Ressource anlegen

Eine Ressource ist die buchbare Einheit, die Ihre Kunden tatsächlich reservieren — eine behandelnde Person, ein Behandlungsraum oder ein Gerät. Auf Ihrer Buchungsseite erscheint nichts, solange es nicht zu einer Ressource mit einem funktionierenden Zeitplan gehört. Diese Anleitung begleitet Sie vom leeren Editor bis zur gespeicherten, online geschalteten Ressource mit einem vollständigen Wochenplan für die Verfügbarkeit — anhand eines durchgehenden Beispiels, dem Sie Feld für Feld folgen können.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen Verwalten für Konfiguration & Einstellungen. Mit nur Ansicht öffnet sich der Editor schreibgeschützt.
• Legen Sie zuerst die Behandlung an, die die Ressource anbieten soll, zum Beispiel eine 45-minütige Physiotherapie — siehe Behandlung anlegen. Ohne angehakte Behandlung bietet die Ressource keine Zeiten an.
• Kunden wählen Standard-Ressourcen nur in einer Buchungsvorlage, deren Buchungsansicht Session-Auswahl ist; siehe Online-Buchung einrichten.
• Unsicher, ob Sie eine Standard-Ressource, einen Aggregator oder eine Session brauchen? Beginnen Sie mit Den Ressourcentyp für Ihren Betrieb wählen.

Neue Ressource beginnen

Öffnen Sie Konfigurationen > Ressourcen und klicken Sie auf die Schaltfläche + (Hinzufügen). Sie legt nicht direkt etwas an — sie öffnet ein kleines Menü mit der Frage, welcher Typ erstellt werden soll:

• Ressourcen — eine Standard-Ressource: eine Person, ein Raum oder ein Gerät, das für Behandlungen gebucht wird. Das ist der häufige Fall und der, den diese Anleitung behandelt.
• Session — ein wiederverwendbares Session-Format wie ein Kurs (erfordert das Sessions-Modul). Eine Session hat keine Registerkarte „Verfügbarkeit" und keine Registerkarte „Behandlungen"; ihre datierten Durchführungen erzeugen Sie im Terminplaner — siehe Termine planen und Sessions generieren.
• Aggregator — ein einzelner Eintrag, der mehrere Standard-Ressourcen bündelt, sodass ein Kunde „wer gerade frei ist" buchen kann (erfordert das Modul „Aggregierte Ressourcen"). Statt einer Registerkarte „Verfügbarkeit" hat er eine Registerkarte Ressourcen, auf der Sie auswählen, welche Ressourcen er bündelt und in welcher Prioritätsreihenfolge, und seine Registerkarte „Profil" enthält zusätzlich einen Umschalter Vorschläge begrenzen.

Wählen Sie Ressourcen, um den Vollbild-Editor auf der Registerkarte Profil zu öffnen.

Registerkarte „Profil" ausfüllen

Geben Sie der Ressource ihre Identität. Für unser durchgehendes Beispiel legen wir eine Physiotherapeutin an:

• Titel — optional, z. B. Dr. (max. 50 Zeichen).
• Vorname — Elena (max. 50).
• Nachname — Fischer (max. 50). Dies ist das einzige Namensfeld, das erforderlich ist — ohne es lässt sich nicht speichern.
• Slug — füllt sich automatisch aus dem Namen zu elena-fischer. Er ist der letzte Teil des direkten Buchungslinks dieser Ressource, sodass Sie ihn vielleicht auf elena kürzen möchten. Nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche.
• Farbe — wählen Sie eine Farbe (standardmässig Blau), die für die Termine dieser Ressource im Terminplaner verwendet wird.

Neben dem Statusschalter gibt es ausserdem Abhängigkeiten. Bei einer Standard-Ressource hat das Feld keine Wirkung; lassen Sie es für Elena leer. Verwendet wird es bei Sessions, um den Kalender zu nennen, in dem eine Session stattfindet.

Unter der Namenszeile können Sie sprachspezifische Texte, Bilder, eine Attribute-Tabelle (Buchungshorizont, parallele Termine, Stornoregeln und — wenn Zahlungen aktiviert ist — einen MwSt.-Satz), eine Tabelle E-Mail-Benachrichtigungen mit Schaltern je Nachrichtentyp sowie Tags hinzufügen. Belassen Sie diese vorerst bei den Standardwerten; die Ressourcendetails erklären jede Einstellung. Das Hinzufügen von Bildern beschreibt Bilder und Werbevideo hinzufügen. Oben auf der Registerkarte zeigt der Statusschalter Ressource ist offline; lassen Sie ihn ausgeschaltet, während Sie den Zeitplan fertigstellen.

Wochenplan auf der Registerkarte „Verfügbarkeit" aufbauen

Öffnen Sie die Registerkarte Verfügbarkeit. Sie ist ein Raster, in dem jede Zeile eine Regel ist: Kreuzen Sie die Wochentage an, für die sie gilt (Mo Di Mi Do Fr Sa So), legen Sie Beginnt um und Endet um fest (die Zeiten rasten in 5-Minuten-Schritten ein), wählen Sie die Terminarten (Physisch, Video oder Physisch & Video — diese Spalte erscheint nur, wenn das Video-Modul für Ihre Organisation konfiguriert ist) und sehen Sie die Daten Gültig ab / bis. Beim ersten Öffnen der Registerkarte einer neuen Ressource ist bereits eine Regel vorhanden: Mo–Fr, 08:00–17:00, Physisch. Passen Sie diese an, statt eine zweite Regel für dieselben Zeiten hinzuzufügen.

Die Daten Gültig ab / bis werden gespeichert, in der aktuellen Version aber von der Buchungsseite nicht angewendet: Eine Regel bietet ab dem Speichern Zeiten an, bis Sie sie ändern oder löschen. Belassen Sie die Daten unverändert.

Um einen Arbeitstag mit einer Mittagspause abzubilden, verwenden Sie zwei Regeln für dieselben Tage — die Lücke dazwischen ist schlicht nicht buchbar. Für Elena, die werktags mit einer Stunde Pause am Mittag arbeitet:

Regel 1 — Vormittag

• Tage: Mo Di Mi Do Fr angekreuzt; Sa, So leer
• Beginnt um 09:00, Endet um 12:00
• Terminarten: Physisch

Klicken Sie auf +, um eine zweite Regel hinzuzufügen:

Regel 2 — Nachmittag

• Tage: Mo Di Mi Do Fr
• Beginnt um 13:00, Endet um 17:00
• Terminarten: Physisch & Video

Das Ergebnis: buchbar von 09:00–12:00 und 13:00–17:00 an Werktagen, mit geschlossenem 12:00–13:00. Die Startzeiten folgen ab dem Beginn jeder Regel der Dauer der Behandlung: Mit der 45-minütigen Behandlung bietet der Vormittag 09:00, 09:45, 10:30 und 11:15 an. Der Gesamtbereich der Ressource ergibt sich aus der Vereinigung ihrer Regeln. Video-Zeiten stammen nur aus Regeln, die Video zulassen; mit konfiguriertem Video-Modul lässt sich der Nachmittag von Regel 2 also als Video buchen. Einen Umschalter physisch/Video sieht der Kunde auf Elenas Zeitauswahl nur, wenn bei der gewählten Behandlung unter Terminarten Beide gewählt ist. Die Durchführung der Video-Termine beschreibt Videotermine durchführen.

Behandlungen anbieten

Öffnen Sie die Registerkarte Behandlungen und kreuzen Sie jede Behandlung an, die diese Ressource durchführt. Für jede angekreuzte Behandlung steuern die Kontrollkästchen Dauer anzeigen und Preis anzeigen, ob die Karte dieser Behandlung auf der Buchungsseite deren Länge und Kosten anzeigt — zeigen Sie zum Beispiel bei einer Massage und einer Beratung jeweils die Dauer an, den Preis aber nur bei der Beratung. Ziehen Sie, um die Reihenfolge der Auflistung zu ändern. Der Umschalter Standardnavigation zur ersten Behandlung oben auf der Registerkarte führt Kundinnen und Kunden direkt zur ersten aufgeführten Behandlung, statt die vollständige Liste zu zeigen.

Felder, Integration und Abwesenheit

Standard-Ressourcen haben ausserdem drei Registerkarten, die dieses Beispiel nicht braucht, die Sie aber kennen sollten:

• Felder — eine Liste von Kundenfeldern mit je einem Kontrollkästchen. Bei einer Standard-Ressource verwendet die Buchungsseite diese Auswahl in der aktuellen Version nicht; Kunden, die einen Termin buchen, werden nach den Feldern der Buchungsvorlage gefragt. Siehe Kassenfelder konfigurieren.
• Integration — speichert ein Microsoft-Exchange-Postfach. Die Kalendersynchronisierung wurde eingestellt; es wird nichts synchronisiert. Siehe Exchange-Integration.
• Abwesenheit — ein Schalter Abwesenheit ist aktiviert/deaktiviert sowie ein Startdatum und Enddatum verhindern, dass die Ressource an diesen ganzen Tagen Terminzeiten anbietet; schalten Sie Nachricht anzeigen ein, um Kunden in dieser Zeit auf ihrer Zeitauswahl eine individuelle Nachricht anzuzeigen. Bestehende Buchungen im Zeitraum bleiben bestehen und werden nicht storniert.

Speichern und auf der Buchungsseite ansehen

Stellen Sie den Statusschalter auf Ressource ist online und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Speichern. Schliessen ohne zu speichern verwirft alles.

Um die Ressource anzubieten, nehmen Sie sie in eine Buchungsvorlage auf, deren Buchungsansicht Session-Auswahl ist: Haken Sie Elena auf der Registerkarte Ressourcen der Vorlage an (eine Vorlage, bei der beim Speichern alle Ressourcen angehakt waren, enthält sie automatisch). Kunden wählen Elena dann auf der Auswahlseite der Vorlage, wählen eine Behandlung und sehen die Zeiten, die aus den soeben aufgebauten Verfügbarkeitsregeln berechnet werden — mit der sauber ausgesparten Mittagsstunde. Ihr direkter Link ist die Buchungsadresse der Vorlage, gefolgt von /book/ und ihrem Slug, zum Beispiel .../book/elena.

Wenn Elena nicht erscheint oder keine Zeiten zeigt

Öffnen Sie die Buchungsseite der Vorlage in einem privaten Browserfenster und prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Elena ist online und gespeichert.
2. Die Buchungsansicht der Vorlage ist Session-Auswahl, und ihre Registerkarte Ressourcen enthält Elena.
3. Auf Elenas Registerkarte Behandlungen ist mindestens eine Behandlung angehakt, und diese Behandlung ist online.
4. Ihre Verfügbarkeitsregeln decken den angezeigten Wochentag ab, und jede Regel ist mindestens so lang wie die Behandlung.
5. Keine Abwesenheit deckt die angezeigten Tage ab, die Tage liegen innerhalb von Buchungen möglich, und Termin am selben Tag erlaubt den heutigen Tag, wenn Sie heute testen.

Standard-Ressourcen benötigen kein zusätzliches Modul. Sessions erfordern das Sessions-Modul und Aggregatoren das Modul „Aggregierte Ressourcen". Die Preis- und MwSt.-Felder einer Ressource erscheinen nur, wenn das Zahlungsmodul für Ihre Organisation aktiviert ist.