Audit-Protokoll
Das Audit-Protokoll ist das eigene Protokoll Ihres Mandanten darüber, was Personen in go flow getan haben: wer sich angemeldet hat, wer was geändert hat, wer Geld bewegt hat und — sobald Sie es einschalten — wer Kundendaten angesehen hat. Ihr Mandant ist Ihre Gruppe von Organisationen oder, wenn Sie nur eine haben, Ihre einzelne Organisation. Das Protokoll listet die Aktionen aller Organisationen des Mandanten auf, die neuesten zuerst, und Sie können es durchsuchen und nach Benutzer, Kategorie, Organisation und Datum eingrenzen.
Das Protokoll sagt Ihnen, was geschehen ist und wer es getan hat. Es enthält nie die Daten selbst: Eine Änderung wird mit den Namen der betroffenen Felder aufgeführt, nicht mit deren Werten. Die alten und neuen Werte eines Datensatzes sehen Sie — und stellen ihn wieder her — über seinen Änderungsverlauf.
Damit finden Sie zum Beispiel heraus, wer eine Session oder einen Preis geändert hat, wer eine Zahlung erstattet hat, ob die Anmeldung einer Kollegin fehlgeschlagen ist oder gesperrt wurde, oder was die automatischen Buchungsabläufe über Nacht getan haben.
Das Audit-Protokoll öffnen
Wählen Sie im Menü Auswertungen > Audit-Protokoll. Der Eintrag und die Seite dahinter erscheinen nur für Benutzer, die das Recht Audit-Protokoll für Ihren Mandanten besitzen; der Eintrag erscheint unter Auswertungen auch für Benutzer ohne weiteres Recht für Auswertungen. Die Seite zeigt das Protokoll wie unten beschrieben. (Die gesonderte Prüfung von Lesezugriffen auf Kundendaten wird derzeit nicht angeboten.)
Wer es sehen darf
Vergeben Sie das Recht in den Benutzerrechten: Audit-Protokoll, gesetzt auf Ansicht. Es ist ein reines Leserecht, es gibt also keine Stufe „Verwalten“. Es steht unter Gruppenebene, wenn Ihr Mandant mehrere Organisationen hat, und unter Organisationsebene, wenn er nur eine hat. Der Administrator einer neu angelegten Organisation erhält es; bestehende Benutzer behalten ihre Rechte, vergeben Sie es ihnen also selbst.
Die Liste lesen
Jede Zeile ist eine Aktion. Die Spalten sind:
- Datum — wann es geschah, in Ihrer Ortszeit.
- Benutzer — wer es getan hat (siehe Wer als Benutzer angezeigt wird).
- Organisation — die Organisation, zu der die Aktion gehört, sofern sie zu einer gehört.
- Kategorie — eine der fünf Kategorien weiter unten.
- Aktion — was geschah, in Worten, zum Beispiel Kunde geändert oder Angemeldet. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den Schlüssel der Aktion zu sehen, zum Beispiel
client.update. - Datensatz — der Datensatz, den die Aktion betraf, mit seinem Namen angezeigt, sofern er einen hat.
- Änderungen — die Felder, die eine Änderung betraf, mit den Namen, die die App für sie verwendet.
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren (jede Spalte ausser Änderungen); die Liste beginnt mit den neuesten Einträgen, 50 Zeilen pro Seite.
Zusammengefasste Zeilen
Schreibt ein Speichervorgang mehrere Datensätze derselben Art, zum Beispiel zwanzig auf einmal generierte Sessions, zeigt das Protokoll sie als eine Zeile mit einem Zähler wie 20 Ereignisse. Öffnen Sie die Zeile, um jeden Datensatz mit Datum und Änderungen aufzulisten, mit einer Schaltfläche Verlauf, wo der Datensatz einen hat. Aufgelistet werden bis zu 200; bei einer grösseren Gruppe steht „200 von N Ereignissen angezeigt.“
Die Einzelheiten einer Zeile
Öffnen Sie den Pfeil am Zeilenanfang für die Einzelheiten:
- Änderungen — jedes geänderte Feld als Chip.
- Details — Angaben zur Aktion, etwa ein Betrag, eine Anzahl oder der Grund, aus dem eine Aktion abgelehnt wurde. Nie personenbezogene Daten.
- Datensatz — der Typ des Datensatzes, mit einer Schaltfläche Verlauf, wenn der Datensatztyp einen Verlauf hat und die zugehörige Organisation einen Änderungsverlauf führt (siehe Änderungsverlauf und Wiederherstellung).
- Quelle — woher die Aktion kam:
sync(eine aus dem Dashboard gespeicherte Bearbeitung),endpoint(eine direkte Aktion wie eine Rückerstattung),auth(An- oder Abmelden),booking(Ihre Online-Buchungsseite) oderworker(ein automatischer Hintergrundablauf). - IP-Adresse und Gerät — woher die Anfrage kam.
- Session — ein kurzer Code, der die Aktionen einer Session zusammenfasst. Er ist nie die Session selbst.
- Sync-Stapel — fasst die Zeilen zusammen, die ein Speichervorgang gemeinsam geschrieben hat.
Passt nichts, lautet die Liste „Keine passenden Protokolleinträge.“ Schlägt das Laden fehl, nennt ein roter Hinweis den Grund und bietet Erneut versuchen an.
Filter
Über der Liste steht eine Zeile mit Bedienelementen. Jede Änderung bringt Sie zurück auf die erste Seite.
| Bedienelement | Was es tut |
|---|---|
| Suchen | Freitext. Findet Einträge, deren Aktionsschlüssel ihn enthält (zum Beispiel signin, client.update oder denied), deren Datensatztyp ihn enthält (zum Beispiel client), deren Benutzer ihn im Vornamen, Nachnamen oder in der E-Mail-Adresse hat, oder deren handelnder Kunde ihn in der E-Mail-Adresse hat. Gross- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Die Wörter in der Spalte Aktion werden nicht gefunden: Fahren Sie mit der Maus über eine Aktion, um ihren Schlüssel zu sehen. Die Liste aktualisiert sich kurz, nachdem Sie aufgehört haben zu tippen. |
| Benutzer | Einer oder mehrere Dashboard-Benutzer, die Einträge im Protokoll Ihres Mandanten haben, mit Namen und darunter der E-Mail-Adresse, ehemalige Mitglieder eingeschlossen. go flow Support wird als eine Auswahl angeboten, wenn der Support Einträge hat. Kunden und automatische Abläufe stehen nicht in der Liste; die Aktionen eines Kunden finden Sie, indem Sie nach seiner E-Mail-Adresse suchen. |
| Kategorie | Eine oder mehrere der fünf Kategorien. |
| Organisation | Eine Organisation. Nur sichtbar, wenn Sie mit mehr als einer Organisation arbeiten. |
| Ab und bis | Ganze Kalendertage in der Zeitzone Ihres Mandanten, beide eingeschlossen. |
| Aktualisieren | Der kreisförmige Pfeil am Ende der Zeile (Tooltip Aktualisieren) lädt die Liste mit denselben Filtern neu. |
Kategorien
| Kategorie | Was sie aufzeichnet |
|---|---|
| Anmeldung | An- und Abmeldungen, falsche Passwörter und Codes, Sperren, Änderungen von Passwort, zweitem Faktor und Kontaktdaten, beantwortete Einladungen sowie dasselbe für Ihre Kunden auf der Online-Buchungsseite. |
| Daten | Anlegen, Ändern, Löschen und Stornieren von Datensätzen: der Datensatz, das Verb und die Namen der geänderten Felder, nie die Werte. Ausserdem das Wiederherstellen eines Datensatzes aus seinem Verlauf, das Löschen von Kundendaten, als bearbeitet markiertes Feedback, aus dem Dashboard gesendete E-Mails, für einen Kunden reservierte Plätze sowie geänderte Tags oder interne Notizen. |
| Geld | Manuelle Guthabenkorrekturen, Rückerstattungen, am Schalter gesetzte Zahlungen, ausgestellte oder geänderte Gutscheine sowie bezahlte oder abgeschlossene Online-Buchungen. |
| Administration | Änderungen an Abonnement und Mandant sowie an den Protokolleinstellungen. Beurteilungen von Lesezugriffen aus der Zeit, in der die Prüfansicht angezeigt wurde, stehen ebenfalls hier, als Zugriff geprüft (audit.review), siehe Lesezugriffe. |
| Zugriff | Lesezugriffe auf Kundendaten: ein geöffneter Kunde, geladene geschützte Felder, an ein Gerät übermittelte Kundendaten, ein erstellter Export. Nur solange Protokollieren, wer Kundendaten liest eingeschaltet ist, ausser bei Exporten und dem Laden von Feldern mit der Einstellung Immer protokolliert, die immer aufgezeichnet werden. |
Einträge, denen Sie begegnen
Die Spalte Aktion zeigt die Wörter der ersten Spalte; der Schlüssel erscheint, wenn Sie mit der Maus darüber fahren, und ist das, was Suchen findet.
| Aktion | Schlüssel | Kategorie | Aufgezeichnet, wenn |
|---|---|---|---|
| Angemeldet, Anmeldung fehlgeschlagen, Zwei-Faktor-Prüfung fehlgeschlagen, Konto gesperrt | auth.signin, auth.signin.failed, auth.mfa.failed, auth.lockout | Anmeldung | Ein Benutzer sich anmeldet, ein falsches Passwort oder einen falschen Code eingibt oder nach zu vielen Fehlversuchen gesperrt wird. Die Details nennen die Zahl der Versuche bzw. die Minuten der Sperre. Siehe Anmeldung. |
| Abgemeldet, Auf allen Geräten abgemeldet | auth.signout, auth.signout.all | Anmeldung | Ein Benutzer sich von diesem Gerät oder von allen Geräten abmeldet. |
| Passwort geändert, Passwort zurückgesetzt, Zwei-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt | auth.password.changed, auth.password.reset, auth.mfa.reset | Anmeldung | Ein Benutzer sein Passwort in den Einstellungen ändert, ein Zurücksetzen des Passworts abschliesst oder das Zurücksetzen der Authenticator-App bestätigt. |
| Einladung angenommen, Einladung abgelehnt | auth.invitation.accepted, auth.invitation.declined | Anmeldung | Ein eingeladener Benutzer die Einladung beantwortet. |
| Mandant gewechselt | auth.tenant.switched | Anmeldung | Ein Benutzer Ihren Mandanten betritt. So zeigt sich auch, wenn go flow Support Ihren Mandanten betritt. |
| Kunde erstellt, Kunde geändert, Ressource gelöscht, Termin abgesagt, … | client.create, client.update, resource.delete, appointment.cancel, … | Daten | Ein Datensatz dieser Art angelegt, geändert, gelöscht oder storniert wird. Der Schlüssel besteht aus der Art des Datensatzes und dem Verb: create, update, delete oder cancel. |
| Frühere Version wiederhergestellt | entity.restore | Daten | Ein Datensatz auf eine frühere Version zurückgesetzt wurde. Die Details nennen die Version. |
| Kundendaten gelöscht | client.erase | Daten | Die Daten eines Kunden wurden auf Antrag gelöscht. Die Details enthalten nur Zahlen. Siehe Kundendaten löschen. |
| Feedback bearbeitet | feedback.handle | Daten | Eine Feedback-Antwort als bearbeitet markiert wurde. Die Details sagen, ob eine Notiz geschrieben wurde, nie die Notiz selbst. |
| E-Mail gesendet, Plätze für einen Kunden reserviert, Metadaten geändert | email.send, participant.hold, metadata.update | Daten | Eine E-Mail aus dem Dashboard gesendet wird, Plätze für einen Kunden reserviert werden oder sich die Tags oder internen Notizen einer Bestellung, Zahlung, Wallet-Buchung oder eines Gutscheins ändern. |
| Wallet angepasst, Zahlung erstattet, Teilnehmerzahlung erfasst | wallet.adjust, payment.refund, participant.payment | Geld | Eine manuelle Gutschrift oder Belastung eines Guthabens, eine Rückerstattung, eine am Schalter gesetzte Zahlung. |
| Gutschein erstellt, Gutschein geändert, Gutscheinstatus geändert | voucher.create, voucher.update, voucher.status | Geld | Gutscheine ausgestellt werden, einer gespeichert wird oder der Status mehrerer auf einmal geändert wird. |
| Kunde angemeldet, Plätze online reserviert, Teilnahme storniert, Online-Buchung abgeschlossen | client.signin, reservation.create, participant.cancel, checkout.complete | Anmeldung, Daten, Daten, Geld | Ein Kunde sich auf der Online-Buchungsseite anmeldet, Plätze reserviert, storniert oder eine Buchung abschliesst. Teilnahme storniert wird auch verwendet, wenn Mitarbeitende einen einzelnen Teilnehmer stornieren. |
| Audit-Einstellungen geändert | audit.settings.changed | Administration | Eine der vier Protokolleinstellungen geändert wurde. Änderungen zeigt welche. |
| Kundendatensatz geöffnet, Geschützte Kundenfelder angezeigt, Daten auf ein Gerät synchronisiert, Kundendaten exportiert, Eigene Aktivität angezeigt | client.read, client.read.sensitive, sync.deliver, client.export, user.activity.read | Zugriff | Siehe Lesezugriffe und Datenexport für betroffene Personen. |
Geld-Einträge tragen ihre Beträge in den Details. Eine Rückerstattung im Rahmen einer Stornierung wird bei der Stornierung aufgezeichnet, nicht als eigene Rückerstattung.
Abgelehnte Aktionen
Lehnt das System den Versuch ab, Daten zu ändern, behält das Protokoll die Aktion bei und kennzeichnet sie als abgelehnt, zum Beispiel Kunde geändert – abgelehnt, mit dem Schlüssel client.update.denied; suchen Sie nach denied, um sie aufzulisten. Die Details nennen den Grund:
noRights— der Benutzer hatte kein Recht für diese Organisation oder Ressource.foreignRecord— die Anfrage nannte einen Datensatz einer anderen Organisation oder eines anderen Mandanten.duplicateId— derselbe Datensatz kam in einem Speichervorgang zweimal vor.tampered— die Anfrage enthielt einen Wert, der nicht vorkommen kann.
Ein abgelehnter Eintrag gehört zum Mandanten, nennt aber weder eine Organisation noch einen Datensatz, da beides aus der abgelehnten Anfrage stammt.
Wer als Benutzer angezeigt wird
- Ein Dashboard-Benutzer erscheint mit seinem Namen oder, wenn es keinen Namen gibt, mit seiner E-Mail-Adresse.
- Ein Kunde, der auf der Online-Buchungsseite handelt, erscheint als Kunde, gefolgt von seiner E-Mail-Adresse.
- Ein automatischer Ablauf erscheint mit dem, was er getan hat, zum Beispiel System (Reservierung abgelaufen), System (Stornierung verarbeitet), System (Nichterscheinen), System (von der Warteliste nachgerückt), System (Nachfassen nach dem Besuch), System (Erinnerung geplant), System (Bestellung aktiviert), System (Zahlung abgeglichen), System (Rückerstattung abgeglichen) oder System (Aufbewahrungsfrist abgelaufen). Online-Buchung ist die Buchungsseite, wenn sie ohne angemeldeten Kunden handelt. Ältere Einträge zeigen unter Umständen System (Buchungsautomatik), und ein schlichtes System erscheint, solange ein Name geladen wird oder keiner bekannt ist.
- go flow Support erscheint als hervorgehobene Bezeichnung, siehe unten.
Die Zeilen, die zeigen, wer einen Datensatz erstellt und zuletzt geändert hat (im Bearbeitungsdialog und in den zuschaltbaren Audit-Spalten einer Liste), nennen Personen auf dieselbe Weise, mit zwei Unterschieden: Mitarbeitende von go flow erscheinen dort als go flow Admin, ein Kunde als (Kunde).
go flow Support
Arbeitet go flow Support in Ihrem Mandanten, zum Beispiel um bei einem Problem zu helfen, erscheint das, was dort getan wird, in Ihrem Protokoll, wobei der Benutzer nur als hervorgehobene Bezeichnung go flow Support angezeigt wird. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Gerät und Session werden nie angezeigt, dieselbe Bezeichnung steht stellvertretend im Verlauf eines Datensatzes, und eine Suche nach dem Namen findet nichts. Die Einträge stehen in denselben Kategorien wie die aller anderen, eine Änderung wird also wie jede andere aufgeführt, und das Betreten Ihres Mandanten ist selbst ein Eintrag. Um nur die Aktionen des Supports aufzulisten, wählen Sie unter Benutzer die Auswahl go flow Support.
Was aufbewahrt wird und wie lange
- Einträge lassen sich über die App weder bearbeiten noch löschen. Alte werden automatisch entfernt, wenn ihre Frist abläuft.
- Einträge der Kategorien Anmeldung, Daten, Geld und Administration werden 13 Monate aufbewahrt.
- Einträge der Kategorie Zugriff werden so lange aufbewahrt, wie Sie in Ihren Protokolleinstellungen wählen: 12 bis 120 Monate, standardmässig 24, und 120 im Profil Gesundheitswesen.
- Kontoereignisse, die noch zu keinem Mandanten gehören, etwa eine fehlgeschlagene Anmeldung einer Person, die zu mehreren Mandanten gehört, bevor einer gewählt ist, sind nicht Teil des Protokolls eines Mandanten. Die Person sieht sie in ihrer eigenen Meine Aktivität.
Meine Aktivität
Meine Aktivität zeigt, was Sie selbst getan haben, unabhängig davon, ob Sie das Recht Audit-Protokoll besitzen. Wählen Sie im Menü Konto > Meine Aktivität. Die Seite lautet „Ihre eigenen Aktionen in jedem Mandanten, in dem Sie arbeiten, die neuesten zuerst.“ und verwendet dieselbe Liste wie das Audit-Protokoll, ohne die Spalte Benutzer und ohne die Filter Benutzer und Organisation: Suchen, Kategorie, Ab und bis funktionieren wie oben beschrieben. Sie enthält auch Ihre Anmeldeereignisse, die zu keinem Mandanten gehören. Namen von Organisationen und Datensätzen erscheinen nur für Organisationen des Mandanten, in dem Sie gerade arbeiten, oder für Organisationen, auf die Sie Rechte haben. Gibt es noch keine Einträge, steht dort „Noch keine Aktivität aufgezeichnet.“
Das Öffnen von Meine Aktivität wird selbst als Eigene Aktivität angezeigt (user.activity.read) in der Kategorie Zugriff aufgezeichnet, solange Ihr Mandant Lesezugriffe protokolliert.