Ressource anlegen

Eine Ressource ist die buchbare Einheit, die Ihre Kunden tatsächlich reservieren — eine behandelnde Person, ein Behandlungsraum oder ein Gerät. Auf Ihrer Buchungsseite erscheint nichts, solange es nicht zu einer Ressource mit einem funktionierenden Zeitplan gehört. Diese Anleitung begleitet Sie vom leeren Editor bis zur gespeicherten, online geschalteten Ressource mit einem vollständigen Wochenplan für die Verfügbarkeit — anhand eines durchgehenden Beispiels, dem Sie Feld für Feld folgen können.

Neue Ressource beginnen

Öffnen Sie Ressourcen und klicken Sie auf die Schaltfläche + (Hinzufügen). Sie legt nicht direkt etwas an — sie öffnet ein kleines Menü mit der Frage, welcher Typ erstellt werden soll:

• Ressourcen — eine Standard-Ressource: eine Person, ein Raum oder ein Gerät, das für Behandlungen gebucht wird. Das ist der häufige Fall und der, den diese Anleitung behandelt.
• Sitzung — eine Gruppensitzung (erfordert das Sitzungsmodul). Eine Sitzung hat keine Registerkarte „Verfügbarkeit" und keine Registerkarte „Behandlungen"; stattdessen hat sie eine Registerkarte Felder.
• Aggregator — ein einzelner Eintrag, der mehrere Standard-Ressourcen bündelt, sodass ein Kunde „wer gerade frei ist" buchen kann (erfordert das Aggregate-Modul). Statt einer Registerkarte „Verfügbarkeit" hat er eine Registerkarte Ressourcen, auf der Sie auswählen, welche Ressourcen er bündelt und in welcher Prioritätsreihenfolge, und seine Registerkarte „Profil" enthält zusätzlich einen Umschalter Vorschläge begrenzen.

Wählen Sie Ressourcen, um den Vollbild-Editor auf der Registerkarte Profil zu öffnen.

Registerkarte „Profil" ausfüllen

Geben Sie der Ressource ihre Identität. Für unser durchgehendes Beispiel legen wir eine Physiotherapeutin an:

• Titel — optional, z. B. Dr. (max. 50 Zeichen).
• Vorname — Elena (max. 50).
• Nachname — Fischer (max. 50). Dies ist das einzige Namensfeld, das erforderlich ist — ohne es lässt sich nicht speichern.
• Slug — füllt sich automatisch aus dem Namen zu elena-fischer. Er ist der letzte Teil des direkten Buchungslinks dieser Ressource, sodass Sie ihn vielleicht auf elena kürzen möchten. Nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche.
• Farbe — wählen Sie eine Farbe (standardmässig Blau), die für die Termine dieser Ressource im Kalender verwendet wird.

Neben dem Statusschalter können Sie ausserdem Abhängigkeiten festlegen — andere Standard-Ressourcen, von denen diese abhängt. Lassen Sie das Feld für Elena leer.

Unter der Namenszeile können Sie sprachspezifische Texte, Bilder, eine Attribute-Tabelle (Standardwerte wie maximale Vorlauftage für Buchungen, Stornoregeln und — wenn Zahlungen aktiviert ist — einen MwSt.-Satz) sowie Tags hinzufügen. Belassen Sie diese vorerst bei den Standardwerten. Oben auf der Registerkarte zeigt der Statusschalter Ressource ist offline; lassen Sie ihn ausgeschaltet, während Sie den Zeitplan fertigstellen.

Wochenplan auf der Registerkarte „Verfügbarkeit" aufbauen

Öffnen Sie die Registerkarte Verfügbarkeit. Sie ist ein Raster, in dem jede Zeile eine Regel ist: Kreuzen Sie die Wochentage an, für die sie gilt (Mo Di Mi Do Fr Sa So), legen Sie Beginnt um und Endet um fest (die Zeiten rasten in 5-Minuten-Schritten ein), wählen Sie die Terminarten (Physisch, Video oder Physisch & Video) und setzen Sie die Daten Gültig ab / bis. Eine brandneue Regel steht standardmässig auf Mo–Fr, 08:00–17:00, Physisch, mit Beginn heute.

Um einen Arbeitstag mit einer Mittagspause abzubilden, verwenden Sie zwei Regeln für dieselben Tage — die Lücke dazwischen ist schlicht nicht buchbar. Für Elena, die werktags mit einer Stunde Pause am Mittag arbeitet:

Regel 1 — Vormittag

• Tage: Mo Di Mi Do Fr angekreuzt; Sa, So leer
• Beginnt um 09:00, Endet um 12:00
• Terminarten: Physisch
• Gültig ab: heute (belassen Sie das weit in der Zukunft liegende bis-Datum unverändert für einen unbefristeten Zeitplan)

Klicken Sie auf +, um eine zweite Regel hinzuzufügen:

Regel 2 — Nachmittag

• Tage: Mo Di Mi Do Fr
• Beginnt um 13:00, Endet um 17:00
• Terminarten: Physisch & Video
• Gültig ab: heute

Das Ergebnis: buchbar von 09:00–12:00 und 13:00–17:00 an Werktagen, mit geschlossenem 12:00–13:00. Der Gesamtbereich der Ressource ergibt sich aus der Vereinigung ihrer Regeln, und da Regel 2 Video zulässt, zeigt Elenas Seite einen Umschalter physisch/Video, wo Video angeboten wird.

Behandlungen anbieten

Öffnen Sie die Registerkarte Behandlungen und kreuzen Sie jede Behandlung an, die diese Ressource durchführt. Für jede angekreuzte Behandlung steuern die Kontrollkästchen Dauer anzeigen und Preis anzeigen, ob die Karte dieser Behandlung auf der Buchungsseite deren Länge und Kosten anzeigt — zeigen Sie zum Beispiel bei einer Massage und einer Beratung jeweils die Dauer an, den Preis aber nur bei der Beratung. Ziehen Sie, um die Reihenfolge der Auflistung zu ändern. Der Umschalter Standardnavigation zur ersten Behandlung oben auf der Registerkarte führt Kundinnen und Kunden direkt zur ersten aufgeführten Behandlung, statt die vollständige Liste zu zeigen.

Checkout-Felder, Kalenderabgleich und Abwesenheit einrichten

Standard-Ressourcen (und Sitzungen) haben eine Registerkarte Felder, auf der Sie ankreuzen, welche Checkout-Felder das Buchungsformular abfragt, und die Reihenfolge per Ziehen anpassen.

Standard-Ressourcen haben ausserdem zwei Registerkarten, die dieses Beispiel nicht braucht, die Sie aber kennen sollten:

• Integration — verbinden Sie den Exchange- oder Google-Kalender der Ressource, damit Termine automatisch abgeglichen werden. Siehe Microsoft-Exchange-Kalender und Google-Kalender für die Verbindungsschritte.
• Abwesenheit — ein Schalter Abwesenheit ist aktiviert/deaktiviert sowie ein Startdatum und Enddatum sperren die Ressource für diesen Zeitraum für Buchungen; schalten Sie Nachricht anzeigen ein, um Kunden in dieser Zeit eine individuelle Nachricht anzuzeigen.

Speichern und auf der Buchungsseite ansehen

Stellen Sie den Statusschalter auf Ressource ist online und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Speichern. Schliessen ohne zu speichern verwirft alles.

Die Ressource hat nun einen direkten Buchungslink unter <Ihre Buchungs-URL>/<Slug> (z. B. .../elena) und erscheint im Katalog jeder Buchungsvorlage, deren Registerkarte Ressourcen sie enthält. Kunden wählen die Ressource, wählen eine Behandlung und sehen dann live berechnete Zeitfenster aus den soeben aufgebauten Verfügbarkeitsregeln — mit der sauber ausgesparten Mittagsstunde.

Standard-Ressourcen benötigen kein zusätzliches Modul. Sitzungen erfordern das Sitzungsmodul und Aggregatoren das Aggregate-Modul. Die Preis- und MwSt.-Felder einer Ressource erscheinen nur, wenn das Zahlungsmodul für Ihre Organisation aktiviert ist.