage.

Eine einzelne E-Mail verfassen

Öffnen Sie die Seite E-Mails, um den Verlauf aller von Ihrer Organisation versendeten Nachrichten zu sehen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche E-Mail verfassen (das E-Mail-Symbol), um den E-Mail-Editor zu öffnen. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie das Recht Kunden auf Verwalten haben. Wenn Sie sie nicht sehen, bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator, Ihnen dieses Recht zu erteilen.

Empfänger, Betreff und Text hinzufügen

Nutzen Sie im Editor das Feld Empfänger, um Kunden zu suchen und auszuwählen. Jeder Kunde erscheint als Chip mit Name und E-Mail-Adresse; entfernen Sie einen Empfänger über das Schliessen-Symbol auf seinem Chip und fügen Sie so viele hinzu, wie Sie benötigen. Geben Sie einen Betreff ein und schreiben Sie die Nachricht im Formatierungseditor, der fette, kursive und unterstrichene Schrift, Aufzählungen und nummerierte Listen sowie Links unterstützt. Klicken Sie auf die Senden-Schaltfläche, um die E-Mail an alle Empfänger zuzustellen. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis mindestens ein Empfänger, ein Betreff und ein Text vorhanden sind. Wird der Dialog mit ungespeicherten Änderungen geschlossen, werden Sie zunächst um Bestätigung gebeten. Das System prüft vor dem Versand nicht, ob ein Kunde dem Erhalt von Marketing- oder Newsletter-Nachrichten zugestimmt hat. Stellen Sie daher vor dem Versand werblicher oder Marketing-Inhalte sicher, dass der Kunde in seinem Profil eingewilligt hat — transaktionale Antworten an einen Kunden sind davon nicht betroffen.

Jeder Empfänger erhält seine eigene E-Mail. Im Nachrichtentext — nicht im Betreff — können Sie {{clientFirstName}} schreiben, um jeden Empfänger mit seinem Vornamen anzusprechen; {{organisationName}} und {{year}} funktionieren ebenfalls. Kunden ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen. Die E-Mail wird von Kopfzeile, Signatur und Fusszeile eingerahmt, die in der Vorlage Ad-hoc E-Mail im Tab Nachrichten unter Konfigurationen > Vorlagen gewählt sind, in der Sprache des Kunden, sofern Ihre Fusszeile und Signatur sie haben.

Die Teilnehmer einer Session anschreiben

Um die in eine Session gebuchten Personen zu erreichen, öffnen Sie die Teilnehmerliste der Session, markieren die gewünschten Teilnehmer und klicken auf Kunden benachrichtigen. Derselbe E-Mail-Editor öffnet sich mit den markierten Teilnehmern bereits als Empfänger eingetragen — ergänzen Sie Betreff und Text und senden Sie wie gewohnt. Die Nachricht geht als E-Mail hinaus.

Beachten Sie, dass die Seite Kunden keine Aktion zum Nachrichtenversand bietet: Die Auswahl von Kunden dort dient nur dem Excel-Export. Um mehrere selbst gewählte Kunden anzuschreiben, nutzen Sie E-Mail verfassen auf der E-Mails-Seite und fügen sie als Empfänger hinzu.

Den Versand prüfen

Zurück auf der Seite E-Mails zeigt der Verlauf jeweils einen Monat — mit der Monatsauswahl wechseln Sie zwischen den Monaten, bis zu fünf Jahre zurück. Die Suche findet Betreff sowie Name und E-Mail-Adresse des Kunden, nicht den Nachrichtentext. Jede Zeile zeigt Versanddatum, Typ, Betreff, Kunde, E-Mail-Adresse, Gesendet von und einen Status-Chip, sodass Sie den erfassten Versandstatus verfolgen können:

• Gesendet — das System führt die Nachricht als versendet. Das bestätigt weder den Eingang im Postfach noch, dass die Nachricht gelesen wurde.
• Geplant — sie hat einen künftigen Versandzeitpunkt: eine Erinnerung oder eine Nachricht, die nach einem fehlgeschlagenen Versuch auf einen weiteren Versuch wartet.
• Ausstehend — sie wartet auf die Verarbeitung, oder sie wurde nicht zugestellt: Der Versand wurde nach wiederholten Fehlschlägen aufgegeben, oder go flow hat sie absichtlich verworfen, zum Beispiel eine Erinnerung, deren Buchung nicht mehr aktiv war oder deren Session bereits begonnen hatte. Eine Nachricht, die lange nach ihrem Versandzeitpunkt noch Ausstehend ist, wurde nicht zugestellt.

Die Seite E-Mails beschreibt die Status vollständig. Klicken Sie auf den Aufklapp-Pfeil einer Zeile oder doppelt auf die Zeile, um den Text so zu lesen, wie er versendet wurde. Kopfzeile, Fusszeile und Signatur werden beim Versand hinzugefügt und hier nicht angezeigt — prüfen Sie sie in einem echten Postfach. Verifizierungscodes für die Buchungsseite werden nie aufgeführt.

Ihre automatischen Nachrichten branden

Die oben beschriebenen einzelnen E-Mails enthalten genau das, was Sie eingeben, doch Ihre automatischen E-Mails, SMS und druckbaren Dokumente folgen gespeicherten Vorlagen. Diese werden auf der Seite Vorlagen unter den Reitern Nachrichten und Branding verwaltet.

Öffnen Sie eine E-Mail- oder SMS-Vorlage über den Reiter Nachrichten, um Betreff und Inhalt für jede Sprache Ihrer Organisation zu bearbeiten, und verwenden Sie nur die Platzhalter, die dieser Nachrichtentyp unterstützt. Ob eine Nachricht überhaupt versendet wird, legen Sie getrennt davon fest — meist mit den Schaltern unter E-Mail-Benachrichtigungen auf jeder Ressource und Session. Auf dem Reiter Branding bearbeiten Sie die Kopf-, Fuss- und Signaturblöcke, die Ihre E-Mails einrahmen; sie werden bei jedem Versand hinzugefügt, sodass eine Änderung an einem Block alle E-Mails erreicht, die ihn verwenden. Vollständige Einzelheiten — welche Nachricht wann an wen und mit welchen Platzhaltern versendet wird — finden Sie unter Nachrichtenvorlagen.

Automatische Nachrichten sicher testen

Die Vorschau im E-Mail-Editor zeigt Beispieldaten und alle optionalen Abschnitte auf einmal. Um zu sehen, was ein Kunde wirklich erhält, lösen Sie die Nachrichten für einen Testkunden mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus. Verwenden Sie für einen Test nie einen echten Kunden: Nachrichten gehen an die Adresse, die im Kundendatensatz steht.

Sie brauchen: das Recht Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten, um in der Teilnehmerliste Teilnehmer hinzuzufügen, Plätze zu reservieren und zu stornieren, und eine aktive Session mindestens zwei Tage im Voraus mit einem freien Platz, deren Schalter unter E-Mail-Benachrichtigungen für die zu testenden Nachrichten eingeschaltet sind.

1. Legen Sie Ihren Testkunden an. Erfassen Sie einen Kunden mit Ihrem eigenen Namen und Ihrer eigenen E-Mail-Adresse — und Ihrer Mobilnummer, wenn Sie SMS-Erinnerungen verwenden —, siehe Ersten Kunden anlegen. Alternativ melden Sie sich mit Ihrer eigenen Adresse auf Ihrer Buchungsseite an: Das legt den Kunden an, und die E-Mail Verifizierungscode kommt in der auf der Buchungsseite gewählten Sprache.
2. Standardsprache, aus dem Dashboard. Öffnen Sie die Teilnehmerliste der Session, klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen und wählen Sie Ihren Testkunden. Die Bestätigung kommt innerhalb weniger Augenblicke, sobald die Änderung synchronisiert ist. Die Erinnerungen folgen nach ihrem eigenen Zeitplan: Erinnerung — 1 Tag vorher um 09:00 Uhr am Vortag und Erinnerung — am Morgen um 07:00 Uhr am Tag selbst. Buchungen, die Sie im Dashboard hinzufügen, erzeugen Nachrichten in der Standardsprache Ihrer Organisation.
3. Platz für dich reserviert. Klicken Sie auf Plätze reservieren, wählen Sie Ihren Testkunden und einen Platz, legen Sie ein Reservierungsende fest und kreuzen Sie Dem Kunden den Buchungslink per E-Mail senden an. Öffnen Sie die Schaltfläche in der E-Mail und prüfen Sie, ob sie zur Buchung führt.
4. Stornierung. Markieren Sie nur Ihren Testteilnehmer, klicken Sie auf Ausgewählte stornieren und geben Sie einen Grund ein. Sie erhalten die Stornierung mit dem Grund. Das Stornieren entfernt auch die noch nicht versendeten Erinnerungen. Mehrere markierte Teilnehmer würden die ganze Session stornieren — markieren Sie nur einen.
5. Jede weitere Sprache, über die Buchungsseite. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite, wechseln Sie in die Sprache, melden Sie sich mit Ihrer eigenen Adresse an und buchen Sie eine Session. Die Bestätigung und jede spätere Nachricht zu dieser Buchung verwenden diese Sprache. Hat die Session einen Preis und erlaubt Ihre Organisation die Bezahlung am Empfang, wählen Sie diese Option — es wird nichts belastet, und das Stornieren der Buchung annulliert auch die unbezahlte Bestellung. Andernfalls nimmt die Buchung eine echte Zahlung vor. Stornieren Sie die Buchung anschliessend im Dashboard wie in Schritt 4. Wiederholen Sie dies für jede Sprache.
6. Prüfen Sie jede Nachricht in Ihrem Postfach: die richtige Sprache; Kopfzeile, Fusszeile und Signatur; Namen, Daten und Beträge in Ihrem Format; nirgends ein verbliebenes {{; und dass jede Schaltfläche und jeder Link — Profil, Buchungsseite, Buchungslink — die richtige Seite öffnet. Prüfen Sie auf der Seite E-Mails, dass jede Nachricht aufgeführt ist, und ihren Status.

Nachrichten, die von einem späteren Ereignis abhängen, prüfen Sie, wenn dieses Ereignis eintritt: Nicht erschienen, nachdem Sie den Teilnehmer nach Beginn der Session als nicht erschienen markiert haben (versendet am Ende dieses Tages), Nach dem Besuch nach der Session, wenn der Teilnehmer noch gebucht ist. Nachrichten zu Rückerstattungen, Wartelisten oder Gruppen prüfen Sie am einfachsten bei ihrem ersten echten Auftreten: Lesen Sie den versendeten Text auf der Seite E-Mails.

Behalten Sie den Testkunden für den nächsten Test. Entfernen Sie seine verbleibenden Buchungen, wenn Sie fertig sind, damit er keinen Platz belegt und keine weiteren Erinnerungen erhält.

Wenn eine Nachricht nicht ankommt

Suchen Sie sie auf der Seite E-Mails im Monat ihres Versanddatums:

• Nicht aufgeführt — go flow hat sie nicht erstellt. Prüfen Sie den Schalter unter E-Mail-Benachrichtigungen auf der Session oder Ressource, das benötigte Modul und ob das Ereignis diese Nachricht wirklich auslöst (siehe Nachrichtentypen — eine Stornierung, die Sie im Dashboard vornehmen, benachrichtigt zum Beispiel weder einen Gruppenorganisator noch die Person hinter der Ressource). Ein Nachrichtentyp, der für Ihre Organisation nie eingerichtet wurde, wird erst versendet, wenn Sie seine Vorlage öffnen und speichern. Eine Erinnerung wird nur geschrieben, wenn ihr Versandzeitpunkt bei der Buchung noch bevorsteht.
• Ausstehend lange nach ihrem Versandzeitpunkt — sie wurde nicht zugestellt. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden; stimmt die Adresse, wenden Sie sich an den go flow Support.
• Gesendet, aber nicht im Postfach — schauen Sie im Spam-Ordner nach. Ihre E-Mails kommen von einer Versandadresse von go flow unter dem Namen Ihrer Organisation.