Journal

Das Journal ist eine chronologische Aufzeichnung der kundenbezogenen Aktivitäten Ihrer Organisation – Buchungen, die Einträge, die go flow für Zustimmungen und Nachverfolgungen schreibt, Bestellungen, Zahlungen, Guthabenbewegungen (Wallet), Gutscheine und Feedback. Nutzen Sie es, um nachzuvollziehen, was geschehen ist, und um Notizen an Geldvorgängen zu hinterlassen. Es zeigt keine Status; prüfen Sie eine Buchung oder Zahlung deshalb auf ihrer eigenen Seite, bevor Sie handeln.

Überblick

Öffnen Sie Journal im Menü; dafür brauchen Sie Kunden auf Ansicht. Die Ereignisse werden mit dem neuesten zuerst aufgeführt, 25 pro Seite. Jede Zeile zeigt ein Symbol für den Ereignistyp, Datum und Uhrzeit, den Kunden, eine Beschreibung und – wo Geld im Spiel ist – einen Betrag. Kleine Tag- und Notizsymbole am Zeilenende zeigen an, dass zu dem Eintrag Tags oder interne Notizen gespeichert sind. Die Schaltfläche Spalten in der letzten Kopfzelle fügt die Spalten Erstellt, Erstellt von, Geändert und Geändert von hinzu. Die Seite lädt Live-Daten vom Server und ist daher nur online verfügbar; offline zeigt sie „Sie müssen online sein, um diese Seite anzuzeigen.“

Ereignistypen

Jeder Eintrag trägt ein Symbol für seinen Typ:

Symbol	Eintrag	Was er ist	Datiert auf	Beschreibung
Kalender	Buchung	Der Platz eines Kunden in einer Session oder einem Termin – jeder Platz, unabhängig vom Status: Auch stornierte Plätze, Wartelistenplätze und abgelaufene Reservierungen erscheinen.	Beginn der Session oder des Termins	Name der Ressource oder Session und Anzahl Plätze
Notizbuch	Journaleintrag	Ein Eintrag, den go flow schreibt; Mitarbeitende können keinen anlegen (siehe unten).	Zeitpunkt der Aufzeichnung	Sein Journaltyp
Warenkorb	Bestellung	Eine Bestellung, bezahlt oder offen.	Zahlungsdatum, bei einer offenen Bestellung die Erstellung	Bestellreferenz; der Bestellbetrag als Betrag
Karte	Zahlung	Eine Zahlungstransaktion, unabhängig von ihrem Ausgang.	Erfassung, sonst Autorisierung, sonst Erstellung	Zahlungsmethode und Anbieter; Betrag
Wallet	Guthaben	Eine Gutschrift oder Belastung auf dem Guthaben des Kunden.	Zeitpunkt der Aufzeichnung	Art der Guthabenbewegung; Gutschrift oder Belastung
Ticket	Gutschein	Ein Gutschein des Kunden.	Gültig ab, sonst Erstellung	Gutscheincode und Name; ursprünglicher Wert
Dokument	Feedback	Eine Feedback-Antwort, die einem Kunden zugeordnet ist; anonyme Antworten erscheinen nie.	Zeitpunkt der Einreichung	Formularname und die erste Bewertung (Sterne, NPS oder CES)

Eine Buchungs- oder Zahlungszeile sieht unabhängig von ihrem Ausgang gleich aus. Bevor Sie etwas zusagen oder einziehen, prüfen Sie die Buchung bei den Teilnehmern der Session und die Zahlung unter Zahlungen oder Bestellungen.

Journaleinträge

go flow schreibt drei Arten von Journaleinträgen:

Journaltyp	Geschrieben, wenn
Der Journaltyp eines Einwilligungs- oder Prozessfelds, zum Beispiel marketing_consent	Der Kunde eine Einwilligung zum ersten Mal beantwortet oder ändert oder ein Prozessfeld ohne gültige Unterschrift unterzeichnet (siehe Vorlagenfelder). Der Eintrag sagt nicht, ob der Kunde zugestimmt oder abgelehnt hat; der Kundendatensatz zeigt die aktuelle Antwort und ihr Datum.
email_change	Der Kunde in seinem Profil auf der Kundenseite seine E-Mail-Adresse ändert.
feedback-followup	Jemand eine Feedback-Antwort als bearbeitet markiert und eine Nachverfolgungsnotiz schreibt (siehe Feedback-Antworten) – nur bei einer Antwort, die nicht anonym ist und von einem bekannten Kunden stammt. Der Eintrag ist auf die Einreichung der Antwort datiert. Der Notiztext erscheint hier nicht; er wird mit dem Eintrag aufbewahrt und ist Teil des Datenexports für betroffene Personen des Kunden.

Es gibt keine Schaltfläche, um einen Journaleintrag oder eine freie Notiz anzulegen. Notizen gehören an Bestellungen, Zahlungen und Guthabenbewegungen (siehe Tags und interne Notizen); eine dauerhafte Angabe zu einem Kunden gehört in ein Kundenfeld nur für Mitarbeitende.

Die Betragsspalte

Wenn ein Eintrag einen Gutschrift- oder Belastungswert hat, erscheint er als Gutschrift in Grün mit Pluszeichen oder als Belastung in Rot mit Minuszeichen. Andere Geld-Ereignisse zeigen den Betrag, gegebenenfalls mit der erfassten Währung.

Nach Monat filtern

Das Datumselement oben ist eine Monatsauswahl: Die Liste zeigt immer genau einen Kalendermonat, vom Januar vor fünf Jahren bis zum laufenden Monat. Um einen anderen Zeitraum zu prüfen, wählen Sie dessen Monat und Jahr. Der Monat gilt auch für die anderen Monatsseiten – Bestellungen, Zahlungen, Guthaben, E-Mails und Auswertungen öffnen mit dem zuletzt gewählten Monat.

Suche

Das Suchfeld (Eintrag suchen) durchsucht die gesamte Historie Ihrer Organisation – die Ergebnisse sind nicht auf den angezeigten Monat beschränkt. Es findet Name und E-Mail-Adresse des Kunden, Namen von Ressourcen, Sessions und Behandlungen, Journaltypen, Bestellreferenzen, Zahlungsmethoden und Anbieter, Arten von Guthabenbewegungen, Gutscheincodes und -namen, Namen von Feedback-Formularen sowie die Tags an Bestellungen und Guthabenbewegungen. Die Ergebnisse aktualisieren sich kurz nach dem Ende Ihrer Eingabe; leeren Sie das Feld, um zum Monat zurückzukehren.

Tags und interne Notizen

Einträge zu Bestellungen, Zahlungen und Guthabenbewegungen können Tags und interne Notizen mit Zeitstempel tragen; Gutscheineinträge tragen Tags. Klicken Sie auf den Aufklapp-Pfeil am Ende einer solchen Zeile oder doppelt auf die Zeile, um ihren Detailbereich zu öffnen; andere Eintragsarten lassen sich nicht aufklappen. Bearbeiten Sie die Tags, tippen Sie eine Notiz in Notiz hinzufügen und drücken Sie die Eingabetaste oder die Plus-Schaltfläche, und klicken Sie dann im Bereich auf Speichern. Jede Notiz wird mit Datum, Uhrzeit und dem Namen des Verfassers gespeichert. Der Bereich zeigt auch, wer den Datensatz erstellt und zuletzt geändert hat, und – wenn Ihre Organisation einen Änderungsverlauf führt und Sie das Recht Audit-Protokoll besitzen – eine Schaltfläche Verlauf für seinen Änderungsverlauf. Speichern erfordert Kunden auf Verwalten; ohne dieses Recht ist der Bereich schreibgeschützt.

Gutscheineinträge behalten derzeit nur Tags: Eine Notiz, die Sie an einem Gutscheineintrag eingeben, wird nicht gespeichert. Setzen Sie die Notiz stattdessen an die zugehörige Bestellung oder Zahlung.

Notizen für eine Übergabe

go flow hat kein Schichtprotokoll und keine Notizen am Kunden selbst. Um eine offene Sache zu übergeben – eine Zusage an einen Gast, eine Frage zu einer Zahlung –, suchen Sie die zugehörige Bestellung, Zahlung oder Guthabenbewegung, setzen Sie einen im Team vereinbarten Tag und schreiben Sie eine Notiz: was geschehen ist, was noch zu tun ist und wer handeln soll. Eine Notiz allein ändert keine Buchung und erstattet keine Zahlung. Siehe Den Tag übergeben.

Excel-Export

Die Schaltfläche Nach Excel exportieren lädt die aktuell angezeigten Zeilen als Tabelle herunter, mit Typ, Datum, Kunde, E-Mail-Adresse, Ressource, Beschreibung, Betrag, Gutschrift, Belastung und Währung. Die Datei wird mit dem aktuellen Datum benannt, sodass aufeinanderfolgende Exporte einander nicht überschreiben.