Ressourcen

Ressourcen sind die buchbaren Einheiten Ihrer Organisation. Sie finden sie unter Konfigurationen > Ressourcen. Je nachdem, welche Module für Sie aktiviert sind, zeigt die Seite bis zu drei Registerkarten:

• Sessions — wiederverwendbare Session-Formate mit Dauer, Kapazität und Preis, etwa ein Kurs oder eine Lektion (erfordert das Modul „Sessions").
• Ressourcen — Standard-Ressourcen: eine Person, ein Raum oder ein Gerät mit eigenem Kalender.
• Aggregatoren — Einträge, die mehrere Standard-Ressourcen hinter einem einzigen buchbaren Eintrag bündeln (erfordert das Modul „Aggregierte Ressourcen").

Jede Registerkarte hat ihre eigene Liste. Klicken Sie auf das Augensymbol einer Zeile, um den Eintrag in den Ressourcendetails zu öffnen.

Eine Session auf der Registerkarte Sessions ist das wiederverwendbare Format, zum Beispiel „Surfen für Einsteiger, 90 Minuten, 8 Plätze". Die datierten Durchführungen, die Kunden buchen, erzeugen Sie daraus im Terminplaner; siehe Termine planen und Sessions generieren.

Rechte. Zum Ansehen der Seite brauchen Sie Ansicht für Konfiguration & Einstellungen. Zum Anlegen, Ändern, Klonen, Umsortieren oder Löschen von Ressourcen brauchen Sie Verwalten für Konfiguration & Einstellungen; mit nur Ansicht öffnet sich der Editor schreibgeschützt, und die Symbolleiste zeigt nur den Export. Ein Verwalten-Recht auf einer einzelnen Ressource schaltet diese Seite nicht frei. Siehe Benutzer.

Den Ressourcentyp für Ihren Betrieb wählen

Beginnen Sie mit der Frage, was der Kunde reserviert. Ein Betrieb kann mehrere Ressourcentypen verwenden.

Ihr Betrieb und die Auswahl des Kunden	Verwenden Sie	Warum und was danach einzurichten ist
Coiffeursalon: „Einen Haarschnitt bei Elena buchen.“	Ressourcen	Elena ist eine Standard-Ressource mit eigenem Kalender. Legen Sie den Haarschnitt als Behandlung an, ordnen Sie ihn Elena zu und erfassen Sie ihre Verfügbarkeit. Der Kunde wählt Person, Leistung und freie Zeit.
Salon: „Einen Haarschnitt bei einer beliebigen verfügbaren Fachperson buchen.“	Aggregator	Legen Sie zuerst die Mitarbeitenden als Standard-Ressourcen an und wählen Sie sie dann als Mitglieder eines gemeinsamen Buchungsangebots. Konfigurieren Sie Behandlungen und Priorität. Die Bündelung schafft keine zusätzliche Fachperson oder Kapazität.
Surfbetrieb: „Zwei Plätze in der Anfänger-Session am Freitag buchen.“	Session, mit Standard-Ressource verknüpft	Legen Sie die Welle als Standard-Kalenderressource und Anfänger-Surfen als wiederverwendbare Session an. Wählen Sie die Welle unter Abhängigkeiten und erzeugen und aktivieren Sie anschliessend datierte Sessions. Kunden reservieren Plätze in einer konkreten Durchführung.
Beratungspraxis: „Eine 30-minütige Beratung bei dieser Fachperson buchen.“	Ressourcen und eine Behandlung	Die Fachperson stellt ihre Verfügbarkeit bereit, die Behandlung die Leistung und Dauer. Konfigurieren Sie physische oder Video-Termine nur, wenn sie angeboten werden. Ein Aggregator passt, wenn jede geeignete Fachperson gewählt werden darf.
Workshop: „Einen Platz im geplanten Töpferkurs buchen.“	Session, mit ihrer Kalenderressource verknüpft	Die Session liefert die anfängliche Dauer, Kapazität und den Preis. Die geplante Durchführung steht für das konkrete Kursdatum und seine Plätze.
Yogastudio: „Einen Platz im Vinyasa-Kurs am Dienstag um 18:00 in Studio 1 buchen.“	Session für das Kursformat, eine Standard-Ressource für den Raum	Legen Sie Studio 1 als Standard-Ressource und Vinyasa Flow als Session mit Studio 1 unter Abhängigkeiten an und erzeugen Sie die Kurse der Woche im Kalender von Studio 1. Das Kursformat liefert Dauer, Plätze und Preis; der Raum ist der Kalender, in dem die Kurse liegen. Die Lehrperson gehört nicht zum Kurseintrag — siehe Was go flow prüft und was nicht.
Dasselbe Studio: „Eine Privatlektion bei Mara buchen.“	Ressourcen und eine Behandlung	Mara ist eine Standard-Ressource mit eigener Verfügbarkeit und einer Behandlung „Privatlektion“. Ihre Einzelbuchungen und die Kurse des Studios liegen in getrennten Kalendern.
Dasselbe Studio: „Eine Privatlektion bei der Lehrperson buchen, die gerade frei ist.“	Aggregator über die Lehrpersonen	Legen Sie jede Lehrperson als Standard-Ressource mit der Behandlung und Verfügbarkeit an und bündeln Sie sie in einem Aggregator. Der Kunde erhält die nächste freie Lehrperson in Ihrer Prio-Reihenfolge.

Stellen Sie bei Geräten oder Räumen dieselbe Frage: Reserviert der Kunde Zeit auf einem bestimmten Objekt, akzeptiert er ein geeignetes Mitglied eines Pools oder kauft er einen Platz in einer geplanten Aktivität? Die Branche allein bestimmt den Ressourcentyp nicht.

Eine Standard-Ressource, die nur den physischen Kalender für Sessions bereitstellt, benötigt für diese erzeugten Sessions keine Behandlung oder Wochenverfügbarkeit. Wird sie direkt für Einzeltermine angeboten, benötigt sie Behandlungen und Verfügbarkeit. Ein Aggregator hat Mitgliedsressourcen statt einer eigenen Registerkarte Verfügbarkeit. Eine Session hat weder Behandlungen noch einen Wochenplan für freie Termine: Ihre datierten Durchführungen erstellen Sie im Terminplaner.

Weiter geht es mit Ressource anlegen, Behandlung anlegen oder Termine planen und Sessions generieren. In den Ressourcendetails erfahren Sie vor einer Änderung, welche Wirkung die einzelnen Einstellungen haben.

Was vorhanden sein muss, bevor Kunden buchen können

Eine gespeicherte Ressource ist noch nicht buchbar. Die Buchungsseite zeigt sie nur, wenn jede Bedingung in ihrer Zeile erfüllt ist.

Was Kunden buchen	Bedingungen auf der Buchungsseite
Einen Termin bei einer Standard-Ressource	Die Ressource ist online. Auf ihrer Registerkarte Behandlungen ist mindestens eine Behandlung angehakt, und diese Behandlung ist online. Mindestens eine Verfügbarkeitsregel ist lang genug für die Dauer der Behandlung; sonst erscheint die Ressource für diese Behandlung nicht. Eine Buchungsvorlage enthält die Ressource auf ihrer Registerkarte Ressourcen, und die Buchungsansicht dieser Vorlage ist Session-Auswahl — in den anderen Ansichten sehen Kunden nur Sessions.
Einen Termin über einen Aggregator	Der Aggregator ist online, hat angehakte Behandlungen und ist in einer Vorlage mit Session-Auswahl enthalten. Der Aggregator hat keine eigenen Zeiten: Er bietet eine Behandlung an, wenn mindestens eines seiner Mitglieder online ist, die Behandlung hat und dafür Verfügbarkeit hat, und angeboten werden die freien Zeiten dieser Mitglieder. Die Buchung wird auf dem Mitglied angelegt, dessen Zeit der Kunde wählt. Jedes Mitglied, das online ist, erscheint zusätzlich einzeln, sodass Kunden diese Person oder den Aggregator wählen können.
Einen Platz in einer datierten Session	Die Session ist online und hat unter Abhängigkeiten eine Kalenderressource. Ihre datierten Sessions sind im Terminplaner erzeugt und aktiviert, ihre Sichtbarkeit und ihr Öffnungsdatum erlauben die Buchung, und sie liegen innerhalb des Horizonts Buchungen möglich der Session. Eine Buchungsvorlage enthält die Session.

Eine Buchungsvorlage, bei der beim Speichern auf der Registerkarte Ressourcen alle Ressourcen angehakt waren, enthält auch später hinzugefügte Ressourcen. Eine Vorlage mit einer Teilauswahl nicht: Haken Sie die neue Ressource dort an. Siehe Buchungsvorlage bearbeiten.

Öffnen Sie nach einer Änderung die Buchungsseite in einem privaten Browserfenster und folgen Sie dem Weg des Kunden bis zum neuen Eintrag. Fehlt er, gehen Sie seine Zeile oben durch.

Was go flow prüft und was nicht

go flow führt einen Kalender pro Ressource. Personen, Räume und Umbauzeiten plant es nicht gemeinsam. Planen Sie diese ausserhalb von go flow und halten Sie das Ergebnis in den Kalendern fest.

• Keine Lehrperson am Kurs. Eine datierte Session gehört zu genau einer Kalenderressource: der, auf der sie erzeugt wurde. Ein eigenes Feld für Lehrperson oder Raum gibt es am Kurs nicht. Verwenden Sie statt des Raums die Standard-Ressource einer Lehrperson als Kalender, erscheint der Kurs in deren Kalender, aber der Raum ist dann nicht erfasst.
• Abhängigkeiten sind nur eine Verknüpfung für den Terminplaner. Bei einer Session legen Abhängigkeiten fest, auf welchen Kalendern sie erzeugt werden kann. Sie bewirken nicht, dass ein Kurs zwei Ressourcen gleichzeitig braucht: Sind zwei ihrer Kalender ausgewählt, erzeugt Generieren auf jedem eine eigene datierte Session. Die Buchungsseite liest das Feld nicht. Bei einer Standard-Ressource hat das Feld keine Wirkung.
• Überschneidungen. Generieren überspringt eine Zeit, zu der sich bereits eine andere Session im selben Kalender überschneidet, ohne die übersprungenen Zeiten aufzulisten. Einzeltermine, andere Kalender sowie Wege- und Umbauzeiten prüft es nicht.
• Was geprüft wird. Auf einer Standard-Ressource zählt jeder aktive Termin für Parallele Termine — auch eine aktive datierte Session in ihrem Kalender. Beim Standardwert 1 entfernt ein aktiver Kurs in Studio 1 die überschneidenden Startzeiten jeder Behandlung, die direkt auf Studio 1 gebucht wird. Einzeltermine verhindern weder das Erzeugen noch das Buchen einer Session.
• Abwesenheit. Eine Abwesenheit entfernt die eigenen Terminzeiten der Ressource. Sessions in ihrem Kalender bleiben buchbar, und bestehende Buchungen bleiben bestehen.
• E-Mails an Mitarbeitende. Ressource über Buchungen benachrichtigen wirkt für Termine bei einer Standard-Ressource. Über Session-Buchungen wird keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter per E-Mail informiert.

Die Listen

Jede Liste zeigt einen Avatar in der Farbe des Eintrags, den Namen, ein schreibgeschütztes Kontrollkästchen Online sowie die Tags als Chips. Zusätzlich gilt:

• Die Registerkarte Ressourcen zeigt die Terminarten, die Sprachen und den Zeitraum der Abwesenheit, solange eine Abwesenheit eingeschaltet und nicht abgelaufen ist.
• Die Registerkarte Sessions zeigt die Dauer (Min), die Mindestkapazität, die Kapazität und die Abhängigkeiten.
• Die Registerkarte Aggregatoren zeigt die Terminarten.

Die Spalte Terminarten erscheint auf den Registerkarten Ressourcen und Aggregatoren nur, wenn Sie tatsächlich Video-Termine anbieten können (das Video-Modul ist aktiviert und mit vollständigen Video-Zugangsdaten hinterlegt) oder wenn mindestens eine Ihrer Ressourcen — auf einer beliebigen Registerkarte und unabhängig davon, ob die Suche sie gerade anzeigt — bereits eine Video-Terminart hat; andernfalls würde jeder Eintrag „Physisch" anzeigen, und die Spalte wird ausgeblendet.

Die Spalten sind schreibgeschützt. Um Einstellungen zu ändern, öffnen Sie den Editor des Eintrags: Der MwSt.-Satz und ähnliche Einstellungen befinden sich in dessen Attribute-Tabelle (angezeigt, sobald für Ihre Organisation MwSt.-Sätze konfiguriert sind und das Zahlungsmodul aktiviert ist), und die Arbeitszeiten und Verfügbarkeit einer Standard-Ressource befinden sich auf der Registerkarte „Verfügbarkeit" des Editors. Auf der Registerkarte „Verfügbarkeit" werden die Video-Terminarten angeboten, wenn Sie Video-Termine anbieten können, sowie auf jeder einzelnen Zeile, die bereits eine gespeicherte Video-Terminart hat — so behält diese Zeile ihre Video-Terminart, auch wenn Video später deaktiviert wird.

Aktionen in der Symbolleiste

• Suche — das Suchfeld (Platzhalter Ressource suchen bzw. Session suchen auf der Registerkarte „Sessions") filtert die Liste nach Namen. Die Suche trennt nach Leerzeichen und gleicht jedes Wort ab.
• Nach Excel exportieren — setzen Sie die Häkchen bei einer oder mehreren Zeilen und klicken Sie dann auf die Excel-Schaltfläche, um die Auswahl als Tabelle zu exportieren. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn mindestens eine Zeile ausgewählt ist.
• Ausgewählte Ressourcen offline nehmen / Ausgewählte Ressourcen online setzen — ändert den Online-Status aller angehakten Zeilen auf einmal. Ein Bestätigungsdialog listet die betroffenen Einträge auf, bevor etwas geändert wird. Auf der Registerkarte „Sessions" heissen die Aktionen Ausgewählte Sessions offline nehmen / Ausgewählte Sessions online setzen. Was offline ändert, beschreibt Ressource offline nehmen oder löschen.
• Ausgewählte Ressource klonen (bzw. Ausgewählte Session klonen) — aktiv, wenn genau eine Zeile angehakt ist. Öffnet den Editor mit einer Kopie: Attribute, Verfügbarkeit, Behandlungen, Abhängigkeiten, Texte und Bilder. Die Kopie ist zunächst offline, ohne Slug, Exchange-Verbindung und Abwesenheit. Titel und Vorname werden geleert, und „[geklont]" wird an den Nachnamen (bzw. den Session-Namen) und an jeden Text angehängt; passen Sie das vor dem Speichern als neuer Eintrag an. Die Kopie verwendet dieselben gespeicherten Bilddateien wie das Original: Entfernen oder ersetzen Sie diese Bilder in der Kopie nicht, denn damit wird die Datei gelöscht, die das Original noch anzeigt. Braucht die Kopie andere Bilder, legen Sie sie stattdessen über Hinzufügen an.

In der Desktop-Symbolleiste sind alle Aktionen ausser dem Export für schreibgeschützte Benutzer ausgeblendet. Auf Mobilgeräten sind die Aktionen in einem einzigen Speed-Dial hinter der Plus-Schaltfläche zusammengefasst.

Ressource hinzufügen

Die Plus-Schaltfläche (Hinzufügen) legt nicht direkt eine Ressource an — sie öffnet ein kleines Menü mit der Frage, welcher Typ erstellt werden soll: Ressourcen (eine Standard-Ressource), Aggregator (mit dem Modul „Aggregierte Ressourcen") oder Session (mit dem Modul „Sessions"). Nach der Wahl des Typs öffnet sich der Editor mit einem neuen Eintrag. Auf Mobilgeräten legt die Plus-Schaltfläche im Speed-Dial den Typ der Registerkarte an, auf der Sie sich befinden.

Gruppenorganisationen sehen zusätzlich Bestehende verknüpfen. In der aktuellen Version öffnet die Option eine Bestätigung ohne auswählbare Ressourcen und verknüpft nichts; legen Sie die Ressource stattdessen in dieser Organisation an.

Drag-and-Drop-Sortierung

Ändern Sie die Reihenfolge der Zeilen per Drag-and-Drop. Die Reihenfolge wird sofort gespeichert und bestimmt, in welcher Reihenfolge Standard-Ressourcen und Aggregatoren in der Session-Auswahl der Buchungsseite erscheinen. Lädt die Liste neu, ist sie wieder nach Nachnamen (Sessions nach Namen) sortiert; die gespeicherte Reihenfolge wird hier nicht angezeigt.

Bevor Sie eine Ressource stilllegen: wo sie verwendet wird

go flow hat keine Übersicht über alles, was auf eine Ressource verweist. Prüfen Sie diese Stellen, bevor Sie eine Ressource offline nehmen oder löschen:

Wo eine Ressource verwendet wird	Wo Sie es prüfen
Kommende Termine und datierte Sessions in ihrem Kalender	Terminplaner, mit ausgewählter Ressource, über die nächsten Wochen
Sessions, die sie als Kalender verwenden	Ressourcen > Sessions, Spalte Abhängigkeiten
Aggregatoren, die sie bündeln	Registerkarte Ressourcen jedes Aggregators
Buchungsvorlagen, die sie anbieten	Registerkarte Ressourcen jeder Vorlage
Aktionen und Feedback-Formulare, die auf eine Session beschränkt sind	Geltungsbereich jeder Aktion (Aktionen) und jedes Feedback-Formulars (Feedback-Formulare)
Kolleginnen und Kollegen mit Rechten auf ihr	Die Ressourcenrechte jedes Benutzers unter Benutzer

Ressource offline nehmen oder löschen

Offline ist umkehrbar, Löschen nicht. Beides storniert, verschiebt oder erstattet nichts.

	Offline	Zum Löschen markiert und gespeichert
Buchungsseite	Nicht aufgeführt. Eine Standard-Ressource oder ein Aggregator-Mitglied bietet keine neuen Zeiten an. Die öffentlichen datierten Sessions einer Session verschwinden aus dem Kalender der Buchungsseite; private und Mitgliedern vorbehaltene können weiterhin als neutrale, gesperrte Karten erscheinen.	Wie offline.
Datierte Sessions im Kalender einer Standard-Ressource	Bleiben buchbar: Offline blendet die Sessions in ihrem Kalender nicht aus.	Bleiben im System und buchbar, erscheinen aber nicht mehr im Terminplaner, weil die Ressource dort nicht mehr auswählbar ist.
Die eigenen datierten Sessions einer Session	Bleiben im Terminplaner auf ihrer Kalenderressource; bestehende Teilnehmende behalten ihre Plätze.	Ebenso; die Session lässt sich nicht mehr generieren.
Bestehende Buchungen	Bleiben gültig. Bereits versandte Bestätigungen, Erinnerungen und das Kundenprofil bleiben unverändert.	Bleiben gültig und behalten ihre Erinnerungen. Buchungen auf einer gelöschten Standard-Ressource lassen sich im Terminplaner nicht mehr finden.
Aufträge, Zahlungen, Gutscheine und Guthaben	Unverändert.	Unverändert.
Dashboard	Bleibt in der Liste und im Terminplaner; Sie können sie wieder online setzen.	Verschwindet aus dieser Liste, aus dem Terminplaner und aus jeder Auswahl.

Bevor Sie eine Ressource mit künftigen Buchungen löschen, verschieben oder stornieren Sie diese im Terminplaner — siehe Stornieren oder erstatten. Um eine Ressource zu pausieren, nehmen Sie sie stattdessen offline.

Zum Löschen öffnen Sie den Editor eines bestehenden Eintrags und klicken in der Symbolleiste auf das Löschsymbol (Tooltip Zum Löschen markieren). Eine Bestätigung wird nicht verlangt: Der Editor zeigt den Hinweis „Zum Löschen markiert – dieses Element wird beim Speichern gelöscht. Zum Abbrechen schliessen oder Esc drücken.", seine Registerkarten werden deaktiviert, und der Eintrag wird erst beim Speichern gelöscht. Klicken Sie erneut auf das Symbol, schliessen Sie den Editor oder drücken Sie Esc, um vor dem Speichern abzubrechen.