Kunden benachrichtigen
Mit Kunden benachrichtigen senden Sie den Teilnehmern einer Session direkt aus der Teilnehmerliste eine E-Mail — zum Beispiel, um allen in der Samstagsklasse um 09:00 mitzuteilen, dass sie ins kleine Studio wechselt. Die Nachricht ist eine E-Mail; eine SMS können Sie in go flow nicht selbst schreiben.
Bevor Sie beginnen
- Die Teilnehmerliste gehört zu Sessions. Ein Einzeltermin hat keine Teilnehmerliste; um seinem Kunden zu schreiben, verwenden Sie E-Mail verfassen auf der Seite E-Mails.
- Zum Senden brauchen Sie Verwalten-Zugriff auf Kunden oder auf Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt (siehe Benutzerdetails). Die Schaltfläche Kunden benachrichtigen erscheint für alle, die die Session öffnen können; ohne eines dieser Rechte wird die E-Mail jedoch abgelehnt, und go flow meldet Sie ab. Holen Sie das Recht ein, bevor Sie schreiben.
Editor öffnen
- Doppelklicken Sie im Terminplaner auf die Session, um sie zu öffnen.
- Haken Sie in der Teilnehmerliste einen oder mehrere Teilnehmer an. Über der Liste erscheint die Schaltfläche Kunden benachrichtigen.
- Klicken Sie auf Kunden benachrichtigen. Der E-Mail-Editor öffnet sich mit den angehakten Teilnehmern als Empfänger.
Empfänger prüfen
Eingetragen werden nur angehakte Teilnehmer, die aktive Kunden sind. Ohne Hinweis weggelassen werden:
- ein eingeladener Kunde — jemand, für den Sie Plätze über seine E-Mail-Adresse reserviert haben und der noch nicht gebucht hat (siehe Session-Teilnehmer); geben Sie ihm stattdessen den Reservierungslink weiter;
- jeder Teilnehmer ohne eigenen Kundendatensatz.
Ein Empfänger ohne E-Mail-Adresse bleibt in der Liste, erhält aber nichts. Vergleichen Sie vor dem Senden die Chips mit den Personen, die Sie erreichen wollen. Sie können einen Chip entfernen oder einen beliebigen anderen aktiven Kunden suchen und hinzufügen.
Schreiben und senden
Geben Sie den Betreff und die Nachricht ein und klicken Sie auf die Senden-Schaltfläche (das Papierflugzeug, Tooltip Senden). Sie bleibt deaktiviert, bis mindestens ein Empfänger, ein Betreff und eine Nachricht vorhanden sind; ist die E-Mail eingereiht, schliesst sich der Editor. Schliessen Sie ihn mit nicht gesendeten Änderungen, werden Sie gefragt, ob Sie diese verwerfen möchten.
Jeder Empfänger erhält seine eigene Kopie, in der Sprache, in der Sie geschrieben haben, mit Kopfzeile, Signatur und Fusszeile Ihrer Organisation. Der Editor hat kein Platzhaltermenü, doch {{clientFirstName}} im Nachrichtentext — nicht im Betreff — wird durch den Vornamen des jeweiligen Empfängers ersetzt. Was der Empfänger sieht, welcher Absender erscheint, wohin Antworten gehen und welche Grenzen gelten, steht unter E-Mail verfassen.
Nennen Sie die Session und ihr Datum im Betreff, zum Beispiel «Samstag 09:00 Flow-Klasse: neuer Raum». Die Nachricht wird nicht an die Session angehängt; über den Betreff finden Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen sie wieder.
Was aufgezeichnet wird
- Die Seite E-Mails zeigt pro Empfänger eine Zeile mit dem Typ Ad-hoc E-Mail, Ihrem Namen unter Gesendet von und dem Status. Suchen Sie dort nach Betreff, Kundenname oder E-Mail-Adresse. Die Seite erscheint, solange das Modul E-Mails eingeschaltet ist; bei ausgeschaltetem Modul werden E-Mails trotzdem versendet, Sie können sie aber nicht nachsehen.
- Zur Session, zu den Teilnehmerzeilen oder zum Journal des Kunden kommt nichts hinzu. Wie Sie der nächsten Kollegin oder dem nächsten Kollegen mitteilen, dass eine Klasse informiert ist, steht unter Den Tag übergeben.
Wenn die Nachricht nicht hinausgeht
- Der Editor bleibt nach Senden offen: Es wurde nichts versendet. Prüfen Sie Ihre Verbindung und dass es höchstens 500 Empfänger sind, und senden Sie erneut.
- Sie wurden nach Senden abgemeldet: Ihnen fehlt ein Recht, das den Versand erlaubt. Melden Sie sich erneut an; Ihr Text ist verloren. Bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator um Verwalten-Zugriff auf Kunden.
- Ein Teilnehmer fehlt auf der Seite E-Mails: Er hatte keine E-Mail-Adresse oder wurde wie unter Empfänger prüfen beschrieben weggelassen.