Online-Buchung einrichten

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Buchungsvorlage einrichten, damit Kunden selbstständig buchen, bezahlen und bestätigen können — von der leeren Vorlage bis zu dem Moment, in dem ein Kunde auf Ihrer Bestätigungsseite steht. Die Online-Buchung verwandelt einen Link oder einen QR-Code in einen Self-Service-Shop, in dem Kunden eine Zeit wählen, bezahlen und bestätigen — ganz ohne Anruf. Diesen Shop gestalten Sie mit einer Buchungsvorlage im Dashboard: Jede Vorlage veröffentlicht eine öffentliche Buchungsseite, und der Slug der Vorlage ist der letzte Teil ihrer Adresse.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen das Recht Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten.
• Was Kunden buchen sollen, muss bereits bestehen und aktiv sein: Ressourcen, Behandlungen mit ihren Zeitplänen und für Gruppenangebote die generierten und aktivierten datierten Sessions. Eine Buchungsvorlage wählt Angebote aus; sie erzeugt keine.
• Für bezahlte Buchungen muss das Zahlungsmodul aktiv und mit den Saferpay-Angaben hinterlegt sein (siehe Organisationseinstellungen), und die Kundenfelder, die Sie abfragen möchten, müssen definiert sein (siehe Vorlagenfelder).
• Für Buchungen bereit machen führt alles der Reihe nach auf. Die meisten Organisationen brauchen eine einzige Buchungsvorlage; siehe Welche Vorlage verwenden.

1. Buchungsvorlage erstellen

Öffnen Sie Konfigurationen > Vorlagen und wechseln Sie zum Tab Buchungen, der jede Buchungsseite auflistet, die Sie betreiben. Klicken Sie auf + (Vorlage hinzufügen); die Vorlage öffnet sich im Editor für Buchungsvorlagen im Vollbild. Vergeben Sie auf dem Tab Profil einen klaren Name — ohne Namen lässt sich eine Vorlage nicht speichern. Eine neue Vorlage startet mit eingeschaltetem Online-Schalter und leerem Slug.

2. Adresse festlegen

Tragen Sie weiterhin auf dem Tab Profil den Slug ein, den einprägsamen letzten Teil der Adresse Ihrer Buchungsseite; die nur lesbare Öffentliche URL zeigt beim Tippen die vollständige Adresse <Buchungsadresse>/<Slug>. Der Slug muss 3 bis 40 Zeichen lang sein — Buchstaben, Ziffern, Bindestriche und Unterstriche, am Anfang und Ende ein Buchstabe oder eine Ziffer — und über alle go flow Buchungsseiten hinweg eindeutig. go flow zeigt einen QR-Code für die Adresse, dazu einen für Videotermine, wenn die Videotelefonie für Ihre Organisation eingerichtet ist. Umfasst die Vorlage mehr als eine Organisation, zeigt der Tab Profil zusätzlich die Organisations-Sortierreihenfolge.

Der Online-Schalter zeigt Vorlage ist online oder Vorlage ist offline, doch die Buchungsseite prüft ihn in der aktuellen Version nicht: Die Adresse funktioniert, sobald die Vorlage gespeichert und synchronisiert ist. Geben Sie die Adresse erst weiter, wenn die Prüfungen in Schritt 7 erfolgreich sind.

3. Buchungsoptionen festlegen

Die Tabelle Attribute weiter unten auf dem Tab Profil enthält die Buchungsoptionen dieser Seite. Jede ist unter Attribute ausführlich erklärt:

• Buchungs-E-Mail — tragen Sie eine Adresse ein, die Ihr Team liest. Sie ist die Antwortadresse jeder Buchungs-E-Mail; bleibt sie leer, erreichen Antworten von Kunden niemanden.
• Link zum Favicon — optionale Webadresse des Symbols im Browser-Tab.
• Buchungsansicht — Kalenderraster für einen Wochenkalender der Sessions; Session-Auswahl, wenn Sie auch Behandlungen anbieten (Termine bei einer Person oder in einem Raum), die das Kalenderraster nicht zeigt.
• Express-Buchung — ein für eine Buchung auf einem Blatt ohne die Seiten Warenkorb, Angaben und Übersicht; aus für den vollständigen Checkout Schritt für Schritt mit Gutscheinen, Guthaben und Bezahlen am Empfang.
• Kundenkonten — belassen Sie Erforderlich (jede Buchung auf einem Kundenkonto); die Buchungsseite liest die Einstellung nicht, und jeder Kunde meldet sich mit einem per E-Mail gesandten Code an.
• Buchungszeitlimit — Minuten, die ein Platz gehalten wird, während der Kunde den Checkout abschliesst (Standard 5). Das Bezahlen zählt nicht dazu: Sobald der Kunde auf die Zahlungsseite wechselt, bleibt der Platz für die Zahlung gehalten.
• Warteliste Promotion-Timeout (Min.) — Minuten, die ein Kunde von der Warteliste hat, um einen frei gewordenen Platz zu buchen (Standard 15).
• OTP-Code-Länge — Ziffern des per E-Mail gesandten Anmeldecodes (3 bis 6, Standard 3).

Betreibt Ihre Organisation mehrere Vorlagen, geben Sie allen dieselbe Buchungs-E-Mail, dasselbe Buchungszeitlimit, denselben Warteliste Promotion-Timeout (Min.) und dieselbe OTP-Code-Länge.

4. Festlegen, was buchbar ist

Ob physisch, Video oder beides möglich ist, wird nicht auf der Vorlage festgelegt: Eine Zeit wird für eine Terminart nur angeboten, wenn sowohl die Terminarten der Behandlung (Behandlungen) als auch die Terminarten der Verfügbarkeitsregel der Ressource sie zulassen — siehe Videotermine durchführen. Öffnen Sie den Tab Ressourcen der Vorlage und kreuzen Sie an, welche Ressourcen (und bei einer Gruppe welche Organisationen) Kunden über diese Vorlage buchen dürfen. Das Ankreuzen einer Organisation schliesst alle ihre Ressourcen ein, auch später erstellte; kreuzen Sie einzelne Ressourcen an, um die Seite enger zu fassen. Was Sie ankreuzen, ist genau das, was im Katalog des Kunden erscheint, sofern die Ressource aktiv ist — wie Sie die Ressourcen selbst einrichten, lesen Sie unter Ressourcenverwaltung.

Wählen Sie bei Gruppenangeboten wie Surfsessions die Session-Ressource. Die physische Welle oder der Raum ist eine separate Standard-Ressource für den Kalender: Verknüpfen Sie diese unter Abhängigkeiten der Session und generieren und aktivieren Sie anschliessend datierte Sessions — die Anleitung für Sessions beschreibt die Schritte und die Prüfung, wenn Generieren fehlt. Die Einstellung Buchungen möglich jeder Ressource begrenzt, wie viele Tage im Voraus Kunden sie buchen können.

5. Festlegen, was beim Checkout abgefragt wird

Der Tab Felder steuert, welche Ihrer Kundenfelder erfasst werden, wenn jemand auf dieser Vorlage zur Kasse geht. Kreuzen Sie Feld verwenden für jedes gewünschte Feld an und legen Sie die Reihenfolge per Ziehen fest. Fragen Sie nur ab, was Sie brauchen. Nur Felder, deren Definition Selbstverwaltet ist, erreichen die Buchungsseite (Prozessfelder immer); ein angekreuztes Feld ohne diese Einstellung wird nicht abgefragt. Ob eine Antwort erforderlich ist, bestimmt die gemeinsame Felddefinition; die Auswahl hier macht ein Feld nicht zum Pflichtfeld. Beim Checkout stehen die Felder jeder gebuchten Session und jedes Produkts zuerst, danach folgt diese Liste. Die Felder selbst definieren Sie auf dem Tab Felder der Seite Vorlagen, beschrieben unter Vorlagenfelder; prüfen Sie Formular und Kundenprofil wie unter Kassenfelder konfigurieren beschrieben.

Solange das Zahlungsmodul aktiv ist, bleiben die Rechnungsfelder addressLineOne, postalCode und city angekreuzt und gesperrt, weil ein bezahlter Checkout sie braucht. Bei einer neuen Vorlage kommen sie hinzu, wenn Sie den Tab Felder öffnen; öffnen Sie ihn also mindestens einmal vor dem ersten Speichern.

6. Erscheinungsbild anpassen

Der Tab Theme bestimmt das Erscheinungsbild der Buchungsseite. Unter Theme-Einstellungen kreuzen Sie an, welche der Optionen Hell, Dunkel und System Kunden nutzen dürfen, und wählen den Standard; Variante bestimmt den Schaltflächenstil (elevated, flat, tonal, outlined, text oder plain) und Abgerundet den Eckenstil (keine, XS, SM, LG, XL, Pille oder Geformt), mit Live-Vorschau. Helles Theme Farben und Dunkles Theme Farben legen die genaue Farbe für jede Rolle fest (primär, sekundär, Hintergrund, Oberfläche und deren Textfarben), je Modus separat, und die Tabelle Symbole überschreibt einzelne Symbole. Auf Standardwerte zurücksetzen stellt das Standard-Erscheinungsbild wieder her.

Laden Sie auf dem Tab Profil das Bestätigungsbild hoch, das oben auf der Bestätigungsseite erscheint. Der Tab Texte wird Kunden in der aktuellen Version nicht angezeigt; Sie können ihn leer lassen. Was Kunden lesen, stammt aus Ihren Sessions, Behandlungen, Produkten und Feldern.

7. Speichern und die Buchungsseite als Kunde prüfen

1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Speichern. Warten Sie, bis die Synchronisierung ohne Fehlermeldung abgeschlossen ist; eine Fehlermeldung mit urlCode bedeutet, dass der Slug ungültig oder bereits vergeben ist.
2. Öffnen Sie die Öffentliche URL in einem privaten Browserfenster, damit Sie die Seite wie ein neuer Kunde sehen. Laden Sie eine bereits geöffnete Buchungsseite neu.
3. Prüfen Sie die vorgesehene Woche, die Angebote, Anfangs- und Endzeiten, freie Plätze, Preise, Sprachen, Bilder und Video. Sehen Sie bei mehreren Session-Bildern die ganze Abfolge an; ein Video hat Vorrang vor diesen Bildern.
4. Wählen Sie einen Platz und legen Sie ihn in den Warenkorb. Melden Sie sich mit einer E-Mail-Adresse an, die Sie lesen können: Dadurch entsteht ein Kundendatensatz für diese Adresse, und der Platz wird für das Buchungszeitlimit mit Countdown gehalten.
5. Gehen Sie weiter zu den Angaben: Prüfen Sie die Checkout-Felder, die Rechnungsadresse bei einem bezahlten Angebot, die AGB und allfällige Erklärungen.
6. Prüfen Sie in der Bestellübersicht die Preise, die MwSt.-Zeilen und den Endbetrag sowie die Wahl «am Empfang bezahlen», wenn Ihre Organisation sie erlaubt.
7. Hören Sie hier auf, statt zu bezahlen: Gehen Sie zurück oder schliessen Sie das Fenster. Bis der Countdown endet, zeigt die Teilnehmerliste der Session im Dashboard Sie als Reserviert mit einer Zeit unter Läuft ab; danach ist der Platz wieder frei.

Erwartetes Ergebnis: Jedes Angebot, jede Zeit, jeder Preis und jede Frage erscheint so, wie Sie es eingerichtet haben. Wenn Sie eine kostenlose Testbuchung abschliessen, stornieren Sie sie anschliessend in der Teilnehmerliste der Session.

8. Den Link teilen

Sind die Prüfungen erfolgreich, teilen Sie den Link oder QR-Code dort, wo Kunden Sie finden. Links und QR-Codes für einzelne Sessions erstellen Sie aus der Session im Kalender. Ein neuer einzelner Termin im Kalender hat ausserdem ein Feld Buchungsvorlage (fest, wenn Sie nur eine Vorlage haben); es hält die Vorlage am Termin fest und ändert nicht, was die Buchungsseite anbietet.

Wenn etwas fehlt

Was Sie sehen	Was Sie prüfen
Die Adresse zeigt Etwas ist schiefgelaufen. Bitte versuche es erneut.	Der Slug ist gespeichert und ohne Fehler synchronisiert, die Vorlage wurde nicht gelöscht, und sie bietet mindestens eine Online-Session oder eine Online-Ressource mit einer angehakten Online-Behandlung an.
Eine Fehlermeldung mit urlCode nach dem Speichern	Der Slug verletzt die Regeln aus Schritt 2 oder wird von einer anderen Buchungsseite verwendet; ändern Sie ihn und speichern Sie erneut.
Ein Angebot fehlt	Die Ressource ist im Tab Ressourcen angekreuzt und aktiv; die Session ist für diese Woche generiert und aktiviert; ihre Sichtbarkeit erlaubt die Anzeige (Sichtbarkeit & Buchbarkeit von Sessions); das Datum liegt innerhalb von Buchungen möglich.
Behandlungen fehlen	Die Buchungsansicht ist Session-Auswahl; das Kalenderraster zeigt nur Sessions.
Eine bezahlte Buchung scheitert bei den Angaben oder verlangt eine Rechnungsadresse, die das Formular nicht zeigt	Öffnen Sie den Tab Felder der Vorlage, prüfen Sie, dass addressLineOne, postalCode und city angekreuzt sind, und speichern Sie.
Eine Änderung erscheint nicht	Die Synchronisierung ist abgeschlossen; laden Sie die Buchungsseite neu.
Der Anmeldecode passt nicht in die Eingabefelder	Alle Vorlagen der Organisation haben dieselbe OTP-Code-Länge.
Antworten von Kunden per E-Mail kommen nicht an	Die Buchungs-E-Mail ist ausgefüllt und richtig geschrieben.

Was Ihre Kunden sehen

Öffnet ein Kunde den Link oder scannt den QR-Code, lädt die Buchungsseite die Konfiguration dieser Vorlage — Theme, Sprachen und alles Buchbare. Mit Kalenderraster sieht er einen Kalender der Sessions; mit Session-Auswahl wählt er ein Angebot aus einer Liste, dann die Wochenzeiten einer Session oder die Behandlungen und freien Zeiten einer Ressource, mit einer Wahl physisch/Video, wenn die Behandlung beides zulässt. Legt er einen Platz in den Warenkorb, meldet er sich mit seiner E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an, und der Platz wird mit Countdown gehalten. Ohne Express-Buchung geht er weiter durch Warenkorb, Angaben, Bestellübersicht und Zahlung und kann im Warenkorb Produkte, Gutscheine oder eine Guthaben-Aufladung hinzufügen; mit Express-Buchung ersetzt ein Blatt mit Buchen oder Buchen & Bezahlen diese Seiten. Er bezahlt über den Zahlungsanbieter — oder schliesst sofort ab, wenn nichts mehr zu zahlen ist, oder wählt das Bezahlen am Empfang, wenn Sie es erlauben — und erreicht Ihre Bestätigungsseite mit Ihrem Bestätigungsbild. Die Bestätigungs-E-Mail folgt, bei einer bezahlten Bestellung mit dem Beleg im Anhang. Online-Buchung – Kasse beschreibt jeden Schritt und was jeder Zahlungsbildschirm bedeutet.