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Gutscheine erzeugen ​

Erzeugen Sie eine Charge, wenn Sie viele Gutscheine mit demselben Wert auf einmal benötigen — gedruckte Geschenkkarten für den Empfang, eine Aktion oder Preisgutscheine. Jeder Gutschein der Charge erhält seinen eigenen, eindeutigen Code; Wert, Gültigkeit, Status, Tags und Notizen sind für alle gleich. Sie können bis zu 500 Gutscheine in einer Charge erzeugen. Die Felder des Dialogs im Einzelnen beschreibt Gutscheine erzeugen (Feld für Feld); den ganzen Lebenszyklus eines Gutscheins Gutschein verkaufen und einlösen.

Voraussetzungen ​

  • Das Modul Gutscheine ist eingeschaltet (Konfigurationen > Organisation, Registerkarte Module; es setzt das Modul Zahlungen voraus).
  • Unter Benutzerrechte haben Sie Verwalten für Kunden. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche Gutscheine erstellen ausgeblendet.
  • Sie sind online.
  • Für druckbare Karten ist unter Konfigurationen > Vorlagen, Registerkarte Nachrichten, ein Dokument Gutscheinkarte hochgeladen (siehe Dokumentvorlage). go flow erstellt die Karte jedes Gutscheins beim Erzeugen. Ein Gutschein, der erzeugt wurde, als noch keine Vorlage bestand, hat keine Karte, und sie wird auch später nicht erstellt.
  • Sie kennen den Wert, die Gültigkeit und den Status, mit dem die Gutscheine starten sollen (siehe unten).

Charge erzeugen ​

  1. Öffnen Sie Finanzen > Gutscheine.
  2. Klicken Sie auf Gutscheine erstellen (das Fabriksymbol in der Werkzeugleiste; auf dem Telefon im Menü +).
  3. Füllen Sie # Anzahl, Name, Originalwert, Status, Gültig ab und Gültig bis aus und ergänzen Sie bei Bedarf Tags und Notizen.
  4. Klicken Sie auf Speichern. Der Dialog schliesst sich, und die Liste wird neu geladen.

Erwartetes Ergebnis: Die neuen Gutscheine stehen oben in der Liste (neueste zuerst), jeder mit eigenem Gutscheincode und mit einem Restwert, der dem Originalwert entspricht. Alle Gutscheine einer Charge zeigen ihren Namen in einem Chip derselben Farbe.

Wenn die Charge nicht erscheint:

  • Die Liste zeigt standardmässig nur einlösbare Gutscheine. Eine Charge mit dem Status Zum Verkauf verfügbar, Eingelöst oder Gesperrt erscheint, sobald Sie diesen Status im Statusfilter neben dem Suchfeld hinzufügen.
  • Schlägt das Speichern fehl, schliesst sich der Dialog nicht: Er behält Ihre Eingaben und zeigt „Die Gutscheine konnten nicht erstellt werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Suchen Sie in der Liste nach dem Namen der Charge; wird nichts gefunden, klicken Sie erneut auf Speichern.
  • Eine # Anzahl über 500 wird ohne Meldung auf 500 gekürzt.

Startstatus wählen ​

  • Zum Verkauf verfügbar — die Codes bestehen, lassen sich aber nicht einlösen: Die Kasse lehnt sie ab, und sie erscheinen in keinem Kundenprofil. Verwenden Sie diesen Status für gedruckte Karten, die Sie am Empfang verkaufen, und geben Sie jede Karte beim Verkauf frei (siehe unten).
  • Einlösbar (vorausgewählt) — jeder Code kann sofort von jeder Person eingelöst werden, die ihn hat. Verwenden Sie diesen Status für Gutscheine, die Sie direkt abgeben, etwa bei einer Aktion oder als Preis.
  • Eingelöst und Gesperrt — werden an der Kasse abgelehnt; für eine neue Charge selten sinnvoll.

Karten drucken ​

Jede Gutscheinzeile auf der Seite Gutscheine hat eine PDF-Schaltfläche, die die Karte dieses Gutscheins herunterlädt — ein PDF pro Gutschein; einen Download für eine ganze Charge gibt es nicht. Die Karte ist Ihre Vorlage Gutscheinkarte mit drei eingesetzten Werten: dem Gutscheincode, dem Betrag (Originalwert und Währung) und einem QR-Code. Name, Gültigkeit und Notizen werden nicht gedruckt; schreiben Sie die Gültigkeit daher in den Vorlagentext, wenn Ihre Kunden sie brauchen. Auf Karten, die im Dashboard erzeugt wurden, enthält der QR-Code den Gutscheincode als reinen Text, keinen Link: Die Kunden tippen den Code an der Kasse ein.

Ein Gutschein, der erzeugt wurde, als noch keine Vorlage Gutscheinkarte bestand, hat keine Karte: Seine PDF-Schaltfläche zeigt den Hinweis „Dieser Gutschein hat keine Gutscheinkarte. Eine Karte wird nur erstellt, solange eine Vorlage für Gutscheinkarten hochgeladen ist.“ Wird die Vorlage später hochgeladen, erhält er dadurch keine Karte.

Für eine Druckerei lädt Nach Excel exportieren die Zeilen herunter, die die Liste gerade zeigt (Erstellt, Kunde, Eingelöst von, Name, Gutscheincode, Original- und Restwert, Gültig bis, Status). Suchen Sie vorher nach dem Namen der Charge, damit die Liste nur diese Charge enthält.

Gedruckte Karte am Empfang verkaufen ​

go flow kennt keinen Verkauf am Empfang: Das Dashboard kann für einen Gutschein kein Geld entgegennehmen, und Zahlung erfassen gilt nur für Teilnehmende einer Session. Kassieren Sie über Ihre eigene Kasse; go flow erstellt dafür weder Bestellung noch Beleg. Geben Sie die Karte anschliessend frei:

  1. Fügen Sie auf Finanzen > Gutscheine den Status Zum Verkauf verfügbar zum Statusfilter hinzu und suchen Sie den Code der Karte.
  2. Markieren Sie den Gutschein (oder mehrere), klicken Sie auf die Schaltfläche Status in der Werkzeugleiste und wählen Sie Einlösbar. Die Änderung gilt sofort, ohne Rückfrage.
  3. Versehen Sie den Gutschein bei Bedarf mit einem Tag, zum Beispiel am-empfang-verkauft. Notizen in der Zeile eines Gutscheins werden nicht gespeichert, und ein Verkauf am Empfang hat in go flow keine Bestellung oder Zahlung, bei der Sie ihn notieren könnten; halten Sie daher in Ihrer eigenen Kasse fest, wer verkauft hat und wie bezahlt wurde.

Auf dem Telefon bewirkt der Eintrag Status im Menü + nichts; ändern Sie Status auf einem grösseren Bildschirm. Eine verkaufte Karte hat in go flow keinen Kunden und erscheint daher in keinem Profil; die Kundin oder der Kunde löst sie ein, indem sie den Code im Warenkorb eingibt.

Charge verfolgen ​

Suchen Sie nach dem Namen der Charge, um ihre Gutscheine aufzulisten. Restwert zeigt, was auf jedem noch übrig ist, Eingelöst von zeigt, wer ihn eingelöst hat (beim Darüberfahren erscheint der Zeitpunkt der letzten Einlösung), und ein vollständig verbrauchter Gutschein wechselt von selbst auf Eingelöst. Um alle Gutscheine der Charge zu sehen, fügen Sie alle Status zum Filter hinzu.

Was Sie später nicht mehr ändern können ​

Wert, Gültigkeit, Name, Kunde und Code eines erzeugten Gutscheins lassen sich nicht bearbeiten — nur Status und Tags (Notizen in der Zeile eines Gutscheins werden nicht gespeichert). Ein Doppelklick auf eine Zeile klappt sie auf, wie ihr Chevron. Um eine Charge zu korrigieren, setzen Sie die falschen Gutscheine auf Gesperrt und erzeugen eine neue Charge.