Bestellungen

Finanzen > Bestellungen listet die buchhalterischen Bestellungen Ihrer Organisation: Jeder Checkout und jeder andere Geldvorgang mit einem Kunden hat eine. Hier lesen Sie Beträge und Positionen einer Bestellung, ergänzen Tags und interne Notizen, laden ihr PDF herunter und exportieren die Liste. Beträge und Positionen sind schreibgeschützt. Es gibt keinen Editor, um eine Bestellung als bezahlt zu markieren, eine Summe zu ändern, eine Position hinzuzufügen oder eine Bestellung zu löschen: Bestellungen entstehen durch den Checkout, die Zahlung am Empfang, eine Guthabenanpassung oder eine Erstattung.

Woher Bestellungen kommen

An der Bestellreferenz erkennen Sie, wie eine Bestellung entstanden ist. In diesen Beispielen heisst die Organisation „Sunrise Yoga“, deshalb beginnen die Referenzen mit SU und der Jahreszahl:

Referenz	Entstanden durch
SU26-4KQ7XM	Einen Online-Checkout — online bezahlt, durch Guthaben oder einen Gutschein gedeckt oder ohne zu zahlenden Betrag. Eine Buchung mit Zahlung am Empfang: eine unbezahlte Bestellung je teilnehmender Person. Einen Gutschein, den ein Kunde auf der QR-Seite des Gutscheins in sein Guthaben einlöst.
DP-SU26-7HN2QA	Geld, das am Empfang mit Zahlung erfassen entgegengenommen wurde, wenn es keine bestehende unbezahlte Empfangsbestellung beglichen hat.
MA-SU26-3PZ8RT	Eine manuelle Guthabenanpassung unter Guthaben.
CR-SU26-4KQ7XM	Eine Gutschrift: eine Erstattung der Bestellung mit dieser Referenz, auf die Karte, ins Guthaben oder als Gutschein.

Eine Online-Zahlung gehört immer zu einer Bestellung, und mehrere Versuche, eine Bestellung zu bezahlen, tragen unter Zahlungen dieselbe Referenz. Geld, das am Empfang entgegengenommen wurde, erscheint nie unter Zahlungen, nur hier.

Bezahlt, offen oder storniert: was die Liste nicht zeigt

Die Liste hat keine Spalte, die angibt, ob eine Bestellung bezahlt, noch offen, storniert oder aufgegeben ist. Unbezahlte Bestellungen bleiben in der Liste: unbezahlte Empfangsbestellungen, bis der Empfang sie begleicht, stornierte Empfangsbestellungen und Online-Checkouts, die nie bezahlt wurden (abgelehnt, abgebrochen oder nach 30 Minuten durch den Zahlungsabgleich geschlossen). Achten Sie stattdessen auf diese Zeichen:

• Das PDF lässt sich herunterladen — die Bestellung ist bezahlt, und ihr Beleg wurde erstellt.
• Unter Zahlungen gibt es eine grüne Zeile Erfasst mit derselben Referenz — online bezahlt.
• Die Spalte Zahlung der teilnehmenden Person in der Teilnehmerliste der Session oder in der Agenda — Bezahlt, Unbezahlt · am Empfang oder Erlassen.
• Die aufgeklappte Zeile zeigt keine Positionen — eine stornierte Empfangsbestellung; ihre Positionen wurden beim Stornieren entfernt.

Den ganzen Prüfablauf finden Sie unter Bestellungen und Zahlungen prüfen.

Unbezahlte Empfangsbestellungen

Wenn Ihre Organisation es erlaubt (Bezahlen am Empfang erlauben, siehe Organisation), kann ein Kunde, der online Sessions bucht, die Zahlung am Empfang wählen. Die Buchung wird sofort bestätigt, ohne dass bezahlt wurde, und der Platz jeder teilnehmenden Person erhält eine eigene unbezahlte Bestellung mit dem Betrag, den der Checkout berechnet hat, Frühbucherpreis und Aktionscode eingeschlossen. In der Teilnehmerliste zeigt der Platz Unbezahlt · am Empfang. Die Bestellung bleibt offen, bis der Empfang einen der folgenden Schritte ausführt (zum Dialog Zahlung erfassen siehe Session-Teilnehmer):

• Begleichen — Zahlung erfassen mit dem fälligen Betrag, den der Dialog vorausfüllt (Bruttosumme der Bestellung abzüglich ihres Rabatts). Die Bestellung wird bezahlt und behält ihre Referenz; die Buchungsautomatik erstellt den Beleg und sendet ihn dem Kunden per E-Mail.
• Für einen anderen Betrag stornieren — Zahlung erfassen mit einem anderen Betrag. Die unbezahlte Bestellung wird storniert, und eine neue DP--Bestellung hält fest, was tatsächlich entgegengenommen wurde, mit eigenem Beleg.
• Erlassen — Erlassen im selben Dialog. Die unbezahlte Bestellung wird storniert, es entsteht keine neue Bestellung, und es wird kein Beleg gesendet; der Platz zeigt Erlassen.
• Platz stornieren — das Stornieren der teilnehmenden Person storniert die unbezahlte Bestellung; es gibt nichts zu erstatten.

Eine stornierte Bestellung bleibt ohne Positionen und ohne PDF in der Liste. Um einen Platz kostenlos zu vergeben, verwenden Sie Erlassen, nicht den Betrag 0: Bestätigen Sie 0, wird der Platz Bezahlt ohne Bestellung und ohne Beleg, und die unbezahlte Bestellung bleibt offen.

Eine unbezahlte Empfangsbestellung zählt erst als Umsatz in den Auswertungen, wenn sie bezahlt ist; bis dahin zeigt das Profil des Kunden auf der Buchungsseite die Buchung mit dem noch offenen Betrag.

Spalten

Die Liste zeigt 25 Bestellungen pro Seite, die neuesten zuerst:

• Erstellt — wann die Bestellung erstellt wurde.
• Bestellreferenz — siehe Tabelle oben.
• Kunde — der Name des Kunden.
• Rabatt gesamt — der Rabatt aus einer Aktion oder einem Aktionscode. Ein Frühbucherpreis ist hier kein Rabatt: Er senkt den Bruttobetrag der Position.
• Bruttosumme — die Summe der Bestellung vor dem Rabatt.
• MwSt. gesamt — die in der Bestellung enthaltene MwSt.
• Gutschrift angewendet — Guthaben und Gutscheinwert, mit denen die Bestellung bezahlt wurde.

Was der Kunde online bezahlt hat, ist die Bruttosumme abzüglich Rabatt gesamt und Gutschrift angewendet; die Zeile unter Zahlungen zeigt diesen Betrag. Die Beträge verwenden die Währung Ihrer Organisation.

Am Ende einer Zeile zeigen ein Tag-Symbol und ein Notiz-Symbol, dass die Bestellung Tags oder interne Notizen hat, danach folgt das PDF-Symbol. Die Schaltfläche Spalten in der letzten Kopfzelle fügt Erstellt von, Geändert und Geändert von hinzu; Ihre Auswahl wird auf diesem Gerät gespeichert.

Bestellung aufklappen

Klicken Sie auf das Chevron einer Zeile oder doppelklicken Sie die Zeile, um sie aufzuklappen. Es gibt keinen eigenen Bestelldialog: Die aufgeklappte Zeile ist die Detailansicht der Bestellung.

• Positionen — Kategorie, Beschreibung, Menge, Rabatt und Brutto jeder Position, sortiert nach Kategorie und Beschreibung. Eine Bestellung ohne Positionen (zum Beispiel eine stornierte) zeigt nur den Bereich darunter.
• Tags — Tag eingeben und die Eingabetaste drücken oder einen früheren auswählen; mit dem x im Chip entfernen.
• Notizen — in Notiz hinzufügen schreiben und die Eingabetaste oder die Schaltfläche + drücken. Jede Notiz hält Zeitpunkt und Ihren Namen fest; Notizen lassen sich danach weder bearbeiten noch löschen.
• Speichern — speichert Tags und Notizen zusammen; deaktiviert, bis Sie etwas ändern. Speichern erfordert Verwalten bei Kunden oder bei Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt. Ohne diese wird die Schaltfläche trotzdem angezeigt, aber nichts gespeichert, und Speichern bleibt nach dem Klick aktiv.
• Erstellt … von … · Geändert … von … — wer die Bestellung erstellt und zuletzt geändert hat. Führt Ihre Organisation einen Änderungsverlauf und besitzen Sie das Recht Audit-Protokoll, öffnet die Schaltfläche Verlauf den Änderungsverlauf.

Halten Sie in Notizen fest, was geschehen ist, was noch zu tun ist und wer es tut — siehe Den Tag übergeben. Eine Notiz erfasst keine Zahlung, erstattet kein Geld und ändert die Bestellung nicht.

Bestell-PDF herunterladen

Das PDF-Symbol lädt das Dokument der Bestellung herunter — den Beleg oder bei einer CR--Bestellung die Gutschrift —, benannt nach der Bestellreferenz, zum Beispiel SU26-4KQ7XM.pdf. Eine bezahlte Bestellung hat ihr Dokument, sobald die Buchungsautomatik es erstellt hat, meist innerhalb einer Minute; Gutschriften und Guthabenanpassungen haben ihres sofort. Jedes Dokument braucht die Dokumentvorlage Beleg Ihrer Organisation (eine Gutschrift verwendet die Vorlage Gutschrift, wenn Sie eine haben; siehe Dokumentvorlage). Ohne Dokument erscheint „Das Dokument konnte nicht gefunden oder erstellt werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Unbezahlte, stornierte und aufgegebene Bestellungen haben nie ein PDF.

Suchen und der Monat

Geben Sie in Bestellung suchen einen Suchbegriff ein. Die Suche durchsucht alle Monate und findet Bestellreferenz, Name oder E-Mail des Kunden, Bruttosumme, Aktionscode, Wörter in internen Notizen sowie Name oder E-Mail der Person, die die Bestellung erstellt hat. Bei mehreren Wörtern muss eine Bestellung alle enthalten.

Ist das Suchfeld leer, zeigt die Liste die Bestellungen, die im gewählten Monat zuletzt geändert wurden — über die Monatsauswahl neben dem Suchfeld, von Januar vor fünf Jahren bis zum aktuellen Monat, gemeinsam mit den Seiten Journal, Auswertungen, E-Mails, Zahlungen und Guthaben. Eine Bestellung aus einem früheren Monat erscheint daher in dem Monat, in dem sie bezahlt, storniert oder mit einer Notiz versehen wurde: Eine gespeicherte Notiz verschiebt eine alte Bestellung in den aktuellen Monat.

Export nach Excel

Die Schaltfläche Nach Excel exportieren lädt die Bestellungen der aktuell angezeigten Seite als CSV-Datei herunter, die Excel öffnet, mit denselben Spalten wie die Liste. Um mehr Bestellungen zu exportieren, blättern Sie durch die Liste oder zeigen mehr Zeilen pro Seite an. Die Schaltfläche ist deaktiviert, solange die Liste leer ist.

Wer die Seite sieht, und Offline-Verhalten

Der Eintrag Bestellungen unter Finanzen erscheint, wenn das Modul Zahlungen aktiv ist. Zum Ansehen brauchen Sie Ansicht (oder Verwalten) bei Kunden oder die Rolle Rechnungskontakt. Die Seite liest Live-Daten statt der Offline-Kopie und braucht daher eine Verbindung: Offline zeigt sie statt einer veralteten Liste „Sie müssen online sein, um diese Seite anzuzeigen.“ Sie lädt neu, wenn Sie die Organisation oder den Monat wechseln.