Termine planen und Sessions generieren

Diese Anleitung führt Sie durch beide Seiten des Kalenders: das Buchen eines einzelnen Termins für einen Kunden und das gesammelte Generieren einer Woche wiederkehrender Gruppen-Sessions. Generierte Sessions entstehen als Geplant und müssen erst aktiviert werden, bevor Kunden sie buchen können — auch diesen Schritt behandelt die Anleitung, ebenso wie die Teilnehmerverwaltung jeder Session: Kunden hinzufügen, Nichterscheinen markieren und Teilnehmer benachrichtigen. Den wöchentlichen Planungsablauf (letzte Woche auswerten, die nächste aufbauen und freigeben) beschreibt Wochenplan erstellen.

Den Terminplaner öffnen und eine Ansicht wählen

Öffnen Sie den Terminplaner, die zentrale Ansicht, in der alle Termine und Sessions liegen. Über das Ansichtsmenü in der Werkzeugleiste wechseln Sie zwischen Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Agenda. Die Tagesansicht zeigt einen detaillierten Zeitstrahl für ein Datum, die Wochenansichten stellen mehrere Tage nebeneinander dar, die Monatsansicht bietet den breitesten Überblick und die Agenda listet die anstehenden Einträge auf. Navigieren Sie mit den Steuerelementen zum gewünschten Datum, bevor Sie mit dem Buchen beginnen.

Einen einzelnen Termin buchen

Auf einem Desktop-Browser öffnen Sie den Termineditor mit einem Doppelklick auf ein freies Zeitfenster im Raster — ein einzelner Klick markiert die Zelle nur. Auf einem Touch-Gerät genügt ein einfaches Tippen. Wählen Sie im Editor den Kunden, die Ressource (den Mitarbeiter, zu dem der Termin gehört) und die Behandlung. Das angeklickte Zeitfenster legt die Startzeit fest, und die Behandlung bestimmt die Dauer — beides können Sie vor dem Speichern noch anpassen.

Wenn Sie Speichern, erscheint der Termin im Kalender in der Spalte seiner Ressource. Der Kunde erhält die Buchungsbestätigung per E-Mail, wenn der E-Mail-Schalter Bestätigung der Ressource an ist; eine Benachrichtigungswahl pro Termin gibt es nicht. Sie können den Kunden direkt aus Ihrer bestehenden Kundenliste auswählen oder einen neuen Kunden direkt anlegen.

Einen Kalender für Gruppen-Sessions vorbereiten

Ein Gruppenangebot benötigt zwei Ressourcen: eine Standard-Ressource für den Ort oder die Person, deren Kalender Sie planen, und eine Session-Ressource für das Angebot mit Dauer, Kapazität und Preis. Beispielsweise ist Surfwelle der Kalender und Surfen für Einsteiger die Session. Das Anlegen der Session allein lässt Generieren noch nicht erscheinen.

1. Prüfen Sie unter Organisation > Module, dass Sessions aktiviert ist und Ihr Benutzer Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten hat (nötig, um die Ressourcen anzulegen und Sessions zu generieren) sowie entweder Organisation auf Verwalten oder Verwalten auf der Ressource des Kalenders unter Ressourcen (nötig, um Sessions in diesem Kalender zu speichern). Ohne Organisation: Verwalten oder Verwalten auf der Ressource des Kalenders wird die nächste Synchronisierung abgelehnt, go flow meldet Sie ab, und die noch nicht synchronisierten Änderungen auf diesem Gerät gehen verloren — siehe Was jedes Recht öffnet.
2. Öffnen Sie Ressourcen > Hinzufügen > Ressourcen, um die Standard-Ressource anzulegen. Bei einer Anlage wie Surfwelle tragen Sie deren Namen in Nachname ein; Titel und Vorname dürfen leer bleiben. Prüfen Sie den Slug, schalten Sie die Ressource online und speichern Sie. Eine bestehende Ressource können Sie wiederverwenden. Für diese Kalenderverknüpfung benötigt die Standard-Ressource weder eine Behandlung noch einen Verfügbarkeitsplan.
3. Erstellen oder öffnen Sie unter Ressourcen > Sessions die Session-Ressource. Legen Sie Name, Dauer (Min), Kapazität, Preis und die Texte für Kunden fest. Wählen Sie unter Profil > Abhängigkeiten die Standard-Ressource, beispielsweise Surfwelle. Verlassen Sie die Auswahl, schalten Sie die Session online und speichern Sie. Öffnen Sie sie erneut und prüfen Sie die gespeicherte Abhängigkeit. Weitere Einstellungen beschreibt Ressourcendetails.
4. Kehren Sie zum Terminplaner zurück. Sind mehrere Standard-Ressourcen verfügbar, wählen Sie über die Ressourcen-Avatare den verknüpften Kalender. Wechseln Sie zu Woche oder Arbeitswoche und navigieren Sie zur gewünschten Woche. Der verknüpfte Session-Chip und Generieren stehen jetzt zur Verfügung.

Wenn Generieren fehlt

Prüfen Sie das Modul Sessions, die gespeicherten Abhängigkeiten der Session und die im Kalender ausgewählte Standard-Ressource. Session-Chips und Generieren stehen für Sessions zur Verfügung, die mit einem ausgewählten Ressourcenkalender verknüpft sind. Eine Session in der Ressourcenliste oder ihre Auswahl in einer Buchungsvorlage stellt diese Kalenderverknüpfung noch nicht her. Ist Generieren sichtbar, aber deaktiviert, wechseln Sie zu Woche oder Arbeitswoche.

Eine wiederkehrende Reihe starten

Für wiederkehrende Gruppen-Sessions statt eines einzelnen Termins haben Sie zwei Einstiege:

• Den Dialog „Generieren“ öffnen. Wechseln Sie in die Ansicht Woche oder Arbeitswoche und klicken Sie in der Werkzeugleiste des Terminplaners auf Generieren. Dies ist der Weg, um eine ganze Woche einer Session auf einmal zu erstellen. Jeder Durchgang umfasst die angezeigte Woche; go flow kann keine Woche kopieren und kein Semester generieren, wiederholen Sie es daher Woche für Woche.
• Einen Session-Chip auf das Raster ziehen. Beim Loslassen entsteht eine einzelne Session direkt an dieser Stelle — sofort gespeichert im Zustand Geplant, mit Dauer und Kapazität der Session-Ressource und der Standard-Sichtbarkeit (Öffentlich, Sofort buchbar). Nutzen Sie dies für einzelne Zusatz-Sessions; ein Dialog öffnet sich dabei nicht, und es wird nicht geprüft, ob in diesem Zeitfenster bereits eine Session liegt.

Den Dialog „Generieren“ einrichten

Der Dialog Generieren erstellt viele Session-Termine auf einmal für die angezeigte Woche, alle mit denselben Einstellungen. Wählen Sie oben unter Session eine Session, die mit den ausgewählten Kalendern verknüpft ist — steht nur eine zur Verfügung, wird diese automatisch ausgewählt. Jedes Zeitfenster entsteht auf jedem ausgewählten Kalender, der mit dieser Session verknüpft ist; wählen Sie daher nur den Kalender aus, den Sie füllen möchten.

Legen Sie zunächst unter Sichtbarkeit & Buchbarkeit das Verhalten der Sessions fest:

• Sichtbarkeit — steuert, wer die Sessions sehen kann. Mit der Wahl Eingeschränkt legen Sie unter Berechtigte Gruppen fest, wer buchen darf.
• Buchbarkeit — steuert, wann die Buchung öffnet. Bei der Option Buchbar ab Datum erscheint ein Datumsfeld (Buchbar Tage vorher öffnet jede Session stattdessen eine feste Anzahl Tage vor ihrem eigenen Datum); lassen Sie Datum oder Anzahl nicht leer, sonst kann niemand buchen. Mit einer dieser beiden Optionen, eingeschränkter Sichtbarkeit und aktiviertem Modul Aktionen können Sie Vorab-Zugriffsstufen hinzufügen, die die Buchung für ausgewählte Gruppen früher öffnen, angegeben in Vorlauftagen.
• Anzeige — Vollständige Details oder Demnächst (maskiert). Die Buchungsseite zeigt jede Session, die erst an einem späteren Datum öffnet, bis dahin als „demnächst“ an, unabhängig von dieser Wahl; siehe Sessions generieren.

Erstellen Sie anschliessend den Zeitplan. Jede Zeitplanzeile legt eine Auswahl von Wochentagen und eine Startzeit fest:

• Markieren Sie die Wochentage, an denen die Session stattfinden soll.
• Legen Sie die Beginnt um-Zeit fest. Die Dauer der Session ergibt sich aus der Session-Ressource selbst. Eine neue Zeile hat alle sieben Tage markiert; wählen Sie die Tage ab, die Sie nicht möchten, auch bereits vergangene Tage der laufenden Woche.
• Mit der Schaltfläche Hinzufügen erstellen Sie weitere Zeilen, mit dem Löschsymbol entfernen Sie eine.

Existieren in der Woche bereits Sessions, werden sie unter Bestehende Termine aufgelistet. Markieren Sie dort Zeilen, um sie entweder mit Ausgewählte löschen zu entfernen (Sessions mit irgendeinem Teilnehmereintrag, auch einem stornierten, sind geschützt und lassen sich nicht löschen) oder mit Auf Auswahl anwenden die Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit der markierten bestehenden Sessions durch die oben gewählten zu ersetzen.

Generieren und die geplanten Sessions aktivieren

Klicken Sie auf das Speichersymbol, um die Reihe zu generieren. Sessions werden für jeden passenden Wochentag zwischen Start- und Enddatum der aktuellen Ansicht erzeugt; Zeitfenster, in denen in diesem Kalender bereits eine Session liegt, werden übersprungen (ein bestehender regulärer Termin auf derselben Ressource wird nicht geprüft und verhindert die Generierung daher nicht). Das Überspringen geschieht still — der Dialog meldet es nicht —, prüfen Sie daher anschliessend den Kalender. Lassen Sie beim Generieren unter Statusanzeige festlegen die Status Erstellt und Aktiv markiert und Nur mit Warteliste ausgeschaltet, denn Sessions, die der Kalender nicht anzeigt, werden nicht erkannt.

Generierte Sessions — ebenso wie per Chip abgelegte — erscheinen im Kalender als Geplant, dargestellt mit gestrichelter Umrandung. Eine geplante Session lässt sich noch nicht öffnen und nicht buchen. So schalten Sie sie frei:

• Klicken Sie auf das Häkchen einer einzelnen geplanten Session, um nur diese zu aktivieren, oder nutzen Sie Alle aktivieren in der Werkzeugleiste, um alle in der aktuellen Ansicht angezeigten geplanten Sessions auf einmal zu aktivieren.
• Klicken Sie auf das Abbrechen-Symbol einer geplanten Session, um sie zu verwerfen, oder nutzen Sie Alle geplanten entfernen, um den gesamten vorbereiteten Stapel zu verwerfen.

Nach der Aktivierung lassen sich die Sessions öffnen; ihre Einstellungen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit gelten weiterhin. Nehmen Sie für eine öffentliche Buchungsseite die Session-Ressource in eine veröffentlichte Buchungsvorlage auf. Mit Öffentlich, Sofort buchbar und Vollständige Details können Kunden die Session sofort sehen und buchen.

Für eine erste Prüfung wählen Sie in der gewünschten Woche in einer Zeitplanzeile nur Mittwoch und 10:00, speichern und aktivieren diese eine Session. Öffnen Sie die Kunden-URL der Vorlage, navigieren Sie zur selben Woche und öffnen Sie die Session. Prüfen Sie Datum, Beginn und Ende, Preis und freie Plätze. Ein leerer Kundenkalender kann schlicht bedeuten, dass es in der angezeigten Woche keine aktiven Sessions gibt oder dass die Woche jenseits von Buchungen möglich der Session liegt; eine gespeicherte Session-Definition allein erzeugt noch keine datierten Zeitfenster.

Die Teilnehmer verwalten

Öffnen Sie eine aktive Session aus dem Kalender, um zur Teilnehmerliste zu gelangen, über die Sie die zugeordneten Kunden verwalten.

Von hier aus können Sie:

• Einen Kunden hinzufügen — klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen, um die Auswahl Kunde auswählen zu öffnen, wählen Sie einen Kunden und legen Sie fest, wie viele Plätze er belegt.
• Nichterscheinen markieren — markieren Sie Teilnehmer und klicken Sie auf Nicht erschienen, um festzuhalten, dass sie nicht teilgenommen haben. Dies ist erst nach Beginn der Session möglich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Teilnehmer benachrichtigen — markieren Sie einen oder mehrere Teilnehmer und klicken Sie auf Kunden benachrichtigen, um ihnen eine E-Mail zu verfassen.
• Buchungen stornieren — markieren Sie Teilnehmer und klicken Sie auf Ausgewählte stornieren. Bei einem einzelnen markierten Teilnehmer öffnet sich der Stornierungsdialog für diese Buchung: Wählen Sie ein Erstattungsziel — Keine Erstattung oder, wenn der Kunde bezahlt hat, Guthaben, Karte oder Gutschein, soweit die Einstellung Erlaubte Erstattungsziele Ihrer Organisation sie zulässt — und bei einer Erstattung eine Stornierungsgebühr %; der Grund ist freiwillig. Achtung: Sind mehrere markiert, wird die gesamte Session für alle storniert — auch für aktive Teilnehmer, die Sie nicht markiert haben — mit einem freiwilligen Grund und einer Erstattungswahl unter Standardwerte für Erstattung für alle, die bezahlt haben. Siehe Stornieren oder erstatten.

Im selben Dialog Session bearbeiten, oberhalb der Teilnehmerliste, ändern Sie die Kapazität oder Sichtbarkeit der Session selbst oder sagen sie ganz ab. Dort können Sie die Kapazität erhöhen oder senken, dieselben Optionen für Sichtbarkeit und Buchbarkeit wie beim Generieren anpassen und die Session absagen. Eine Schaltfläche für den QR-Code neben der Kapazität liefert einen scanbaren Link, über den Kunden die Session buchen (bei privaten Sessions ihr beitreten) können; sobald die Session begonnen hat, lassen sich Kapazität und Sichtbarkeit nicht mehr ändern.

Ist für eine Session-Ressource eine Mindestkapazität von mehr als eins festgelegt und bleiben die Buchungen darunter, erscheint neben der Platzanzahl ein kleiner Warnpunkt — sowohl bei der Session im Kalender als auch, als Beschriftung Unter Mindestkapazität, im Dialog Session bearbeiten. Dies dient nur der Information — go flow storniert oder blockiert die Session dadurch nicht.