Zahlungen

Finanzen > Zahlungen ist die schreibgeschützte Historie aller Online-Zahlungsversuche Ihrer Organisation: eine Zeile für jedes Mal, wenn ein Kunde zum Zahlungsanbieter (Saferpay) geschickt wurde, um eine Bestellung zu bezahlen. go flow schreibt diese Zeilen selbst während des Online-Checkouts. Sie können auf dieser Seite keine Zahlung anlegen, erfassen, erneut prüfen oder erstatten, und Betrag, Zahlungsmethode und Status ändern sich nie von Hand. Hinzufügen können Sie nur Tags und interne Notizen.

Manches Geld erscheint nie auf dieser Seite, weil kein Zahlungsanbieter beteiligt ist:

• Geld, das am Empfang mit Zahlung erfassen in einer Teilnehmerliste oder in der Agenda entgegengenommen wurde;
• Buchungen, die ganz mit Guthaben oder einem Gutschein bezahlt wurden, und Buchungen ohne zu zahlenden Betrag;
• Buchungen, bei denen der Kunde die Zahlung am Empfang gewählt hat.

Diese erscheinen nur als Bestellungen: siehe Bestellungen. Um eine Zahlung zu prüfen, bevor Sie erneut Geld entgegennehmen, folgen Sie Bestellungen und Zahlungen prüfen.

Was jeder Status bedeutet

Der Status-Chip wird aus den Zeitpunkten abgeleitet, die zur Zahlung erfasst sind; niemand setzt ihn von Hand. Sind mehrere Zeitpunkte erfasst, gewinnt eine Erstattung, dann ein Fehlschlag, dann eine Erfassung, dann eine Autorisierung; ohne einen davon ist die Zahlung ausstehend.

Status	Farbe	Bedeutung	Was Sie tun
Ausstehend	grau	Der Kunde wurde zur Zahlungsseite geschickt, und go flow hat noch kein bestätigtes Ergebnis. Die Zelle Datum bleibt leer.	Nichts. Nehmen Sie für diese Bestellung kein Geld entgegen. go flow klärt die Zahlung selbst (siehe Wie eine offene Zahlung abgeschlossen wird).
Autorisiert	blau	Der Anbieter hat den Betrag genehmigt, er wurde aber noch nicht eingezogen. go flow erfasst eine autorisierte Zahlung, sobald es sie sieht, und hält beide Zeitpunkte zusammen fest; aktuelle Zahlungen gehen daher direkt von Ausstehend zu Erfasst.	Behandeln Sie eine blaue Zeile wie eine ausstehende und prüfen Sie ihre Bestellung.
Erfasst	grün	Das Geld wurde eingezogen. Im selben Schritt wurde die Bestellung als bezahlt markiert und die gebuchten Plätze wurden aktiv (und ein gekaufter Gutschein oder eine Guthabenaufladung wurde angelegt).	Die Zahlung ist abgeschlossen. Beleg, allfällige Gutschein-PDFs und die Bestätigungs-E-Mail folgen kurz danach.
Fehlgeschlagen	rot	Dieser Versuch brachte kein Geld: Der Anbieter hat abgelehnt, der Kunde hat auf der Zahlungsseite abgebrochen, oder der Versuch wurde nach 30 Minuten abgeschrieben, weil der Anbieter nichts Eingezogenes oder Genehmigtes zeigte. Die Seite unterscheidet diese Fälle nicht.	Für diesen Versuch ist nichts einzuziehen. Ein neuer Versuch von der Zahlungsseite erzeugt eine neue Zeile mit derselben Bestellreferenz.
Erstattet	orange	Die Zahlung wurde auf die Karte des Kunden erstattet.	Siehe die Gutschrift CR-<Bestellreferenz> unter Bestellungen.

Eine Erstattung ins Guthaben des Kunden oder als Gutschein ändert die Zahlung nicht: Sie bleibt grün Erfasst. Suchen Sie die Gutschrift CR-<Bestellreferenz> unter Bestellungen, einen Eintrag Rückerstattung unter Guthaben oder den Erstattungsgutschein unter Gutscheine. Erstattungen entstehen durch das Stornieren der Buchung; siehe Stornieren oder erstatten.

Von der Zahlungsseite zur bestätigten Buchung

Die Begriffe, die Sie für die Stufen einer Zahlung hören, entsprechen in go flow Folgendem:

1. Rückkehr vom Anbieter. Nach dem Bezahlen oder Abbrechen schickt die Zahlungsseite den Browser des Kunden auf Ihre Buchungsseite zurück, an eine Adresse, die auf /success, /fail oder /abort endet. Diese Adresse ist nur eine Weiterleitung. go flow ignoriert das Wort darin und fragt den Anbieter, was tatsächlich geschehen ist. Eine Adresse mit /success beweist keine Zahlung, und eine Fehlerseite beweist nicht, dass kein Geld eingezogen wurde.
2. Ausstehend (offen). Bis go flow die Antwort des Anbieters hat, ist die Zahlung Ausstehend, die Bestellung unbezahlt und der Platz des Kunden Reserviert mit Countdown.
3. Autorisiert. Der Anbieter hat den Betrag genehmigt. go flow erfasst ihn sofort; bei aktuellen Zahlungen sehen Sie diese Stufe nicht.
4. Erfasst. Das Geld ist eingezogen, die Bestellung bezahlt und die Plätze sind aktiv, alles in einem Schritt. Der Bildschirm des Kunden zeigt Buchung bestätigt (oder Bestellung bestätigt, wenn nur Produkte gekauft wurden).
5. Abgewickelt. Beleg-PDF, allfällige Gutschein-PDFs und die Bestätigungs-E-Mail erstellt die Buchungsautomatik, die etwa alle 30 Sekunden läuft. „Abgewickelt“ wird nicht als Status angezeigt: Sie erkennen es daran, dass sich das PDF der Bestellung unter Bestellungen herunterladen lässt und die Bestätigung unter E-Mails aufgeführt ist.

Wie eine offene Zahlung abgeschlossen wird

Eine ausstehende Zahlung wird abgeschlossen, entweder wenn der Browser des Kunden von der Zahlungsseite zurückkehrt, oder durch den Zahlungsabgleich, den go flow im Hintergrund ausführt. Mitarbeitende schliessen eine Zahlung nicht von Hand ab, und das Dashboard hat dafür keine Schaltfläche. Der Abgleich funktioniert so:

• Jede Minute fragt er den Anbieter nach jeder Zahlung, die seit mehr als zwei Minuten Ausstehend ist.
• Zeigt der Anbieter die Zahlung als eingezogen oder genehmigt, erfasst go flow sie und bestätigt die Buchung genau so, als wäre der Kunde zurückgekehrt; der Kunde erhält die Bestätigungs-E-Mail. Im Audit-Protokoll nennt der Eintrag Online-Buchung abgeschlossen dann System (Zahlung abgeglichen) statt des Kunden.
• Ist der Anbieter nicht erreichbar, ändert sich nichts, und die Zahlung wird eine Minute später erneut abgefragt.
• Ist die Zahlung älter als 30 Minuten und zeigt der Anbieter dafür nichts Eingezogenes oder Genehmigtes, wird sie Fehlgeschlagen, und ihre unbezahlte Bestellung wird geschlossen, damit der Kunde erneut buchen kann.
• Eine fehlgeschlagene Zahlung wird 24 Stunden lang erneut geprüft, solange ihre Bestellung keinen späteren Versuch hat. Zeigt der Anbieter, dass der Kunde doch belastet wurde, wird die Zahlung Erfasst und die Buchung bestätigt.

Diese Intervalle sind Plattformeinstellungen; die Antwortzeit des Anbieters kommt hinzu.

Solange die Zahlung offen ist, bleibt der Platz des Kunden belegt. Ein Platz im Warenkorb wird für das Buchungszeitlimit der Buchungsvorlage gehalten (5 Minuten, sofern Sie es nicht geändert haben; siehe Buchungsvorlage); wechselt der Kunde auf die Zahlungsseite, wird die Reservierung stattdessen für die Zahlung gehalten — bis die Zahlung endet, höchstens 40 Minuten ab diesem Moment —, und die Uhrzeit unter Läuft ab in der Teilnehmerliste rückt entsprechend weiter. Wird dem Kunden Zahlung wird bestätigt oder Zahlung nicht möglich angezeigt, wird die Reservierung auf mindestens 20 Minuten ab diesem Moment verlängert; nach einer Ablehnung beginnt sie, solange der Platz noch gehalten ist, wieder mit dem vollen Zeitlimit, damit der Kunde eine andere Zahlungsmethode versuchen kann (bis zu dreimal). Eine eingezogene Zahlung bucht den Platz. Eine endgültig fehlgeschlagene oder abgebrochene Zahlung gibt ihn frei: Eine abgebrochene Zahlung wird wie oben beschrieben nach 30 Minuten Fehlgeschlagen, und der Platz ist dann für andere frei und verschwindet aus der Teilnehmerliste. Nur wenn der Anbieter eine Zahlung erst nach dem Ende ihrer Reservierung bestätigt und inzwischen jemand anderes den Platz genommen hat, kann die Session mehr Teilnehmende haben als ihre Kapazität: go flow bestätigt die Buchung trotzdem, denn ein Kunde, der bezahlt hat, darf nicht ohne seinen Platz bleiben. Prüfen Sie dann die Teilnehmerliste und entscheiden Sie, ob Sie einen Kunden umbuchen, die Kapazität erhöhen oder mit Erstattung stornieren.

Spalten

• Datum — wann die Zahlung erfasst wurde; bei einer nie erfassten Zahlung, wann sie autorisiert wurde, fehlschlug oder erstattet wurde. Leer, solange die Zahlung Ausstehend ist.
• Kunde — wer bezahlt hat.
• Zahlungsmethode — so, wie der Zahlungsanbieter sie gemeldet hat. Leer, bis die Zahlung erfasst ist.
• Bestellreferenz — die Bestellung, die dieser Versuch bezahlt hat oder bezahlen sollte. Mehrere Versuche zu einer Bestellung tragen dieselbe Referenz.
• Betrag — was der Anbieter einziehen sollte: die Summe der Bestellung nach Rabatt, Guthaben oder Gutschein.
• Status — der oben beschriebene Chip.

Ein Tag-Symbol und ein Notiz-Symbol am Ende einer Zeile zeigen, dass sie Tags oder interne Notizen hat. Die Schaltfläche Spalten in der letzten Kopfzelle fügt Erstellt, Erstellt von, Geändert und Geändert von hinzu; Ihre Auswahl wird auf diesem Gerät gespeichert.

Suchen und der Monat

Geben Sie in Zahlung suchen einen Suchbegriff ein. Die Suche durchsucht alle Monate, nicht nur den gewählten, und findet Bestellreferenz, Name oder E-Mail des Kunden, Betrag, Zahlungsmethode, Wörter in internen Notizen sowie Name oder E-Mail der Person, die die Zahlung ausgelöst hat. Bei mehreren Wörtern muss eine Zeile alle enthalten.

Ist das Suchfeld leer, zeigt die Liste die Zahlungen, die im gewählten Monat zuletzt geändert wurden — über die Monatsauswahl neben dem Suchfeld, von Januar vor fünf Jahren bis zum aktuellen Monat. Es ist derselbe Monat wie auf den Seiten Journal, Auswertungen, E-Mails, Bestellungen und Guthaben: Ändern Sie ihn auf einer Seite, ändert er sich auf allen. Weil der Monat der letzten Änderung folgt, verschiebt eine gespeicherte Notiz eine alte Zahlung in den aktuellen Monat.

Zeile aufklappen

Klicken Sie auf das Chevron einer Zeile oder doppelklicken Sie die Zeile, um sie aufzuklappen. Sie listet die Angaben der Zahlung, leere werden weggelassen: Bestellreferenz, Betrag, Bruttosumme (der Bestellung), Zahlungsmethode, Status, Kunde, E-Mail, Stadt, Ausgelöst von (client für den Kunden, user für einen Benutzer oder system), Autorisiert am, Erfasst am, Fehlgeschlagen am, Erstattet am und Erstellt.

Unter den Angaben:

• Tags — Tag eingeben und die Eingabetaste drücken oder einen früheren auswählen; mit dem x im Chip entfernen.
• Notizen — in Notiz hinzufügen schreiben und die Eingabetaste oder die Schaltfläche + drücken. Jede Notiz hält Zeitpunkt und Ihren Namen fest. Notizen lassen sich danach weder bearbeiten noch löschen.
• Speichern speichert Tags und Notizen zusammen und bleibt deaktiviert, bis Sie etwas ändern. Speichern erfordert Verwalten bei Kunden oder bei Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt. Ohne diese wird die Schaltfläche trotzdem angezeigt, aber nichts gespeichert, und Speichern bleibt nach dem Klick aktiv.
• Eine Zeile unten zeigt, wer die Zahlung erstellt und zuletzt geändert hat. Führt Ihre Organisation einen Änderungsverlauf und besitzen Sie das Recht Audit-Protokoll, öffnet die Schaltfläche Verlauf den Änderungsverlauf.

Eine Notiz ändert die Zahlung nicht, erfasst kein entgegengenommenes Geld und erstattet nichts. Zur Übergabe offener Fragen an Kolleginnen und Kollegen siehe Den Tag übergeben.

Exportieren

Die Schaltfläche Nach Excel exportieren lädt die Zeilen der aktuell angezeigten Seite als CSV-Datei herunter, die Excel öffnet: Datum, Kunde, Zahlungsmethode, Bestellreferenz und Betrag. Die Spalte Status bleibt in der Datei leer. Um mehr Zeilen zu exportieren, blättern Sie durch die Liste oder zeigen mehr Zeilen pro Seite an. Die Schaltfläche ist deaktiviert, solange die Liste leer ist.

Wer die Seite sieht, und Offline-Verhalten

Die Seite erfordert das Modul Zahlungen und Ansicht (oder Verwalten) bei Kunden oder die Rolle Rechnungskontakt. Sie liest Live-Daten in Seiten zu 25 Zeilen, serverseitig sortiert, und braucht daher eine Verbindung: Offline zeigt sie statt der Tabelle „Sie müssen online sein, um diese Seite anzuzeigen.“ Sie lädt neu, wenn Sie die Organisation oder den Monat wechseln. Konnte sie wegen fehlender Verbindung nicht laden, versucht sie es erneut, sobald eine Hintergrundsynchronisierung abgeschlossen ist.