E-Mails

Die Seite E-Mails listet die Nachrichten auf, die go flow für Ihre Kunden erstellt hat: automatische E-Mails wie Bestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen, SMS-Erinnerungen, E-Mails, die Ihr Team über E-Mail verfassen geschrieben hat, sowie die Hinweise zur Buchung eines Kunden, die an eine Ressourcenperson oder einen Gruppenorganisator gehen. Hier prüfen Sie, was ein Kunde erhalten hat und ob es versendet wurde.

Sie öffnen die Seite über E-Mails im Hauptmenü. Sie benötigen Kunden mindestens auf Ansicht in Ihren Benutzerrechten, und das Modul E-Mails Ihrer Organisation muss eingeschaltet sein (Organisationseinstellungen, Tab Module). Das Modul blendet nur diese Seite ein oder aus: Wenn Sie es ausschalten, versendet go flow trotzdem weiterhin E-Mails.

Nicht aufgeführt sind die einmaligen Anmeldecodes, die Kunden auf der Buchungsseite erhalten, sowie die eigenen E-Mails von go flow an Dashboard-Benutzer, etwa Einladungen und das Zurücksetzen von Passwörtern.

Suchen und Filtern

• Monat: Ohne Suche zeigt die Liste einen Kalendermonat, die neuesten Nachrichten zuerst. Wählen Sie den Monat mit der Monatsauswahl neben dem Suchfeld, vom Januar vor fünf Jahren bis zum laufenden Monat; derselbe Monat gilt auch auf den anderen Seiten, die jeweils einen Monat zeigen. Eine Nachricht steht unter dem Monat, in dem sie zuletzt verarbeitet wurde (erstellt, versendet oder erneut versucht), und das ist nicht immer der Monat in ihrer Spalte Datum: Eine am 30. Juni für den 1. Juli vorgemerkte Erinnerung steht unter Juni, bis sie versendet ist.
• Suche: Geben Sie den Suchbegriff in E-Mails suchen ein. Eine Suche durchsucht alle Monate – die Monatsauswahl wird dabei nicht berücksichtigt – und findet Nachrichten, deren Betreff, Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse des Kunden jedes eingegebene Wort enthält. Der Nachrichtentext wird nicht durchsucht.
• Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Datum, Betreff, Kunde oder Status, um nach dieser Spalte zu sortieren; nach Typ, E-Mail und Gesendet von lässt sich nicht sortieren.

Die Liste

Spalte	Zeigt
Datum	Wann die Nachricht versendet werden soll oder sollte
Typ	Die Art der Nachricht, zum Beispiel Bestätigung, Erinnerung — 1 Tag vorher oder Ad-hoc E-Mail
Betreff	Die Betreffzeile
Kunde	Den Kunden, zu dem die Nachricht gehört
E-Mail	Die heute im Kundendatensatz hinterlegte E-Mail-Adresse
Gesendet von	Das Teammitglied, dessen Aktion die Nachricht erstellt hat, oder den Namen Ihrer Organisation bei Nachrichten, die go flow selbständig erstellt hat
Status	Gesendet, Geplant oder Ausstehend, siehe unten

Die Spalte E-Mail zeigt nicht immer, wohin eine Nachricht ging. Sie liest den Kundendatensatz in seinem heutigen Stand: Nach einer Korrektur der Adresse zeigt sie die neue Adresse, und bei einem Hinweis an eine Ressourcenperson zeigt sie die Adresse des Kunden, der gebucht hat, nicht die der Ressourcenperson. Ein Hinweis an einen Gruppenorganisator steht unter dem Organisator, mit dessen Adresse.

Eine Nachricht lesen

Klicken Sie auf den Aufklapp-Pfeil am Ende einer Zeile oder doppelklicken Sie auf die Zeile, um sie aufzuklappen. Die aufgeklappte Zeile zeigt den Nachrichtentext so, wie go flow ihn gespeichert hat, mit seinen Bildern. Kopfzeile, Signatur und Fusszeile fehlen: go flow fügt sie erst beim Versand der E-Mail hinzu (siehe E-Mail-Kopfzeile), daher enthält das Exemplar des Kunden sie, diese Ansicht aber nicht. Auch Anhänge wie ein Beleg werden hier nicht gezeigt. Unter dem Text steht, wer die Nachricht erstellt und wer sie zuletzt geändert hat.

Status

Status	Bedeutung
Gesendet	go flow hat die Nachricht an seinen E-Mail- oder SMS-Anbieter übergeben, und der Anbieter hat sie angenommen. Das zeigt weder, dass die Nachricht im Posteingang ankam – sie kann im Spam-Ordner gelandet sein –, noch, dass sie gelesen wurde.
Geplant	Die Nachricht ist noch nicht versendet, und ihr Versandzeitpunkt liegt noch vor uns, zum Beispiel bei einer Erinnerung oder einer No-Show-E-Mail (die am Ende des Tages versendet wird). Auch eine Nachricht, die nach einem fehlgeschlagenen Versand auf den nächsten Versuch wartet, zeigt Geplant.
Ausstehend	Die Nachricht ist nicht versendet und auch nicht für später vorgesehen. Entweder wird sie gerade versendet, was normalerweise Sekunden dauert, oder sie geht nicht hinaus: Der Versand ist zu oft fehlgeschlagen, sie ist abgelaufen, bevor sie versendet werden konnte, sie war eine Erinnerung, die go flow verworfen hat, weil ihre Buchung nicht mehr aktiv war oder bereits begonnen hatte, oder sie wurde nach einem unterbrochenen Versand zur Prüfung zurückgehalten. Die Seite unterscheidet diese Fälle nicht.

Eine Nachricht, die einige Minuten nach ihrem Datum noch Ausstehend zeigt, ist sehr wahrscheinlich nicht hinausgegangen und wird auch nicht von selbst versendet. Ausser bei einer Erinnerung für eine Buchung, die nicht mehr aktiv ist oder bereits begonnen hat, geben Sie dem Kunden die Information selbst weiter und melden die Nachricht (Kunde, Datum und Typ) dem go flow Support.

Erneut senden

go flow hat keine Schaltfläche zum erneuten Senden: Eine Nachricht lässt sich aus dem Dashboard kein zweites Mal versenden. Um einem Kunden die Information noch einmal zukommen zu lassen, schreiben Sie ihm über E-Mail verfassen. Dort lassen sich keine Dateien anhängen; Kunden laden ihre Belege und Gutscheinkarten in ihrem Profil auf der Buchungsseite herunter, und Sie können sie unter Bestellungen und Gutscheine herunterladen.

Wenn ein Kunde sagt, es sei nichts angekommen

1. Suchen Sie in E-Mails suchen nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Kunden. Die Suche umfasst alle Monate.
2. Suchen Sie die betreffende Nachricht und lesen Sie ihre Zeile:
   • Keine Zeile: go flow hat die Nachricht nie erstellt. Prüfen Sie, ob im Kundendatensatz eine E-Mail-Adresse steht (Kundendetails), ob diese Art E-Mail für die Ressource unter E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet ist (Ressourcendetails) und ob das Ereignis wirklich stattgefunden hat, zum Beispiel ob die Buchung bestätigt wurde.
   • Geplant: Die Nachricht ist noch nicht fällig; die Spalte Datum zeigt, wann sie hinausgeht.
   • Ausstehend: siehe Status oben.
   • Gesendet: Der Anbieter hat sie angenommen. Prüfen Sie die Adresse des Kunden auf Tippfehler. Bitten Sie den Kunden, seinen Posteingang und seinen Spam-Ordner nach dem Namen Ihrer Organisation zu durchsuchen: E-Mails kommen mit Ihrer Organisation als Absendername an, und Antworten gehen an die Buchungs-E-Mail Ihrer Buchungsseite (Buchungsvorlage bearbeiten).
3. War die Adresse falsch, korrigieren Sie sie im Kundendatensatz und senden Sie die Information über E-Mail verfassen erneut. Bereits versendete Nachrichten werden nicht an die korrigierte Adresse wiederholt.

Nach einem Ausfall zeigt dieselbe Seite, welche Teilnehmer eine Stornierung oder eine Nachricht erhalten haben; siehe Ausfälle und Störungen bewältigen.

Eine E-Mail verfassen

Klicken Sie auf E-Mail verfassen (das Briefumschlag-Symbol mit Plus) neben der Monatsauswahl, um einem oder mehreren Kunden zu schreiben; siehe E-Mail verfassen. Dafür benötigen Sie Kunden auf Verwalten. go flow erstellt je Kunde eine E-Mail, bis zu 500 Kunden auf einmal; ein Kunde ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen und erhält hier keine Zeile. Diese E-Mails gehen mit der Kopfzeile, Signatur und Fusszeile hinaus, die in der Vorlage Ad-hoc E-Mail im Tab Nachrichten der Vorlagen gewählt sind, oder mit den Standards Ihrer Organisation.

Offline arbeiten

Die Seite E-Mails liest ihre Daten vom Server. Ohne Verbindung zeigt sie „Sie müssen online sein, um diese Seite anzuzeigen.“; die Liste erscheint wieder, sobald Sie online sind.