Sessions generieren

Mit dem Dialog Generieren erstellen Sie viele datierte Sessions auf einmal für die im Terminplaner angezeigte Woche, mit einheitlichen Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit. Öffnen Sie ihn über die Schaltfläche Generieren in der Symbolleiste des Terminplaners. Die Schaltfläche ist nur in den Ansichten Woche und Arbeitswoche aktiv, und die Sessions werden für die gerade angezeigte Woche erzeugt.

Bevor Sie beginnen

• Das Modul Sessions ist aktiviert, und die Session ist über Abhängigkeiten mit einer Standard-Ressource (ihrem Kalender) verknüpft, die im Terminplaner ausgewählt ist. Fehlt Generieren, folgen Sie Einen Kalender für Gruppen-Sessions vorbereiten.
• Ihr Benutzer hat Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten. Ohne dieses Recht öffnet sich der Dialog schreibgeschützt: Die Felder für Sichtbarkeit und Buchbarkeit lassen sich nicht ändern, und es gibt keine Speichern-Schaltfläche. Die generierten Sessions werden anschliessend unter Ihrem Benutzer auf dem Server gespeichert; dafür brauchen Sie zusätzlich Organisation auf Verwalten oder Verwalten auf der Ressource dieses Kalenders unter Ressourcen; sonst wird die nächste Synchronisierung abgelehnt, go flow meldet Sie ab, und die noch nicht synchronisierten Änderungen auf diesem Gerät gehen verloren — siehe Was jedes Recht öffnet.
• Der Terminplaner zeigt die Woche, die Sie füllen möchten.

Was ein Durchgang erzeugt

• Eine Woche. Sessions entstehen für die Tage der aktuellen Wochen- oder Arbeitswochen-Ansicht. Arbeitswoche umfasst die Tage vom ersten bis zum letzten Arbeitstag Ihrer Organisation; ein markierter Tag davor oder danach erzeugt nichts, ein freier Tag dazwischen (etwa ein freier Mittwoch) erhält aber Sessions, die die Ansicht Arbeitswoche nicht anzeigt. Bereits vergangene Tage der laufenden Woche werden mitgezählt — wählen Sie sie ab.
• Eine Session. Alle Zeitfenster gehören zu der oben gewählten Session. Führen Sie Generieren für jede Session (jedes Kursformat), die Sie in dieser Woche anbieten, einmal aus.
• Ein Zeitfenster pro ausgewähltem Kalender. Sind mehrere ausgewählte Ressourcen mit der Session verknüpft, entsteht jedes Zeitfenster auf jeder von ihnen. Wählen Sie nur den Kalender aus, den Sie füllen möchten.
• Keine Woche kopieren, kein Semester. go flow kann weder eine Woche kopieren noch ein ganzes Semester oder Quartal generieren. Für weitere Wochen wechseln Sie zur nächsten Woche und führen Generieren erneut aus; der Dialog startet bei jedem Öffnen mit seinen Standardeinstellungen.

Session auswählen

Oben legt die Auswahl Session fest, zu welcher Session die neuen Zeitfenster gehören. Sie listet die Sessions, die mit den ausgewählten Kalendern verknüpft sind; gibt es nur eine, ist sie bereits ausgewählt und lässt sich nicht ändern.

Sichtbarkeit und Buchbarkeit

Der Bereich Sichtbarkeit & Buchbarkeit steuert, wie die generierten Sessions auf der Buchungsseite erscheinen und wann Kunden sie buchen können. Jede generierte Session erhält diese Einstellungen; später können Sie sie pro Session unter Session bearbeiten ändern. Bei jedem Öffnen des Dialogs stehen sie auf Öffentlich, Sofort buchbar und Vollständige Details.

• Sichtbarkeit — Öffentlich, Versteckt, Privat oder Eingeschränkt.
• Buchbarkeit — Sofort buchbar, Nicht buchbar, Buchbar ab Datum oder Buchbar Tage vorher. Bei Buchbar ab Datum erscheint ein Datumsfeld; bei Buchbar Tage vorher geben Sie stattdessen unter Öffnet so viele Tage vorher eine Anzahl Tage ein, und jede generierte Session öffnet so viele Tage vor ihrem eigenen Datum — die übliche Wahl für eine Serie, bei der ein festes Datum alle Sessions auf einmal öffnen würde. Die Buchung öffnet um Mitternacht des Öffnungsdatums in der Zeitzone Ihrer Organisation. Lassen Sie das Datum oder die Zahl leer, kann niemand die Sessions buchen, bis Sie den Wert eintragen.
• Anzeige — Vollständige Details oder Demnächst (maskiert). Auf der Buchungsseite erscheint eine Session, die erst an einem späteren Datum öffnet, unabhängig von dieser Wahl als „demnächst“ mit ihrem Öffnungsdatum, und eine sofort buchbare Session erscheint vollständig. Die Wahl verändert derzeit nur, wie der Eintrag im Terminplaner markiert wird.

Bei der Sichtbarkeit Eingeschränkt erscheint die Auswahl Berechtigte Gruppen, in der Sie festlegen, welche Mitgliedergruppen buchen dürfen. Dafür muss für Ihre Organisation ein Gruppenzugehörigkeitsfeld festgelegt sein — andernfalls wird an dieser Stelle ein Hinweis angezeigt. Kombinieren Sie Eingeschränkt mit Buchbar ab Datum oder Buchbar Tage vorher und ist das Modul Aktionen aktiviert, können Sie über Vorab-Zugriffsstufe hinzufügen zusätzlich Vorab-Zugriffsstufen anlegen: Jede Stufe nennt ihre Gruppen mit Vorab-Zugriff und den Vorab-Zugriff Vorlauf (Tage) — die Buchung öffnet für diese Gruppen um so viele Tage früher als zum allgemeinen Öffnungsdatum. Der Vorlauf ist mit dem Standard-Vorlauf Ihrer Organisation vorbelegt; eine Stufe ohne Gruppen wird ignoriert. Was Kunden sehen, beschreibt Sichtbarkeit & Buchbarkeit von Sessions.

Zeitplan erstellen

Jede Zeitplanzeile legt eine Auswahl von Wochentagen und eine Startzeit fest:

• Eine neue Zeile beginnt mit allen sieben Tagen markiert und Beginnt um 08:00.
• Markieren Sie die Wochentage, an denen die Session stattfinden soll.
• Legen Sie die Zeit Beginnt um in 5-Minuten-Schritten fest. Die Dauer der Session ergibt sich aus der Dauer (Min) der Session.
• Die Hinzufügen-Schaltfläche erstellt eine weitere Zeile, vorbelegt mit der Zeit direkt nach dem Ende der vorherigen Zeile; das Löschsymbol entfernt eine Zeile, solange es mehr als eine gibt.

Zeilen, deren Zeiten sich an einem gemeinsamen Wochentag überschneiden, werden beim Speichern mit Zeitplanzeilen haben überlappende Zeiträume abgewiesen.

Übersprungene Zeitfenster

Sessions werden für jeden passenden Wochentag der angezeigten Woche erzeugt. Ein Zeitfenster wird übersprungen, wenn im selben Kalender zu dieser Zeit bereits eine Session liegt — gleich welche, geplant oder aktiv, von jeder Session-Art. Andere Termine im selben Zeitfenster, etwa Einzeltermine, verhindern die Generierung nicht, und andere Kalender werden nicht geprüft.

Das Überspringen geschieht still: Der Dialog meldet nicht, wie viele Zeitfenster er übersprungen hat, und waren alle belegt, schliesst er sich, ohne etwas anzulegen. Prüfen Sie den Kalender nach dem Speichern.

Generieren erkennt nur die Sessions, die der Terminplaner gerade anzeigt. Lassen Sie vor dem Generieren unter Statusanzeige festlegen die Status Erstellt und Aktiv markiert und Nur mit Warteliste ausgeschaltet — sonst können ausgeblendete Sessions ein zweites Mal angelegt werden. Sind Sie gerade zu einer weit entfernten Woche gewechselt, warten Sie, bis das Wolkensymbol in der oberen Leiste grün ist, damit Sessions, die Ihre Kolleginnen und Kollegen dort angelegt haben, angekommen sind.

Bestehende Termine

Hat die gewählte Session in der angezeigten Woche bereits Session-Termine, werden sie unter Bestehende Termine mit Datum, Uhrzeit, Status (Geplant oder Aktiv) und Sichtbarkeit & Buchbarkeit aufgelistet. Markieren Sie Zeilen, um sie gesammelt zu bearbeiten; jede Aktion schliesst den Dialog, sobald sie ausgeführt ist:

• Auf Auswahl anwenden ersetzt die Sichtbarkeits- und Buchbarkeitseinstellungen der markierten Sessions durch die aktuellen Einstellungen des Dialogs — vollständig, sodass leer gelassene berechtigte Gruppen oder Vorab-Zugriffsstufen entfernt werden. Das gilt auch für Sessions mit Buchungen; die Buchungen selbst bleiben bestehen.
• Ausgewählte löschen entfernt sie. Eine Session mit irgendeinem Teilnehmereintrag — auch stornierten Buchungen und Wartelisteneinträgen — ist mit einem Gruppensymbol (Hat Teilnehmer) gekennzeichnet und wird ausgelassen; die Schaltfläche zeigt, wie viele Sessions sie löschen wird.

Speichern

Das Speichersymbol wird aktiv, sobald eine Session gewählt ist und mindestens eine Zeile einen Wochentag und eine Startzeit hat. Klicken Sie darauf, um die Sessions zu generieren. Sie werden als Geplant angelegt: Sie erscheinen gestrichelt im Kalender, sind aber noch nicht buchbar und für Kunden nicht sichtbar. Aktivieren Sie sie im Terminplaner — über das Häkchen auf dem einzelnen Eintrag oder Alle aktivieren in der Symbolleiste —, damit Kunden sie mit den gewählten Einstellungen buchen können. Um geplante Sessions stattdessen zu verwerfen, nutzen Sie das Kreuz auf einem Eintrag oder Alle geplanten entfernen in der Symbolleiste, um sie alle auf einmal zu verwerfen.

Jede generierte Session übernimmt die Kapazität und die Dauer (Min) der Session, wie sie in diesem Moment eingestellt sind.

Erneut generieren und Einstellungen später ändern

• Erneutes Generieren für dieselbe Woche legt nur die noch freien Zeitfenster an. Bestehende Sessions, ihre Einstellungen und ihre Buchungen bleiben unverändert; um die Einstellungen bestehender Sessions zu ändern, nutzen Sie Auf Auswahl anwenden oder Session bearbeiten.
• Kapazität und Dauer (Min), die Sie an der Session unter Ressourcen ändern, gelten nur für danach generierte Sessions. Die Kapazität einer bestehenden Session ändern Sie unter Session bearbeiten, ihre Uhrzeit durch Ziehen im Terminplaner.
• Preis gilt für jede Buchung ab diesem Zeitpunkt, auch bei bereits generierten Sessions; bereits erstellte Bestellungen behalten ihren Preis. Den Preis einer einzelnen Session können Sie nicht ändern.
• Name und Texte werden aus der Session gelesen, eine Änderung zeigt sich daher bei all ihren Session-Terminen.
• Buchungen möglich begrenzt, wie weit im Voraus die Zeitfenster der Session auf der Buchungsseite erscheinen, für alle ihre Session-Termine zugleich. Diese Einstellungen beschreibt Ressourcendetails.

Den vollständigen Wochenablauf beschreibt Wochenplan erstellen.