Lesezugriffe

Die meisten Audit-Protokolle zeichnen nur auf, was Personen ändern. Die Protokollierung von Lesezugriffen hält fest, wer Kundendaten angesehen hat. Ist sie eingeschaltet, hinterlässt das Öffnen eines Kunden einen Eintrag im Audit-Protokoll, wo Sie prüfen können, wer welchen Kunden angesehen hat, und die sensibelsten Antworten werden erst in dem Moment geladen, in dem ein Kunde geöffnet wird. Felder mit der Einstellung Immer protokolliert sind in jeder Organisation geschützt, ob sie Lesezugriffe protokolliert oder nicht.

Einschalten

Die Protokollierung von Lesezugriffen ist standardmässig ausgeschaltet und wird pro Organisation festgelegt. Schalten Sie Protokollieren, wer Kundendaten liest in den Protokolleinstellungen ein. Das Profil Gesundheitswesen schaltet sie ein und hält sie eingeschaltet. Solange sie ausgeschaltet ist, wird keiner der folgenden Einträge aufgezeichnet, mit zwei Ausnahmen: Ein Datenexport für betroffene Personen wird immer aufgezeichnet, ebenso das Laden eines Feldes mit der Einstellung Immer protokolliert (siehe Geschützte Felder).

Das Einschalten zeichnet Lesezugriffe ab diesem Moment auf; frühere Lesezugriffe wurden nicht aufgezeichnet und lassen sich nicht nachholen. Das Ausschalten beendet neue Einträge; die bereits aufgezeichneten bleiben, bis die Aufbewahrung des Protokolls (Monate) der Organisation sie entfernt.

Was aufgezeichnet wird

Die Einträge gehören zur Kategorie Zugriff des Audit-Protokolls. Die Spalte Aktion zeigt jeden in Worten; zeigen Sie darauf, um seinen Schlüssel zu sehen.

Angezeigt als	Aufgezeichnet, wenn	Details
Kundendatensatz geöffnet (client.read)	Ein Kunde im Dashboard geöffnet wird: Der Kundendialog öffnet sich für einen bestehenden Kunden, von der Kundenliste, von den Teilnehmern einer Session oder von sonst wo. Ein Eintrag pro Kunde, pro Benutzer-Session und pro 15 Minuten.	Angezeigt am: der Zeitpunkt des Öffnens
Geschützte Kundenfelder angezeigt (client.read.sensitive)	Die geschützten Felder eines Kunden beim Öffnen des Kunden geladen werden, oder ein Änderungsverlauf die Werte geschützter Felder zeigt. Ein Feld mit der Einstellung Immer protokolliert wird auch aufgezeichnet, solange die Organisation keine Lesezugriffe protokolliert.	Felder: die Schlüssel der angezeigten Felder, nie die Antworten
Daten auf ein Gerät synchronisiert (sync.deliver)	Die Synchronisierung Kunden- oder Teilnehmerdatensätze der Organisation an ein Gerät übermittelt. Ein Eintrag pro Übermittlung.	Kunden und Teilnehmende: wie viele; Gesamter Zeitraum: ob es ein vollständiger Abruf war (eine erste Synchronisierung, ein Neuladen von allem, ein Mandantenwechsel oder ein vollständiges Terminfenster)
Kundendaten exportiert (client.export)	Ein Datenexport für betroffene Personen erstellt wird. Wird immer aufgezeichnet.	Format und Teile: das Dateiformat und die enthaltenen Teile
Eigene Aktivität angezeigt (user.activity.read)	Jemand Meine Aktivität öffnet.	Keine

Nur diese werden aufgezeichnet. Den Namen eines Kunden im Kalender, in einer Bestellung oder in einer Liste zu sehen ist kein eigener Lesezugriff, abgesehen von den Übermittlungszahlen in Daten auf ein Gerät synchronisiert.

Wie Ansichten gesendet werden

Das Dashboard sendet eine Ansicht mit der nächsten Synchronisierung oder innerhalb von etwa einer halben Minute. Eine Ansicht, die Sie offline vornehmen, wartet auf Ihrem Gerät und wird gesendet, sobald die Verbindung wieder besteht und Sie angemeldet sind. Zwei Ansichten desselben Kunden durch dieselbe Person innerhalb von 15 Minuten zählen einmal. Der Eintrag zeigt die Zeit auf Ihrem Gerät, nie eine spätere als die, zu der er eintraf.

Geschützte Felder

Geschützte Felder sind Kundenfelder, deren Lesezugriffe aktuell protokolliert werden. Wann das der Fall ist, bestimmt die Einstellung Lesezugriffe protokollieren des Feldes, die Sie in den Datenschutzeinstellungen des Feldes festlegen:

Lesezugriffe protokollieren	Geschützt
Nicht protokolliert	Nie. Das Feld funktioniert wie jedes andere.
Beim Öffnen protokolliert	Nur solange die Organisation Lesezugriffe protokolliert (Protokollieren, wer Kundendaten liest ist eingeschaltet oder das Profil Gesundheitswesen ist gesetzt). Ist das ausgeschaltet, funktioniert das Feld wie jedes andere.
Immer protokolliert	In jeder Organisation, unabhängig von ihrer Einstellung Protokollieren, wer Kundendaten liest.

Beim Öffnen protokolliert ist die Vorgabe für Felder der Kategorien Gesundheit, Biometrisch und Besonders schützenswert.

Ein geschütztes Feld verhält sich anders als ein gewöhnliches:

• Seine Antworten werden nicht auf Geräte synchronisiert. Sie sind auf keinem Gerät, nie in einer Liste und lassen sich nicht durchsuchen. Darum schaltet der Feldeditor In Tabelle anzeigen und Suchbar für ein solches Feld aus, und der Server lehnt beides ab.
• Öffnen Sie einen Kunden, lautet eine dünne Fortschrittslinie „Geschützte Felder werden geladen“. Die Felder bleiben gesperrt, das heisst schreibgeschützt, bis die Antworten eintreffen. Ein neuer Kunde hat nichts zu laden, seine Felder sind sofort offen.
• Jedes geschützte Feld zeigt daneben ein Schloss-Symbol. Sein Tooltip lautet „Das Lesen dieses Feldes wird protokolliert“.
• Schlägt das Laden fehl, lautet ein Warnhinweis „Die geschützten Felder konnten nicht geladen werden. Beim Speichern bleiben sie unverändert.“ mit Erneut versuchen.
• Speichern Sie einen Kunden, werden nur die geschützten Antworten gesendet, die Sie geändert haben. Eine Antwort, die Sie nicht angefasst oder nicht laden konnten, bleibt genau so gespeichert, wie sie ist.
• Eine Antwort, die Sie offline bearbeiten, bleibt bis zur nächsten erfolgreichen Synchronisierung auf Ihrem Gerät und wird dann wieder davon entfernt.

Ein Feld mit der Einstellung Beim Öffnen protokolliert ist nur so lange geschützt, wie die Organisation Lesezugriffe protokolliert; das Ein- oder Ausschalten von Protokollieren, wer Kundendaten liest ändert also, welche Felder geschützt sind. Solange es ausgeschaltet ist, funktioniert ein solches Feld wie jedes andere Feld: Es wird nicht ausgeblendet, und über sein Lesen wird nichts aufgezeichnet. Ein Feld mit der Einstellung Immer protokolliert bleibt geschützt.

Prüfen, wer Kundendaten gelesen hat

Öffnen Sie Auswertungen > Audit-Protokoll. Sie benötigen das Recht Audit-Protokoll für Ihren Mandanten (siehe Audit-Protokoll).

1. Wählen Sie unter Kategorie den Wert Zugriff. Die Liste zeigt nun die oben beschriebenen Einträge.
2. Engen Sie sie mit Benutzer (wer gelesen hat), dem Zeitraum und, wenn Ihr Mandant mehr als eine Organisation hat, Organisation ein. Die Spalte Datensatz nennt den Kunden, der geöffnet wurde.
3. Klappen Sie eine Zeile auf, um ihre Details zu sehen, zum Beispiel Angezeigt am oder die angezeigten Felder.

Beurteilen Sie jeden Zugriff anhand dessen, was Sie wissen, etwa ob die Person eine Buchung mit diesem Kunden hatte oder einen Grund wie eine telefonische Anfrage. go flow nimmt Ihnen diesen Abgleich derzeit nicht ab, und es gibt in go flow keinen Ort, an dem Sie Ihr Ergebnis festhalten können: Folgen Sie bei ungewöhnlichen Zugriffen Ihrem eigenen Vorgehen.

Die Prüfansicht

Die Prüfansicht wird derzeit im Dashboard nicht angezeigt. Die Seite Audit-Protokoll hat keine Registerkarte Prüfung: Das Dashboard listet die Zugriffe, die kein Termin erklärt, nicht auf, Zugriffe lassen sich nicht als in Ordnung markieren oder eskalieren, und frühere Beurteilungen lassen sich nicht auflisten. Lesezugriffe werden weiterhin wie oben beschrieben aufgezeichnet; prüfen Sie sie im Audit-Protokoll, wie unter Prüfen, wer Kundendaten gelesen hat beschrieben.

Allfällige Beurteilungen aus der Zeit, in der die Prüfansicht angezeigt wurde, bleiben im Audit-Protokoll als Zugriff geprüft (audit.review) in der Kategorie Administration erhalten, mit dem Ergebnis (ok oder escalated) in den Details.