Team einladen und Rollen zuweisen

Nutzen Sie die Seite Benutzer, um Ihre Teammitglieder zu go flow hinzuzufügen, jeder Person den passenden Zugriff zu geben und die Einladung zu senden, mit der sie ihren eigenen Zugang einrichten.

Sie benötigen Benutzer: Verwalten, und Sie können nur Rechte vergeben, die Sie selbst besitzen.

Die Benutzerverwaltung öffnen

Öffnen Sie das Menü Konfigurationen und wählen Sie Benutzer. Diese Seite listet alle Personen auf, die Zugriff auf Ihre Organisation haben, zusammen mit ihrem aktuellen Status. Von hier aus können Sie Personen einzeln hinzufügen, ein ganzes Team auf einmal importieren und Einladungen versenden.

Ein Teammitglied hinzufügen

Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzerdialog zu öffnen. Geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil der Person ein — alle vier Angaben sind zum Speichern erforderlich. An diese E-Mail-Adresse geht die Einladung, und sie dient zugleich als Benutzername — achten Sie daher darauf, dass sie korrekt ist. Hat die Person angenommen, kann nur noch sie selbst diese Angaben ändern, unter Konto > Einstellungen — prüfen Sie die Mobilnummer deshalb jetzt, denn Anmelde- und Passwort-Codes können an sie gehen.

Rollen und Rechte zusammenstellen

Es gibt keine vordefinierten Rollen zur Auswahl — stattdessen stellen Sie den Zugriff jeder Person aus zwei Abschnitten des Benutzerdialogs zusammen:

• Benutzerrollen — Kontaktrollen-Kontrollkästchen: Hauptkontakt, Rechnungskontakt, Technischer Kontakt und Kalender-Ressource. Sie kennzeichnen, was die Person für Ihre Organisation ist. Die ersten drei fügen zusätzlich die Kunden- und Finanzseiten zum Menü hinzu, doch ohne Recht Kunden kann nur der Rechnungskontakt die Journal-, E-Mail- und Finanzlisten öffnen (die anderen beiden werden dabei abgemeldet), und Rechnungskontakt erlaubt der Person, Zahlungen zu erfassen; Kalender-Ressource ändert nichts am Zugriff und legt keinen Kalender an.
• Benutzerrechte — Zugriffsstufen pro Bereich. Für Organisation, Konfiguration & Einstellungen, Benutzer und Kunden wählen Sie zwischen keine, Ansicht und Verwalten; für Analytik und Audit-Protokoll stehen keine oder Ansicht zur Wahl. Darunter legt eine Ressourcen-Liste pro Ressource keine, Ansicht oder Verwalten fest — oder Sie nutzen den Eintrag Alle, um alle Ressourcen auf einmal abzudecken.

Zwei Regeln bestimmen den meisten Alltagszugriff:

• Sessions generieren, aktivieren, bearbeiten und stornieren braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten und entweder Organisation: Verwalten oder Verwalten auf der Ressource, deren Kalender die Sessions trägt. Ohne das zweite Recht lehnt go flow die Sessions bei der Synchronisierung ab und meldet die Person ab.
• Personen zu einer Session hinzufügen, ihre Plätze stornieren, Plätze reservieren und Nichterscheinen erfassen braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten.

Konfiguration & Einstellungen: Verwalten erlaubt der Person auch, jede Konfigurationsseite zu ändern — go flow hat kein engeres Recht für Empfang oder Wochenplanung. Die vollständige Liste, was jedes Recht öffnet, finden Sie unter Benutzerdetails.

Rezepte für typische Rollen

Gehen Sie vom Rezept aus, das der Aufgabe der Person am nächsten kommt, und vergeben Sie nur, was sie braucht. Rechte bestimmen, was eine Person öffnen und ändern kann, nicht welche Aufgaben sie hat: go flow hat kein Feld für Aufgaben, Schichten oder Entscheide, die eine Person weitergeben muss, und Konto > Einstellungen zeigt ihr nur die Register Profil und Anmeldedaten, nicht ihre Rechte. Geben Sie jeder Kollegin und jedem Kollegen Aufgaben und Eskalationsregeln in Ihrer eigenen Einarbeitung mit, und gehen Sie Prüfen, was die Person sieht und was nicht mit ihnen durch.

Empfang

• Kunden: Verwalten — Kunden suchen und bearbeiten, Journaleinträge schreiben, Kunden E-Mails senden, Zahlung erfassen, Gutscheine erstellen, die Finanzseiten sehen.
• Ressourcen, Alle: Ansicht — den Terminplaner mit allen Kalendern, Sessions und Teilnehmern.
• Konfiguration & Einstellungen: Verwalten — nur wenn der Empfang Personen zu Sessions hinzufügt, Plätze storniert, Plätze reserviert oder Nichterscheinen erfasst.
• Zusätzlich Organisation: Verwalten — nur wenn der Empfang auch gewöhnliche Termine bucht oder verschiebt oder Sessions ändert.

Lehrperson oder Instruktor

• Ressourcen, Alle: Ansicht — den Terminplaner mit Sessions und Teilnehmern, schreibgeschützt.
• Kunden: Ansicht — nur wenn die Person Kundendaten und Journaleinträge öffnen soll; es zeigt auch die Finanzseiten.
• Verwalten auf der eigenen Ressource — nur wenn die Person einen eigenen Terminkalender führt. Sie können dieses Recht nur vergeben, wenn Sie das Recht auf genau dieser Ressource selbst besitzen (siehe Benutzerdetails).

Nichterscheinen erfassen braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten, was die ganze Konfiguration öffnet; entscheiden Sie, ob Lehrpersonen oder der Empfang das Nichterscheinen erfassen.

Wochenplanung (plant die wöchentlichen Sessions)

• Konfiguration & Einstellungen: Verwalten und Organisation: Verwalten — Sessions generieren, aktivieren, bearbeiten und stornieren und mit ihren Teilnehmern arbeiten.
• Ressourcen, Alle: Ansicht — den Terminplaner.
• Analytik: Ansicht — Buchungszahlen unter Auswertungen.
• Kunden: Ansicht — falls die Person die Kundendaten der Teilnehmer braucht.

Siehe auch Wochenplan erstellen.

Buchhaltung

• Kunden: Ansicht — Zahlungen, Bestellungen, Guthaben und Gutscheine unter Finanzen, schreibgeschützt. Es zeigt auch Kundendaten und Journaleinträge; ein reines Finanzrecht gibt es in go flow nicht.
• Analytik: Ansicht — Buchungen und Umsatz unter Auswertungen.
• Kunden: Verwalten statt Ansicht — nur wenn die Person auch Zahlungen erfasst. Guthaben anpassen braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten.

Inhaber oder Betriebsleitung

• Organisation, Konfiguration & Einstellungen, Benutzer und Kunden: Verwalten; Analytik und Audit-Protokoll: Ansicht; Ressourcen, Alle: Verwalten. So erhält es der Administrator einer neuen Organisation. In einem Mandanten mit mehreren Organisationen setzen Sie auch die Rechte der Gruppenebene.
• Halten Sie mindestens zwei Personen mit diesen Rechten: Niemand kann die eigenen Rechte ändern, so kann die eine den Zugriff der anderen anpassen.

Den Benutzer speichern

Klicken Sie auf Speichern. Der neue Benutzer erscheint in der Liste mit dem Status Erstellt. Erstellt bedeutet, dass das Konto besteht, aber noch keine Einladung versendet wurde — das geschieht im Einladungsschritt unten.

Mehrere Personen auf einmal importieren

Wenn Sie ein ganzes Team einbinden, müssen Sie nicht jede Person von Hand anlegen. Öffnen Sie den Import Benutzer hochladen über die Symbolleiste der Seite Benutzer (auf einem Telefon oder in einem schmalen Fenster im runden +-Aktionsmenü). Im Upload-Dialog:

1. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die CSV-Vorlage zu erhalten. Sie enthält eine Spalte pro Feld: FirstName, LastName, Email, DialCode, Mobile, Tags und CalendarResource. FirstName, LastName, Email, DialCode und Mobile sind erforderlich, DialCode und Mobile sind reine Zahlen, Tags und CalendarResource sind optional.
2. Erfassen Sie pro Person eine Zeile.
3. Klicken Sie auf Benutzerliste hochladen und wählen Sie die Datei. Der Import läuft sofort — einen Vorschau-Schritt gibt es nicht — und meldet entweder den Erfolg oder die erste Zeile, die die Prüfung nicht bestanden hat.

Jede importierte Person wird mit dem Status Erstellt und ohne Rechte angelegt. Öffnen Sie jede Person, setzen Sie die Rechte und speichern Sie, bevor Sie sie einladen. Einzelheiten: Benutzer aus Datei importieren.

Einladungen senden

Das Hinzufügen eines Benutzers gewährt allein noch keinen Zugriff — die Person benötigt weiterhin eine Einladung. Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladung senden. Ein Bestätigungsdialog mit dem Titel Einladung an ausgewählte Benutzer senden zeigt genau, wer kontaktiert wird; prüfen Sie die Liste und klicken Sie auf Senden. Die ausgewählten Benutzer wechseln in den Status Annahme ausstehend.

Jede Person erhält einen sicheren Link, über den sie die Einladung annimmt. Sobald sie das getan hat, wechselt ihr Status zu Aktiv. Falls jemand seine Einladung verpasst oder verliert, wählen Sie die Person einfach erneut aus und senden die Einladung jederzeit noch einmal. Mehr unter Einladungen senden.

Was Ihre Kollegin oder Ihr Kollege tut

1. Öffnet den Link in der Einladungs-E-Mail und klickt auf Annehmen (siehe Einladung annehmen).
2. Ist die Person neu bei go flow, legt sie ein Passwort fest (siehe Passwort festlegen).
3. Meldet sich mit E-Mail und Passwort an und richtet durch Scannen des QR-Codes eine Authenticator-App ein. Jede weitere Anmeldung verlangt den sechsstelligen Code aus dieser App (siehe Anmeldung).
4. Arbeitet die Person für mehr als einen Betrieb in go flow, wählt sie im Schritt Bitte Gruppe auswählen den Ihren.

Passwort oder Authenticator einer Kollegin oder eines Kollegen können Sie nicht zurücksetzen; die Person nutzt Probleme bei der Anmeldung? auf der Anmeldeseite.

Prüfen, was die Person sieht und was nicht

Ihr eigener Bildschirm zeigt die Rechte so, wie Sie sie eingegeben haben, auch wenn go flow ein Recht verworfen hat, das Sie selbst nicht besitzen. Prüfen Sie deshalb aus Sicht der Person:

1. Bitten Sie die Person nach ihrer ersten Anmeldung, das Menü zu öffnen und die Einträge zu nennen, die sie sieht.
2. Vergleichen Sie mit der Tabelle unten. Bitten Sie sie, etwas zu öffnen, das sie nur lesen soll — einen Kunden oder eine Session im Terminplaner — und zu bestätigen, dass Speichern und Teilnehmeraktionen fehlen.
3. Sieht sie etwas, das sie nicht sehen soll, entfernen Sie dieses Recht und bitten Sie sie, sich ab- und wieder anzumelden. Fehlt etwas, prüfen Sie das Recht und die Regel, dass Sie nur vergeben können, was Sie selbst besitzen.

Rezept	Menüeinträge, die die Person sieht	Nicht sichtbar
Empfang	Terminplaner, Journal, Kunden, E-Mails, Finanzen, Konto — mit Konfiguration & Einstellungen auch Konfigurationen ohne Benutzer	Auswertungen
Lehrperson oder Instruktor	Terminplaner, Konto	Journal, Kunden, E-Mails, Finanzen, Auswertungen, Konfigurationen
Wochenplanung	Terminplaner, Auswertungen, Konfigurationen ohne Benutzer, Konto — mit Kunden: Ansicht auch Journal, Kunden, E-Mails, Finanzen	Konfigurationen > Benutzer
Buchhaltung	Journal, Kunden, E-Mails, Finanzen, Auswertungen, Konto	Terminplaner, Konfigurationen

Konto enthält immer Einstellungen und Meine Aktivität. E-Mails und die Einträge unter Finanzen erscheinen nur, wenn die entsprechenden Module eingeschaltet sind. Ein aktivierter Hauptkontakt, Rechnungskontakt oder Technischer Kontakt fügt Journal, Kunden, E-Mails und Finanzen hinzu.

Um ein Rezept zu prüfen, bevor eine Person beginnt, legen Sie sich selbst mit einer zweiten E-Mail-Adresse, die Sie kontrollieren, als Benutzer an, geben diesem Benutzer dieselben Rechte, nehmen die Einladung an und melden sich damit in einem privaten Browserfenster an. Entfernen Sie den Testbenutzer danach.

Wenn sich Aufgaben ändern oder jemand geht

Ändern Sie die Rechte im Benutzerdialog, wenn sich Aufgaben ändern, wählen Sie bei vorübergehender Abwesenheit Benutzer sperren und entfernen Sie den Benutzer, wenn er geht. Was jeder Schritt bewirkt — auch für laufende Anmeldungen und die Datensätze der Person —, steht unter Benutzer.