Wochenplan erstellen

Diese Anleitung richtet sich an die Person, die die Sessions der Woche plant und möchte, dass sie gut ausgelastet sind. Sie beschreibt einen Wochenablauf in vier Schritten — die letzte Woche auswerten, die nächste aufbauen, sie freigeben und sie anpassen, während Buchungen eingehen — sowie die Grenzen, mit denen Sie planen müssen. Das Einrichten eines Kalenders und den Dialog Generieren selbst beschreiben Termine planen und Sessions generieren und Sessions generieren.

Die Beispiele verwenden ein erfundenes Studio: einen Raumkalender Studio 1 und zwei damit verknüpfte Sessions, Morning Flow (60 Minuten, 14 Plätze) und Yin am Abend (75 Minuten, 12 Plätze). Jede Stufe oder jedes Format, das Sie anbieten — zum Beispiel ein Kurs für Einsteiger und einer für Fortgeschrittene —, ist eine eigene Session mit eigener Dauer, eigenen Plätzen und eigenem Preis; ihr Name zeigt die Stufe im Terminplaner, auf der Buchungsseite und in den Auswertungen.

Bevor Sie beginnen

• Jede Session ist über Abhängigkeiten mit dem Kalender verknüpft, in dem sie stattfindet, und dieser Kalender ist im Terminplaner ausgewählt — siehe Einen Kalender für Gruppen-Sessions vorbereiten.
• Ihr Benutzer hat Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten (um Sessions zu generieren, Kapazität und Sichtbarkeit einer Session zu ändern, Sessions zu stornieren und Nichterscheinen zu markieren) sowie entweder Organisation auf Verwalten oder Verwalten auf der Ressource des Kalenders unter Ressourcen (um Sessions in diesem Kalender zu speichern). Für die Auswertung brauchen Sie zusätzlich Analytik auf Ansicht. Ohne Organisation: Verwalten oder Verwalten auf der Ressource des Kalenders wird die nächste Synchronisierung abgelehnt, go flow meldet Sie ab, und die noch nicht synchronisierten Änderungen auf diesem Gerät gehen verloren — siehe Was jedes Recht öffnet.
• Sie kennen die Einstellungen der Session, die jede generierte Session übernimmt oder verwendet: Kapazität, Dauer (Min), Preis, Mindestkapazität und Buchungen möglich — siehe Ressourcendetails.

1. Die letzte Woche auswerten

Im Terminplaner. Wählen Sie den Kalender, die Ansicht Woche und gehen Sie eine Woche zurück. Schalten Sie die Auslastungs-Heatmap ein: Sessions am freien Ende der Farbskala hatten noch Plätze, Sessions am vollen Ende waren ausgebucht. Eine Sanduhr mit einer Zahl auf einer Session zeigt Kunden, die noch auf einen Platz gewartet haben — Nachfrage über die angebotene Kapazität hinaus. Die Heatmap zeigt die Sessions, wie sie jetzt sind: Stornierte Buchungen, Wartelisteneinträge und als nicht erschienen markierte Teilnehmer zählen nicht als gebucht.

In den Auswertungen. Öffnen Sie Auswertungen > Übersicht und wählen Sie den letzten Monat als Startdatum und als Enddatum. Jede Zeile ist eine Buchung, benannt als „Kalender - Session“ (zum Beispiel „Studio 1 - Morning Flow“), mit den gebuchten Plätzen (Tatsächlich) und der Kapazität der Session. Filtern Sie nach Ressource und nutzen Sie Nach Excel exportieren, um Wochentage, Startzeiten und Formate zu vergleichen — go flow hat keinen eingebauten Bericht nach Wochentag, Uhrzeit oder Format. Über einen längeren Zeitraum werden die Zeilen zu Monatssummen je Kalender und Session. Beachten Sie:

• Es zählen nur aktive Buchungen in aktiven Sessions; stornierte Buchungen, Wartelisteneinträge und Nichterscheinen fehlen.
• Eine Session ohne jede Buchung erscheint gar nicht, ihre Plätze fehlen daher in der Kapazität, und Tatsächlich im Verhältnis zur Kapazität zeigt eine zu hohe Auslastung. Leere Sessions sehen Sie im Terminplaner.
• In der Liste für einen einzelnen Monat wiederholt sich die Kapazität einer Session in jeder ihrer Buchungszeilen; zählen Sie sie pro Session nur einmal.
• Die Auswertungen unterscheiden private nicht von öffentlichen Kursen: Ein Kurs, der einer Gruppe vorbehalten ist, zählt wie jeder andere. Merken Sie sich die Kurse mit dem Symbol Privat in der Ansicht Woche des Terminplaners und beurteilen Sie sie gesondert.
• Zeit ohne Kurs hat keine Zahlen, und go flow erfasst ausser der Warteliste keine Anfragen oder Gruppenwünsche. Halten Sie diese in eigenen Notizen fest und werten Sie sie als gesonderten Hinweis.

Wie Sie diese Zahlen lesen, erklärt Auswertungen.

2. Die nächste Woche aufbauen

1. Wählen Sie im Terminplaner nur den Kalender aus, den Sie planen, die Ansicht Woche (oder Arbeitswoche) und wechseln Sie zur nächsten Woche. Lassen Sie unter Statusanzeige festlegen die Status Erstellt und Aktiv markiert und Nur mit Warteliste ausgeschaltet — Generieren erkennt nur die Sessions, die der Kalender anzeigt.
2. Klicken Sie auf Generieren, wählen Sie die erste Session (zum Beispiel Morning Flow) und legen Sie Sichtbarkeit & Buchbarkeit fest. Für eine wöchentliche Serie ist Buchbar Tage vorher die übliche Wahl: Mit 14 öffnet jeder Kurs zwei Wochen vor seinem eigenen Datum.
3. Legen Sie pro Startzeit eine Zeitplanzeile an und markieren Sie deren Tage — zum Beispiel Montag bis Freitag um 07:00 und in einer zweiten Zeile Samstag um 09:00. Wählen Sie bereits vergangene Tage ab. Speichern Sie.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jede weitere Session (zum Beispiel Yin am Abend). Ein Durchgang erzeugt eine Session für eine Woche; eine Funktion zum Kopieren einer Woche oder für ein ganzes Semester gibt es nicht.
5. Prüfen Sie das Ergebnis. Die neuen Kurse sind Geplant (gestrichelte Umrandung). Ein Zeitfenster, in dem in diesem Kalender bereits eine Session lag, wurde ohne Meldung übersprungen; vergleichen Sie den Kalender daher mit Ihrem Plan. Einen einzelnen Zusatzkurs legen Sie an, indem Sie den Chip der Session auf das Raster ziehen; einen Kurs verschieben Sie durch Ziehen, und mit dem Kreuz entfernen Sie ihn.

Um mehrere Wochen vorzubereiten, wechseln Sie zur folgenden Woche und wiederholen den Ablauf. Ein geplanter Kurs lässt sich nicht öffnen, seine eigene Kapazität können Sie daher erst ändern, wenn er aktiv ist; Sichtbarkeit und Buchbarkeit lassen sich schon vorher mit Auf Auswahl anwenden im Dialog Generieren ändern. Ein Kurs, der erst an einem späteren Datum öffnet, kann bis dahin nicht gebucht werden, sodass Sie ihn nach der Aktivierung unter Session bearbeiten noch anpassen können.

Vorab-Zugriff und geschlossene Gruppen. Damit Mitglieder vor allen anderen buchen können, generieren Sie mit Eingeschränkt, einer Auswahl unter Berechtigte Gruppen und einem späteren Öffnungsdatum und fügen Vorab-Zugriffsstufen hinzu (Modul Aktionen) — siehe Sichtbarkeit & Buchbarkeit von Sessions. Für einen Kurs, der einer privaten Gruppe oder einer Firma vorbehalten ist, siehe Gruppen- oder Firmenkurs durchführen.

3. Die Woche freigeben

1. Klicken Sie auf Alle aktivieren. Aktiviert werden die gerade angezeigten geplanten Sessions; um mehrere vorbereitete Wochen auf einmal freizugeben, wechseln Sie vorher zu Monat.
2. Prüfen Sie, was Kunden sehen. Auf der Buchungsseite lässt sich ein Kurs mit Öffentlich und Sofort buchbar sofort buchen; ein Kurs, der erst später öffnet, erscheint als „demnächst“ mit seinem Öffnungsdatum, und berechtigte Mitglieder mit Vorab-Zugriff können ihn vorher buchen; Kurse mit Versteckt erscheinen nie, und Kurse mit Privat oder mit Eingeschränkt für Kunden ausserhalb der berechtigten Gruppen erscheinen als gesperrte Karten. Kurse, die weiter in der Zukunft liegen als Buchungen möglich der Session, werden noch nicht angezeigt.
3. Öffnen Sie die Kundenseite der Buchungsvorlage, gehen Sie zur freigegebenen Woche und öffnen Sie einen Kurs, um Datum, Uhrzeit, Preis und freie Plätze zu prüfen. Eine leere Woche bedeutet meist, dass die Kurse noch geplant sind, jenseits des Buchungshorizonts liegen oder die Vorlage die Session nicht enthält — siehe Online-Buchung einrichten.
4. Informieren Sie das Team: Drucken Sie die Woche aus der Ansicht Woche oder nutzen Sie Agenda für die Teilnehmer (Drucken druckt die aktuelle Ansicht).

4. Anpassen, während Buchungen eingehen

Beobachten Sie die kommenden Tage mit der Heatmap, den Sanduhr-Zahlen und Nur mit Warteliste; die Ansicht Agenda zeigt, wer gebucht ist und wer wartet.

• Ausgebucht mit Warteliste. Erhöhen Sie die Kapazität des Kurses unter Session bearbeiten — frei gewordene oder zusätzliche Plätze werden automatisch zuerst den wartenden Kunden angeboten — oder legen Sie mit einem Chip oder mit Generieren einen weiteren Kurs an.
• Schwache Nachfrage. Senken Sie die Kapazität (nie unter die bereits gebuchten Plätze), verschieben Sie den Kurs durch Ziehen auf eine bessere Zeit oder setzen Sie eine Last-Minute-Preisregel ein — siehe Aktion oder Rabattcode einrichten. Einen Kurs ohne Buchungen können Sie mit dem Kreuz entfernen.
• Einen gebuchten Kurs verschieben. Teilnehmer, Kapazität und Einstellungen wandern mit, und ihre Erinnerungen folgen der neuen Uhrzeit, aber es wird keine Nachricht versendet; informieren Sie die Teilnehmer mit Kunden benachrichtigen in der Teilnehmerliste.
• Eine andere Stufe oder Dauer. Ein Kurs behält seine Session — ihren Namen, ihre Dauer und ihren Preis — und lässt sich weder einer anderen Session zuordnen noch in der Länge ändern. Legen Sie mit dem Chip oder mit Generieren einen Kurs der anderen Session an. Entfernen Sie den alten Kurs mit dem Kreuz, sobald niemand mehr darin gebucht ist; gebuchte Teilnehmer verschieben Sie vorher einzeln, siehe Einen Kunden in eine andere Session verschieben.
• Unter Mindestkapazität. Ein Warnpunkt erscheint, solange die Buchungen unter der Mindestkapazität der Session liegen. Er dient nur der Information — go flow sagt den Kurs nicht ab; Sie entscheiden.
• Ein Kurs kann nicht stattfinden. Folgen Sie Ausfälle und Störungen bewältigen, bevor Sie etwas ändern oder stornieren.

Eine Änderung später beurteilen. go flow führt keine Planungsnotizen und hält nicht fest, wie sich ein Kurs über die Zeit gefüllt hat. Notieren Sie daher, was Sie wann geändert haben und welches Ergebnis Sie erwarten. Die Spalte Erstellt der Teilnehmerliste zeigt, wann jeder Platz gebucht wurde: Zählen Sie die Plätze, die vor und nach der Änderung gebucht wurden, oder vergleichen Sie, wie früh sich zwei Kurse gefüllt haben. Konto > Meine Aktivität zeigt, wann Sie einen Kurs geändert haben.

Grenzen, mit denen Sie planen

• Eine Woche, eine Session pro Durchgang. Generieren umfasst die angezeigte Woche und eine Session; es gibt kein Kopieren einer Woche, kein Semester und keine Serie, die von selbst weiterläuft.
• Geplant ist der einzige Entwurf. Es gibt keine gespeicherten Alternativpläne zum Vergleichen. Geplante Sessions sehen Ihre Kolleginnen und Kollegen im Terminplaner (Kunden nie), und eine aktivierte Session lässt sich nicht wieder auf Geplant zurücksetzen. go flow erstellt keine Nachfrageprognose: Heatmap, Wartelisten-Zahlen und Auswertungen zeigen nur Buchungen; halten Sie Ihre eigenen Schätzungen davon getrennt.
• Keine Lehrperson an einem datierten Kurs. Ein Kurs gehört zu einem Kalender — der Ressource, auf der er generiert wurde. go flow hält daran keine zweite Ressource fest, etwa eine Lehrperson oder ein Gerät; wer unterrichtet, planen Sie ausserhalb von go flow, oder Sie verwenden den Kalender der Lehrperson als Kurskalender. Einen Dienstplan hat go flow ebenfalls nicht: Wer an einem Tag den Empfang, die Kurse und andere Aufgaben übernimmt, planen Sie ausserhalb von go flow.
• Keine Prüfung auf Raum- oder Personalkonflikte. Generieren überspringt nur Zeitfenster, in denen im selben Kalender bereits eine Session liegt. Das Ablegen eines Chips oder das Verschieben eines Kurses wird nicht geprüft, Einzeltermine im Zeitfenster blockieren keinen Kurs, andere Kalender werden nicht verglichen, und es gibt keine Umbau- oder Pufferzeiten. Abhängigkeiten verknüpft eine Session nur mit ihrem Kalender. Um Überschneidungen selbst zu erkennen, wählen Sie die betroffenen Kalender aus und nutzen Gruppenressourcen (am Desktop), um sie nebeneinander zu sehen; wählen Sie vor dem Generieren wieder nur den Kurskalender aus. Eine Abwesenheit bei einer Ressource verhindert weder Generieren noch die Buchung von Kursen in ihrem Kalender: Solange ein Raum oder ein Gerät nicht verfügbar ist, generieren Sie dort nicht und setzen bereits generierte Kurse auf Nicht buchbar oder Versteckt.
• Kein Preis pro Kurs. Jeder Kurs kostet den Preis der Session; eine Änderung gilt für alle ihre Kurse bei neuen Buchungen. Für günstigere Zeiten nutzen Sie Preisaktionen.
• Ein verschobener Kurs behält seine Kapazität. Ziehen Sie ihn in die Spalte eines anderen Raums, übernimmt er dessen Grösse nicht; ändern Sie die Kapazität unter Session bearbeiten.

Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

Was Sie sehen	Was Sie prüfen
Generieren fehlt oder ist deaktiviert	Die Kalendervoraussetzungen und die Ansicht Woche oder Arbeitswoche.
Generieren hat nichts oder zu wenig angelegt	In den Zeitfenstern lagen in diesem Kalender bereits Sessions, oder die Tage liegen ausserhalb der angezeigten Woche (in der Arbeitswoche vor Ihrem ersten oder nach Ihrem letzten Arbeitstag).
Kurse erscheinen doppelt	Beim Generieren waren Sessions durch Statusanzeige festlegen oder Nur mit Warteliste ausgeblendet. Entfernen Sie die überzähligen Kurse ohne Buchungen mit dem Kreuz.
Kurse fehlen auf der Buchungsseite	Noch Geplant, Versteckt, jenseits von Buchungen möglich, oder die Vorlage bietet die Session nicht an.
Niemand kann buchen	Der Kurs ist Nicht buchbar oder Privat, sein Öffnungsdatum liegt in der Zukunft oder wurde leer gelassen, oder er ist Eingeschränkt auf Gruppen, zu denen der Kunde nicht gehört.
Sie wurden unterbrochen und wissen nicht, was Sie schon erledigt haben	Konto > Meine Aktivität listet Ihre eigenen Speicherungen, die neuesten zuerst; zusammen generierte Sessions erscheinen als eine Zeile mit einer Anzahl. Änderungen, die noch auf diesem Gerät warten (Wolken-Symbol mit „!“), erscheinen dort noch nicht. Gestrichelte Kurse im Terminplaner sind noch Geplant.