Gutschein verkaufen und einlösen

Diese Anleitung begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus eines Gutscheins: Gutscheine online verkaufen, gedruckte Karten erzeugen, einen einzelnen Gutschein ausstellen, ihn bis zur Einlösung verfolgen und Gutscheine sowie Guthaben als Kulanz einsetzen, wenn eine Kundenbeschwerde eine Lösung braucht. Ein Gutschein ist ein Code mit einem Wert, den Kundinnen und Kunden für Buchungen auf Ihrer Buchungsseite einsetzen. Im Dashboard stellen Sie Gutscheine aus, verfolgen den Restwert und korrigieren den Status; die Einlösung selbst geschieht auf der Buchungsseite.

Voraussetzungen

• Das Modul Gutscheine ist für Ihre Organisation eingeschaltet (Konfigurationen > Organisation, Registerkarte Module; es setzt das Modul Zahlungen voraus). Die Seite ist Finanzen > Gutscheine.
• Um die Gutscheinliste zu sehen, brauchen Sie unter Benutzerrechte Ansicht für Kunden; um Gutscheine auszustellen oder ihren Status zu ändern, Verwalten für Kunden (siehe Benutzer). Ohne dieses Recht sind die Schaltflächen Hinzufügen, Gutscheine erstellen und Status ausgeblendet. Alle brauchen zudem eine Online-Verbindung.
• Für druckbare Gutscheinkarten laden Sie unter Konfigurationen > Vorlagen, Registerkarte Nachrichten, ein Dokument Gutscheinkarte hoch (siehe Dokumentvorlage). Die Karte eines Gutscheins entsteht beim Erstellen des Gutscheins; ein Gutschein, der erstellt wurde, als noch keine Vorlage bestand, hat keine Karte.
• Gutschein-Gültigkeit (Tage) beim Modul Gutscheine (siehe Organisation) legt fest, wie lange neue Gutscheine gelten, 365 Tage, sofern nicht geändert. Eine Änderung gilt für danach erstellte Gutscheine; bestehende Gutscheine behalten ihre Daten.

Wie ein Gutschein entsteht

Herkunft	Kunde (Inhaber)	Wert	Startstatus	Karte
Online über ein Gutscheinprodukt gekauft	Die Käuferin oder der Käufer	Der dafür bezahlte Betrag	Einlösbar	Hängt an der Bestätigungs-E-Mail; im Profil der Käuferin oder des Käufers herunterladbar
Gutscheine erstellen (Charge)	Keiner	Der von Ihnen eingegebene Wert	Nach Ihrer Wahl	Download je Gutschein
Hinzufügen (einzelner Neuer Gutschein)	Optional, nach Ihrer Wahl	Der von Ihnen eingegebene Wert	Nach Ihrer Wahl	Download
Als Gutschein erstatten beim Stornieren einer Buchung	Der Kunde	Der erstattete Betrag	Einlösbar	Download

Wer den Code hat, kann ihn einlösen — der Inhaber wird bei der Einlösung nicht geprüft. Die Spalte Kunde der Liste zeigt den Inhaber, Eingelöst von, wer ihn eingelöst hat.

Gutscheine online verkaufen

Legen Sie ein Produkt mit der Kategorie Gutscheine an und schalten Sie es online (siehe Produkt anlegen); ein fester Preis verkauft einen festen Wert, ein flexibler Betrag lässt die Käuferin oder den Käufer wählen. Kundinnen und Kunden kaufen es auf Ihrer Buchungsseite wie jedes andere Produkt. Sobald die Zahlung erfasst ist, erstellt go flow pro gekaufter Einheit einen Gutschein: Die Käuferin oder der Käufer ist der Kunde, der Wert ist der dafür bezahlte Betrag nach einem allfälligen Rabatt, der Gutschein ist sofort Einlösbar und gilt ab dem Kauf für Ihre Gutschein-Gültigkeit (Tage). Die Bestätigungs-E-Mail enthält die Gutscheinkarte als PDF, sofern eine Vorlage Gutscheinkarte besteht, und der Gutschein erscheint im Profil auf der Buchungsseite unter Gutscheine.

go flow kennt keinen Verkauf am Empfang: Das Dashboard kann für einen Gutschein kein Geld entgegennehmen. Um Gutscheine am Empfang zu verkaufen, erzeugen Sie gedruckte Karten mit dem Status Zum Verkauf verfügbar und geben jede Karte beim Verkauf frei — siehe Gutscheine erzeugen.

Gutscheine öffnen

Öffnen Sie die Seite Gutscheine über Finanzen > Gutscheine. Sie listet die ausgestellten und verkauften Gutscheine mit Originalwert, Restwert, Gültigkeit und Status auf.

Einzelnen Gutschein erstellen

Klicken Sie auf Hinzufügen (das Symbol +), um den Dialog Neuer Gutschein zu öffnen. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie unter Kunde die Person, für die der Gutschein bestimmt ist — er erscheint dann in deren Profil auf der Buchungsseite. Geben Sie den Originalwert ein und wählen Sie den Status: Zum Verkauf verfügbar, Einlösbar, Eingelöst oder Gesperrt, vorausgewählt ist Einlösbar. Der Gutscheincode wird automatisch erzeugt und kann nicht bearbeitet werden — es ist der Code, den der Kunde bei der Einlösung eingibt. Zusätzlich können Sie Tags erfassen; das Feld Notizen des Dialogs wird gespeichert, aber nie wieder angezeigt — halten Sie daher alles, was Kolleginnen und Kollegen wissen müssen, bei der zugehörigen Bestellung oder Zahlung fest.

Gültigkeit festlegen und speichern

Legen Sie die Daten Gültig ab und Gültig bis fest. Sie beginnen mit heute und heute plus der Gutschein-Gültigkeit (Tage) Ihrer Organisation; Sie können beide für diesen Gutschein ändern. Vor Gültig ab wird der Code abgelehnt, und er gilt nur bis zum Beginn des Tages Gültig bis; wählen Sie daher den Tag nach dem letzten Tag, an dem der Gutschein verwendbar sein soll. Klicken Sie auf Speichern, um ihn auszustellen.

Ergebnis prüfen: Der Dialog schliesst sich, sobald der Gutschein gespeichert ist, und die neue Zeile zeigt einen Restwert gleich dem Originalwert — der Gutschein wird mit seinem vollen Wert ausgestellt. Schlägt das Speichern fehl, bleibt der Dialog geöffnet und zeigt „Der Gutschein konnte nicht gespeichert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“; klicken Sie erneut auf Speichern.

Charge auf einmal erzeugen

Wenn Sie viele Gutscheine benötigen — für eine saisonale Aktion oder eine Auflage gedruckter Geschenkkarten —, klicken Sie auf Gutscheine erstellen, um den Dialog Gutscheine erzeugen (Feld für Feld) zu öffnen, anstatt die Gutscheine einzeln anzulegen. Geben Sie die # Anzahl der Gutscheine und einen Namen für die Charge ein und legen Sie dann den gemeinsamen Originalwert, den Status sowie die Daten Gültig ab / Gültig bis fest. Jeder Gutschein erhält dennoch einen eigenen, eindeutigen Code. Drucken, Verkauf am Empfang und die Grenzen einer Charge beschreibt Gutscheine erzeugen.

So lösen Kunden einen Gutschein ein

Auf der Buchungsseite gibt die Kundin oder der Kunde im Warenkorb einer Session-Buchung den Code unter Gutscheincode ein und klickt auf Gutschein einlösen. Angemeldeten Kunden werden dort zusätzlich ihre eigenen, noch nicht verbrauchten Gutscheine zum Antippen angeboten. Mehrere Codes lassen sich kombinieren. Die Gutscheine bezahlen so viel der Buchung, wie ihr Restwert erlaubt; danach kann Guthaben angewendet werden, und der Rest wird online bezahlt. Der Warenkorb zeigt das Restguthaben des Gutscheins; was übrig bleibt, bleibt für das nächste Mal auf dem Gutschein, und ein vollständig verbrauchter Gutschein wechselt von selbst auf Eingelöst.

Ein Code wird nur angenommen, solange der Gutschein Einlösbar ist, einen Restwert hat und innerhalb seiner Gültigkeit liegt. Jede Ablehnung — unbekannt, abgelaufen, noch nicht gültig, gesperrt, noch nicht freigegeben, verbraucht — zeigt der Kundin oder dem Kunden dieselbe Meldung „Ungültiger Gutscheincode".

• Das Gutscheinfeld wird nur in einem Warenkorb angeboten, der mindestens eine Session oder einen Termin enthält; ein Warenkorb nur mit Produkten hat keines. Einmal angerechnet, bezahlt ein Gutschein den ganzen Warenkorb, auch die Produkte darin — ein Geschenkgutschein oder eine Guthabenaufladung im selben Warenkorb wird ebenfalls daraus bezahlt. Um Gutscheinwert in Guthaben umzuwandeln, verwenden Kunden Übertragen in ihrem Profil (nächster Punkt).
• Im Profil unter Gutscheine sehen Kundinnen und Kunden die Gutscheine, deren Inhaber sie sind, mit Restwert und Gültig bis, können die Karte herunterladen (ein Gutschein ohne Karte hat keine Download-Schaltfläche) und den Restwert ausgewählter Gutscheine mit Übertragen auf ihr Guthaben übertragen. Übertragen kauft damit Ihr Online-Guthabenprodukt; es braucht daher ein Guthabenprodukt, das online ist und dessen Betragsbereich die Summe abdeckt.
• Am Empfang lässt sich ein Gutschein nicht als Zahlung annehmen: Zahlung erfassen bietet Bar, Karte am Empfang und Twint. Bitten Sie die Kundin oder den Kunden, online zu buchen und den Code einzugeben. Das Dashboard hat keine Einlöse-Aktion; einen Gutschein von Hand auf Eingelöst zu setzen, verringert weder seinen Restwert noch hält es fest, wer ihn verwendet hat.

Einlösung verfolgen

Verwenden Sie zurück auf der Gutscheinseite den Statusfilter neben dem Suchfeld, um zu sehen, wo jeder Gutschein steht — Zum Verkauf verfügbar, Einlösbar, Eingelöst oder Gesperrt. Standardmässig zeigt die Liste nur einlösbare Gutscheine; fügen Sie die anderen Status zum Filter hinzu, wenn Sie alle ausgestellten Gutscheine sehen möchten. Die Suche findet einen Gutschein über Name, Code, Tags, Notizen, Werte sowie Name oder E-Mail des Inhabers oder des Kunden, der ihn eingelöst hat. Die Liste zeigt für jeden Gutschein den Restwert, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche unbenutzt, teilweise verbraucht oder vollständig eingelöst sind; Eingelöst von nennt den Kunden, der ihn zuletzt eingelöst hat (mit „+1" usw., wenn er in mehreren Teilen eingelöst wurde), und beim Darüberfahren erscheint der Zeitpunkt.

Jede Zeile hat eine PDF-Schaltfläche, die die Gutscheinkarte herunterlädt — praktisch, wenn ein Kunde eine gedruckte Geschenkkarte möchte. Ein Gutschein, der entstand, solange keine Vorlage Gutscheinkarte hochgeladen war, hat keine Karte: Die Schaltfläche zeigt dann den Hinweis „Dieser Gutschein hat keine Gutscheinkarte. Eine Karte wird nur erstellt, solange eine Vorlage für Gutscheinkarten hochgeladen ist.“ Klappen Sie eine Zeile mit ihrem Pfeil oder einem Doppelklick auf, um Tags zu erfassen; eine dort eingegebene Notiz wird bei Gutscheinen nicht gespeichert.

Status eines Gutscheins ändern

Das Dashboard bietet keine eigene Einlöse-Aktion, aber Sie können Gutschein-Status manuell korrigieren: Markieren Sie einen oder mehrere Gutscheine in der Liste, klicken Sie auf die Schaltfläche Status in der Werkzeugleiste und wählen Sie den neuen Status — Zum Verkauf verfügbar, Einlösbar, Eingelöst oder Gesperrt. So geben Sie eine verkaufte Karte oder eine Charge frei oder sperren einen Gutschein, der nicht mehr angenommen werden soll. Die Änderung gilt sofort, ohne Rückfrage. Eine Statusänderung stellt nie verbrauchten Wert wieder her: Ein Gutschein mit einem Restwert von 0 bleibt unbrauchbar, auch wenn Sie ihn wieder auf Einlösbar setzen. Auf dem Telefon bewirkt der Eintrag Status im Menü + nichts; verwenden Sie einen grösseren Bildschirm.

Name, Wert, Gültigkeit, Kunde und Code eines bestehenden Gutscheins lassen sich nicht ändern. Um einen abgelaufenen Gutschein zu verlängern, stellen Sie einen neuen Gutschein über seinen Restwert aus und setzen den alten auf Gesperrt.

Kundenausnahme mit Kulanz lösen

Gehen Sie so vor, wenn der Empfang eine Beschwerde weitergibt, ein Kunde eine ungeeignete Session gebucht hat oder ein Gutschein- oder Guthabensaldo bestritten wird. go flow kennt die Befugnisse nicht, die Ihr Betrieb Ihnen übertragen hat: Entscheiden Sie die Lösung nach Ihren eigenen Regeln, und nutzen Sie go flow, um den Sachverhalt zu klären, die Lösung umzusetzen und das Vereinbarte festzuhalten.

1. Sachverhalt klären

• Kunden: Öffnen Sie den Kunden und wechseln Sie auf die Registerkarte Journal. Sie listet seine Buchungen, Bestellungen, Zahlungen, Guthabenbewegungen, Gutscheine und Feedbacks; mit Eintrag suchen grenzen Sie sie ein. Siehe Kundendetails. Eine Buchungszeile zeigt keinen Status: Ein stornierter Platz oder ein Nichterscheinen sieht aus wie ein besuchter Platz. Die Spalten Besuche und Letzter Besuch der Kundenliste zählen nur besuchte Sessions und Termine (siehe Kunden); wer zu einer Session nicht erschienen ist, sehen Sie im Terminplaner, wenn Sie unter Statusanzeige festlegen den Status Nicht erschienen markieren und die Agenda öffnen.
• Finanzen > Gutscheine: Suchen Sie nach dem Namen des Kunden oder dem Gutscheincode, mit allen Status im Filter. Prüfen Sie Status, Restwert, Gültig bis und Eingelöst von.
• Finanzen > Guthaben: Suchen Sie nach dem Namen des Kunden — eine Suche umfasst alle Monate. Guthaben erklärt, wie sich der Saldo zusammensetzt und wann Guthaben verfällt.
• Finanzen > Bestellungen und Finanzen > Zahlungen: Suchen Sie nach dem Kunden oder der Bestellreferenz, um zu sehen, was bezahlt und erstattet wurde. Bei einer unklaren Zahlung folgen Sie Bestellungen und Zahlungen prüfen, bevor Sie etwas zusagen.
• Ob eine Session zum Kunden passt — Niveau, Gesundheit, Erfahrung —, beurteilt der Coach oder die Kursleitung. go flow führt dafür keine Kundennotizen; fragen Sie nach, bevor Sie eine Lösung vereinbaren.

Typische Befunde bei Gutscheinen: Gültig bis ist überschritten (go flow kann einen Gutschein nicht verlängern); der Gutschein steht noch auf Zum Verkauf verfügbar (die Karte wurde nie freigegeben); Gesperrt; oder Restwert 0, weil er eingelöst wurde (Eingelöst von zeigt, von wem).

2. Lösung umsetzen

• Kulanzgutschein — stellen Sie einen Gutschein über den vereinbarten Wert und die vereinbarte Gültigkeit aus, wie unter Einzelnen Gutschein erstellen beschrieben. Für einen abgelaufenen Gutschein stellen Sie einen neuen über den Restwert aus und sperren den alten. Ein Gutschein hat nur einen Wert, eine Gültigkeit und einen Status: Wer den Code hat, kann ihn für Session-Buchungen einsetzen, bis sein Wert aufgebraucht ist. Für eine Lösung, die auf eine Anzahl Einlösungen oder auf Kundengruppen beschränkt sein soll, erstellen Sie stattdessen einen Rabattcode mit Maximale Verwendungen oder Kundengruppen (siehe Aktion oder Rabattcode einrichten). Erfordert Verwalten für Kunden.
• Guthaben gutschreiben — klicken Sie auf Finanzen > Guthaben auf Guthaben anpassen, wählen Sie den Kunden, wählen Sie Gutschrift (Guthaben hinzufügen), geben Sie Betrag und Grund ein und speichern Sie. Erfordert Verwalten für Konfiguration & Einstellungen. Eine einzelne Anpassung darf die Max. Guthaben-Anpassung nicht überschreiten (1000 in Ihrer Währung, sofern nicht geändert). Der Grund wird auf die Gutschrift gedruckt und dem Kunden in der Bestellliste seines Profils angezeigt; formulieren Sie ihn also für den Kunden. go flow sendet dem Kunden dazu keine Nachricht. Siehe Guthaben manuell anpassen.
• Mit Erstattung stornieren — besteht die Lösung darin, eine Buchung zu stornieren, stornieren Sie die teilnehmende Person und wählen Sie das Erstattungsziel — In Guthaben erstatten, Auf Karte erstatten oder Als Gutschein erstatten — und, falls vereinbart, eine Gebühr. Siehe Stornieren oder erstatten.

Andere Lösungen — Geld zurück ohne Stornierung, ein anderer Preis, eine zusätzliche Gratis-Session — brauchen den Entscheid der Person, die dazu befugt ist. Das Dashboard hat keine eigenständige Erstattungs- oder Preisänderungsaktion.

3. Vereinbartes festhalten

Halten Sie das Ergebnis beim Geldbeleg fest, um den es geht: beim Guthabeneintrag auf Guthaben, bei der Bestellung auf Bestellungen oder bei der Zahlung auf Zahlungen — dieselben Zeilen lassen sich auch im Hauptmenü Journal notieren. Ein Gutschein behält nur Tags: Eine dort eingegebene Notiz ist nach dem Neuladen verschwunden; versehen Sie den Gutschein deshalb mit einem Tag und schreiben Sie die Notiz zur zugehörigen Bestellung oder Zahlung. Klappen Sie die Zeile mit ihrem Pfeil auf, schreiben Sie die Notiz in Notiz hinzufügen, klicken Sie auf + und dann auf Speichern. Jede Notiz behält Verfasser und Zeitpunkt und lässt sich danach weder ändern noch entfernen. Halten Sie fest, was mit wem vereinbart wurde und was noch offen ist. Zum Speichern brauchen Sie Verwalten für Kunden oder für Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt. Ein fehlgeschlagenes Speichern zeigt keine Meldung: Die Notiz bleibt sichtbar, und Speichern bleibt aktiv. Laden Sie die Seite daher neu, um zu prüfen, ob die Notiz gespeichert wurde. Auf Guthaben, Bestellungen und Zahlungen richtet sich der Monatsfilter nach der letzten Änderung einer Zeile: Eine Zeile, zu der Sie eine Notiz erfassen, rückt in den aktuellen Monat. Eine Suche umfasst alle Monate.

Kunden, Buchungen und Teilnehmende haben keine eigenen Notizen. Für einen Fall, der in der nächsten Schicht weiterläuft, siehe Den Tag übergeben.

4. Wann Sie eskalieren

Geben Sie den Fall weiter — an die Inhaberin, den Inhaber oder die Buchhaltung, wie es Ihr Betrieb regelt —, wenn:

• die Lösung über Ihre vereinbarte Befugnis hinausgeht oder keine der obigen Lösungen passt;
• Ihnen das Recht dafür fehlt (keine Schaltfläche Guthaben anpassen oder Hinzufügen);
• der Betrag die Max. Guthaben-Anpassung übersteigt — go flow lehnt ihn ab mit „Der Betrag liegt über dem Limit für eine einzelne Anpassung.";
• eine unklare Kartenzahlung oder eine fehlgeschlagene Kartenerstattung im Spiel ist.

go flow hat keine Freigabe- oder Aufgabenfunktion: Schreiben Sie die offene Frage als Notiz zur Geldzeile und informieren Sie die zuständige Person direkt.