Kundendaten löschen

Ein Kunde kann verlangen, dass Sie ihn vergessen. Kundendaten löschen erfüllt diesen Antrag: Die Funktion entfernt die Personendaten des Kunden in einem Schritt aus go flow. Sie beruht auf dem Recht auf Löschung, das das Datenschutzrecht der Organisation des Kunden gewährt.

Der Kunde wird anonymisiert, nicht entfernt. Der Datensatz behält seine Kennung, sagt aber nicht mehr, wer die Person war. Damit bleiben die Unterlagen, die Sie von Gesetzes wegen aufbewahren müssen, etwa Ihre Buchhaltung, und das Audit-Protokoll mit einem Datensatz verbunden, der keine Personendaten mehr enthält.

Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn der Kunde zusätzlich eine Kopie seiner Daten verlangt hat, erstellen Sie zuerst den Datenexport für betroffene Personen: Nach dem Löschen enthält ein Export weder Namen noch Kontaktdaten, Antworten oder Notizen des Kunden.

Welches Gesetz der Dialog nennt

Der Bestätigungsdialog nennt die Rechtsgrundlage nach dem Land der Organisation des Kunden (festgelegt in den Organisationseinstellungen):

Land der Organisation	Der Dialog sagt
Ein Mitgliedstaat der EU oder des EWR (Island, Liechtenstein, Norwegen)	Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 17.
Schweiz	Rechtsgrundlage: DSG Art. 32. (das Bundesgesetz über den Datenschutz)
Jedes andere Land	Es wird keine Rechtsgrundlage genannt.

Das Löschen selbst ist in jedem Land dasselbe; nur die Angabe der Rechtsgrundlage ändert sich. Der Datenexport für betroffene Personen folgt derselben Regel.

Datensatz löschen oder Personendaten löschen?

Ein Kundendatensatz kann auf zwei Arten aus Ihren Listen verschwinden, und die beiden sind nicht dasselbe:

	Kundendatensatz löschen	Personendaten löschen
Wofür	Ein Kunde, den Sie in Ihren Listen nicht mehr brauchen.	Der Antrag eines Kunden, vergessen zu werden.
Was geschieht	Der Kunde verschwindet aus den Listen. Datensatz und Daten bleiben in go flow.	Die Personendaten werden entfernt, wie unten beschrieben.
Rückgängig machen	Möglich, solange die Organisation einen Änderungsverlauf führt: Stellen Sie eine Version von vor der Löschung wieder her.	Nie.
Antworten in Feldern	Ein Feld mit einer Aufbewahrung (Monate) löscht seine Antworten so viele Monate nach der Löschung (siehe Datenschutzeinstellungen der Felder).	Sofort gelöscht.

Löschen Sie im Kundendialog einen Kunden (Zum Löschen markieren, dann speichern) und besitzen Sie die Rechte zum Löschen der Personendaten, fragt ein Dialog Diesen Kunden löschen?, was Sie meinen. Bei jedem Öffnen ist Kundendatensatz löschen gewählt; wählen Sie Personendaten löschen, um stattdessen zur Bestätigung des Löschens der Personendaten weiterzugehen, und dann die Schaltfläche zum Bestätigen (Tooltip Weiter) oben rechts. Offline lässt sich Personendaten löschen nicht wählen; dort steht „Zum Löschen der Personendaten braucht es eine Verbindung zum Server.“ Schliessen Sie die Frage, bleibt der Kundendialog offen, und der Kunde bleibt zum Löschen markiert. Wer die Rechte zum Löschen der Personendaten nicht hat, wird nicht gefragt: Das Speichern löscht den Datensatz.

Wer löschen darf

Sie benötigen beide Rechte für die Organisation des Kunden, jeweils auf Verwalten:

• Konfiguration & Einstellungen und
• Kunden.

Ohne beide Rechte bietet der Kundendialog Kundendaten löschen nicht an. Die Rechte vergeben Sie in den Benutzerrechten. Offline ist Kundendaten löschen ausserdem deaktiviert.

Einen Kunden löschen

1. Öffnen Sie den Kunden: Wählen Sie auf der Seite Kunden das Augensymbol am Ende der Zeile des Kunden, oder doppelklicken Sie auf die Zeile. Der Kundendialog funktioniert gleich, wo immer Sie ihn öffnen, zum Beispiel von den Teilnehmern einer Session aus.
2. Wählen Sie in der Symbolleiste des Kundendialogs Weitere Aktionen (die drei Punkte) und dann Kundendaten löschen. Hierher gelangen Sie auch, indem Sie den Kunden löschen, siehe Datensatz löschen oder Personendaten löschen?.
3. Der Dialog Daten dieses Kunden löschen? nennt den Kunden, sagt, nach welchem Gesetz er sich richtet (siehe oben), und listet auf, was gelöscht wird und was erhalten bleibt. Lesen Sie ihn.
4. Bestätigen Sie, dass Sie es wirklich wollen:
   • Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse, geben Sie diese Adresse in das Feld E-Mail ein. Gross- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen am Anfang oder Ende spielen keine Rolle. Die Schaltfläche zum Bestätigen bleibt deaktiviert, bis beide übereinstimmen.
   • Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich verstehe, dass sich das nicht rückgängig machen lässt.
5. Wählen Sie oben rechts im Dialog die Schaltfläche zum Bestätigen mit dem Namen Löschen. Sie zeigt den Fortschritt, solange die Anfrage läuft, und der Dialog lässt sich erst schliessen, wenn die Antwort da ist. Ein Klick sendet eine Anfrage.

Gelingt das Löschen, lesen Sie Die Daten des Kunden wurden gelöscht., beide Dialoge schliessen sich und der Kunde verschwindet innerhalb kurzer Zeit aus der Liste.

Was gelöscht wird

• Name, Kontaktdaten und Antworten des Kunden, auch die bei der Buchung und in Journaleinträgen gegebenen Antworten.
• Notizen und Tags der Mitarbeitenden, zum Kunden und zu seinen Buchungen, Bestellungen, Zahlungen, Wallet-Einträgen und Gutscheinen.
• Für den Kunden gespeicherte Dateien.
• Nachrichten: die an den Kunden gesendeten E-Mails und SMS sowie die, die noch auf den Versand warten.
• Verknüpfungen zu Feedback und schriftliches Feedback: Eine Feedback-Antwort nennt den Kunden nicht mehr, ihre schriftlichen Antworten werden gelöscht. Bewertungen und Auswahlen bleiben, ohne Verbindung zur Person.
• Der Änderungsverlauf des Kunden, seiner Buchungen und seiner Journaleinträge. Damit lässt sich auch keine frühere Version aus dem Verlauf wiederherstellen.

Was erhalten bleibt

• Bestellungen, Zahlungen, Rückerstattungen, Wallet-Einträge, Gutscheine und Belege. Das Buchhaltungsrecht verpflichtet Sie, sie aufzubewahren: nach Schweizer Recht (Obligationenrecht, Artikel 958f) zehn Jahre, nach schwedischem Recht (Bokföringslagen) sieben Jahre. Sie bleiben ohne Notizen und Tags der Mitarbeitenden, auch in ihrem Änderungsverlauf.
• Gebuchte Plätze. Ein Platz bleibt, wie er war, mit Status, Anzahl Plätze, Zahlungsmarkern und Bestellung, damit die Zahlen der Sessions und die Beträge stimmen, aber ohne Personendaten: Antworten, Notizen, Stornierungsgrund und Gerätedaten sind gelöscht.
• Das Audit-Protokoll. Es hält fest, dass eine Löschung stattgefunden hat, als Eintrag Kundendaten gelöscht (client.erase) in der Kategorie Daten. Der Eintrag enthält nur Zahlen dazu, was gelöscht wurde, nie Personendaten, und wird wie jeder Eintrag der Kategorie Daten 13 Monate aufbewahrt.

Der Kundendatensatz selbst bleibt nur als anonymer Platzhalter bestehen: Seine E-Mail-Adresse wird durch eine ersetzt, die auf @erased.invalid endet, und sein Status ist gelöscht. Nichts bringt die Daten zurück: Auch ein Gerät, das den alten Kunden noch offline hält, kann ihn nicht zurückschreiben.

Nicht gelöscht: von Hand prüfen

go flow rührt die eigenen Notizen eines Termins nicht an; sie können den Namen des Kunden weiterhin tragen. Sehen Sie nach dem Löschen die Notizen der Sessions des Kunden von Hand durch und entfernen Sie den Namen, wo er vorkommt.

Wenn das Löschen abgelehnt wird

Das Löschen wird abgelehnt, solange noch offene Geschäfte mit dem Kunden bestehen; dabei wird nichts geändert oder aufgezeichnet. Der Dialog bleibt offen, nennt Die Daten dieses Kunden können noch nicht gelöscht werden:, listet jeden Grund mit einer Anzahl auf und schliesst mit „Stornieren Sie zuerst die Buchungen und schliessen Sie die Zahlungen ab, oder warten Sie, bis die Bearbeitung abgeschlossen ist.“ Erledigen Sie diese und wählen Sie dann erneut Löschen.

Der Dialog nennt	Was es bedeutet	Was zu tun ist
laufende oder künftige Buchung(en)	Der Kunde hat einen Platz in einer Session, die noch nicht zu Ende ist: gebucht, reserviert oder auf der Warteliste.	Stornieren Sie die Buchungen, siehe Buchung stornieren und erstatten und Session-Teilnehmer.
Stornierung(en) noch in Bearbeitung	Erstattung und Benachrichtigung einer Stornierung werden noch bearbeitet.	Warten Sie, bis die Bearbeitung abgeschlossen ist, und versuchen Sie es dann erneut.
als unbezahlt markierte Buchung(en)	Ein Platz wurde am Schalter als unbezahlt markiert, auch bei einer Session, die schon vorbei ist.	Begleichen Sie den Platz bei den Teilnehmern der Session mit Zahlung erfassen oder Erlassen, siehe Session-Teilnehmer, oder stornieren Sie die Buchung.
offene Zahlung(en)	Eine Zahlung des Kunden ist noch nicht abgeschlossen.	Warten Sie, bis der Zahlungsanbieter die Zahlung abschliesst oder abbricht. Siehe Zahlungen.
noch nicht abgeschlossene Rückerstattung(en)	Eine Rückerstattung an den Kunden ist noch nicht durchgelaufen.	Warten Sie, bis die Rückerstattung abgeschlossen ist.
bezahlte Bestellung(en) noch ohne Beleg	Eine Bestellung ist bezahlt, aber ihr Beleg wurde noch nicht ausgestellt.	Warten Sie, bis der Beleg ausgestellt ist. Siehe Bestellungen.

Eine Bestellung, die nie bezahlt wurde und keine offene Zahlung hat, etwa ein verlassener Warenkorb, blockiert nicht.

Zwei weitere Antworten sind möglich:

• Die Daten dieses Kunden wurden bereits gelöscht. Jemand hat den Kunden schon früher gelöscht. Beide Dialoge schliessen sich und die Liste wird aktualisiert.
• Die Daten des Kunden konnten nicht gelöscht werden. Bitte versuchen Sie es erneut. Die Anfrage ist nicht durchgegangen, zum Beispiel weil die Verbindung abbrach oder sich Ihre Rechte geändert haben. Es wurde nichts gelöscht; versuchen Sie es erneut und prüfen Sie Ihre Rechte, falls es weiter fehlschlägt.

Was aufgezeichnet wird

Eine Löschung, die durchgeht, wird im Audit-Protokoll als Kundendaten gelöscht (client.erase) aufgezeichnet, mit dem Datum, dem Benutzer, der gelöscht hat, und der Kennung des Kunden. Eine abgelehnte Löschung wird nicht aufgezeichnet.