Den Tag übergeben

go flow hat kein Schichtprotokoll. Eine Übergabe setzt sich aus dem zusammen, was go flow ohnehin festhält — die Buchungen des Tages, Zahlungsstände, Nichterscheinen und versendete Nachrichten —, ergänzt um Notizen und Tags, die Sie an den Geldbelegen hinterlassen, die noch Aufmerksamkeit brauchen. Diese Seite zeigt, wie Sie eine Schicht so abschliessen, dass die nächste Kollegin oder der nächste Kollege Erledigtes von Offenem unterscheiden kann, und was sie oder er zuerst öffnet.

Was go flow festhält und was nicht

Sie wollen übergeben	Wo es in go flow steht	Grenze
Programm des Tages, belegte und freie Plätze	Terminplaner, Ansicht Tag oder Agenda	—
Wer nicht erschienen ist	Nicht erschienen beim Teilnehmer, sobald die Session begonnen hat	Lässt sich nicht rückgängig machen.
Wer angekommen ist	Wird nicht erfasst	go flow hat keinen Check-in und keine Ankunftserfassung.
Was tatsächlich stattgefunden hat, etwa eine vorzeitig beendete Session	Wird nicht erfasst	Sobald eine Session begonnen hat, lassen sich ihre Einstellungen nicht mehr ändern, und sie kann nicht mehr storniert werden. Halten Sie das Geschehene in einer Notiz an einer zugehörigen Bestellung, Zahlung oder Guthabenbuchung fest, etwa an der Guthabenbuchung, mit der Sie die Teilnehmer entschädigen.
Wer bezahlt hat	Der Zahlungsstand jedes Teilnehmers in der Agenda und in der Teilnehmerliste	Nur bei eingeschaltetem Modul Zahlungen.
Eine offene Frage zu Geld	Notiz und Tags an Bestellung, Zahlung oder Guthabenbuchung	Gutscheine behalten nur Tags, siehe unten.
Bereits versendete Nachrichten	Die Seite E-Mails	Gesendet belegt keine Zustellung.
Eine dauerhafte Angabe zu einem Kunden	Ein Kundenfeld, das Ihre Organisation dafür einrichtet	Keine freien Notizen oder Tags an Kunden.
Schichtzusammenfassung, Aufgaben für Kollegen	Nicht vorhanden	Nutzen Sie den eigenen Kanal Ihres Teams.

Bevor Sie beginnen

• Der Terminplaner braucht Zugriff auf die Ressourcen, mit denen Sie arbeiten; Journal, E-Mails und die Seiten unter Finanzen brauchen Ansicht-Zugriff auf Kunden. Die Finanzseiten erscheinen nur, solange ihre Module (Zahlungen, Bestellungen, Guthaben, Gutscheine) eingeschaltet sind.
• Um auf den Finanzseiten Notizen und Tags zu speichern, brauchen Sie Verwalten-Zugriff auf Kunden oder auf Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt. Auf der Seite Journal brauchen Sie Verwalten-Zugriff auf Kunden; ohne ihn ist der Bereich schreibgeschützt. Siehe Benutzerdetails.

1. Das Programm des Tages prüfen

1. Öffnen Sie den Terminplaner und wählen Sie im Menü Ansicht die Ansicht Tag oder Agenda. Die Agenda listet jede Session und jeden Termin mit den Teilnehmern auf.
2. Fügen Sie in der Agenda über Felder die Kundenangaben hinzu, die Sie in den Teilnehmerzeilen brauchen, zum Beispiel die Mobilnummer.
3. Bei eingeschaltetem Modul Zahlungen zeigt jeder aktive Teilnehmer einen Zahlungsstand: Bezahlt mit der Zahlungsart, Unbezahlt, Unbezahlt · am Empfang (der Kunde wollte am Empfang zahlen) oder Erlassen. Begleichen Sie einen unbezahlten Teilnehmer mit Zahlung erfassen in seiner Zeile, oder halten Sie fest, warum der Betrag offen bleibt (Schritt 2 unten).
4. Sobald eine Session begonnen hat, erfasst Nicht erschienen bei einem Teilnehmer, dass er nicht gekommen ist. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und je nach den E-Mail-Einstellungen der Ressource erhält der Kunde am Ende des Tages eine E-Mail zum Nichterscheinen.
5. Statusanzeige festlegen bestimmt, welche Teilnehmerstatus der Kalender und die Agenda zeigen. Haken Sie Nicht erschienen an, um die Nichterscheinenden des Tages zu sehen. Mit Wartelisten grenzt Nur mit Warteliste die Ansicht auf Sessions ein, bei denen jemand wartet.
6. Drucken druckt die Ansicht so, wie sie auf dem Bildschirm steht, zum Beispiel die Agenda mit ihren Teilnehmerzeilen. Erlauben Sie Pop-ups für go flow, wenn sich nichts öffnet.

Ein gebuchter Platz, eine vollständige Registrierung und eine Person an der Tür sind drei verschiedene Tatsachen; go flow kennt nur die ersten beiden. Siehe Session-Teilnehmer.

2. Offene Fragen an den Geldbelegen hinterlassen

Notizen und Tags gehören an den Beleg, um den es geht:

Beleg	Seite	Typische offene Frage
Bestellung	Finanzen > Bestellungen	Eine unbezahlte Bestellung vom Empfang, die der Kunde beim nächsten Besuch begleicht
Zahlung	Finanzen > Zahlungen	Eine Kartenzahlung, die laut Kunde fehlgeschlagen oder doppelt abgebucht ist
Guthabenbuchung	Finanzen > Guthaben	Eine Kulanzgutschrift, die Sie gewährt haben und die der Inhaber bestätigen soll
Gutschein	Finanzen > Gutscheine	Ein Gutschein, den der Kunde nie erhalten haben will (nur Tags)

Dieselben Bestellungs-, Zahlungs-, Guthaben- und Gutscheinzeilen erscheinen auch im Haupt-Journal.

1. Öffnen Sie die Seite und suchen Sie die Zeile. Die Suche umfasst alle Monate — suchen Sie nach Kundenname, Bestellreferenz oder Gutscheincode.
2. Klappen Sie die Zeile über den Pfeil an ihrem Ende auf; auf Bestellungen, Zahlungen, Guthaben und Gutscheine bewirkt ein Doppelklick dasselbe.
3. Fügen Sie im Tag-Feld ein Tag hinzu, zum Beispiel offen.
4. Schreiben Sie die Notiz in Notiz hinzufügen und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf das Plus. Fügen Sie so viele Notizen hinzu wie nötig.
5. Klicken Sie im aufgeklappten Bereich auf Speichern. Jede Notiz wird mit Datum, Uhrzeit und Ihrem Namen gespeichert.

Schreiben Sie, was geschehen ist, was noch zu tun ist, wer es tut und bis wann. Beginnen Sie die Notiz mit einem Wort, auf das sich Ihr Team geeinigt hat, damit sie wiederzufinden ist — zum Beispiel:

OFFEN – Lena Graf zahlt die CHF 30 bei ihrem nächsten Besuch am Donnerstag. Tom begleicht dann die Bestellung.

Ist es erledigt, fügen Sie eine zweite Notiz hinzu, statt die erste zu ändern:

ERLEDIGT – am Donnerstag bar bezahlt, Bestellung beglichen.

• Notizen lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Tags lassen sich entfernen: Entfernen Sie offen, sobald die Sache erledigt ist.
• Eine Notiz ändert sonst nichts: Sie begleicht keine Bestellung, erstattet keine Zahlung und verschiebt kein Guthaben.
• Gutscheinnotizen werden nicht gespeichert (vorübergehend). Der Gutscheinbereich nimmt eine Notiz an, go flow speichert sie aber nicht — nach dem Neuladen ist sie weg. Verwenden Sie an einem Gutschein ein Tag und schreiben Sie die Notiz an die zugehörige Bestellung oder Zahlung.
• Notizen, Tags und Antworten in Kundenfeldern gehören zu den Daten des Kunden: Sie sind enthalten, wenn Sie für diesen Kunden Kundendaten exportieren verwenden. Halten Sie Tatsachen fest, keine Meinungen.

Fehlt eine gespeicherte Notiz nach dem Neuladen der Seite, wurde sie nicht gespeichert: go flow zeigt keinen Fehler, wenn Ihre Rechte das Speichern von Notizen nicht erlauben. Holen Sie eines der unter Bevor Sie beginnen genannten Rechte ein.

3. Bereits versendete Nachrichten prüfen

Auf der Seite E-Mails listet die Monatsansicht jede Nachricht an Ihre Kunden auf, die neueste zuerst.

• Typ sagt, um welche Nachricht es sich handelt, zum Beispiel Ad-hoc E-Mail für eine im Dashboard geschriebene Nachricht.
• Gesendet von zeigt die Kollegin oder den Kollegen, deren Aktion die Nachricht ausgelöst hat; Nachrichten, die go flow von sich aus versendet, zeigen den Namen Ihrer Organisation.
• Suchen Sie nach Kundenname, E-Mail-Adresse oder Betreff. Die Suche umfasst alle Monate.
• Gesendet heisst, dass go flow die E-Mail zur Zustellung übergeben hat, nicht, dass sie gelesen wurde.

Eine mit Kunden benachrichtigen geschriebene Nachricht wird nicht an die Session angehängt. Nennen Sie Session und Datum im Betreff, damit die nächste Kollegin oder der nächste Kollege sie hier findet.

4. Dauerhafte Angaben zu einem Kunden festhalten

go flow kennt keine freien Notizen oder Tags an einem Kunden, einer Session, einem Termin oder einem Teilnehmer; der Tab Journal des Kunden ist schreibgeschützt. Für Angaben, die eine Schicht überdauern müssen, etwa eine Verletzung, eine Vorliebe oder eine Zahlungsvereinbarung, kann eine Administratorin oder ein Administrator mit Verwalten-Zugriff auf Konfiguration & Einstellungen einmalig ein Kundenfeld anlegen:

1. Öffnen Sie Konfigurationen > Vorlagen, Tab Felder, wählen Sie oben Kunde und fügen Sie ein Feld (+) vom Typ textarea hinzu, zum Beispiel mit der Überschrift «Interne Notizen».
2. Lassen Sie Selbstverwaltet, Im Profil anzeigen und Erforderlich leer und nehmen Sie das Feld in keinen Checkout auf. go flow zeigt es dem Kunden dann nie auf der Buchungsseite.
3. Haken Sie Sensibel an, wenn es Gesundheitsangaben enthalten wird.

Das Feld erscheint dann in jedem Kundendatensatz, wo Mitarbeitende mit Verwalten-Zugriff auf Kunden es ausfüllen, und lässt sich in der Agenda unter Felder auswählen. Ein Feld enthält einen aktuellen Text: Anders als eine Notiz hält es nicht fest, wer was wann geschrieben hat. Siehe Vorlagenfelder.

5. Übernehmen: was die nächste Kollegin oder der nächste Kollege zuerst öffnet

1. Terminplaner > Agenda für heute: das Programm, freie Plätze, Zahlungsstände und Wartelisten.
2. Finanzen > Bestellungen, Zahlungen und Guthaben: Der aktuelle Monat zeigt jede in diesem Monat geänderte Zeile, auch Zeilen, die heute eine Notiz erhalten haben. Die Tag- und Notizsymbole am Zeilenende zeigen, wo Sie nachsehen müssen; oder suchen Sie nach dem vereinbarten Wort, zum Beispiel OFFEN.
3. Journal: die Kundenaktivität des Monats, mit Tag- und Notizsymbolen an den Geldzeilen.
4. E-Mails: was heute bereits versendet wurde und von wem.
5. Der eigene Kanal Ihres Teams für alles, was go flow nicht festhält.

Eine Zeile ist erledigt, wenn ihre letzte Notiz das sagt und das Tag offen entfernt ist. Ein Kunde, der da war, hat nicht unbedingt bezahlt: Prüfen Sie den Zahlungsstand, nicht die Anwesenheit.

Was go flow nicht hat

• Kein Schichtprotokoll, keinen Übergabedatensatz und keine Bestätigung, dass eine Kollegin oder ein Kollege die Übergabe gelesen hat.
• Keine Notizen oder Tags an Kunden, Sessions, Terminen oder Teilnehmern.
• Keine Ankunfts- oder Check-in-Erfassung; nur Nicht erschienen nach dem Beginn.
• Keine Aufgaben oder Erinnerungen: Eine Notiz, die eine Kollegin oder einen Kollegen nennt, benachrichtigt niemanden.
• Vorerst keine Gutscheinnotizen — verwenden Sie ein Tag am Gutschein und eine Notiz an der Bestellung oder Zahlung.

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