Kundendetails

Der Kundendialog ist ein Vollbild-Editor für einen einzelnen Kunden – mit einer Registerkarte Details für die Daten und einer Registerkarte Journal für die Historie.

Die Registerkarte Details

Alle Felder des Kunden werden hier angezeigt und können direkt bearbeitet werden. Welche Felder es gibt, hängt von den Kunden-Felddefinitionen Ihrer Organisation ab (siehe Vorlagenfelder); typische Beispiele sind Name, E-Mail und Telefonnummer. Mitarbeitende sehen hier jedes Kundenfeld, auch solche, die der Kunde nie sieht.

Die Speichern-Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis Sie tatsächlich etwas geändert haben und keine Validierungsfehler vorliegen, etwa eine E-Mail-Adresse in falscher Form. Als erforderlich definierte Felder sind markiert, solange sie leer sind; füllen Sie sie aus – der Dialog selbst verhindert das Speichern ohne sie nicht. Das Schliessen des Dialogs verwirft Ihre Änderungen – bei ungespeicherten, gültigen Änderungen werden Sie zuvor um Bestätigung gebeten. Ohne Kunden auf Verwalten ist der Dialog schreibgeschützt und die Speichern-Schaltfläche wird nicht angezeigt.

Profilbild

Wenn für den Kunden ein Profilbild hinterlegt ist, erscheint es oben auf der Registerkarte Details mit einer Schaltfläche zum Entfernen an seiner Ecke. Entfernen ist die einzige verfügbare Bildaktion – Sie können in diesem Dialog kein neues Foto hochladen oder ersetzen. Haben Sie zusätzlich Verwalten für Konfiguration & Einstellungen, für Organisation oder für eine Ressource, löscht der Klick auf Entfernen das Bild sofort: Schliessen ohne Speichern bringt es nicht zurück. Haben Sie zusätzlich Verwalten für Konfiguration & Einstellungen, für Organisation oder für eine Ressource, löscht der Klick auf Entfernen das Bild sofort: Schliessen ohne Speichern bringt es nicht zurück.

Einwilligungs- und Prozessfelder

Einwilligungs- und Prozessfelder – eine Marketing-Erlaubnis, ein unterzeichneter Haftungsverzicht – erscheinen schreibgeschützt, weil nur der Kunde sie auf der Kundenseite abgeben kann. Jedes zeigt ein grünes Häkchen oder ein graues Kreuz, die Überschrift des Felds und das Datum der letzten Antwort; ein Klick auf die Zeile zeigt die IP-Adresse und das Gerät, von dem die Antwort kam. Ein Feld, das der Kunde nie beantwortet hat, zeigt „Dieses Feld kann nur vom Kunden gesetzt werden“. Siehe Vorlagenfelder.

Geschützte Felder

Ein Kundenfeld ist ein geschütztes Feld, wenn seine Lesezugriffe aktuell protokolliert werden: Es steht auf Immer protokolliert, oder auf Beim Öffnen protokolliert, solange Ihre Organisation Protokollieren, wer Kundendaten liest eingeschaltet hat (siehe Protokolleinstellungen und Profil Gesundheitswesen). Die Antworten geschützter Felder liegen nicht in der Kundenliste auf Ihrem Gerät; der Dialog holt sie vom Server, wenn Sie einen bestehenden Kunden öffnen.

• Während sie laden, lautet eine dünne Fortschrittslinie „Geschützte Felder werden geladen“, und die Felder bleiben gesperrt (schreibgeschützt), bis die Antworten eintreffen.
• Jedes geschützte Feld zeigt daneben ein Schloss-Symbol. Sein Tooltip lautet „Das Lesen dieses Feldes wird protokolliert“.
• Schlägt das Laden fehl, lautet ein Warnhinweis „Die geschützten Felder konnten nicht geladen werden. Beim Speichern bleiben sie unverändert.“ mit Erneut versuchen.
• Beim Speichern werden nur die geschützten Antworten gesendet, die Sie geändert haben. Eine Antwort, die Sie nicht angefasst oder nicht laden konnten, bleibt genau so gespeichert, wie sie ist.
• Ein neuer Kunde hat nichts zu laden, seine Felder sind sofort offen.

Solange Protokollieren, wer Kundendaten liest eingeschaltet ist, wird das Öffnen eines bestehenden Kunden selbst im Audit-Protokoll aufgezeichnet: ein Eintrag pro Kunde, pro Person und pro 15 Minuten. Auch das Laden der geschützten Felder wird aufgezeichnet, mit den Namen der Felder und nie mit ihren Antworten; bei einem Feld mit der Einstellung Immer protokolliert gilt das, ob Protokollieren, wer Kundendaten liest ein- oder ausgeschaltet ist. Siehe Lesezugriffe. Solange es ausgeschaltet ist, verhält sich ein Feld mit der Einstellung Beim Öffnen protokolliert wie jedes andere Feld, und darüber wird nichts aufgezeichnet.

Die Registerkarte Journal

Bei einem bestehenden Kunden hat der Dialog eine zweite Registerkarte, Journal, mit allem, was über seine ganze Historie zu diesem Kunden erfasst wurde – Buchungen, Journaleinträge, Bestellungen, Zahlungen, Guthabenbewegungen, Gutscheine und Feedback (die Eintragsarten erklärt die Seite Journal). Mit dem Suchfeld (Eintrag suchen) filtern Sie die Liste. Jede Zeile zeigt das Typsymbol, Datum, Beschreibung und Betrag; die Schaltfläche Spalten ergänzt, wer jeden Eintrag erstellt und zuletzt geändert hat. Öffnen Sie eine Zeile über ihren Pfeil, um zu sehen, wer sie erstellt und zuletzt geändert hat; bei einer Buchung, einem Journaleintrag, einer Bestellung, einer Zahlung, einer Guthabenbewegung oder einem Gutschein öffnet dort zusätzlich eine Schaltfläche Verlauf den Änderungsverlauf, wenn Ihre Organisation einen Änderungsverlauf führt und Sie das Recht Audit-Protokoll besitzen.

Nutzen Sie diese Registerkarte, um einen Fall nachzuvollziehen, bevor Sie über eine Lösung entscheiden: Suchen Sie nach „voucher“ oder „wallet“, um die Gutschein- und Guthabenbewegungen des Kunden neben seinen Buchungen zu sehen. Tags und Notizen lassen sich hier nicht ergänzen. Öffnen Sie für eine betriebliche Übergabe das zentrale Journal, suchen Sie die betreffende Bestellung, Zahlung oder Guthabenbewegung und verwenden Sie dort Tags und zeitgestempelte Notizen. Halten Sie fest, was passiert ist, was noch zu tun ist und wer handeln soll; eine Notiz allein ändert keine Buchung und erstattet keine Zahlung. Eine dauerhafte Angabe zum Kunden gehört in ein Kundenfeld nur für Mitarbeitende.

Beim Anlegen eines neuen Kunden erscheint die Registerkarte Journal nicht.

Erstellt, geändert und Verlauf

Unter dem Formular der Registerkarte Details zeigt eine kurze Zeile, wann der Kunde erstellt und zuletzt geändert wurde und von wem. Führt Ihre Organisation einen Änderungsverlauf und besitzen Sie das Recht Audit-Protokoll, öffnet eine Schaltfläche Verlauf daneben den Änderungsverlauf des Kunden: die früheren Versionen, wer jede Änderung vorgenommen hat, und Diese Version wiederherstellen. Siehe Änderungsverlauf und Wiederherstellung.

Weitere Aktionen: Export und Löschen der Personendaten

Bei einem bestehenden Kunden bietet Weitere Aktionen (die drei Punkte in der Symbolleiste):

• Kundendaten exportieren – lädt alles, was go flow über den Kunden gespeichert hat, als Zip-Datei herunter, für eine Anfrage auf Auskunft oder Herausgabe seiner Daten. Braucht eine Verbindung. Siehe Datenexport für betroffene Personen.
• Kundendaten löschen – löscht die Personendaten des Kunden auf einen Antrag auf Löschung hin. Nur sichtbar für Benutzer, die für die Organisation des Kunden sowohl Konfiguration & Einstellungen als auch Kunden auf Verwalten haben; braucht eine Verbindung. Siehe Kundendaten löschen.

Einen Kunden löschen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Papierkorb-Symbol (Tooltip Zum Löschen markieren). Ein Warnbanner sagt, dass der Kunde beim Speichern gelöscht wird, und das Formular wird gesperrt; ein erneuter Klick auf das Symbol macht das rückgängig. Klicken Sie dann auf Speichern.

Dürfen Sie auch Personendaten löschen, fragt das Speichern „Diesen Kunden löschen?“ mit zwei Möglichkeiten:

• Kundendatensatz löschen – der Kunde verschwindet aus den Listen; Datensatz und Verlauf bleiben erhalten und lassen sich wiederherstellen.
• Personendaten löschen – für einen Antrag auf Löschung; das lässt sich nicht rückgängig machen, und im nächsten Schritt bestätigen Sie (siehe Kundendaten löschen). Braucht eine Verbindung.

Wählen Sie eine Möglichkeit und klicken Sie auf Weiter. Ohne das Recht, Personendaten zu löschen, löscht das Speichern direkt den Kundendatensatz.