Sichtbarkeit & Buchbarkeit von Sitzungen

Jeder Sitzungstermin, den Sie generieren, trägt eigene Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit. Diese legen fest, wer den Termin in Ihrem Buchungskalender sieht, wer ihn buchen kann und was vor seiner Freigabe angezeigt wird. Diese Seite erklärt, was jede Einstellung für den Kunden bedeutet.

Diese Einstellungen gehören zu jedem einzelnen generierten Termin, nicht zum Sitzungstyp als Ganzem — deshalb bietet der Dialog Generieren die Funktion Auf Auswahl anwenden, mit der Sie dieselben Einstellungen in einem Schritt auf eine Reihe bestehender Termine übertragen.

Die vier Sichtbarkeitsstufen

Sie legen diese Stufen sowohl im Dialog Generieren als auch im Dialog Sitzung bearbeiten fest.

• Öffentlich — die Voreinstellung. Der Termin wird im Buchungskalender aufgeführt und ist gemäss seinem Buchbarkeitsmodus buchbar.
• Versteckt — der Termin wird vollständig aus dem Buchungskalender entfernt. Die Buchungs-App erhält ihn nie. Verwenden Sie dies für interne oder Offline-Sitzungen, die dennoch in Ihrem eigenen Terminplaner erscheinen sollen.
• Privat — der Termin wird aufgeführt, ist aber stets gesperrt: Er erscheint mit einem Vorhängeschloss und einer allgemeinen Karte Privat (mit dem Hinweis "Dieser Termin ist reserviert und nicht buchbar.") statt mit dem echten Sitzungsnamen. Über den öffentlichen Kalender können Kunden ihn gar nicht erreichen. Teilen Sie stattdessen den direkten Teilnahme-Link / QR-Code aus dem Dialog Sitzung bearbeiten; der eingeladene Kunde bucht nach der Anmeldung gegen die Kapazität. Verwenden Sie dies für einen Termin, der für einen bestimmten Kunden oder eine bestimmte Gruppe reserviert ist.
• Eingeschränkt — der Termin wird der Buchungs-App für alle nicht berechtigten Personen vorenthalten. Berechtigte Kunden sehen die echte Sitzung mit einem Symbol für die Mitgliedergruppe und können sie buchen; nicht berechtigte Kunden, die die Auflistung dennoch erreichen, sehen eine gesperrte Karte "Nur für Mitglieder" ohne Name und ohne Preis.

Buchbarkeitsmodus

• Sofort buchbar — sofort buchbar (Voreinstellung).
• Nicht buchbar — sichtbar, aber nie buchbar (zum Beispiel eine Sitzung, die nur zur Information angezeigt wird).
• Buchbar ab Datum — blendet ein Datumsfeld ein. Vor diesem Datum ist der Termin für die Öffentlichkeit nicht buchbar; ab diesem Datum wird er automatisch freigegeben. Zum Öffnungsdatum ist kein Eingreifen erforderlich.

Anzeigemaske "Demnächst"

Die Anzeige kennt zwei Werte: Vollständige Details (Voreinstellung) und Demnächst (maskiert). Ein auf Demnächst (maskiert) gesetzter Termin mit einem künftigen Datum unter Buchbar ab Datum zeigt eine allgemeine Karte "Demnächst" — ohne Sitzungsnamen, ohne Preis, ohne Platzangabe. Sobald das Datum verstreicht, löst sich die Maske von selbst auf: Die echten Details erscheinen und der Termin wird buchbar, ohne manuellen Schritt. Sie ist an das Datum gebunden und hebt sich selbst auf.

Eingeschränkte Berechtigung und berechtigte Gruppen

Voraussetzung in der Organisation: Die Steuerungen für berechtigte Gruppen und Vorab-Zugriff erscheinen erst, wenn Ihre Organisation ein Kundenfeld als "Gruppenzugehörigkeitsfeld" festgelegt hat (die Einstellung groupMembershipFieldProperty). Die Optionen dieses Feldes — etwa ein Feld Mitgliedsstufe mit den Werten Bronze / Silber / Gold — werden zu den auswählbaren Gruppen. Solange kein Feld festgelegt ist, zeigen die Steuerungen für Eingeschränkt statt der Auswahl einen Info-Hinweis, und die Berechtigung lässt sich gar nicht verwenden. Richten Sie das Feld zuerst in Ihren Organisationseinstellungen ein.

Ist dies erledigt, blendet ein eingeschränkter Termin die Auswahl Berechtigte Gruppen ein. Nur Kunden, deren Zugehörigkeitsfeld sie einer ausgewählten Gruppe zuordnet, können den Termin sehen und buchen; allen anderen wird er nicht angezeigt oder sie sehen die gesperrte Karte "Nur für Mitglieder".

Vorab-Zugriff vs. Frühbucher-Preis — nicht dasselbe

Zwei verschiedene Funktionen teilen sich das Wort "Frühbucher". Halten Sie sie auseinander:

• Vorab-Zugriff (diese Seite) — erlaubt einer berechtigten Untergruppe, vor dem allgemeinen Öffnungsdatum zu buchen. Das ist eine Steuerung für Sichtbarkeit/Zeitpunkt und gehört zu den Einschränkungs-Einstellungen des Termins.
• Frühbucher-Preis — eine eigene Preis-Funktion im Buchungskalender, die für begrenzte Zeit einen vergünstigten Preis anbietet. Sie hat eigene Felder und Kennzeichen.

Der Vorab-Zugriff ändert, wann ein Kunde buchen kann; der Frühbucher-Preis ändert, was er bezahlt. Ein Termin kann das eine, beides oder keines von beidem nutzen.

Vorab-Zugriffsstufen

Vorab-Zugriffsstufen erscheinen nur, wenn ein Termin Eingeschränkt und Buchbar ab Datum ist. Jede Stufe hat ihre eigene Gruppenliste (die von den Basis-berechtigten Gruppen abweichen kann) und einen Vorlauf in Tagen — ein berechtigtes Mitglied einer Stufe kann so viele Tage vor dem allgemeinen Öffnungsdatum buchen. Neue Stufen übernehmen als Vorlauf die in Ihrer Organisation konfigurierte Voreinstellung; Sie können mehrere Stufen hinzufügen und jede bis auf die letzte entfernen. Eine Stufe ohne Gruppen wird beim Speichern verworfen.

Für den Kunden sieht ein Mitglied mit Vorab-Zugriff die Sitzung als vollständig buchbar, während alle anderen noch die Maske "Demnächst" sehen — ohne weiteres Zutun, ausser als berechtigtes Mitglied angemeldet zu sein.

Durchgerechnetes Beispiel

Ein Fitnessstudio hat ein Kundenfeld Mitgliedsstufe, das als Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt ist, mit den Optionen Bronze, Silber, Gold. Ein beliebter Kurs öffnet für die Öffentlichkeit am 1. September. Der Betreiber konfiguriert einen Termin:

• Sichtbarkeit: Eingeschränkt
• Berechtigte Gruppen: Bronze, Silber, Gold
• Buchbarkeit: Buchbar ab 1. September
• Anzeige: Demnächst
• Vorab-Zugriffsstufe: Gold-Mitglieder, 7 Tage Vorlauf

Was der jeweilige Kunde sieht:

• Ein Gold-Mitglied — sieht den echten Kurs und kann ab 25. August buchen (7 Tage früher); die Vorab-Zugriffsstufe umgeht die Maske für seine Gruppe.
• Ein Bronze- oder Silber-Mitglied — ist berechtigt, hat aber keine Vorab-Zugriffsstufe und sieht daher bis zum 1. September "Demnächst", danach bucht es wie die Öffentlichkeit.
• Ein Nichtmitglied — der Termin wird vorenthalten; erscheint er dennoch, sieht das Nichtmitglied eine gesperrte Karte "Nur für Mitglieder" ohne Name und Preis und kann ihn nie buchen.

Wie die Konfiguration beim Kunden ankommt

Das Dashboard speichert diese Entscheidungen pro Termin und lässt alles weg, was auf der Voreinstellung steht. Der Buchungskalender setzt sie dann pro Betrachter durch: Versteckte Termine erreichen ihn nie, private und nicht berechtigte eingeschränkte Termine werden gesperrt angezeigt, und "Demnächst"-Termine bleiben maskiert, bis ihr Datum verstreicht — während Mitglieder mit Vorab-Zugriff die live buchbare Karte schon vorher erhalten. Legen Sie es einmal pro Termin fest (oder über Auf Auswahl anwenden für eine ganze Reihe), und das Kundenerlebnis folgt automatisch.