Dokumentvorlage

Eine Dokumentvorlage ist die Datei, aus der go flow ein Dokument erzeugt: eine Word-Datei (.docx) für Belege, Gutschriften und Gutscheinkarten oder ein eigenes PDF, das mit Bestätigungs-E-Mails verschickt wird. Sie finden die Vorlagen unter Konfigurationen > Vorlagen im Tab Nachrichten: Zeilen mit Word-Symbol sind die festen Dokumente, Zeilen mit PDF-Symbol Ihre eigenen PDF-Dokumente. Öffnen Sie eine Zeile über ihr Augen-Symbol oder per Doppelklick. + (Dokument hinzufügen) im Tab Nachrichten legt ein neues PDF-Dokument an.

Zum Ändern einer Dokumentvorlage benötigen Sie Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten in Ihren Benutzerrechten. Ohne dieses Recht öffnet sich der Dialog schreibgeschützt: Seine Werkzeugleiste (Hilfe, Löschen und Speichern) ist ausgeblendet, Herunterladen funktioniert aber weiterhin.

Welche Dokumente eine Vorlage verwenden

Dokument	Erzeugt, wenn	So erhält es der Kunde	Aufgeführt, solange
Beleg	eine bezahlte Online-Bestellung abgeschlossen wird; das Personal eine Zahlung am Empfang erfasst; ein Kunde einen Gutschein in sein Guthaben einlöst; das Personal Guthaben von einem Kundenkonto abzieht	Angehängt an die E-Mail Bestätigung bei Online-Bestellungen und Zahlungen am Empfang; sonst nur zum Herunterladen	das Modul Zahlungen eingeschaltet ist
Gutschrift	einem Kunden Geld zurückgegeben wird – erstattet auf Karte, Guthaben oder Gutschein; das Personal einem Kundenkonto Guthaben gutschreibt	Angehängt an die E-Mail Rückerstattungsbestätigung bei Erstattungen; sonst nur zum Herunterladen	das Modul Zahlungen eingeschaltet ist
Gutscheinkarte	ein Gutschein online gekauft, als Erstattung ausgestellt oder vom Personal angelegt wird	Angehängt an die E-Mail Bestätigung bei online gekauften Gutscheinen; sonst nur zum Herunterladen	das Modul Gutscheine eingeschaltet ist
Ihr eigenes PDF-Dokument	Sie es hochladen	Angehängt an die E-Mail Bestätigung, wenn es in dieser E-Mail-Vorlage als Anhang ausgewählt ist	immer

Das Personal lädt Belege und Gutschriften unter Bestellungen und Guthaben herunter, Gutscheinkarten unter Gutscheine. Kunden laden ihre Belege und Gutscheinkarten in ihrem Profil auf der Buchungsseite herunter.

• Kostenlose Buchungen bei ausgeschaltetem Modul Zahlungen erzeugen keine Bestellung und damit keinen Beleg.
• Neue Organisationen starten mit den Standarddateien von go flow für Beleg, Gutschrift und Gutscheinkarte. Hat Ihre Organisation keine Datei für Gutschrift (Organisationen, die vor Einführung der Gutschrift angelegt wurden, haben keine), werden Gutschriften aus Ihrer Datei für Beleg erzeugt: Die Beträge stimmen, das Dokument trägt aber die Überschrift Ihres Belegs.
• go flow erzeugt jedes Dokument einmal, wenn das Ereignis eintritt, und bewahrt es auf. Eine Bestellung, die verarbeitet wurde, als noch keine Datei für Beleg vorhanden war, hat keinen Beleg, und eine später hochgeladene Datei erzeugt ihn nicht nachträglich.

Die Word-Datei vorbereiten

Gestalten Sie das Dokument in Word und tragen Sie alles, was sich nie ändert, fest ein: Ihr Logo, den Namen der Organisation, die Adresse, die MWST-Nummer und die Zahlungsbedingungen. go flow füllt nur die unten aufgeführten Werte ein. Fügen Sie jeden davon als Word-Seriendruckfeld ein (in Word: Einfügen > Schnellbausteine > Feld, Feldtyp MergeField) und geben Sie den Feldnamen genau so ein, wie er hier steht. Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, wie in E-Mails, sind in einem Dokument keine Felder und bleiben so stehen, wie sie eingegeben wurden.

• Auf Belegen und Gutschriften erhalten Beträge zwei Nachkommastellen im Zahlenformat der Sprache der Bestellung und des Landes Ihrer Organisation (für eine Schweizer Organisation zum Beispiel 1'234.50). Daten folgen demselben Format. Auf einer Gutscheinkarte steht Amount immer mit Dezimalkomma und Leerzeichen als Tausendertrennzeichen, gefolgt von der Währung (zum Beispiel 1 234,50 CHF).
• Ein Beleg oder eine Gutschrift verwendet die Datei in der Sprache der Bestellung. Eine online gekaufte Gutscheinkarte verwendet die Sprache der Bestellung, eine vom Personal angelegte Gutscheinkarte die Standardsprache Ihrer Organisation.
• Laden Sie in jeder Sprach-Registerkarte eine Datei hoch. Eine ohne Datei gespeicherte Registerkarte wird nicht aus einer anderen Sprache ergänzt: go flow kann dann für einen Kunden, der in dieser Sprache bucht, keinen Beleg und keine Gutscheinkarte erzeugen. Ohne Beleg wird die Bestätigungs-E-Mail bei einer Online-Bestellung oder einer Zahlung am Empfang zurückgehalten; ohne Gutscheinkarte wird ein online gekaufter Gutschein ohne Karte ausgestellt, und die Bestellung wird abgeschlossen. Eine Gutschrift greift auf die Datei Ihrer Standardsprache zurück.

Felder für Belege und Gutschriften

Feld	Gefüllt mit
ReceiptNumber	Der Bestellreferenz
ReceiptDate	Dem Zahlungsdatum
ClientName	Vor- und Nachname aus den Rechnungsangaben
CompanyName	Der Firma aus den Rechnungsangaben (Zeile entfällt, wenn leer)
AddressLineOne	Strasse und Hausnummer (Zeile entfällt, wenn leer)
PostalCodeCity	Postleitzahl und Ort
ClientEmail	Der E-Mail-Adresse aus den Rechnungsangaben
PaymentMethod	Der Zahlungsart der Bestellung (Zeile entfällt, wenn leer)
Currency	Der Währung der Bestellung
Subtotal	Der Summe aller Positionen vor Rabatten
Discount	Dem Rabatt aus Aktionscodes
VoucherCredit	Dem mit Gutscheinen bezahlten Betrag
WalletCredit	Dem aus dem Guthaben des Kunden bezahlten Betrag
CreditApplied	Gutschein- und Guthabenbetrag zusammen
AmountCharged	Dem tatsächlich bezahlten Betrag
VatRate	Dem MWST-Satz (Zeile entfällt, wenn keine MWST anfällt)
Vat	Der im Betrag enthaltenen MWST (Zeile entfällt, wenn keine MWST anfällt)
CorrectsOrderReference	Auf einer Gutschrift der Referenz der korrigierten Bestellung (Zeile entfällt, wenn leer)
CreditDestination	Auf einer Gutschrift, wohin das Geld ging

„Zeile entfällt“ heisst: go flow löscht den ganzen Absatz, der das Feld enthält, damit keine Beschriftung allein stehen bleibt. Eine Gutschrift zeigt ihre Beträge positiv. Eine einzige Word-Datei kann beiden Dokumenten dienen: Die Gutschrift-Felder bleiben auf einem Beleg leer.

PaymentMethod und CreditDestination werden mit den internen englischen Begriffen von go flow gefüllt (zum Beispiel Wallet oder Voucher), nicht mit übersetztem Text. Lassen Sie sie weg, wenn das nicht zu Ihrem Dokument passt.

Wiederholte Zeilen

Zwei Tabellen wiederholen je eine Zeile pro Eintrag:

• Items – eine Zeile pro gekaufter Position, mit den Feldern Category, Description, Quantity, UnitPrice, ItemDiscount und Total.
• Deductions (optional) – eine Zeile pro Rabattcode, Frühbucherpreis, Gutschein und Guthaben, mit den Feldern DeductionType, DeductionCode, DeductionAmount und DeductionNote.

Setzen Sie die Felder in eine Tabellenzeile und markieren Sie diese mit den Seriendruckfeldern TableStart:Items am Anfang ihrer ersten Zelle und TableEnd:Items am Ende ihrer letzten Zelle (TableStart:Deductions und TableEnd:Deductions für die Abzüge). go flow wiederholt die Zeile für jeden Eintrag und entfernt sie, wenn es keinen gibt. DeductionType und DeductionNote werden auf Englisch geschrieben (Discount, Voucher, Wallet, „Remaining: …“, „Fully redeemed“).

Felder für Gutscheinkarten

Feld	Gefüllt mit
VoucherCode	Dem Gutscheincode
Amount	Dem Wert des Gutscheins mit Währung
Image:VoucherQR	Einem QR-Code. Bei online verkauften oder als Erstattung ausgestellten Gutscheinen öffnet er die Einlöseseite des Gutscheins auf der Buchungsseite; bei Gutscheinen, die auf der Seite Gutscheine ausgestellt oder erzeugt wurden, enthält er nur den Gutscheincode

Fügen Sie den QR-Code als Seriendruckfeld mit dem Namen Image:VoucherQR ein; go flow setzt das Bild an seine Stelle. Mehr wird auf einer Gutscheinkarte nicht eingefüllt: Gültigkeitsdaten, Gutscheinname und Notizen stehen nicht zur Verfügung.

Hochladen, ersetzen und herunterladen

1. Öffnen Sie das Dokument im Tab Nachrichten.
2. Wählen Sie eine Sprach-Registerkarte. Es gibt eine Registerkarte je Sprache der Organisation, zum Beispiel EN und DE.
3. Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie die Datei: .docx für Beleg, Gutschrift und Gutscheinkarte, .pdf für Ihre eigenen Dokumente. Die Datei erscheint als Chip mit ihrem Namen.
4. Wiederholen Sie das für jede Sprach-Registerkarte.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Um eine Datei zu ersetzen, laden Sie die neue in ihrer Sprach-Registerkarte hoch und speichern. Das x am Chip entfernt die Datei dieser Sprache beim Speichern; beachten Sie dazu die Warnung oben zu leeren Registerkarten. Herunterladen speichert die Datei der gewählten Registerkarte, auch eine gerade hochgeladene, noch nicht gespeicherte; die Schaltfläche ist deaktiviert, solange die Registerkarte keine Datei hat. Nach dem Speichern tragen der Chip und die heruntergeladene Datei einen erzeugten Namen wie docxReceipt_de.docx statt Ihres ursprünglichen Dateinamens.

Bereits ausgestellte Dokumente

Jeder Beleg, jede Gutschrift und jede Gutscheinkarte wird beim Erzeugen als fertiges PDF gespeichert. Das Ersetzen oder Entfernen einer Vorlagendatei betrifft nur die Dokumente, die nach dem Speichern erzeugt werden. Bereits ausgestellte Dokumente – an E-Mails angehängt oder später im Dashboard oder auf der Buchungsseite heruntergeladen – bleiben genau so, wie sie waren, und go flow kann sie nicht aus der neuen Datei neu erzeugen. Eine Ausnahme: Wenn Sie einen Gutschein in seinem Dialog unter Gutscheine speichern, erzeugt go flow seine Gutscheinkarte neu aus der aktuellen Datei für Gutscheinkarte, in Ihrer Standardsprache und mit einem QR-Code, der nur den Gutscheincode enthält; ohne Datei für Gutscheinkarte hat der Gutschein danach keine Karte mehr.

Es gibt keine Vorschau: Das Dashboard zeigt ein Dokument nicht mit echten Daten an, und go flow prüft die Seriendruckfelder beim Hochladen nicht. Die Schriften einer Word-Datei prüft go flow beim Speichern dagegen: Zugelassen sind nur Arial, Helvetica, Liberation Sans, Times New Roman, Liberation Serif, Courier New, Liberation Mono, Calibri, Carlito, Cambria, Caladea, Noto Sans, Noto Serif, Noto Color Emoji und Segoe UI Emoji, auch in den Formatvorlagen, Kopf- und Fusszeilen der Datei. Mit einer anderen Schrift schliesst sich der Dialog, die Änderung wird aber nicht auf dem Server gespeichert: Eine Meldung „Synchronisierung fehlgeschlagen …“ nennt die Schrift und die Sprache, und bis Sie eine korrigierte Datei hochladen und erneut speichern, erreichen auch Ihre übrigen Änderungen den Server nicht. Laden Sie nach einer Änderung das nächste erzeugte Dokument herunter (unter Bestellungen oder Gutscheine) und prüfen Sie es.

Ihre eigenen PDF-Dokumente

Ein PDF-Dokument hat einen Namen (Feld Name, erforderlich, bis zu 50 Zeichen). Der Name erscheint im Tab Nachrichten, in der Anhangauswahl des Dialogs E-Mail-Vorlage und als Dateiname, den der Kunde erhält. Nur die E-Mail Bestätigung verschickt diese Anhänge, und nur die in dieser Vorlage ausgewählten; eine Bestätigung für einen Teilnehmer, den Sie im Dashboard hinzufügen, enthält keine. Eine Bestätigung in einer Sprache, deren Registerkarte keine Datei hat, geht ohne diesen Anhang hinaus.

Um ein PDF-Dokument zu löschen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Zum Löschen markieren (das Papierkorb-Symbol). Das Formular wird gesperrt, die Sprach-Registerkarten werden deaktiviert, und ein Hinweis lautet „Zum Löschen markiert – dieses Element wird beim Speichern gelöscht. Zum Abbrechen schliessen oder Esc drücken.“ Klicken Sie auf Speichern, um es zu löschen; klicken Sie erneut auf das Symbol oder schliessen Sie den Dialog, um abzubrechen. Beleg, Gutschrift und Gutscheinkarte lassen sich nicht löschen.

Speichern

Speichern bleibt deaktiviert, bis sich etwas geändert hat und mindestens eine Sprache eine Datei hat; ein PDF-Dokument braucht zusätzlich einen Namen. Schliessen Sie den Dialog über das X oder mit Esc, werden Sie vor dem Verwerfen ungespeicherter Änderungen gefragt.