E-Mail verfassen

Mit dem E-Mail-Editor schreiben Sie direkt aus dem Dashboard eine E-Mail an einen oder mehrere Kunden. Sie öffnen ihn über die Schaltfläche E-Mail verfassen (das E-Mail-Symbol) auf der Seite E-Mails. Derselbe Editor öffnet sich auch aus der Teilnehmerliste einer Session, mit den angehakten Teilnehmern als Empfänger — siehe Kunden benachrichtigen.

Wer senden kann

Die Schaltfläche E-Mail verfassen erscheint nur für Benutzer mit Verwalten-Zugriff auf Kunden (siehe Benutzerdetails). Sehen Sie sie nicht, bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator um dieses Recht.

Empfänger

Klicken Sie in das Feld Empfänger und wählen Sie einen Kunden aus der Liste; die Liste schliesst sich nach jeder Auswahl, klicken Sie also erneut in das Feld, um den nächsten hinzuzufügen. Jeder Empfänger erscheint als Chip mit Name und, sofern hinterlegt, der E-Mail-Adresse in Klammern. Einen Empfänger entfernen Sie über das Schliesssymbol auf seinem Chip.

• Die Liste bietet nur aktive Kunden an. Ein eingeladener Kunde — jemand, für den Sie Plätze über seine E-Mail-Adresse reserviert haben und der noch nicht gebucht hat — erscheint erst, wenn er aktiv ist (siehe Ersten Kunden anlegen).
• Ein Kunde ohne E-Mail-Adresse lässt sich auswählen, erhält aber nichts: go flow lässt ihn beim Versand ohne Hinweis weg. Prüfen Sie, dass jeder Chip eine E-Mail-Adresse zeigt.
• Eine Nachricht erreicht höchstens 500 Empfänger. Bei mehr wird die E-Mail nicht versendet, und der Editor bleibt offen.

Betreff und Nachricht

Geben Sie den Betreff ein und schreiben Sie die Nachricht im Editor. Er bietet fett, kursiv und unterstrichen, Aufzählungen und nummerierte Listen sowie Links — keine Bilder, Tabellen und kein Platzhaltermenü.

Schreiben Sie den Text genau so, wie ihn jeder Empfänger lesen soll. Der Editor übersetzt nichts: Alle Empfänger erhalten denselben Betreff und dieselbe Nachricht in der Sprache, in der Sie sie geschrieben haben. Um jeden Empfänger mit seinem Vornamen anzusprechen, schreiben Sie {{clientFirstName}} in die Nachricht — nicht in den Betreff; {{organisationName}} und {{year}} funktionieren ebenfalls.

Was der Empfänger erhält

• Eine E-Mail pro Empfänger. Jeder Kunde erhält seine eigene E-Mail; die Empfänger sehen die Adressen der anderen nicht.
• Absender und Antworten. Als Absender erscheint der Name Ihrer Organisation. Antworten gehen an die Buchungs-E-Mail Ihrer Buchungsseite (siehe Buchungsvorlage bearbeiten); ist keine hinterlegt, hat die E-Mail keine eigene Antwortadresse.
• Kopfzeile, Signatur und Fusszeile. go flow fügt sie beim Versand hinzu: die in der Vorlage Ad-hoc E-Mail unter Konfigurationen > Vorlagen > Nachrichten gewählten. Ein Baustein, der dort auf keine steht, entfällt; ist keiner gewählt, geht die E-Mail nur mit der Nachricht hinaus. Siehe Nachrichtenvorlagen.
• Zeitpunkt. Die E-Mail wird sofort zum Versand eingereiht.

E-Mail senden

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Senden-Schaltfläche (das Papierflugzeug, Tooltip Senden). Sie bleibt deaktiviert, bis mindestens ein Empfänger, ein Betreff und eine Nachricht vorhanden sind. Ist die E-Mail eingereiht, schliesst sich der Editor.

Schliessen Sie den Editor mit nicht gesendeten Änderungen, werden Sie gefragt, ob Sie diese verwerfen möchten.

Was aufgezeichnet wird

• Die Seite E-Mails zeigt pro Empfänger eine Zeile mit dem Typ Ad-hoc E-Mail, Ihrem Namen unter Gesendet von und dem Status. Gesendet heisst, dass go flow die E-Mail zur Zustellung übergeben hat; es belegt nicht, dass sie im Posteingang ankam oder gelesen wurde.
• Die Seite E-Mails zeigt die Nachricht selbst; Kopfzeile, Signatur und Fusszeile kommen erst beim Versand dazu und erscheinen dort nicht.
• Das Audit-Protokoll hält fest, dass Sie eine E-Mail versendet haben und an wie viele Empfänger, nicht aber ihren Text.
• Die E-Mail wird weder an eine Session noch an eine Buchung oder das Journal des Kunden angehängt. Um sie später wiederzufinden, suchen Sie auf der Seite E-Mails nach Kundenname, E-Mail-Adresse oder Betreff.

Einwilligung

go flow prüft vor dem Versand nicht, ob ein Kunde in Marketing- oder Newsletter-Nachrichten eingewilligt hat. Stellen Sie vor dem Versand werblicher Inhalte sicher, dass jeder Empfänger diese Einwilligung in seinem Kundendatensatz gegeben hat. Antworten zu einer Buchung oder Anfrage sind davon nicht betroffen.

Keine SMS aus dem Editor

Der Editor versendet nur E-Mails. In go flow können Sie keine SMS an einen Kunden schreiben; ist das Modul SMS eingeschaltet, dient SMS nur den automatischen Terminerinnerungen. Siehe E-Mail oder SMS an Kunden senden.

Wenn eine E-Mail nicht ankommt

1. Der Editor blieb nach dem Klick auf Senden offen. Es wurde nichts versendet. Prüfen Sie Ihre Verbindung und die Zahl der Empfänger (höchstens 500) und senden Sie erneut.
2. Keine Zeile auf der Seite E-Mails. Vermutlich ist beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt — öffnen Sie den Kunden, ergänzen Sie sie und schreiben Sie erneut. Ist das Modul E-Mails ausgeschaltet, ist die Seite ausgeblendet, E-Mails werden aber trotzdem versendet.
3. Die Zeile steht lange auf Ausstehend. Der Versand wird noch wiederholt oder ist nach mehreren Versuchen gescheitert. Prüfen Sie die Adresse im Kundendatensatz.
4. Die Zeile zeigt Gesendet, der Kunde hat aber nichts erhalten. Bitten Sie den Kunden, seinen Spam-Ordner und die Schreibweise seiner Adresse zu prüfen.