Sichtbarkeit & Buchbarkeit von Sessions

Jeder Session-Termin, den Sie generieren, trägt eigene Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit. Diese legen fest, wer den Termin in Ihrem Buchungskalender sieht, wer ihn buchen kann und was vor seiner Freigabe angezeigt wird. Diese Seite erklärt, was jede Einstellung für den Kunden bedeutet, was eine Änderung mit bereits bestehenden Buchungen macht und wie Sie das Ergebnis aus Kundensicht prüfen.

Diese Einstellungen gehören zu jedem einzelnen generierten Termin, nicht zum Session-Typ als Ganzem — deshalb bietet der Dialog Generieren die Funktion Auf Auswahl anwenden, mit der Sie dieselben Einstellungen in einem Schritt auf eine Reihe bestehender Termine übertragen. Auf Auswahl anwenden ersetzt alle diese Einstellungen auf jedem ausgewählten Termin — auch auf Terminen, die bereits Buchungen haben — durch das, was der Dialog Generieren zeigt. Sie finden sie unter Sichtbarkeit & Buchbarkeit sowohl im Dialog Generieren als auch im Dialog Session bearbeiten: Sichtbarkeit, Buchbarkeit und Anzeige.

Ein Termin erreicht den Buchungskalender erst, wenn er aktiv ist: Ein geplanter Termin wird nie aufgeführt, gleich welche Sichtbarkeit er hat (siehe Terminplaner).

Was Kunden sehen

Einstellung	Im Buchungskalender aufgeführt	Was der Kunde sieht	Online buchbar
Öffentlich, Sofort buchbar	Ja	Die Session mit Name, Bild, Preis und freien Plätzen	Ja, bis sie voll ist
Versteckt	Nein	Nichts	Nein
Privat	Ja	Eine gesperrte Karte Privat: «Dieser Termin ist reserviert und nicht buchbar.» Ohne Name, Bild und Preis	Nein — nur über den direkten Link der Session oder einen Gruppenlink (siehe unten)
Eingeschränkt, Kunde in einer berechtigten Gruppe	Ja	Die Session mit dem Hinweis Mitglieder-Session	Ja
Eingeschränkt, Kunde nicht berechtigt oder nicht angemeldet	Ja	Eine gesperrte Karte Nur für Mitglieder: «Dieser Termin ist nur für Mitglieder verfügbar.» Ohne Name und Preis	Nein
Nicht buchbar	Ja	Name und Zeit der Session, keine freien Plätze, keine Buchungsschaltfläche	Nein
Buchbar ab Datum oder Buchbar Tage vorher, vor dem Öffnungsdatum	Ja	Eine Karte Demnächst: «Die Buchung wird bald freigeschaltet — schau später wieder vorbei.» Ohne Name, Bild und Preis	Nein — ausser Mitgliedern mit Vorab-Zugriff
Mitglied mit Vorab-Zugriff, vor dem Öffnungsdatum	Ja	Die Session mit dem Hinweis Vorabzugang	Ja

Ein Kunde, der einen Termin bereits gebucht hat, sieht ihn immer vollständig — auch einen versteckten, privaten oder eingeschränkten —, damit seine eigene Buchung nie aus dem Blick gerät.

Die vier Sichtbarkeitsstufen

• Öffentlich — die Voreinstellung. Der Termin wird im Buchungskalender aufgeführt und ist gemäss seinem Buchbarkeitsmodus buchbar.
• Versteckt — der Termin wird vollständig aus dem Buchungskalender entfernt. Die Buchungs-App erhält ihn nie. Verwenden Sie dies für interne oder Offline-Sessions, die dennoch in Ihrem eigenen Terminplaner erscheinen sollen.
• Privat — der Termin wird aufgeführt, ist aber stets gesperrt: Er erscheint mit einem Vorhängeschloss und einer allgemeinen Karte Privat (mit dem Hinweis «Dieser Termin ist reserviert und nicht buchbar.») statt mit dem echten Session-Namen. Über den öffentlichen Kalender und den Checkout können Kunden ihn gar nicht buchen. Teilen Sie stattdessen den direkten Link / QR-Code aus dem Dialog Session bearbeiten: Jede eingeladene Person meldet sich mit ihrer E-Mail-Adresse an und belegt einen der Plätze der Session, online kostenlos. Sie können auch eine organisierende Person mit mehreren Plätzen eintragen und deren Gruppenlink teilen. Verwenden Sie Privat für einen Termin, der für einen bestimmten Kunden oder eine bestimmte Gruppe reserviert ist — siehe Gruppen- oder Firmenkurs durchführen.
• Eingeschränkt — der Termin wird für alle aufgeführt. Kunden in einer berechtigten Gruppe (siehe unten) sehen die echte Session mit einem Mitglieder-Hinweis und können sie buchen; alle anderen — auch Besucher, die nicht angemeldet sind — sehen eine gesperrte Karte «Nur für Mitglieder» ohne Name und ohne Preis und können sie nicht buchen. Ein eingeschränkter Termin schränkt nur ein, wenn Ihre Organisation ein Gruppenzugehörigkeitsfeld hat und der Termin mindestens eine berechtigte Gruppe trägt; fehlt eines davon, wird er wie ein öffentlicher Termin aufgeführt und gebucht.

Buchbarkeit

Das Feld Buchbarkeit kennt vier Werte:

• Sofort buchbar — sofort buchbar (Voreinstellung).
• Nicht buchbar — sichtbar, aber nie buchbar (zum Beispiel eine Session, die nur zur Information angezeigt wird, oder ein Kurs, dessen Verkauf Sie gestoppt haben).
• Buchbar ab Datum — blendet ein Datumsfeld ein. Vor diesem Datum ist der Termin für die Öffentlichkeit nicht buchbar; er öffnet automatisch um Mitternacht (Zeitzone Ihrer Organisation) an diesem Datum. Zum Öffnungsdatum ist kein Eingreifen erforderlich.
• Buchbar Tage vorher — fragt im Feld Öffnet so viele Tage vorher nach einer Anzahl Tage. Der Termin öffnet um Mitternacht so viele Tage vor seinem eigenen Datum, eine wöchentliche Serie also Woche für Woche. Der Hinweis unter dem Feld zeigt das daraus folgende Datum (Öffnet am …), ebenso das Symbol im Terminplaner.

Ein Termin auf Buchbar ab Datum ohne Datum oder auf Buchbar Tage vorher ohne Zahl ist für niemanden buchbar, bis Sie den Wert eintragen.

«Demnächst» und die Einstellung Anzeige

Auf der Buchungsseite erscheint ein Termin, dessen Öffnungsdatum (Buchbar ab Datum oder Buchbar Tage vorher) noch in der Zukunft liegt, als Karte Demnächst — ohne Session-Namen, ohne Bild, ohne Preis, ohne Platzangabe —, und zwar für alle ausser Mitgliedern mit Vorab-Zugriff. Sobald das Datum verstreicht, löst sich die Karte von selbst auf: Die echten Details erscheinen und der Termin wird buchbar, ohne manuellen Schritt.

Das Feld Anzeige (Vollständige Details oder Demnächst (maskiert)) ändert nicht, was Kunden sehen. Es kennzeichnet den Termin nur in Ihrem eigenen Terminplaner: Ein Termin auf Demnächst (maskiert) wird abgeblendet dargestellt, solange er zugleich ein Sichtbarkeits- oder Buchbarkeitssymbol trägt — bis zu seinem Öffnungsdatum oder, ohne Öffnungsdatum, bis Sie die Einstellung ändern. Ein Termin mit Öffentlich und Sofort buchbar wird gar nicht gekennzeichnet. Kunden sehen die Karte Demnächst immer dann, wenn das Öffnungsdatum noch bevorsteht, gleich welchen Wert Sie unter Anzeige wählen.

Kapazität, Minimum und Vorlaufzeit

• Kapazität — jeder Termin hat seine eigene Kapazität, die Sie pro Datum unter Session bearbeiten ändern. Kunden sehen die freien Plätze; ein Termin ohne freien Platz zeigt Voll. Für einen Kunden reservierte Plätze, Reservierungen im laufenden Checkout und Wartelisten-Einträge zählen als belegt.
• Minimum — die Mindestkapazität der Session-Ressource dient nur der Information: Die Buchungsseite zeigt «mind. N Teilnehmer», und der Terminplaner markiert eine Session, die noch darunter liegt. Automatisch geschieht nichts; go flow storniert eine Session nicht, die unter ihrem Minimum bleibt.
• Vorlaufzeit — Termine, die weiter in der Zukunft liegen als Buchungen möglich (in Tagen) der Session-Ressource, werden gar nicht aufgeführt. Siehe Ressourcendetails.

Eingeschränkte Berechtigung und berechtigte Gruppen

Voraussetzung in der Organisation: Die Steuerungen für berechtigte Gruppen und Vorab-Zugriff erscheinen erst, wenn Ihre Organisation ein Kundenfeld als Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt hat (Gruppenzugehörigkeitsfeld in den Organisationseinstellungen). Die Optionen dieses Feldes — etwa ein Feld Mitgliedsstufe mit den Werten Bronze / Silber / Gold — werden zu den auswählbaren Gruppen. Solange kein Feld festgelegt ist, zeigt die Auswahl Eingeschränkt statt der Gruppenauswahl einen Info-Hinweis («Für diese Organisation ist kein Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt…»), und der Termin ist gar nicht eingeschränkt. Richten Sie das Feld zuerst in Ihren Organisationseinstellungen ein.

Ist dies erledigt, blendet ein eingeschränkter Termin die Auswahl Berechtigte Gruppen ein. Nur Kunden, deren Zugehörigkeitsfeld sie einer ausgewählten Gruppe zuordnet, können den Termin buchen; alle anderen sehen die gesperrte Karte «Nur für Mitglieder». Die Gruppe eines Kunden wird aus seinem Kundendatensatz gelesen, wenn er angemeldet ist; eine Änderung dieses Feldes gilt also ab seinem nächsten Besuch.

Vorab-Zugriff vs. Frühbucher-Preis — nicht dasselbe

Zwei verschiedene Funktionen teilen sich das Wort «Frühbucher». Halten Sie sie auseinander:

• Vorab-Zugriff (diese Seite) — erlaubt einer berechtigten Untergruppe, vor dem allgemeinen Öffnungsdatum zu buchen. Das ist eine Steuerung für Sichtbarkeit/Zeitpunkt und gehört zu den Einschränkungs-Einstellungen des Termins.
• Frühbucher-Preis — eine eigene Preis-Funktion im Buchungskalender, die für begrenzte Zeit einen vergünstigten Preis anbietet. Sie hat eigene Felder und Kennzeichen — siehe Aktion oder Rabattcode einrichten.

Der Vorab-Zugriff ändert, wann ein Kunde buchen kann; der Frühbucher-Preis ändert, was er bezahlt. Ein Termin kann das eine, beides oder keines von beidem nutzen.

Vorab-Zugriffsstufen

Vorab-Zugriffsstufen erscheinen nur, wenn ein Termin Eingeschränkt ist und an einem Datum öffnet (Buchbar ab Datum oder Buchbar Tage vorher), und nur solange das Modul Aktionen eingeschaltet ist. Jede Stufe hat ihre eigene Gruppenliste unter Gruppen mit Vorab-Zugriff (die von den Basis-berechtigten Gruppen abweichen kann) und einen Vorlauf unter Vorab-Zugriff Vorlauf (Tage) — ein Mitglied einer Stufe kann so viele Tage vor dem allgemeinen Öffnungsdatum buchen. Neue Stufen übernehmen als Vorlauf die in Ihrer Organisation konfigurierte Voreinstellung; mit Vorab-Zugriffsstufe hinzufügen legen Sie weitere an, und jede bis auf die letzte lässt sich entfernen. Eine Stufe ohne Gruppen wird beim Speichern verworfen.

Für den Kunden sieht ein Mitglied mit Vorab-Zugriff die Session als vollständig buchbar, mit dem Hinweis Vorabzugang, während alle anderen noch die Karte «Demnächst» sehen — ohne weiteres Zutun, ausser als berechtigtes Mitglied angemeldet zu sein.

Gespeicherte Stufen bleiben wirksam, auch wenn der Editor ausgeblendet ist: Schalten Sie das Modul Aktionen aus oder ändern Sie die Sichtbarkeit des Termins weg von Eingeschränkt, verschwinden die Stufen-Zeilen, der Vorab-Zugriff bleibt aber bestehen. Um den Vorab-Zugriff zu beenden, leeren Sie die Gruppen der Stufe, solange der Termin noch eingeschränkt ist, speichern und ändern erst danach die Sichtbarkeit.

Durchgerechnetes Beispiel

Ein Fitnessstudio hat ein Kundenfeld Mitgliedsstufe, das als Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt ist, mit den Optionen Bronze, Silber, Gold. Ein beliebter Kurs öffnet für die Öffentlichkeit am 1. September. Der Betreiber konfiguriert einen Termin:

• Sichtbarkeit: Eingeschränkt
• Berechtigte Gruppen: Bronze, Silber, Gold
• Buchbarkeit: Buchbar ab Datum, 1. September
• Vorab-Zugriffsstufe: Gold-Mitglieder, 7 Tage Vorlauf

Was der jeweilige Kunde sieht:

• Ein Gold-Mitglied — sieht den echten Kurs mit dem Hinweis Vorabzugang und kann ab 25. August buchen (7 Tage früher).
• Ein Bronze- oder Silber-Mitglied — ist berechtigt, hat aber keine Vorab-Zugriffsstufe und sieht daher bis zum 1. September «Demnächst», danach bucht es wie die Öffentlichkeit.
• Ein Nichtmitglied oder wer nicht angemeldet ist — sieht bis zum 1. September «Demnächst», danach eine gesperrte Karte «Nur für Mitglieder» ohne Name und Preis, und kann den Kurs nie buchen.

Was eine Änderung mit bestehenden Buchungen macht

Änderungen an Sichtbarkeit, Buchbarkeit und Kapazität wirken darauf, wer den Termin ab jetzt findet und bucht. Sie stornieren oder verschieben nie eine bereits bestehende Buchung:

• Bereits gebuchte Kunden behalten ihren Platz und sehen die Session weiterhin vollständig.
• Ein Kunde, der gerade im Checkout ist, wird beim Bezahlen gestoppt, wenn der Termin für ihn nicht mehr buchbar ist; belastet wird er nicht.
• Personen, die sich über den Gruppenlink einer organisierenden Person anmelden, werden von Nicht buchbar oder einem noch bevorstehenden Öffnungsdatum nicht gestoppt — die organisierende Person hält ihre Plätze bereits —, ein eingeschränkter Termin lässt aber weiterhin nur berechtigte Personen zu.
• Die Kapazität lässt sich nicht unter die bereits gebuchten Plätze senken; um eine Session weiter zu verkleinern, stornieren Sie zuerst Teilnehmer.

Um den Verkauf zu stoppen, ohne jemanden zu stornieren, wählen Sie Nicht buchbar. Wie Sie die Session selbst stornieren, steht unter Session bearbeiten; betrifft ein Problem mehrere Sessions, siehe Ausfälle und Störungen bewältigen.

Prüfen, was Ihre Kunden sehen

Prüfen Sie dies nach jeder Änderung, die Ihnen wichtig ist, bevor Sie die Session ankündigen.

Sie brauchen: den Kundenlink der Buchungsseite (siehe Online-Buchung einrichten) und zwei Testkunden mit E-Mail-Adressen, die Sie lesen können — einen, dessen Gruppenzugehörigkeitsfeld eine berechtigte Option enthält, und einen ohne.

1. Speichern Sie die Session und warten Sie, bis das Wolkensymbol in der oberen Leiste anzeigt, dass alles synchronisiert ist.
2. Nicht angemeldet: Öffnen Sie die Buchungsseite in einem privaten Browserfenster und gehen Sie zur Woche der Session. Vergleichen Sie, was Sie sehen, mit der Tabelle oben.
3. Berechtigter Kunde: Melden Sie sich auf der Buchungsseite mit der E-Mail-Adresse des ersten Testkunden und dem Einmalcode an, den er erhält (siehe Online-Buchung – Kasse). Öffnen Sie dieselbe Woche.
4. Nichtmitglied: Melden Sie sich ab oder verwenden Sie ein zweites privates Fenster und wiederholen Sie den Schritt mit dem zweiten Testkunden.

Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht:

• Der Termin fehlt für alle — er ist versteckt, noch geplant, liegt weiter in der Zukunft als Buchungen möglich, oder seine Session-Ressource ist auf dieser Buchungsseite nicht ausgewählt.
• Ein eingeschränkter Termin ist für alle buchbar — es ist kein Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt, oder auf dem Termin ist keine berechtigte Gruppe ausgewählt.
• Der berechtigte Kunde sieht «Nur für Mitglieder» — prüfen Sie das Gruppenzugehörigkeitsfeld in seinem Kundendatensatz und ob die Änderung synchronisiert ist.
• Ein Termin zeigt nach seinem Datum noch «Demnächst» — das Öffnungsdatum gilt in der Zeitzone Ihrer Organisation; laden Sie die Seite nach Mitternacht dort neu.