Sitzungen generieren

Mit dem Dialog Generieren erstellen Sie viele Sitzungstermine auf einmal für eine Woche, mit einheitlichen Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit. Öffnen Sie ihn über die Schaltfläche Generieren in der Symbolleiste des Terminplaners. Die Schaltfläche ist nur in der Wochen- und Arbeitswochen-Ansicht aktiv, und die Sitzungen werden für die gerade angezeigte Woche erzeugt.

Sitzung auswählen

Oben legt die Auswahl Sitzung fest, zu welcher Sitzung die neuen Termine gehören. Verfügt Ihre Organisation nur über eine Sitzungsressource, ist sie bereits ausgewählt.

Sichtbarkeit und Buchbarkeit

Der Bereich Sichtbarkeit & Buchbarkeit steuert, wie die generierten Sitzungen im Buchungskalender erscheinen und wann Kunden sie buchen können:

• Sichtbarkeit — Öffentlich, Versteckt, Privat oder Eingeschränkt.
• Buchbarkeit — Sofort buchbar, Nicht buchbar oder Buchbar ab Datum. Bei Buchbar ab Datum erscheint ein Datumsfeld.
• Anzeige — Vollständige Details oder Demnächst (maskiert).

Bei der Sichtbarkeit Eingeschränkt erscheint die Auswahl Berechtigte Gruppen, in der Sie festlegen, welche Mitgliedergruppen buchen dürfen. Dafür muss für Ihre Organisation ein Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt sein — andernfalls wird an dieser Stelle ein Hinweis angezeigt. Kombinieren Sie Eingeschränkt mit Buchbar ab Datum, können Sie über Vorab-Zugriffsstufe hinzufügen zusätzlich Vorab-Zugriffsstufen anlegen: Jede Stufe nennt ihre Gruppen mit Vorab-Zugriff und den Vorab-Zugriff Vorlauf (Tage) — die Buchung öffnet für diese Gruppen um so viele Tage früher als zum allgemeinen Öffnungsdatum.

Zeitplan erstellen

Jede Zeitplanzeile legt eine Auswahl von Wochentagen und eine Startzeit fest:

• Markieren Sie die Wochentage, an denen die Sitzung stattfinden soll.
• Legen Sie die Zeit Beginnt um fest. Die Dauer der Sitzung ergibt sich aus der Sitzungsressource.
• Die Hinzufügen-Schaltfläche erstellt eine weitere Zeile, vorbelegt mit der Zeit direkt nach dem Ende der vorherigen Zeile; das Löschsymbol entfernt eine Zeile.

Zeilen, deren Zeiten sich an einem gemeinsamen Wochentag überschneiden, werden beim Speichern mit einer Fehlermeldung abgewiesen.

Sitzungen werden für jeden passenden Wochentag der angezeigten Woche erzeugt. Zeitfenster, in denen bereits eine Sitzung liegt, werden übersprungen; andere Termine im selben Zeitfenster verhindern die Generierung nicht.

Bestehende Termine

Hat die gewählte Sitzung in der angezeigten Woche bereits Termine, werden sie unter Bestehende Termine mit Datum, Uhrzeit, Status (Geplant oder Aktiv) und ihren Sichtbarkeitseinstellungen aufgelistet. Markieren Sie Zeilen, um sie gesammelt zu bearbeiten:

• Auf Auswahl anwenden überträgt die aktuellen Sichtbarkeits- und Buchbarkeitseinstellungen des Dialogs auf die markierten Sitzungen.
• Ausgewählte löschen entfernt sie. Sitzungen, die bereits Teilnehmer haben, sind mit Hat Teilnehmer gekennzeichnet und lassen sich nicht löschen.

Speichern

Klicken Sie auf das Speichersymbol, um die Sitzungen zu generieren. Sie werden als Geplant angelegt: Sie erscheinen gestrichelt im Kalender, sind aber noch nicht buchbar. Aktivieren Sie sie im Terminplaner — über das Häkchen auf dem einzelnen Eintrag oder Alle aktivieren in der Symbolleiste —, damit Kunden sie buchen können. Um geplante Sitzungen stattdessen zu verwerfen, nutzen Sie das Abbrechen-Symbol auf einem Eintrag oder Alle geplanten entfernen in der Symbolleiste, um sie alle auf einmal zu verwerfen.