Änderungsverlauf und Wiederherstellung

Der Änderungsverlauf hält fest, wie ein Datensatz vor jeder Änderung aussah. Er beantwortet die Frage „Wie war das vorher?“ und lässt Sie einen Datensatz zurücksetzen. Er ist vom Audit-Protokoll getrennt: Das Protokoll sagt, wer welchen Datensatz wann geändert hat, nur mit Feldnamen, während der Verlauf die Werte selbst enthält.

Einschalten

Der Änderungsverlauf ist standardmässig ausgeschaltet. Schalten Sie Änderungsverlauf aufbewahren in den Protokolleinstellungen jeder Organisation ein, die ihn haben soll; das Profil Gesundheitswesen schaltet ihn ein und hält ihn eingeschaltet. Der Verlauf beginnt mit der ersten Änderung danach. Früher vorgenommene Änderungen wurden nicht aufbewahrt und lassen sich nicht wiederherstellen. Sobald eine Organisation einen Verlauf führt, wird jede Änderung an ihren Datensätzen erfasst, ob sie im Dashboard, von einem Kunden auf der Online-Buchungsseite oder von einem automatischen Auftrag vorgenommen wurde.

Wer einen Datensatz erstellt und geändert hat

Die meisten Datensatzdialoge, die Detailzeilen von Bestellungen, Zahlungen und Guthabenbuchungen und die aufgeklappten Journalzeilen zeigen am unteren linken Rand eine Zeile: „Erstellt“, Datum und Uhrzeit und „von“ der Ersteller, dann „· Geändert“, Datum und Uhrzeit und „von“ wer zuletzt geändert hat, zum Beispiel „… · Geändert … von System (Reservierung abgelaufen)“. Die zweite Hälfte erscheint erst, wenn der Datensatz nach dem Erstellen geändert wurde. Auf einem schmalen Bildschirm wird die Zeile gekürzt; zeigen Sie darauf, um sie vollständig zu lesen.

Listen können dieselben Angaben als Spalten zeigen: Die Schaltfläche Spalten am rechten Ende der Kopfzeile einer Liste bietet Erstellt, Erstellt von, Geändert und Geändert von an. Ihre Wahl wird für diese Liste auf diesem Gerät gespeichert.

Die Namen stammen aus der Datenbank, daher sieht jeder Benutzer für dieselbe Person denselben Namen, unabhängig davon, was sein Gerät synchronisiert hat:

Angezeigt als	Wer es war
Der Name der Person	Ein Mitglied Ihres Mandanten, auch eines, das ihn inzwischen verlassen hat.
go flow Admin	Mitarbeitende von go flow, die in Ihrem Mandanten arbeiten.
Unbekannter Benutzer	Ein Benutzer, der nicht Mitglied Ihres Mandanten ist.
(Kunde)	Ein Kunde auf der Online-Buchungsseite.
Online-Buchung	Die Online-Buchungsseite selbst, nicht im Auftrag eines angemeldeten Kunden.
System (…)	Ein automatischer Auftrag, benannt nach dem, was er getan hat: Reservierung abgelaufen, Stornierung verarbeitet, Nichterscheinen, Nachfassen nach dem Besuch, von der Warteliste nachgerückt, Erinnerung geplant, Bestellung aktiviert, Aufbewahrungsfrist abgelaufen, Zahlung abgeglichen, Rückerstattung abgeglichen, Nachrichten, Rechnungsstellung oder Warnungen. Datensätze, die eine Automatik geändert hat, bevor es diese Namen gab, zeigen System (Buchungsautomatik).

Offline lassen sich die Namen nicht nachschlagen und bleiben leer; sie erscheinen, sobald die Verbindung wieder besteht.

Den Verlauf eines Datensatzes öffnen

Unter dem Formular der meisten Datensatzdialoge, in der Detailzeile von Bestellungen, Zahlungen und Guthabenbuchungen, in den aufgeklappten Zeilen der Registerkarte Journal eines Kunden und der Seite Journal sowie im Benutzerdialog endet die oben beschriebene Zeile mit der Schaltfläche Verlauf, wenn ein Verlauf verfügbar ist. Sie erscheint, wenn alles Folgende zutrifft:

• der Datensatz wurde mindestens einmal gespeichert;
• die Organisation des Datensatzes führt einen Änderungsverlauf;
• Sie besitzen das Recht Audit-Protokoll für Ihren Mandanten (siehe Audit-Protokoll).

Im Benutzerdialog listet der Verlauf die Änderungen an den Rechten des Benutzers in Ihrem Mandanten auf; die Rechte eines Benutzers lassen sich daraus nicht wiederherstellen. In den Journalzeilen wird Verlauf für eine Buchung (den Platz des Kunden in einer Session), eine Journalnotiz, eine Bestellung, eine Zahlung, eine Guthabenbuchung und einen Gutschein angeboten. Eine Nachrichtenzeile zeigt, wer sie erstellt und geändert hat, ohne Schaltfläche Verlauf.

Sie können ihn auch aus dem Audit-Protokoll öffnen: Klappen Sie eine Zeile auf, die einen Datensatz nennt, und wählen Sie Verlauf. Die Schaltfläche erscheint für einen Datensatztyp mit Verlauf und nur, wenn die Organisation der Zeile einen Änderungsverlauf führt, also nach derselben Prüfung wie in der Zeile am unteren Rand. Für jede andere Zeile gibt es keine Schaltfläche, weil nichts aufbewahrt wurde.

Der Verlauf öffnet sich in einem Bereich am rechten Rand mit dem Titel Änderungsverlauf, oben steht der Name des Datensatzes.

Den Verlauf lesen

Der Bereich listet die Änderungen des Datensatzes auf, die neueste zuerst. Jede ist ein eingeklappter Eintrag mit dem Titel Geändert und ihrem Datum; unter dem Titel stehen die Versionsnummer und wer die Änderung vorgenommen hat. Der neueste Eintrag ist beim Laden des Bereichs geöffnet.

Öffnen Sie einen Eintrag, um zu sehen, was die Änderung bewirkt hat. Jedes geänderte Feld ist eine Zeile: der Name des Feldes, sein alter Wert, ein Pfeil und sein neuer Wert. Ein Wert, der leer war oder nicht existierte, lautet (leer), Ja/Nein-Felder lauten Ja oder Nein. Eine Änderung, die den Datensatz gelöscht hat, trägt einen Chip Gelöscht.

Einige Regeln helfen beim Lesen:

• Ein Eintrag enthält den Datensatz so, wie er vor seiner Änderung war. Das Wiederherstellen eines Eintrags setzt den Datensatz daher auf den Stand unmittelbar vor dieser Änderung zurück.
• Es werden nur die neuesten 100 Versionen angezeigt, und ein Hinweis sagt es, wenn es mehr gibt.
• Hat ein Datensatz nichts Früheres zu zeigen, lautet es „Keine früheren Versionen“. Der Verlauf beginnt mit der ersten Änderung, nachdem der Änderungsverlauf eingeschaltet wurde.
• Hat ein Datensatz gar keinen Verlauf, lautet es „Für diesen Datensatz ist kein Verlauf aufgezeichnet.“

Wer eine Änderung vorgenommen hat

Jeder Eintrag nennt, wer die Änderung vorgenommen hat: ein Mitglied Ihres Mandanten mit Namen, ein Kunde, der auf der Online-Buchungsseite handelt, als Kunde, und jeder automatische Auftrag als System (die Zeile am unteren Rand des Datensatzes nennt, welche Automatik die letzte Änderung vorgenommen hat, siehe Wer einen Datensatz erstellt und geändert hat). Mitarbeitende von go flow erscheinen als go flow support, nie mit Namen, und zwar auf Englisch, in welcher Sprache Sie auch arbeiten.

Maskierte Werte

Einige Werte werden nicht jedem gezeigt. Ein maskierter Wert erscheint als Schloss-Chip mit der Aufschrift Maskiert und ist nie als Text vorhanden, er lässt sich also weder markieren noch kopieren.

• Antworten geschützter Felder (Felder mit Lesezugriffsprotokollierung, siehe Protokolleinstellungen und Profil Gesundheitswesen) sind maskiert, es sei denn, Sie besitzen zusätzlich das Recht Kunden für diese Organisation. Das gilt für jedes Feld, dessen Lesezugriffe protokollieren nicht auf Nicht protokolliert steht, ob die Organisation Lesezugriffe protokolliert oder nicht. Mit diesem Recht erscheinen die Werte, und ein Hinweis oben lautet „Diese Ansicht zeigt Werte geschützter Felder. Das Anzeigen wurde im Protokoll festgehalten.“ Aufgezeichnet wird das Anzeigen als Geschützte Kundenfelder angezeigt (client.read.sensitive) für die Felder, die aktuell protokolliert werden: jene mit Immer protokolliert und jene mit Beim Öffnen protokolliert, solange die Organisation Lesezugriffe protokolliert (siehe Lesezugriffe).
• Ein Hinweis lautet „Einige Werte sind maskiert. Sie werden nur Benutzern gezeigt, die Kundendaten lesen dürfen, und dieses Lesen wird protokolliert.“, sobald maskierte Werte vorhanden sind.
• Die Zugangsdaten einer Organisation, etwa Zahlungs- oder Nachrichtenschlüssel, sind immer maskiert.
• PINs, Zugriffstoken, Passwörter und Token von Zahlungsanbietern werden nie angezeigt, auch nicht maskiert.
• Ein Feld mit der Einstellung Nur der letzte Wert zeigt nur seinen aktuellen Wert; in früheren Einträgen ist es maskiert. Ein Feld mit der Einstellung Kein Verlauf fehlt in jedem Eintrag.

Eine Version wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Eintrag, zu dem Sie zurückkehren möchten.
2. Wählen Sie Diese Version wiederherstellen. Unter der Schaltfläche steht der Hinweis „Stellt den Datensatz so wieder her, wie er vor dieser Änderung war. Die aktuellen Werte bleiben als neue Version erhalten, die Wiederherstellung lässt sich also rückgängig machen.“
3. Bestätigen Sie die Rückfrage, ob der Datensatz auf den Stand vor der Änderung vom Datum des Eintrags zurückgesetzt werden soll.

Der Bereich meldet dann „Version n wiederhergestellt.“ und lädt neu, wobei die Wiederherstellung sein neuester Eintrag ist. Enthielt der Datensatz diese Werte bereits, erhalten Sie „Der Datensatz enthält diese Werte bereits; es wurde nichts geändert.“, und es wird nichts geschrieben.

Was eine Wiederherstellung bewirkt:

• Sie vergleicht den Datensatz mit dem Eintrag und schreibt nur die Felder, die abweichen. Wählen Sie einen älteren Eintrag, macht das auch jede spätere Änderung an diesen Feldern rückgängig.
• Sie stempelt den Datensatz als jetzt von Ihnen geändert und speichert ihn wie jede andere Bearbeitung. Die Dashboards anderer Personen übernehmen ihn über die Synchronisierung, wie bei jeder Bearbeitung.
• Eine Wiederherstellung ist selbst eine Version. Die ersetzten Werte bleiben als neuer Eintrag erhalten, Sie können eine Wiederherstellung also rückgängig machen, indem Sie den Eintrag davor wiederherstellen.
• Sie wird im Audit-Protokoll als Frühere Version wiederhergestellt (entity.restore) aufgezeichnet, mit der Version in den Details, in der Kategorie Daten.

Wer wiederherstellen darf

Sie benötigen das Recht Audit-Protokoll und das Recht, diese Art von Datensatz zu ändern, auf Verwalten:

Datensatz	Benötigtes Recht neben Audit-Protokoll
Kunden, Session-Teilnehmer, Journaleinträge	Kunden oder Konfiguration & Einstellungen
Sessions, Aktionen, Buchungsvorlagen, Felder, Feedback-Formulare und -Fragen, Nachrichtenvorlagen, Organisationseinstellungen	Organisation oder Konfiguration & Einstellungen
Ressourcen, Ressourcen-Behandlungen, Ressourcen-Integrationen, Behandlungen, Produkte, Texte	Konfiguration & Einstellungen

Verwalten auf einer einzelnen Ressource (unter Ressourcen in den Benutzerrechten) erlaubt zudem, diese Ressource, ihre Ressourcen-Behandlungen und Ressourcen-Integrationen sowie ihre Sessions und deren Teilnehmer wiederherzustellen. Ohne eines dieser Rechte zeigt der Bereich den Grund (auf Englisch) über den Einträgen, und Diese Version wiederherstellen bleibt deaktiviert.

Was sich wiederherstellen lässt

Wiederherstellbar	Angezeigt, aber nie wiederhergestellt
Kunden, Journaleinträge, Session-Teilnehmer, Sessions (Termine), Ressourcen, Ressourcen-Behandlungen, Ressourcen-Integrationen (nur Einstellungen), Behandlungen, Produkte, Aktionen, Buchungsvorlagen, Felder, Feedback-Formulare und -Fragen, Nachrichtenvorlagen, Texte, Organisationseinstellungen.	Geldbezogene Datensätze: Gutscheine, Guthaben, Bestellungen, Zahlungen und Rückerstattungen. Die Rechte von Benutzern.

Für diese beiden Gruppen zeigt der Bereich den Grund (auf Englisch), und Diese Version wiederherstellen bleibt deaktiviert:

• Geldbezogene Datensätze ändern sich nur über ihre eigenen Aktionen (Rückerstattung, Korrektur, Zahlung). Ein ausserhalb seiner eigenen Aktion wiederhergestellter Geld-Datensatz würde Salden, Rückerstattungen und Belege durcheinanderbringen.
• Die Rechte eines Benutzers werden im Benutzerdialog vergeben, der sie auf die eigenen Rechte des Vergebenden beschränkt und bereits angemeldete Sessions aktualisiert. Sie direkt wiederherzustellen würde beides umgehen.

Ein von Ihnen gelöschter Datensatz wird normalerweise nur als gelöscht markiert, daher holt die Wiederherstellung einer Version von vor der Löschung ihn zurück. Ein gelöschter Datensatz erscheint nicht mehr in seiner Liste: Öffnen Sie seinen Verlauf über die Zeile der Löschung im Audit-Protokoll. So kehrt auch ein Kunde zurück, der mit Kundendatensatz löschen gelöscht wurde; ein Kunde, dessen Personendaten gelöscht wurden, kann nicht zurückkehren, weil das Löschen der Personendaten seinen Verlauf entfernt (siehe Kundendaten löschen). Das Wiederherstellen einer Session lässt ihre Teilnehmer unverändert.

Was nie wiederhergestellt wird

Eine Wiederherstellung berührt nie:

• die Identität des Datensatzes, seine Organisation und seine Erstellungsangaben;
• bei einem Kunden: die PIN und ihren Ablauf, eine ausstehende E-Mail-Änderung sowie die Zähler für fehlgeschlagene Anmeldungen und Sperrungen;
• bei einem Teilnehmer: Zahlungs- und Rückerstattungsmarker, die Verknüpfung mit seiner Bestellung, seinen Termin, die Anzahl der Plätze, Anspruchs- und Reservierungscodes sowie Zeitstempel von Stornierungen;
• bei einer Session: die Anzahl gebuchter Plätze und die Verknüpfungen mit einem externen Kalender;
• bei einer Aktion: wie oft und in welcher Höhe sie genutzt wurde;
• bei einer Ressourcen-Integration: ihre Zugangsdaten und ihren Synchronisierungsstatus;
• bei einer Organisation: ob sie gelöscht ist. Ihre Einstellungen werden wiederhergestellt, ihre Zugangsdaten bleiben so, wie sie gespeichert sind.

Bei Kunden, Teilnehmern und Journaleinträgen behält ein Feld mit der Einstellung Kein Verlauf seinen aktuellen Wert.

Wenn eine Wiederherstellung abgelehnt wird

Der Bereich zeigt den Grund im Bestätigungsdialog. Die häufigsten sind:

• der Datensatz existiert nicht mehr (nur als gelöscht markierte Datensätze können zurückkehren);
• die Wiederherstellung würde einen Teilnehmer oder eine Session in eine Stornierung hinein- oder aus ihr herausführen;
• der Datensatz gehört zu etwas, das nicht mehr vorhanden oder gelöscht ist: ein Teilnehmer, dessen Session oder Kunde gelöscht wurde, ein Journaleintrag, dessen Kunde gelöscht wurde, eine Session, deren Ressource gelöscht wurde, und so weiter;
• die wiederhergestellten Einstellungen verletzen eine Regel, zum Beispiel eine Feldeinstellung, die das Profil Gesundheitswesen verbietet. Die Meldung listet jede Verletzung auf;
• ein anderer Datensatz hält bereits einen Wert, der eindeutig sein muss, oder der Datensatz verweist auf einen, den es nicht mehr gibt. Die Meldung nennt das Feld.

Aufbewahrung

Der Verlauf wird so lange aufbewahrt, wie es die Aufbewahrungsdauer der Protokolleinstellungen der Organisation vorsieht, 12 bis 120 Monate. Ältere Versionen werden durch eine tägliche Bereinigung automatisch entfernt und lassen sich danach nicht mehr wiederherstellen. Das Verkürzen der Dauer entfernt die älteren Versionen bei der nächsten Bereinigung. Das Ausschalten von Änderungsverlauf aufbewahren beendet das Aufbewahren neuer Versionen; die bereits aufbewahrten bleiben, bis die Dauer sie entfernt, doch solange der Verlauf ausgeschaltet ist, wird die Schaltfläche Verlauf nicht mehr angeboten.

Das Löschen der Personendaten eines Kunden entfernt den Verlauf des Kunden, seiner Buchungen und seiner Journaleinträge sofort. Die Aufbewahrung (Monate) eines Feldes wirkt anders: Sie löscht die Antwort bei einem gelöschten Kunden, doch die früheren Versionen im Verlauf behalten die Antwort, bis die Dauer sie entfernt.