Videotermine durchführen

Ein Videotermin ist ein Live-Gespräch zwischen einem Kunden und einer Ressource — zum Beispiel eine 30-minütige Online-Beratung bei einer Fachperson. Der Kunde bucht ihn auf der Buchungsseite wie jede andere Behandlung, erhält einen Link, und beide nehmen im Browser auf der Videoseite von go flow teil. Es muss keine App installiert werden.

Die Videogespräche von go flow laufen über das eigene Twilio-Video-Konto der Organisation. Sie sind für genau zwei Teilnehmende gebaut und werden nicht aufgezeichnet.

Bekannte Probleme in der aktuellen Version

Lesen Sie dies, bevor Sie Videotermine anbieten:

• Der Gastgeber hat keinen funktionierenden Link. Nur die Ressource kann den Kunden ins Gespräch lassen (siehe Wie der Gastgeber beitritt), aber go flow gibt der Ressource derzeit keinen funktionierenden Weg, den Termin zu öffnen: Keine E-Mail an die Ressource enthält einen Link, und die Felder Kunden-Video-URL und Ressourcen-Video-URL im Termindialog des Kalenders zeigen Adressen, die nicht zum Termin gehören. Ohne Gastgeber bleibt der Kunde im Warteraum. Bis dies behoben ist, lassen sich Videotermine nicht über go flow durchführen.
• Im Kalender erstellte Termine erhalten keinen Beitrittslink. Erstellen Mitarbeitende einen Termin im Kalender und haken Videotermin an, führt die Bestätigung des Kunden den Termin mit „(Video)" auf, enthält aber keinen Link.
• Eine spätere Änderung der Terminart erreicht den Kunden nicht. Das An- oder Abhaken von Videotermin bei einem bestehenden Termin sendet dem Kunden weder eine neue Bestätigung noch einen Link.

Der Rest dieser Seite beschreibt die Einrichtung und das Gespräch so, wie das Produkt sie umsetzt.

Bevor Sie beginnen

• Verwalten auf Konfiguration & Einstellungen.
• Ein Twilio-Konto mit Programmable Video sowie dessen Konto-SID, ein API-Schlüssel und das zugehörige API-Geheimnis. Allfällige Twilio-Gebühren werden diesem Konto belastet.
• Mindestens eine Standardressource mit Verfügbarkeit, die die Gespräche führt (siehe Ressource anlegen).

Video einschalten und Zugangsdaten eingeben

1. Öffnen Sie Konfigurationen > Organisation und die Registerkarte Module.
2. Stellen Sie sicher, dass der Schalter Video eingeschaltet ist (er ist eingeschaltet, sofern ihn niemand ausgeschaltet hat).
3. Füllen Sie Konto-SID, API-Schlüssel und API-Geheimnis aus und speichern Sie. Das Geheimnis lässt sich nicht wieder auslesen: Nach dem Speichern zeigt das Feld „Gespeichert — neuen Wert eingeben zum Ersetzen oder leeren".

Erst wenn alle drei Werte vorhanden sind, bietet das Dashboard Video an: die Umschaltung Terminarten bei Behandlungen, die Spalte Terminarten bei den Verfügbarkeitsregeln der Ressourcen, das Feld Videotermin im Kalender und die Video-Texte bei Buchungsvorlagen. Fehlt ein Wert, bleiben diese einfach ausgeblendet; eine Warnung gibt es nicht.

Eine Mitgliedsorganisation einer Gruppe kann auf ihrer Registerkarte Module Gruppen-Integrationseinstellungen verwenden anhaken, um die Video-Einstellungen der Gruppe zu übernehmen; diese sind dann beim Mitglied gesperrt. Sind die eigenen drei Werte einer Mitgliedsorganisation unvollständig, greift die Videoseite ausserdem auf die Zugangsdaten der Gruppe zurück. Einzelheiten: Organisationseinstellungen.

Video-Behandlung einrichten

Öffnen Sie die Behandlung (Konfigurationen > Behandlungen) und stellen Sie Terminarten auf Video, oder auf Beide, wenn dieselbe Leistung vor Ort und per Video angeboten wird. Geben Sie einer Fernleistung eine eigene Behandlung, statt eine bestehende Vor-Ort-Behandlung umzustellen. In Gruppenorganisationen wird die Umschaltung nicht angeboten. Siehe Behandlung anlegen.

Wenn Sie die Behandlung auf der Registerkarte Behandlungen einer Ressource anhaken, übernimmt die Ressource die Terminart der Behandlung; eine eigene Einstellung pro Ressource gibt es nicht. Speichern Sie die Behandlung später, wird eine geänderte Terminart auf jede Ressource übertragen, die sie anbietet.

Videozeiten bei der Ressource öffnen

Videozeiten ergeben sich aus den Verfügbarkeitsregeln der Ressource. Auf der Registerkarte Verfügbarkeit der Ressource hat jede Regel eine Spalte Terminarten: Physisch, Video oder Physisch & Video. Eine neue Regel startet mit Physisch. Speichern Sie die Ressource, nachdem Sie die Regeln geändert haben.

Die Buchungsseite bietet eine Zeit nur dort an, wo Regel und Behandlung übereinstimmen:

Behandlung	Regel Physisch	Regel Video	Regel Physisch & Video
Physisch	vor Ort	nichts	vor Ort
Video	nichts	Video	Video
Beide	vor Ort	Video	der Kunde wählt

Video- und Vor-Ort-Termine teilen sich den einen Kalender der Ressource: Ein gebuchter Videotermin blockiert diese Zeit für Vor-Ort-Buchungen und umgekehrt. Abwesenheit, parallele Buchungen und der Buchungshorizont gelten gleichermassen. Siehe Ressourcendetails.

Was der Kunde sieht und erhält

Auf der Buchungsseite zeigt eine Behandlung mit Beide über ihren freien Zeiten einen Filter — Alle, Vor Ort, Video. Wählt der Kunde bei Alle eine Zeit, die für beides offen ist, fragt ein Dialog Terminart wählen nach Vor Ort oder Video. Eine Behandlung, die nur Video ist, zeigt keine Auswahl.

Der Beitrittslink wird nur in der Buchungsbestätigung per E-Mail versendet. Die Zeile des Termins trägt „(Video)" hinter dem Namen und darunter eine Zeile „Video-Termin — hier teilnehmen" mit dem Link. Diese Zeile können Sie in der E-Mail-Vorlage der Bestätigung umformulieren (siehe Nachrichtenvorlagen); eine Vorlage, die gespeichert wurde, bevor es die Zeile gab, zeigt stattdessen eine einfache Zeile „Video:" mit dem Link. Erinnerungen per E-Mail und SMS zeigen „(Video)", aber keinen Link, und die Bestätigungsseite der Buchung zeigt keinen Link.

Die Bestätigung und damit der Link werden nur versendet, solange bei der Ressource unter E-Mail-Benachrichtigungen der Schalter Bestätigung eingeschaltet ist (siehe Ressourcendetails).

Wie der Kunde beitritt

Der Link öffnet die Videoseite von go flow im Browser, in der Sprache des Browsers (Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Schwedisch; sonst Englisch).

• Zu früh. Bis 6 Minuten vor Beginn zeigt die Seite Ihr Termin mit der Zeit und „Bitte kommen Sie kurz vor Ihrem Termin zurück."; sobald es so weit ist, öffnet sie den Warteraum von selbst.
• Warteraum. Ab 6 Minuten vor Beginn sieht der Kunde Namen, erstes Bild und Behandlung der Ressource, die Zeit und „Bitte warten Sie — Sie werden in Kürze zugelassen." Kamera testen zeigt eine Vorschau. Sobald der Gastgeber den Kunden zugelassen hat, wechselt die Zeile zu „Sie können jetzt beitreten." und Anruf beitreten erscheint.
• Zu spät. Die Seite schliesst 120 Minuten nach der Anfangszeit — nicht nach dem Ende — und zeigt dann „Dieser Termin ist beendet." Wer bereits im Gespräch ist, wird nicht getrennt.
• Storniert oder gelöscht. Der Link zeigt dann „Es konnte kein anstehender Termin gefunden werden." Wird der Termin auf eine andere Zeit verschoben, bleibt der Link derselbe; das Zeitfenster verschiebt sich mit.

Der Browser fragt nach Zugriff auf Kamera und Mikrofon, wenn der Kunde auf Kamera testen oder Anruf beitreten klickt.

Wie der Gastgeber beitritt

Siehe Bekannte Probleme: go flow liefert derzeit keinen funktionierenden Gastgeber-Link. Die Gastgeber-Seite der Videoseite funktioniert so:

• Der Gastgeber sieht Namen, E-Mail-Adresse und Mobilnummer des Kunden, die Behandlung und die Zeit sowie eine Zeile „Der Teilnehmer ist noch nicht eingetroffen." oder „Der Teilnehmer wartet."
• Teilnehmer zulassen wird aktiv, wenn der Kunde im Warteraum ist. Klicken Sie darauf, dann auf Meeting starten.
• Meeting starten funktioniert auch ohne Zulassen, aber der Kunde wartet dann weiter: Verlassen Sie das Gespräch, klicken Sie auf Teilnehmer zulassen und starten Sie erneut.
• Die Zulassung gilt nur in der geöffneten Seite des Gastgebers. Lädt der Gastgeber die Seite neu, lassen Sie den Kunden erneut zu.

Während des Gesprächs

Die Bedienelemente sind Mikrofon stummschalten / Stummschaltung aufheben, Kamera wechseln (nur sichtbar, wenn das Gerät mehr als eine Kamera hat) und Anruf beenden. Jede Seite sieht ein kleines Bild von sich selbst und „Teilnehmer ist stummgeschaltet", wenn die andere Seite ihr Mikrofon stummgeschaltet hat.

Die Videogespräche von go flow haben keine Schaltfläche zum Ausschalten der Kamera, keine Bildschirmfreigabe, keinen Chat, keine Aufzeichnung und keine Auswahl von Kamera oder Mikrofon — es werden die Standardgeräte des Browsers verwendet. Eine dritte Person kann nicht beitreten. Anruf beenden führt zurück in den Warteraum, von wo die Person erneut beitreten kann, solange das Zeitfenster des Termins offen ist; dasselbe geschieht, wenn die Verbindung abbricht.

Wenn jemand keine Verbindung bekommt

Was die Person sieht	Wahrscheinliche Ursache	Was zu tun ist
„Ihre aktuellen Einstellungen erlauben dieser Applikation nicht, auf Kamera und Mikrofon zuzugreifen. Bitte passen Sie diese Einstellungen an und laden Sie diese Seite neu."	Der Browser hat Kamera oder Mikrofon für die Seite gesperrt.	Kamera und Mikrofon in den Website-Einstellungen des Browsers erlauben und die Seite neu laden.
„Diese Applikation konnte nicht auf Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon zugreifen. Bitte stellen Sie sicher, dass diese nicht von einer anderen Anwendung verwendet werden."	Ein anderes Programm verwendet die Kamera.	Das andere Programm schliessen (ein anderes Gespräch, eine Kamera-App) und neu laden.
„Die Dienstleistung ist derzeit nicht verfügbar, bitte versuchen Sie es in ein paar Minuten noch einmal."	Netzwerkproblem, keine Kamera gefunden, zu viele Versuche aus einem Netzwerk oder der Videodienst ist nicht erreichbar.	Kurz warten und neu laden; ein anderes Netzwerk oder ein Gerät mit Kamera versuchen.
„Es konnte kein anstehender Termin gefunden werden."	Der Link ist unvollständig, oder der Termin wurde storniert oder gelöscht.	Den Termin im Kalender prüfen; dem Kunden den Link aus der Bestätigung erneut senden.
„Dieser Termin ist beendet."	Seit der Anfangszeit sind mehr als 120 Minuten vergangen.	Einen neuen Termin buchen.
Anruf beitreten oder Meeting starten dreht sich, und nichts geschieht.	Die Video-Zugangsdaten der Organisation fehlen oder sind falsch.	Die drei Werte auf der Registerkarte Module prüfen.
Der Kunde sieht weiterhin „Bitte warten Sie — Sie werden in Kürze zugelassen."	Der Gastgeber hat den Kunden nicht zugelassen.	Der Gastgeber klickt auf Teilnehmer zulassen.

Um einen verlorenen Link erneut zu senden, öffnen Sie die Bestätigung des Kunden auf der Seite E-Mails, kopieren Sie den Link und senden Sie ihn mit E-Mail verfassen. Kann das Gespräch nicht stattfinden, rufen Sie den Kunden an und verschieben oder stornieren Sie den Termin.

Video ausschalten

Schalten Sie das Modul Video aus oder leeren Sie die Zugangsdaten, werden die Video-Bedienelemente im Dashboard ausgeblendet, aber Behandlungen und Verfügbarkeitsregeln, die bereits auf Video stehen, bleiben auf der Buchungsseite buchbar, und Kunden mit einem Link können weiterhin den Warteraum öffnen — ohne Zugangsdaten kann das Gespräch selbst nicht beginnen. Stellen Sie vor dem Ausschalten Ihre Behandlungen auf Physisch und Ihre Verfügbarkeitsregeln auf Physisch.

Nicht das Werbevideo

Ein Videoclip, der im Detailblatt einer Session läuft, ist ein Werbevideo und hat mit Videoterminen nichts zu tun. Siehe Bilder und Werbevideo hinzufügen.