Organisation einrichten
Diese Anleitung führt Sie durch die Vorbereitung einer brandneuen go flow Organisation für den täglichen Betrieb. Sie vervollständigen das Profil Ihrer Organisation, wählen die unterstützten Sprachen, definieren die benutzerdefinierten Felder Ihres Teams, schalten die benötigten Module ein — einschliesslich der Zahlungen mit Ihren Mehrwertsteuersätzen — und entscheiden, ob Sie Kundendaten führen. Arbeiten Sie die Schritte der Reihe nach durch — am Ende ist Ihre Organisation einsatzbereit.
Die Organisationsseite öffnen
Öffnen Sie im Menü Konfigurationen den Eintrag Organisation. Die Seite hat drei Tabs — Profil, Felder und Module — und öffnet sich auf dem Tab Profil, auf dem der Grossteil Ihrer Ersteinrichtung stattfindet.
Den Tab „Profil“ vervollständigen
Erfassen Sie auf dem Tab Profil die Stammdaten Ihrer Organisation: Name und Telefon, und laden Sie Ihr Logo hoch. Unter Adressen fügen Sie eine oder mehrere Adressen hinzu — jeder Eintrag lässt sich in der Liste bearbeiten oder löschen. Diese Angaben können in kundenseitiger Kommunikation und auf Buchungsseiten erscheinen, geben Sie sie also so ein, wie Kunden sie sehen sollen. Nutzen Sie Texte für organisationsspezifische Formulierungen, die Kunden angezeigt werden, und Tags, um die Organisation für Ihre eigene Filterung zu kennzeichnen. Eine feldweise Erläuterung finden Sie in der Referenz Organisationseinstellungen.
Die unterstützten Sprachen festlegen
Ebenfalls auf dem Tab Profil finden Sie die Tabelle Attribute mit den organisationsweiten Einstellungen, darunter die Sprachen. Die gewählten Sprachen bestimmen, welche Sprachoptionen Ihren Benutzern in der Oberfläche zur Verfügung stehen und welche Sprachen für Buchungsvorlagen und Kundenkommunikation verwendet werden. Wählen Sie jede Sprache aus, in der Sie Kunden voraussichtlich betreuen, damit die richtigen Optionen später verfügbar sind.
Benutzerdefinierte Felder definieren
Öffnen Sie den Tab Felder, um die Datensätze zu gestalten, mit denen Ihr Team arbeitet. Über eine Auswahl wechseln Sie zwischen den drei Datensatztypen — Kunde, Journal und Termin — und jede Liste legt fest, welche Felder Ihr Team beim Bearbeiten des jeweiligen Datensatzes sieht. Wenn Sie über die Standard-Kontaktdaten hinaus etwas erfassen möchten, etwa Einwilligungskennzeichen oder Aufnahmefragen, richten Sie diese Felder hier ein, bevor Sie mit dem Anlegen von Kunden beginnen.
Die benötigten Module einschalten
Öffnen Sie den Tab Module, um die Funktionen einzuschalten, die Ihre Organisation nutzen wird. Jede Funktion hat einen eigenen Schalter: Kundendaten erfassen, Zahlungen, Guthaben, Gutscheine, Produkte, Feedback-Formulare, Behandlungen, Sessions, Aggregierte Ressourcen, E-Mails, SMS, Video, Warteliste, Wetter und Wassertemperatur.
Einige Module hängen von den Zahlungen ab: Solange die Zahlungen ausgeschaltet sind, sind Guthaben, Gutscheine und Produkte gesperrt und zeigen den Hinweis Erfordert Zahlungen. Schalten Sie die Zahlungen zuerst ein, wenn Sie diese Funktionen nutzen möchten.
Hat ein Modul eigene Einstellungen, erscheinen sie direkt unter seinem Schalter. Zahlungen zeigt die Zeile Zahlungsanbieter: In dieser Version ist Saferpay der einzige vollständig angebundene Anbieter, wählen Sie ihn daher aus — und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol daneben, um dessen Zugangsdaten in einem Dialog einzutragen (bei Saferpay Kunden-ID, Terminal-ID, API-Benutzername, API-Passwort und URL). Die Liste enthält ausserdem Stripe, Datatrans, Wallee / PostFinance und Adyen, doch diese sind noch nicht mit dem Checkout verbunden, sodass die Auswahl eines dieser Anbieter dazu führt, dass Zahlungen nicht mehr abgeschlossen werden. SMS zeigt die Zugangsdaten für Twilio SMS und Video die für Twilio Video — tragen Sie diese ein, wenn Sie Textnachrichten oder Videositzungen anbinden.
Ihre Mehrwertsteuersätze definieren
Die Einstellung MwSt.-Sätze befindet sich auf dem Tab Module in der Einstellungstabelle unter dem Schalter Zahlungen und wird angezeigt, solange die Zahlungen eingeschaltet sind. Nach der Definition stehen diese Sätze beim Festlegen der Preise für Behandlungen, Produkte und andere abrechenbare Positionen zur Verfügung. Es lohnt sich daher, sie einzurichten, bevor Sie mit der Preisgestaltung Ihres Katalogs beginnen.
Kundendaten erfassen einschalten
Wenn Sie Kundendaten führen, stellen Sie sicher, dass der Schalter Kundendaten erfassen oben auf dem Tab Module eingeschaltet ist. Ist er aktiv, erscheinen die Menüs Kunden und Journal und geben Ihnen Zugriff auf die Kundenliste und den Aktivitätsverlauf im Journal. Führt Ihre Organisation keine Kundendaten, können Sie den Schalter ausgeschaltet lassen, und die entsprechenden Menüs bleiben ausgeblendet.
Ihre Änderungen speichern
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie alles über die Schaltfläche Speichern in der oberen Leiste. Versuchen Sie, die Seite mit ungespeicherten Änderungen zu verlassen, weist Sie ein Schutz vor ungespeicherten Änderungen darauf hin, damit Ihre Arbeit nicht verloren geht — speichern Sie, bevor Sie wegnavigieren.
Ihre Organisation ist nun einsatzbereit. Von hier aus können Sie mit der Einrichtung Ihrer Ressourcen, Behandlungen und Benutzer fortfahren.