Nachrichten- & Branding-Vorlagen
Nachrichten- und Branding-Vorlagen bestimmen, wie Ihre automatischen E-Mails, SMS-Nachrichten und druckbaren Dokumente aussehen. Verwaltet werden sie auf der Seite Vorlagen unter den Tabs Nachrichten und Branding.
Die Listen zeigen nur, was für Ihre Organisation gilt: SMS-Vorlagen erscheinen, sobald SMS eingerichtet ist, die Dokumente Beleg und Gutscheinkarte erscheinen, solange die entsprechenden Module (Zahlungen, Gutscheine) aktiviert sind, und die E-Mail zur Warteliste-Beförderung erscheint nur, solange das Wartelisten-Modul aktiviert ist.
Vorlagen hinzufügen
Die Standard-E-Mail- und Dokumentvorlagen sind vorgegeben — Sie öffnen und passen sie an, statt sie zu erstellen. Zweierlei lässt sich hinzufügen: Im Tab Nachrichten fügt die Schaltfläche + (Dokument hinzufügen) ein eigenes PDF-Dokument hinzu, und im Tab Branding öffnet die Schaltfläche + ein Menü zum Erstellen einer neuen Kopfzeile, Fußzeile oder Signatur.
E-Mail-Vorlagen
Öffnen Sie eine E-Mail-Vorlage über den Tab Nachrichten — jeder Standard-E-Mail-Typ ist aufgeführt (die E-Mail zur Warteliste-Beförderung erst, sobald das Wartelisten-Modul aktiviert ist), Sie können ihn also öffnen und anpassen, noch bevor er je angepasst wurde. Eine E-Mail-Vorlage verbindet eine Kopfzeile, eine optionale Signatur und eine Fußzeile mit dem Nachrichteninhalt für jede Sprache Ihrer Organisation.
- Wählen Sie Kopfzeile, Signatur und Fußzeile aus Ihren Branding-Bausteinen; neue Vorlagen starten mit den Standards Ihrer Organisation vorausgewählt.
- Wechseln Sie zwischen den Sprach-Tabs, um den Betreff einzugeben und die Inhaltsblöcke je Sprache zu bearbeiten; ein Hinweis kennzeichnet jede Sprache mit fehlenden Pflichtinhalten.
- Hängen Sie bei Bedarf Dokumente je Sprache an.
- Eine Live-Vorschau rechts zeigt die zusammengesetzte E-Mail mit Beispieldaten.
Die Vorlage Ad-hoc E-Mail ist ein Sonderfall: Sie legt nur Kopfzeile, Signatur und Fußzeile für manuell verfasste E-Mails fest. Sie hat keine Sprach-Tabs, keinen Betreff und keine Inhaltsblöcke — Betreff und Nachricht geben Sie beim Schreiben der E-Mail ein.
SMS-Vorlagen
Öffnen Sie eine SMS-Vorlage über den Tab Nachrichten (SMS-Vorlagen werden nur aufgeführt, wenn SMS für Ihre Organisation eingerichtet ist). Vergeben Sie einen Namen und wechseln Sie zwischen den Sprach-Tabs, um den Nachrichtentext je Sprache zu schreiben. Über das Platzhaltermenü im Textfeld fügen Sie dynamische Werte wie Kunden- oder Termindaten ein.
Dokumentvorlagen (DOCX / PDF)
Dokumentvorlagen decken druckbare Dokumente ab. Der feste Satz — Beleg und Gutscheinkarte — behält seinen vorgegebenen Namen und wird angezeigt, solange das entsprechende Modul aktiviert ist. Eigene PDF-Dokumente, die Sie über Dokument hinzufügen ergänzen, erhalten zusätzlich einen selbst gewählten Namen.
Öffnen Sie eine Dokumentvorlage, wechseln Sie zwischen den Sprach-Tabs und laden Sie die Datei je Sprache über Hochladen hoch oder die aktuelle über Herunterladen herunter.
Branding: Kopfzeilen-Vorlagen
Öffnen Sie eine Kopfzeilen-Vorlage über den Tab Branding. Eine Kopfzeile steht oben in Ihren E-Mails und zeigt entweder Ihr Organisationslogo (links, mittig oder rechts ausgerichtet) oder ein Bannerbild, das Sie hochladen und zuschneiden. Zudem können Sie die Hintergrundfarbe der Kopfzeile festlegen. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis.
Branding: Fußzeilen-Vorlagen
Öffnen Sie eine Fußzeilen-Vorlage über den Tab Branding. Eine Fußzeile steht unten in Ihren E-Mails. Legen Sie Hintergrund- und Textfarbe sowie die Textausrichtung fest und geben Sie den Fußzeilentext je Sprache ein. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis.
Branding: Signatur-Vorlagen
Öffnen Sie eine Signatur-Vorlage über den Tab Branding. Eine Signatur ist ein einzelner Textblock je Sprache, der Ihren E-Mails hinzugefügt werden kann. Vergeben Sie einen Namen und geben Sie den Signaturtext je Sprache ein.
Standards festlegen
Im Tab Branding können Sie eine Kopfzeile, Fußzeile oder Signatur als Standard Ihrer Organisation markieren, sodass neue E-Mail-Vorlagen bereits mit Ihrem Standard-Branding starten.