Gruppen- oder Firmenkurs durchführen
Eine Firma bucht einen Kurs für ihr Team, eine Schule bringt eine Klasse, eine Geburtstagsfeier übernimmt eine Session: eine organisierende Person, mehrere Teilnehmende, eine datierte Session. Diese Anleitung zeigt, wie Sie das in go flow einrichten, wie sich die Teilnehmenden anmelden, wie Sie die Zahlung einziehen und was Sie vor dem Termin prüfen.
Bevor Sie beginnen
- Das Session-Datum besteht und ist aktiv. Der Kurs braucht eine Session-Ressource und ihren Kalender (siehe Termine planen und Sessions generieren). Generieren Sie das Datum, oder ziehen Sie für einen Einzeltermin den Session-Chip auf den Kalender, und aktivieren Sie es — geplante Sessions lassen sich weder öffnen noch buchen (siehe Terminplaner).
- Eine Buchungsseite bietet die Session-Ressource an. Die Links, die Teilnehmende öffnen, sind Seiten Ihrer Buchungsseite (siehe Online-Buchung einrichten).
- Ihre Fragen sind eingerichtet. Jede teilnehmende Person beantwortet die Checkout-Felder der Session und der Buchungsseite — zum Beispiel Firma, Notfallkontakt oder eine Gesundheitserklärung (siehe Kassenfelder konfigurieren).
- Recht: Konfiguration & Einstellungen: Verwalten. Um Sichtbarkeit und Kapazität der Session zu speichern (Varianten A und B), brauchen Sie zusätzlich Organisation: Verwalten oder Verwalten auf der Ressource des Kalenders — siehe Was jedes Recht öffnet.
- Niemand sonst ist darin gebucht. go flow kennt keinen eigenen Kauf einer ganzen Session: Eine Gruppe übernimmt eine Session, indem sie alle ihre Plätze erhält. Privat entfernt keine Plätze, die Kunden bereits gebucht haben; prüfen Sie daher zuerst die belegten Plätze im Verhältnis zur Kapazität und verwenden Sie eine Session, in der noch niemand gebucht ist.
- Zahlungen: Um online oder am Empfang Geld einzunehmen, brauchen Sie das Modul Zahlungen und einen Preis in der Session-Ressource.
Wählen, wie die Gruppe bucht
| A. Die organisierende Person hält die Plätze | B. Alle melden sich über einen privaten Link an | C. Die organisierende Person bucht und bezahlt online | |
|---|---|---|---|
| Sichtbarkeit | Privat | Privat | Öffentlich, oder Eingeschränkt mit berechtigter organisierender Person |
| Der öffentliche Kalender zeigt | Eine gesperrte Karte Privat zu dieser Zeit | Eine gesperrte Karte Privat zu dieser Zeit | Die Session (oder eine Karte Nur für Mitglieder) |
| Wer bucht | Sie tragen die organisierende Person mit allen Plätzen ein | Jede Person, über den direkten Link der Session | Die organisierende Person, in einem Checkout |
| Wie die anderen dazukommen | Über den Gruppenlink der organisierenden Person | Über den direkten Link der Session | Über den Gruppenlink der organisierenden Person |
| Zahlung | Am Empfang in der Zeile der organisierenden Person oder ausserhalb von go flow | Jede Person am Empfang | Online durch die organisierende Person |
Wählen Sie A für die meisten Firmen- und Privatgruppen: eine Buchung für die organisierende Person, die Teilnehmenden daran gebunden, und nichts vom Kurs ist öffentlich sichtbar. Wählen Sie B, wenn es keine organisierende Person gibt und jede Person ihr eigener Kunde ist. Wählen Sie C, wenn die organisierende Person online mit Karte oder Twint bezahlen soll; der Kurs ist dann in Ihrem öffentlichen Kalender sichtbar.
A. Die organisierende Person hält die Plätze
- Öffnen Sie die Session im Terminplaner. Stellen Sie Sichtbarkeit auf Privat, setzen Sie die Kapazität auf die Grösse der Gruppe und speichern Sie.
- Öffnen Sie sie erneut und klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie die organisierende Person (legen Sie sie bei Bedarf zuerst in der Kundenliste an), setzen Sie Zeitfenster auf die Grösse der ganzen Gruppe und klicken Sie auf Hinzufügen. Die organisierende Person erhält die Buchungsbestätigung, wenn die Session-Ressource Bestätigung-E-Mails versendet.
- Klicken Sie auf das QR-Symbol neben dem Namen der organisierenden Person. Ein QR-Code öffnet sich, darunter der Gruppenlink. Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn der organisierenden Person — zum Beispiel mit Kunden benachrichtigen — oder zeigen Sie den Code zum Scannen. Die organisierende Person kann ihn auch über ihre Buchung auf der Buchungsseite teilen.
- Jede teilnehmende Person öffnet den Link, meldet sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an, beantwortet Ihre Fragen und belegt einen der Plätze der organisierenden Person. Sie erscheint eingerückt unter der organisierenden Person.
Die organisierende Person belegt selbst einen der Plätze: Bei 12 Plätzen können sich die organisierende Person und 11 weitere anmelden.
B. Alle melden sich über einen privaten Link an
- Öffnen Sie die Session, stellen Sie Sichtbarkeit auf Privat, setzen Sie die Kapazität auf die Anzahl Personen und speichern Sie.
- Öffnen Sie sie erneut und klicken Sie oben auf QR-Code. Bei einer privaten Session zeigt dies den direkten Link der Session. Kopieren Sie ihn und geben Sie ihn der Gruppe weiter, oder zeigen Sie den Code zum Scannen.
- Jede Person öffnet den Link, meldet sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an, beantwortet Ihre Fragen und wird auf einen Platz gebucht. Online ist diese Anmeldung kostenlos.
Wer den Link hat, kann sich anmelden, solange Plätze frei sind; geben Sie ihn also nur der Gruppe.
C. Die organisierende Person bucht und bezahlt online
- Stellen Sie sicher, dass die Session für die organisierende Person jetzt buchbar ist: Öffentlich, oder Eingeschränkt mit der organisierenden Person in einer berechtigten Gruppe, mit Sofort buchbar oder einem bereits verstrichenen Öffnungsdatum.
- Um die Plätze für die organisierende Person freizuhalten, klicken Sie auf Plätze reservieren, wählen die organisierende Person — oder geben ihre E-Mail-Adresse ein, wenn sie noch kein Kunde ist —, reservieren alle Plätze, die die Gruppe braucht, und wählen die Dauer. Lassen Sie Dem Kunden den Buchungslink per E-Mail senden angekreuzt. Solange die Reservierung läuft, sehen andere Kunden die Session als voll, wenn die Reservierung alle freien Plätze belegt.
- Die organisierende Person öffnet den Link, meldet sich an und bucht und bezahlt alle Plätze in einem Checkout. Ihre Buchung hält danach die Plätze, und ihr Profil auf der Buchungsseite bietet den Link für die anderen an.
- Die Teilnehmenden melden sich wie in A, Schritt 4, über den Link der organisierenden Person an. Denselben Link zeigt das QR-Symbol neben ihrem Namen.
In einer privaten Session lässt sich eine Reservierung nicht abschliessen; C verwendet daher immer eine Session, die Kunden buchen können.
Den Link vor dem Versand testen
Öffnen Sie den Link in einem privaten Browserfenster. Sie sollten Datum und Uhrzeit der Session und die Zahl der offenen Plätze sehen. Melden Sie sich mit einem Testkunden an, dessen E-Mail-Adresse Sie lesen können: Sie sollten Ihre Checkout-Fragen gestellt bekommen. Betreiben Sie mehrere Buchungsseiten, öffnet der Link eine davon — prüfen Sie, dass diese Seite die Session anbietet. Stornieren Sie die Testanmeldung danach in der Teilnehmerliste.
Datensätze der organisierenden Person und der Teilnehmenden
- Die Zeile der organisierenden Person ist die Buchung. In C trägt sie die Online-Zahlung; in A erfassen Sie die Zahlung dort. Ihre Zahl unter Zeitfenster zählt den eigenen Platz plus die Plätze, für die sich noch niemand angemeldet hat.
- Jede teilnehmende Person, die sich anmeldet, erhält eine eigene Zeile und einen eigenen Kundendatensatz mit ihren eigenen Antworten und Erklärungen und bekommt eine Bestätigung ihrer Anmeldung. Versendet die Session-Ressource die E-Mail Gruppenmitglied beigetreten, erfährt die organisierende Person, wenn jemand dazukommt.
- Jemand, für den Sie Plätze per E-Mail-Adresse reserviert haben, wird als Kunde mit dem Status Eingeladen angelegt und wird aktiv, sobald er bucht.
Zahlung einziehen
- C — online bezahlt. Die Zeile der organisierenden Person zeigt Bezahlt. Wer sich über den Link angemeldet hat, zeigt Unbezahlt, sein Platz ist aber durch die Buchung der organisierenden Person gedeckt: Nehmen Sie von diesen Personen keine Zahlung entgegen.
- A — die organisierende Person bezahlt am Empfang. Verwenden Sie Zahlung erfassen in der Zeile der organisierenden Person. Der Betrag ist mit ihren aktuellen Plätzen mal dem Preis vorausgefüllt, und diese Zahl sinkt mit jeder Anmeldung — prüfen Sie ihn und tragen Sie vor dem Bestätigen das Total der Gruppe ein.
- B — jede Person bezahlt. Die Anmeldung über den direkten Link ist online kostenlos; alle zeigen daher Unbezahlt. Rechnen Sie am Empfang mit Zahlung erfassen ab, einzeln oder mehrere auf einmal.
- Kostenlos — verwenden Sie stattdessen Erlassen, nie den Betrag 0.
go flow stellt Firmen keine Rechnungen aus und kennt keine Zahlungsart «auf Rechnung». Bezahlt eine Firma per Rechnung ausserhalb von go flow, legen Sie intern fest, wie Sie das erfassen. Die Zahlungsoptionen beschreibt Session-Teilnehmer.
Vor dem Termin
Öffnen Sie die Session und prüfen Sie:
- Plätze — die belegten Plätze im Verhältnis zur Kapazität. In einer Gruppe ist die Zahl unter Zeitfenster der organisierenden Person minus eins die Anzahl Personen, die sich noch nicht angemeldet haben.
- Fehlende Personen — senden Sie den Link erneut: Markieren Sie die organisierende Person und klicken Sie auf Kunden benachrichtigen.
- Erklärungen — leere Kreise oder rote Kreuze in den Erklärungsspalten (wählbar über Spalten).
- Zahlung — die Zeile der organisierenden Person (A, C) oder jede Person (B).
- Reservierungen — die Spalte Läuft ab. Eine verfallene Reservierung gibt alle ihre Plätze frei.
- Sichtbarkeit — für A und B weiterhin Privat; der direkte Link funktioniert nicht mehr, sobald die Session nicht mehr privat ist.
- Eine Liste für den Eingang — die Agenda-Ansicht im Terminplaner mit Felder und Drucken.
Am Tag selbst
go flow hat keinen Check-in und keinen Scan am Eingang. Verwenden Sie die Teilnehmerliste: Erfassen Sie offene Zahlungen mit Zahlung erfassen, und markieren Sie nach Beginn der Session alle, die nicht gekommen sind, mit Nicht erschienen — das lässt sich nicht rückgängig machen. Siehe Session-Teilnehmer.
Wenn etwas nicht funktioniert
- Der Link meldet, die Session sei nicht zu finden — die Session ist storniert, oder (direkter Link) nicht mehr privat, oder (Gruppenlink) die Buchung der organisierenden Person wurde storniert. Bei einer eingeschränkten Session öffnet sich ein Gruppenlink nur für Personen, die als Mitglied einer berechtigten Gruppe angemeldet sind.
- «Alle Plätze sind bereits belegt.» — es sind keine offenen Plätze mehr frei. Erhöhen Sie die Zahl unter Zeitfenster der organisierenden Person oder die Kapazität der Session.
- Eine teilnehmende Person kann sich nicht anmelden — die Session hat begonnen.
- Die organisierende Person kann die reservierten Plätze nicht buchen — die Reservierung ist abgelaufen, oder die Session ist für sie online nicht buchbar (versteckt, privat, nicht buchbar, noch nicht geöffnet oder auf Gruppen eingeschränkt, zu denen sie nicht gehört). Verwenden Sie Variante A.
- Das QR-Symbol neben der organisierenden Person fehlt — die Session hat begonnen, oder alle Plätze sind vergeben.