Organisation einrichten

Diese Anleitung führt Sie durch die Vorbereitung einer brandneuen go flow Organisation für den täglichen Betrieb. Sie vervollständigen das Profil Ihrer Organisation, wählen die unterstützten Sprachen, legen Zeitzone, Währung und Mehrwertsteuersätze fest, definieren die benutzerdefinierten Felder Ihres Teams, schalten die benötigten Module ein und verbinden Online-Zahlungen und die übrigen externen Dienste. Arbeiten Sie die Schritte der Reihe nach durch — am Ende sind die Organisationseinstellungen für die Einrichtung Ihrer Angebote vorbereitet. Den ganzen Weg bis zur ersten Buchung beschreibt Für Buchungen bereit machen.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen einen Benutzer mit dem Recht, die Konfiguration zu ändern; ohne dieses Recht ist die Organisationsseite schreibgeschützt.
• Für Online-Zahlungen: die Angaben Ihres Saferpay-Kontos — Kunden-ID, Terminal-ID, Benutzername und Passwort der JSON-API.
• Für SMS-Erinnerungen oder Video-Termine: die Angaben Ihres Twilio-Kontos.
• Für die Wettervorhersage: Breiten- und Längengrad Ihres Standorts.

Die Organisationsseite öffnen

Öffnen Sie im Menü Konfigurationen den Eintrag Organisation. Die Seite hat drei Tabs — Profil, Module und Felder — und öffnet sich auf dem Tab Profil, auf dem der Grossteil Ihrer Ersteinrichtung stattfindet.

Den Tab „Profil“ vervollständigen

Erfassen Sie auf dem Tab Profil die Stammdaten Ihrer Organisation: Name und Telefon, und laden Sie Ihr Logo hoch. Unter Adressen fügen Sie eine oder mehrere Adressen hinzu — jeder Eintrag lässt sich in der Liste bearbeiten oder löschen. Diese Angaben können in kundenseitiger Kommunikation und auf Buchungsseiten erscheinen, geben Sie sie also so ein, wie Kunden sie sehen sollen. Nutzen Sie Texte für organisationsspezifische Formulierungen, die Kunden angezeigt werden, und Tags, um die Organisation für Ihre eigene Filterung zu kennzeichnen. Eine feldweise Erläuterung finden Sie in der Referenz Organisation.

Die unterstützten Sprachen festlegen

Wählen Sie ebenfalls auf dem Tab Profil im Feld Sprachen jede Sprache aus, in der Sie Kunden voraussichtlich betreuen — es ist eine Mehrfachauswahl, und Ihre Auswahl erscheint als Chips. Die gewählten Sprachen bestimmen, in welchen Sprachen Sie Texte und Nachrichten pflegen und welche Sprachen die Buchungsseite den Kunden anbietet; die Sprache des Dashboards wählt jedes Teammitglied selbst unter Einstellungen. Daneben legt Standardsprache fest, welche Sprache verwendet wird, wenn keine andere zutrifft; zur Auswahl stehen nur die unter Sprachen gewählten Sprachen. Wählen Sie zuerst Ihre Sprachen, dann die Standardsprache, damit die richtigen Optionen zur Verfügung stehen.

Zeitzone, Währung und Mehrwertsteuersätze festlegen

Unter den Sprachen enthält die Tabelle Attribute die organisationsweiten Einstellungen. Bei jedem numerischen Feld dieser Tabelle bleibt Ihre Eingabe beim Tippen innerhalb des zulässigen Bereichs.

1. Zeitzone — legen Sie sie zuerst fest, bevor Sie Sessions generieren. Sessions und Buchungen behalten ihren Zeitpunkt; eine spätere Änderung der Zeitzone verschiebt deshalb die Uhrzeiten von allem, was bereits geplant ist.
2. Land — bestimmt das Format von Datum, Uhrzeit und Beträgen in Ihren E-Mails und die Standard-Vorwahl für Telefonnummern.
3. Währung — die Währung jedes Preises, jeder Bestellung und jeder Erstattung.
4. MwSt.-Sätze — eine kommagetrennte Liste der Sätze als Dezimalbrüche (0.081 = 8,1 %). Eine neue Organisation beginnt mit 0.081,0.025,0.037,0; prüfen Sie die Liste gegen die für Sie geltenden Sätze und korrigieren Sie sie. Diese Werte werden zur Auswahl für den MwSt.-Satz Ihrer Ressourcen und Produkte; richten Sie sie also ein, bevor Sie mit der Preisgestaltung Ihres Katalogs beginnen.
5. Arbeitstage und Erster Wochentag — wie der Terminplaner Ihre Woche darstellt.

Benutzerdefinierte Felder definieren

Benutzerdefinierte Felder werden einmalig im Tab Felder unter Konfigurationen > Vorlagen definiert — siehe Vorlagenfelder. Wenn Sie über die Standard-Kontaktdaten hinaus etwas erfassen möchten, etwa Einwilligungskennzeichen oder Aufnahmefragen, definieren Sie diese Felder dort, bevor Sie mit dem Anlegen von Kunden beginnen. Der Tab Felder dieser Seite wählt dann aus, welche davon das Dashboard für diese Organisation zeigt und in welcher Reihenfolge: Über eine Auswahl wechseln Sie zwischen Kunde, Journal und Termin, und Sie haken Feld verwenden für jedes anzuzeigende Feld an (ist keines angehakt, werden alle gezeigt). Welche Felder Kunden im Checkout gefragt werden, wählen Sie gesondert — siehe Kassenfelder konfigurieren.

Die benötigten Module einschalten

Öffnen Sie den Tab Module, um die Funktionen einzuschalten, die Ihre Organisation nutzen wird. Jede Funktion hat einen eigenen Schalter, in dieser Reihenfolge: Zahlungen, Guthaben, Gutscheine, Produkte, Aktionen, Feedback-Formulare, SMS, Video, Wetter, Behandlungen, Sessions, Aggregierte Ressourcen, E-Mails und Warteliste. Alle Schalter ausser SMS sind zu Beginn eingeschaltet. Was jeder Schalter im Dashboard und auf der Buchungsseite ein- oder ausblendet, listet Organisation auf.

Einige Module hängen von den Zahlungen ab: Solange die Zahlungen ausgeschaltet sind, sind Guthaben, Gutscheine, Produkte und Aktionen gesperrt und zeigen den Hinweis Erfordert Zahlungen. Schalten Sie die Zahlungen zuerst ein, wenn Sie diese Funktionen nutzen möchten. Sind die Zahlungen ausgeschaltet, nimmt die Buchungsseite jede Buchung ohne Zahlung an.

Ein Modul für Kundendaten gibt es nicht: Die Menüs Kunden und Journal erscheinen für jeden Benutzer, der das Recht hat, Kunden zu lesen — siehe Team einladen und Rollen zuweisen.

Online-Zahlungen einrichten

Wählen Sie unter Zahlungen im Feld Zahlungsanbieter den Eintrag Saferpay — den einzigen mit dem Checkout verbundenen Anbieter — und klicken Sie auf das Stift-Symbol daneben. Tragen Sie Kunden-ID, Terminal-ID, API-Benutzername, API-Passwort und URL ein (https://www.saferpay.com/api/ für echte Zahlungen), wählen Sie das grüne Häkchen und speichern Sie die Organisation. Die Zahlungsarten, die Kunden sehen, etwa TWINT oder Karten, sind die auf Ihrem Saferpay-Terminal freigeschalteten.

Legen Sie dann in der Tabelle unter dem Schalter die Zahlungsregeln fest: Erlaubte Erstattungsziele (lassen Sie die Liste leer oder nehmen Sie Guthaben auf, solange Kunden online stornieren können) und Bezahlen am Empfang erlauben.

Das Einschalten der Zahlungen beweist nicht, dass Saferpay Ihre Angaben akzeptiert. Prüfen Sie es ohne echte Belastung wie unter Zahlungen: Anbieter und Prüfung beschrieben: Eine Testbuchung muss die Saferpay-Zahlungsseite erreichen.

SMS, Video und Wetter verbinden

• SMS — schalten Sie das Modul ein und tragen Sie Konto-SID, Auth-Token, Absender und Von Nummer ein. Sind alle vier gespeichert, zeigt jede Ressource ihre SMS-Erinnerungsschalter.
• Video — tragen Sie Konto-SID, API-Schlüssel und API-Geheimnis ein. Sind alle drei gespeichert, erscheint die Video-Option bei Behandlungen und Verfügbarkeiten; siehe Videotermine durchführen.
• Wetter — tragen Sie Breitengrad, Längengrad und Höhe (m) ein. Der Buchungskalender zeigt dann eine Vorhersage.

Passwörter und Tokens sind nur beschreibbar: Einmal gespeichert, erscheinen sie nur noch als Gespeichert. Betreibt Ihre Gruppe mehrere Organisationen mit einem gemeinsamen Satz von Konten, siehe Verbindungen in einer Gruppe teilen. go flow synchronisiert nicht mit Outlook- oder Google-Kalendern. Die vollständige Liste der Verbindungen und ihrer Prüfungen steht unter Verbindungen.

Einstellungen auf der Buchungsvorlage

Einige Buchungsregeln werden nicht auf der Organisation, sondern auf jeder Buchungsvorlage festgelegt: Kundenkonten (ob Kunden ein Konto brauchen oder als Gast buchen dürfen), Buchungszeitlimit (wie lange ein Platz während des Checkouts gehalten wird), Warteliste Promotion-Timeout (Min.) (wie lange ein Kunde von der Warteliste einen frei gewordenen Platz beanspruchen kann) und OTP-Code-Länge (der per E-Mail versandte Anmeldecode). Legen Sie sie unter Buchungsvorlage bearbeiten fest. Welche Ebene was entscheidet, fasst Was wo eingestellt wird zusammen.

Ihre Änderungen speichern

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie alles über die Schaltfläche Speichern in der oberen Leiste. Versuchen Sie, die Seite mit ungespeicherten Änderungen zu verlassen, weist Sie ein Schutz vor ungespeicherten Änderungen darauf hin, damit Ihre Arbeit nicht verloren geht — speichern Sie, bevor Sie wegnavigieren. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, solange kein Arbeitstag gewählt oder der Name leer ist.

Prüfen, ob die Einstellungen angekommen sind

1. Beobachten Sie das Wolkensymbol in der oberen Leiste: Es dreht sich, während go flow synchronisiert, und zeigt danach ein Häkchen. Ein Ausrufezeichen bedeutet, dass die Änderung nur auf diesem Gerät gespeichert ist — wählen Sie das Symbol, sobald Sie wieder online sind. Erscheint Synchronisierung fehlgeschlagen, bitte überprüfen Sie Ihre Verbindung! mit einem Einstellungsnamen und einem Grund, korrigieren Sie diesen Wert und speichern Sie erneut.
2. Laden Sie die Organisationsseite neu und prüfen Sie Ihre Werte.
3. Öffnen Sie Ihre Buchungsseite in einem privaten Browserfenster und prüfen Sie die angebotenen Sprachen, die Preise in Ihrer Währung und, bei Zahlungen, dass eine Testbuchung die Saferpay-Seite erreicht.

Ein gespeichertes Dashboard-Formular beweist nicht, dass die öffentliche Seite die Konfiguration erhalten hat.

Nächste Schritte

Damit sind die Organisationseinstellungen vorbereitet. Wählen Sie als Nächstes das Ressourcenmodell für Ihren Betrieb, richten Sie Behandlungen oder datierte Sessions ein, wählen Sie Checkout-Felder, bereiten Sie Nachrichtenvorlagen vor und konfigurieren Sie die Buchungsseite. Ergänzen Sie Ihr Team mit den benötigten Zugriffsrechten. Für Buchungen bereit machen führt Sie der Reihe nach durch diese Schritte und durch die abschliessenden Prüfungen auf der Kundenseite.