E-Mail-Vorlage
In diesem Vollbild-Dialog passen Sie eine automatische E-Mail an — ihr Branding, den Betreff und den Text der einzelnen Inhaltsblöcke —, bevor sie versendet wird. Sie öffnen ihn unter Konfigurationen > Vorlagen im Tab Nachrichten; der Dialogtitel nennt den Nachrichtentyp. Wann jeder Typ versendet wird, welcher Schalter ihn steuert und welche Platzhalter er unterstützt, steht unter Nachrichtenvorlagen. Zum Bearbeiten brauchen Sie das Recht Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten.
Branding
Oben legen drei Auswahlfelder fest, welche Branding-Bausteine die E-Mail verwendet: Kopfzeile, Signatur und Fusszeile. Jedes stammt aus den Bausteinen im Tab Branding der Seite Vorlagen oder steht auf keine. Eine Vorlage, die Ihre Organisation noch nie gespeichert hat, öffnet sich mit den Standardbausteinen Ihrer Organisation vorausgewählt; eine gespeicherte Vorlage öffnet sich mit ihrer gespeicherten Auswahl, auch mit keine.
Kopfzeile, Fusszeile und Signatur werden nicht mit dem E-Mail-Text gespeichert: go flow fügt sie bei jedem Versand hinzu, sodass eine Änderung an einer Kopfzeile, Fusszeile oder Signatur jede E-Mail erreicht, die sie verwendet, ohne dass diese Vorlage neu gespeichert werden muss. Beim Versand verwendet go flow genau die hier ausgewählten Bausteine: Ein Baustein auf keine oder ein inzwischen gelöschter Baustein entfällt. Die Standards Ihrer Organisation treten nie an seine Stelle; eine Vorlage mit keine versendet daher ohne diesen Baustein, bis Sie einen wählen und speichern.
Betreff und Inhalt
Über eine Reihe von Sprach-Tabs wechseln Sie zwischen den Sprachversionen — ein Tab zeigt ein Warnsymbol, wenn dieser Sprache Pflichtinhalt fehlt. Für jede Sprache legen Sie den Betreff fest (bis zu 200 Zeichen) und füllen die Inhaltsblöcke der E-Mail aus, die links als Stapel von Feldern erscheinen. Füllen Sie den Betreff in jeder Sprache aus: Eine Sprache ohne Betreff verwendet den Betreff der Standardsprache.
Welche Blöcke es gibt, hängt vom E-Mail-Typ ab:
- Textfelder — einfacher Text; Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Manche enthalten Platzhalter, die im Text bleiben müssen: Löschen Sie einen davon, zeigt das Feld Fehlt: mit dem Platzhalter, zum Beispiel
{{clientFirstName}}, und die E-Mail lässt sich nicht speichern. - Detailtabellen — Sie bearbeiten die Zeilenbeschriftungen (wie „Datum“ oder „Zeit“); die Werte rechts sind Platzhalter, die go flow füllt.
- Tabellen mit einer Zeile pro Buchung — die Zeilen erstellt go flow; Sie bearbeiten die Spaltenüberschriften und in der Bestätigung den Wortlaut der Zeilen für die Gruppeneinladung und für Video.
- Schaltflächen und Links — Sie bearbeiten die Beschriftung; das Ziel ist fest und wird daneben angezeigt, zum Beispiel
{{profileUrl}}. - Code-Block — in der E-Mail Verifizierungscode das Feld, das den Code zeigt. Hier gibt es nichts zu bearbeiten.
Platzhalter
Verwenden Sie nur die Platzhalter, die die Blöcke bereits enthalten, und die für diesen Typ unter Platzhalter je Nachrichtentyp aufgeführten. Jeder E-Mail-Typ wird mit seinen eigenen Werten versendet, und die Warnung Fehlt erkennt nur einen erforderlichen Platzhalter, den Sie gelöscht haben — einen selbst eingetippten kann sie nicht erkennen. Ein Platzhalter, der nicht zu diesem E-Mail-Typ gehört, bleibt genau so in der Nachricht stehen, wie Sie ihn geschrieben haben. Tippen Sie zum Beispiel {{feedbackUrl}} in die E-Mail Nach dem Besuch — deren Feedback-Link {{feedbackFormUrl}} heisst —, erhält der Kunde den wörtlichen Text {{feedbackUrl}} statt eines Links, und die Vorschau zeigt dafür sogar einen Beispiel-Link. Brauchen Sie einen Wert, den die Liste nicht anbietet, steht er für diesen E-Mail-Typ nicht zur Verfügung.
Optionale Abschnitte
Manche Blöcke liegen in einem benannten Abschnitt, erkennbar an einem kleinen Pfeil und dem Namen des Abschnitts. Ein Abschnitt kommt nur dann in die versendete E-Mail, wenn seine Bedingung zutrifft; sonst entfällt er mit allem, was er enthält. Die Namen erscheinen im Editor so, wie sie hier stehen:
| Abschnitt | Enthalten, wenn |
|---|---|
sessions | Die Bestellung Buchungen enthält. |
presenceNote | Die gebuchte Ressource eine Anwesenheit (Minuten vorher) über 0 hat (Buchungen vor Ort). Auch in den Erinnerungen. |
cancellation / noCancellation | Genau einer der beiden: cancellation, wenn bei einer gebuchten Ressource Stornierung erlauben eingeschaltet ist, sonst noCancellation. Beide enthalten den Link zum Profil des Kunden. |
groupShare | Mehr als ein Platz gebucht wurde. |
walletTopUp, vouchers, products | Die Bestellung Guthaben, Gutscheine oder weitere Produkte enthält. |
receipt | Ein Beleg angehängt ist: eine bezahlte Online-Bestellung oder eine Zahlung am Empfang. |
payAtDesk | Der Kunde die Bezahlung am Empfang gewählt hat. |
cancellationReason | Im Stornierungsdialog ein Grund eingegeben wurde (Stornierung). |
hasName | Der Kunde einen Vornamen hat — ein nur aus einer E-Mail-Adresse angelegter Kunde hat keinen (Platz für dich reserviert). |
hasPrice | Die reservierte Session einen Preis hat (Platz für dich reserviert). |
hasFeedback | Für die Session ein Feedback-Formular gilt und der Kunde innerhalb der Sperrfrist pro Klient (Tage) des Formulars nicht gefragt wurde (Nach dem Besuch). |
hasOffer | Auf der Session sowohl Angebotstext Nachfass-E-Mail als auch Angebotslink Nachfass-E-Mail gesetzt sind (Nach dem Besuch). |
clientDetails | Ressource über Buchungen benachrichtigen auf Ja, mit Kundendaten steht (Ressourcen-E-Mails). |
hasNoShowFee | Nie. go flow erhebt keine Gebühr fürs Nichterscheinen, daher entfällt dieser Teil der E-Mail Nicht erschienen immer. |
bookingUrl | Immer — in der Stornierung beschriftet er nur die Zeile zum erneuten Buchen. |
Abschnitte, die zu einem ausgeschalteten Modul gehören — zum Beispiel receipt, payAtDesk und hasPrice ohne Zahlungen, vouchers ohne Gutscheine —, sind im Editor ausgeblendet. Ihr Text bleibt erhalten und kehrt zurück, wenn das Modul wieder eingeschaltet wird.
Anhänge
Neben dem Betreff wählen Sie unter Anhänge eigene PDF-Dokumente aus dem Tab Nachrichten. Anhänge werden nur mit der Bestätigung für Online-Buchungen, Zahlungen am Empfang sowie Beitritte zu Gruppen- und privaten Sessions versendet — nicht mit anderen E-Mail-Typen und nicht mit der Bestätigung für einen Teilnehmer, den Sie im Dashboard hinzufügen. Obwohl das Feld je Sprache angezeigt wird, geht ein in einem beliebigen Sprach-Tab gewähltes Dokument mit der E-Mail in jeder Sprache hinaus — in der Sprache des Empfängers; hat das Dokument in dieser Sprache keine Datei, geht die E-Mail ohne es hinaus.
Vorschau
Die Vorschau rechts zeigt die E-Mail in der gewählten Sprache, mit der oben gewählten Kopfzeile, Signatur und Fusszeile, und aktualisiert sich während der Eingabe. Bei der Vorlage Ad-hoc E-Mail gibt es keine Vorschau. Die Vorschau ist eine Layout-Kontrolle, kein Test dessen, was ein Kunde erhält:
- Beispielwerte, nicht Ihre Daten. Platzhalter werden aus einer festen Beispielliste gefüllt — „Alex“, „Studio A“, „Wed, 14 May 2026“, Beträge in CHF. Eine echte Nachricht verwendet die Werte des Kunden und der Buchung im Datums-, Zeit- und Zahlenformat Ihrer Organisation.
- Alle optionalen Abschnitte auf einmal. Die Vorschau zeigt alle Abschnitte zusammen —
cancellationundnoCancellation,receiptundpayAtDesk. Eine echte Nachricht enthält nur die zutreffenden. - Die Beispielliste ist nicht die Liste der unterstützten Platzhalter. Einige unterstützte Platzhalter fehlen in der Beispielliste und bleiben in der Vorschau als
{{name}}sichtbar, zum Beispiel{{dateTime}},{{memberName}},{{cancellationReason}},{{feedbackFormUrl}}und{{offerText}}. Einige Platzhalter, die ein Typ nicht unterstützt, werden trotzdem mit Beispielwerten gefüllt, zum Beispiel{{feedbackUrl}},{{treatmentName}}und{{clientLastName}}. Prüfen Sie Platzhalter anhand der Tabelle, nicht anhand der Vorschau. - Bilder. Manche Mailprogramme fragen den Empfänger, bevor sie Bilder wie Ihre Kopfzeile laden.
Um zu sehen, was ein Kunde wirklich erhält, senden Sie sich einen Test.
Die Vorlage Ad-hoc E-Mail ist ein Sonderfall: Da Betreff und Nachricht erst beim Versenden geschrieben werden, legen Sie hier nur Kopfzeile, Signatur und Fusszeile fest — es gibt keine Sprach-Tabs, keinen Betreff, keine Inhaltsblöcke und keine Vorschau.
Speichern
Die Speichern-Schaltfläche wird aktiv, sobald Sie etwas geändert haben, mindestens eine Sprache einen Betreff besitzt und in keiner Sprache ein Platzhalter fehlt (die Vorlage Ad-hoc E-Mail braucht keinen Betreff). Schliessen Sie den Dialog, während speicherbare Änderungen vorliegen, werden Sie zuerst gefragt, ob Sie diese verwerfen möchten. Ohne das Recht Verwalten für Konfiguration & Einstellungen ist der Dialog schreibgeschützt und die Speichern-Schaltfläche wird nicht angezeigt. E-Mail-Vorlagen lassen sich nicht löschen.
Eine gespeicherte Änderung gilt für Nachrichten, die danach erstellt werden. Bereits geschriebene Erinnerungen für bestehende Buchungen behalten ihren Text, bis sie neu geschrieben werden — siehe Wann Änderungen wirken.
Wenn das Format angepasst wurde
go flow bewahrt Ihre gespeicherte Kopie jeder E-Mail auf. Hat sich das Standard-Layout eines E-Mail-Typs geändert, seit Sie ihn gespeichert haben, passt das Öffnen der Vorlage ihn an und zeigt einen von zwei Hinweisen, und Speichern wird aktiv:
- „Diese Vorlage wurde an das neueste Format angepasst. Bitte prüfen und speichern, um die Änderungen zu übernehmen.“ — das Layout hat seit Ihrem Speichern Blöcke hinzubekommen; sie werden mit Standardtext gefüllt. Ihr Text in den übrigen Blöcken bleibt erhalten.
- „Diese Vorlage verwendete ein veraltetes Modell und wurde durch die aktuelle Standardvorlage ersetzt. Bitte prüfen und speichern, um die Änderungen zu übernehmen.“ — Ihr gespeicherter Text hat Blöcke, die das Layout nicht mehr kennt, oder ihm fehlt ein Platzhalter, den das Layout jetzt verlangt. Er wurde in jeder Sprache durch den Standardtext ersetzt (leer in einer Sprache, für die go flow keinen Standardtext hat). Betreff, Branding und Anhänge bleiben erhalten.
Das Öffnen allein ändert nichts: Bis Sie speichern, versendet go flow weiterhin Ihre zuvor gespeicherte Fassung, mit allem veralteten Wortlaut und allen veralteten Platzhaltern darin. Prüfen Sie jeden Sprach-Tab, übernehmen Sie Ihren eigenen Wortlaut wieder — die Seite E-Mails zeigt den Text bereits versendeter Nachrichten, aus dem Sie kopieren können —, speichern Sie und senden Sie sich einen Test.