E-Mail-Kopfzeile

Die Kopfzeile ist der Streifen oben in Ihren E-Mails: Ihr Organisationslogo oder ein Bannerbild auf einer Hintergrundfarbe. Kopfzeilen legen Sie unter Konfigurationen > Vorlagen im Tab Branding an und bearbeiten sie dort: Klicken Sie auf + und wählen Sie Kopfzeile für eine neue, oder öffnen Sie eine bestehende Zeile über ihr Augen-Symbol oder per Doppelklick. Die Titelleiste des Dialogs lautet Kopfzeilen-Vorlage.

Zum Ändern einer Kopfzeile benötigen Sie Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten in Ihren Benutzerrechten. Ohne dieses Recht öffnet sich der Dialog schreibgeschützt, und seine Werkzeugleiste (Hilfe, Löschen und Speichern) ist ausgeblendet.

Wie die Kopfzeile in Ihre E-Mails kommt

go flow fügt Kopfzeile, Signatur und Fusszeile erst in dem Moment zu einer E-Mail hinzu, in dem es sie versendet; sie sind nicht in Ihren E-Mail-Vorlagen gespeichert. Jede E-Mail erhält die Kopfzeile, die im Feld Kopfzeile ihrer E-Mail-Vorlage gewählt ist (siehe E-Mail-Vorlage). Steht das Feld auf keine oder wurde die gewählte Kopfzeile inzwischen gelöscht, geht die E-Mail ohne Kopfzeile hinaus: go flow setzt weder Ihre Standard-Kopfzeile noch eine eigene Kopfzeile ein.

Was das für Sie bedeutet:

• Sobald Sie eine Änderung an einer Kopfzeile speichern, tragen alle E-Mails, die sie verwenden, ab dann die neue Fassung – auch Nachrichten, die bereits auf den Versand warten, etwa die Erinnerungen für morgen. Sie müssen Ihre E-Mail-Vorlagen dafür nicht erneut öffnen oder speichern.
• Bereits versendete E-Mails behalten die Kopfzeile, mit der sie versendet wurden.
• Die Kopfzeile erscheint nur in E-Mails: nicht in SMS, nicht auf Belegen oder Gutscheinkarten (diese haben ein eigenes Layout, siehe Dokumentvorlage) und nicht in den eigenen Konto-E-Mails von go flow wie dem Zurücksetzen des Passworts.
• In allen Sprachen erscheint dieselbe Kopfzeile.
• Die Seite E-Mails zeigt nur den Text jeder Nachricht, ohne Kopfzeile, Signatur und Fusszeile.

Standard-Kopfzeile

Die Spalte Standard im Tab Branding kennzeichnet die Standard-Kopfzeile Ihrer Organisation mit einem Stern. Um eine andere Kopfzeile zum Standard zu machen, klicken Sie in ihrer Zeile auf Als Standard festlegen; das gilt sofort, ohne weiteres Speichern. Jede Organisation hat eine Standard-Kopfzeile, eine Standard-Fusszeile und eine Standard-Signatur; führen Sie mehrere Organisationen, hat jede ihre eigenen Bausteine und Standards.

• Der Standard ist nur eine Vorauswahl. Öffnen Sie eine E-Mail-Vorlage, die Ihre Organisation noch nie gespeichert hat, steht im Feld Kopfzeile die Standard-Kopfzeile, und beim Speichern der Vorlage wird diese Wahl festgehalten. Beim Versand wird der Standard nie verwendet.
• Eine gespeicherte E-Mail-Vorlage behält die Kopfzeile, die sie nennt, oder keine, auch wenn Sie später eine andere Kopfzeile zum Standard machen. Eine ohne Kopfzeile gespeicherte Vorlage hat keine gewählt und versendet ohne Kopfzeile, bis Sie dort eine wählen.
• Eine neue Organisation beginnt mit einer Kopfzeile, einer Fusszeile und einer Signatur, die aus dem Standardsatz von go flow kopiert und bereits als Standard markiert sind. Zeigt keine Kopfzeilen-Zeile einen Stern, hat Ihre Organisation keine Standard-Kopfzeile.
• Um das Aussehen aller E-Mails zu ändern, bearbeiten Sie die Kopfzeile, die Sie bereits verwenden, statt eine neue anzulegen. Wenn Sie dennoch zu einer anderen Kopfzeile wechseln, öffnen Sie jede E-Mail-Vorlage im Tab Nachrichten und wählen Sie sie in ihrem Feld Kopfzeile; sie zum Standard zu machen, wirkt nur auf noch nie gespeicherte Vorlagen.
• Ein Standard lässt sich nicht aufheben, nur ersetzen.

Name

Der Name kennzeichnet die Kopfzeile in der Branding-Liste und im Feld Kopfzeile der E-Mail-Vorlagen. Er ist erforderlich und darf bis zu 50 Zeichen lang sein.

Logo oder Banner

Wählen Sie Logo oder Banner.

• Logo zeigt Ihr Organisationslogo, das Sie unter Konfigurationen > Organisation im Tab Profil bei Bilder hochladen (siehe Organisationseinstellungen). Wählen Sie die Ausrichtung: Links, Zentriert oder Rechts. Das Logo wird 60 Pixel hoch dargestellt. Hat Ihre Organisation kein Logo, zeigt die Vorschau Kein Organisationslogo, und E-Mails gehen ohne Kopfzeile hinaus.
• Banner zeigt ein Bild, das Sie hier hochladen. Klicken Sie auf Bannerbild hochladen (Bannerbild ersetzen, sobald eines gesetzt ist), wählen Sie eine Bilddatei, passen Sie den Zuschnitt an das feste Breitformat an – sechsmal so breit wie hoch – und speichern Sie den Zuschnitt. Das zugeschnittene Bild wird auf höchstens 600 Pixel Breite verkleinert und füllt die Breite der E-Mail. Das Speichern des Zuschnitts lädt das Bild hoch, wofür eine Verbindung nötig ist; schlägt das Hochladen fehl, zeigt go flow „Das Bannerbild konnte nicht hochgeladen werden. Die Kopfzeile behält ihr bisheriges Bild.“, und die Kopfzeile behält ihr bisheriges Banner. Entfernen nimmt das Banner aus der Kopfzeile. Ein ersetztes oder entferntes Banner wird erst gelöscht, wenn Sie die Kopfzeile speichern; schliessen Sie den Dialog ohne Speichern, bleibt es erhalten. Solange kein Banner hochgeladen ist, gehen E-Mails ohne Kopfzeile hinaus.

Wie Sie Bilder auswählen und vorbereiten, lesen Sie unter Bilder und Werbevideo hinzufügen.

Kopfzeilen-Hintergrund

Das Farbfeld neben Kopfzeilen-Hintergrund öffnet eine Farbauswahl für den Streifen hinter Logo oder Banner. Voreingestellt ist Weiss.

Vorschau

Die Vorschau zeigt die Kopfzeile in der E-Mail-Breite von 600 Pixeln mit Ihrer aktuellen Auswahl, noch bevor Sie speichern.

Bilder in versendeten E-Mails

Standardmässig hängt go flow die Bilder der Kopfzeile nicht an die E-Mail an: Das E-Mail-Programm des Empfängers lädt sie beim Öffnen der E-Mail aus dem Dateispeicher von go flow. Manche E-Mail-Programme zeigen solche Bilder erst, wenn der Empfänger sie zulässt. Das bedeutet auch: Wird eine Bilddatei gelöscht, fehlt sie auch in früher versendeten E-Mails.

• Ersetzen oder entfernen Sie das Organisationslogo, verweist eine Kopfzeile im Modus Logo weiter auf die Logodatei, mit der sie gespeichert wurde, und diese Datei wird mit dem alten Logo gelöscht. Öffnen Sie jede Logo-Kopfzeile und klicken Sie auf Speichern: Das Speichern übernimmt immer das aktuelle Logo der Organisation, und Speichern ist bei einer solchen Kopfzeile auch ohne weitere Änderung aktiv. Bis dahin zeigen Ihre E-Mails in der Kopfzeile ein fehlendes Bild.

Speichern und Löschen

Speichern (das Disketten-Symbol) bleibt deaktiviert, bis Sie etwas geändert haben und die Kopfzeile einen Namen hat; bei einer Logo-Kopfzeile, deren gespeichertes Logo nicht mehr das aktuelle Logo der Organisation ist, ist es sofort aktiv (siehe Bilder in versendeten E-Mails). Schliessen Sie den Dialog über das X oder mit Esc, werden Sie vor dem Verwerfen ungespeicherter Änderungen gefragt; die Kopfzeile behält dann ihr Banner, und ein in dieser Bearbeitung hochgeladenes Banner wird gelöscht.

Um eine gespeicherte Kopfzeile zu löschen, klicken Sie auf Zum Löschen markieren (das Papierkorb-Symbol). Das Symbol wird zu einem ausgefüllten, warnfarbenen Papierkorb, das Formular wird gesperrt, und ein Hinweis lautet „Zum Löschen markiert – dieses Element wird beim Speichern gelöscht. Zum Abbrechen schliessen oder Esc drücken.“ Klicken Sie auf Speichern, um die Kopfzeile samt Bannerbild zu löschen; klicken Sie erneut auf das Symbol oder schliessen Sie den Dialog, um abzubrechen. E-Mails, deren Vorlage diese Kopfzeile gewählt hat, gehen danach ohne Kopfzeile hinaus, bis Sie in diesen Vorlagen eine andere wählen.