Session-Teilnehmer

Über die Teilnehmerliste im Dialog Session bearbeiten verwalten Sie die einer Session zugeordneten Kunden: hinzufügen, Plätze reservieren, Zahlungen erfassen, benachrichtigen, Nichterscheinen erfassen und Buchungen stornieren. Nur Sessions haben eine Teilnehmerliste: Ein Einzeltermin hat einen einzigen Kunden, den Sie im Terminformular wählen (siehe Terminplaner).

Ein gebuchter Platz, eine namentlich registrierte Person, eine abgegebene Erklärung und die Ankunft vor Ort sind unterschiedliche Informationen. Ein Käufer kann mehrere Plätze halten, bevor sich die übrigen Personen registrieren. Der Gruppen-QR-Code dient der Registrierung; er erfasst keine Ankunft am Veranstaltungsort. Verwenden Sie neben dieser Liste Ihren vereinbarten Ankunftsprozess.

Wer was tun kann

Aktion	Wann	Benötigtes Recht
Teilnehmer hinzufügen, Plätze ändern, Plätze reservieren, Ausgewählte stornieren	Aktive Session, die noch nicht begonnen hat	Konfiguration & Einstellungen: Verwalten
Nicht erschienen	Sobald die Session begonnen hat	Konfiguration & Einstellungen: Verwalten
Zahlung erfassen	Aktive Session, vor oder nach Beginn, mit eingeschaltetem Modul Zahlungen	Konfiguration & Einstellungen: Verwalten, Kunden: Verwalten oder die Rolle Rechnungskontakt
Kunden benachrichtigen	Jederzeit	Konfiguration & Einstellungen: Verwalten, Kunden: Verwalten oder die Rolle Rechnungskontakt. Die Schaltfläche erscheint für alle, doch das Senden ohne eines dieser Rechte schlägt fehl und meldet Sie ab — siehe Kunden benachrichtigen.

Teilnehmeraktionen wirken ohne die Speichern-Schaltfläche des Dialogs, und das Schliessen des Dialogs macht sie nicht rückgängig. Was jedes Recht erlaubt, steht unter Was jedes Recht öffnet.

Die Liste lesen

Jede Zeile ist eine Buchung:

• Eine organisierende Person und ihre Gruppe. Wer mehrere Plätze gebucht hat, zeigt diese Zahl unter Zeitfenster. Personen, die sich über den Gruppenlink angemeldet haben, stehen eingerückt darunter. Die Zahl der organisierenden Person zählt ihren eigenen Platz plus die Plätze, für die sich noch niemand angemeldet hat, und sinkt mit jeder Anmeldung um eins.
• Abschluss ausstehend in der Namensspalte ist ein Platz, der gehalten, aber noch nicht gebucht ist — eine Reservierung, die Sie mit Plätze reservieren angelegt haben, oder ein Kunde, der sich noch im Checkout befindet. Die Spalte Läuft ab zeigt, wann er verfällt (in der letzten Stunde als Countdown). Wechselt ein Kunde im Checkout auf die Zahlungsseite, rückt die Uhrzeit unter Läuft ab weiter: Der Platz bleibt gehalten, solange die Zahlung offen ist, höchstens 40 Minuten, und wird zur Buchung, sobald die Zahlung eingezogen ist. Eine verfallene Reservierung verschwindet aus der Liste und gibt ihre Plätze frei.
• Kunden auf der Warteliste stehen am Ende. Wird ein Platz frei, bietet go flow ihn automatisch der ersten Person in der Reihe an; solange diese entscheidet, zeigt ihre Zeile den Status Warteliste wartet auf Bestätigung mit einer Frist. Ob eine Session eine Warteliste führt, legen Sie in ihrer Session-Ressource fest (Warteliste aktiviert, siehe Ressourcendetails); der Filter Nur mit Warteliste im Terminplaner listet die Sessions mit einer Warteschlange.
• Stornierte und als nicht erschienen markierte Teilnehmer verschwinden aus der Liste.

Die Spalte Status zeigt ein Symbol; zeigen Sie darauf, um den Status zu lesen. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den vollständigen Kundendatensatz — siehe Kundendetails.

Spalten wählen

Klicken Sie auf Spalten (das Spalten-Symbol am rechten Ende der Kopfzeile), um zu wählen, was die Liste zeigt:

• Zeitfenster und Name werden immer angezeigt.
• Ihre Kundenfelder — zum Beispiel ein Niveau, ein Notfallkontakt, eine Firma oder eine Erklärung. Pflichtfelder werden immer angezeigt.
• Zahlung, Status, Läuft ab und Erstellt werden angezeigt, solange Sie sie nicht abwählen.
• Erstellt von, Geändert und Geändert von zeigen, wer jeden Teilnehmer gebucht und zuletzt geändert hat.

Die Auswahl gilt nur für Sie: Sie wird in diesem Browser auf diesem Gerät gespeichert und gilt für die Teilnehmerliste jeder Session; Ihre Kolleginnen und Kollegen wählen ihre eigene. Solange Sie nichts wählen, zeigt die Liste E-Mail, Mobilnummer und Ihre Prozessschritte (etwa einen Haftungsausschluss); Einwilligungen wie Marketing sind einen Klick entfernt.

Erklärungen auf einen Blick

Eine Spalte für eine Einwilligung oder einen Prozessschritt zeigt ein grünes Häkchen, wenn der Kunde sie abgegeben hat, ein rotes Kreuz, wenn er sie abgelehnt hat, und einen leeren Kreis, solange keine Antwort vorliegt. Der Wert stammt aus dem Kundendatensatz und zeigt daher seine neueste Antwort.

Teilnehmer hinzufügen

1. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen (das Personen-Plus-Symbol). Die Liste Kunde auswählen öffnet sich; Kunden, die bereits in der Session sind, werden nicht angeboten.
2. Suchen Sie den Kunden und klicken Sie ihn an. Ist mehr als ein Platz frei, legen Sie die Anzahl Plätze unter Zeitfenster fest und klicken auf Hinzufügen (das Häkchen); bei einem einzigen freien Platz fügt der Klick auf den Kunden ihn sofort hinzu.

Der Teilnehmer wird sofort übernommen. Er erhält die Buchungsbestätigung per E-Mail, wenn die Session-Ressource Bestätigung-E-Mails versendet, und Erinnerungen richten sich nach den Einstellungen der Ressource — der Dialog hat keine E-Mail-Optionen pro Buchung. Ein von Ihnen hinzugefügter Platz ist nicht bezahlt: Nimmt Ihre Organisation Zahlungen entgegen, zeigt er Unbezahlt, bis Sie die Zahlung erfassen oder sie erlassen.

Wer noch kein Kunde ist, muss zuerst in der Kundenliste angelegt werden, oder Sie reservieren mit Plätze reservieren (unten) Plätze für seine E-Mail-Adresse.

Die Zahl im Chip Zeitfenster ist direkt bearbeitbar: Geben Sie eine neue Zahl ein, um zu ändern, wie viele Plätze der Teilnehmer belegt — bis zur verbleibenden Kapazität der Session. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Gruppenregistrierung per QR-Code

Ein Teilnehmer, der mehr als einen Platz hält, erhält ein QR-Symbol neben seinem Namen, solange die Session aktiv ist und noch nicht begonnen hat. Ein Klick darauf öffnet einen QR-Code samt Link, über den sich die übrigen Mitglieder seiner Gruppe selbst für die Session registrieren können: Zeigen Sie den Code auf einem Bildschirm zum Scannen, oder kopieren Sie den Link und senden Sie ihn. Die organisierende Person findet den Link zudem in ihrem Profil auf der Buchungsseite (Andere einladen).

Jede Person, die den Link öffnet, meldet sich mit ihrer E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an, beantwortet Ihre Checkout-Fragen und belegt einen der Plätze der organisierenden Person. Auf einem Tablet, das Sie von Gast zu Gast weitergeben, bleibt die Buchungsseite mit der letzten Person angemeldet: Öffnen Sie vor dem Weitergeben das Profil auf der Buchungsseite, tippen Sie auf das Abmelde-Symbol neben dem Namen und bestätigen Sie Abmelden. Sonst sieht der nächste Gast die E-Mail-Adresse und die Angaben des vorherigen Gasts oder die Meldung «Sie sind bereits für diese Session angemeldet.» Abgeschlossene Gruppenmitglieder werden eingerückt unter dem Teilnehmer aufgeführt, der die Plätze gebucht hat. Sind alle Plätze vergeben, verschwindet das Symbol.

Wer noch fehlt

• In einer Gruppe: Die Zahl unter Zeitfenster der organisierenden Person minus eins ist die Anzahl Plätze, für die sich noch niemand angemeldet hat. Zur Erinnerung markieren Sie die organisierende Person, klicken auf Kunden benachrichtigen und fügen den Link ein.
• In einer privaten Session mit direktem Link: Es gibt keine Zeile einer organisierenden Person; vergleichen Sie die Liste mit der vereinbarten Gästeliste. Die freien Plätze sind die Kapazität abzüglich der belegten Plätze, oben im Dialog angezeigt.
• Erklärungen: Achten Sie auf leere Kreise oder rote Kreuze in den Erklärungsspalten. Für eine Angabe, die geprüft werden muss, kennt go flow keine Markierung: Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die Zeile den Kundendatensatz und korrigieren Sie ein gewöhnliches Feld dort (benötigt Kunden: Verwalten); Einwilligungs- und Prozessfelder sind dort schreibgeschützt, weil nur der Kunde sie auf der Buchungsseite abgeben oder ändern kann.

Wie Sie einen ganzen Gruppen- oder Firmenkurs einrichten, steht unter Gruppen- oder Firmenkurs durchführen.

Teilnehmer benachrichtigen

Markieren Sie einen oder mehrere Teilnehmer und klicken Sie auf Kunden benachrichtigen, um ihnen eine E-Mail zu verfassen — siehe Kunden benachrichtigen.

Plätze für einen Kunden reservieren

Um Plätze für jemanden freizuhalten, der noch nicht gebucht hat, klicken Sie auf Plätze reservieren (das Lesezeichen-Symbol; sichtbar, solange mindestens ein Platz frei ist und die Session noch nicht begonnen hat). Wählen Sie den Kunden und die Anzahl Plätze und danach, wie lange sie reserviert bleiben — für eine Anzahl Stunden oder bis zu einem Datum und einer Uhrzeit (Zeitzone Ihrer Organisation) vor Beginn der Session. Ist Dem Kunden den Buchungslink per E-Mail senden angekreuzt, erhält der Kunde eine E-Mail mit einer Schaltfläche, über die er die reservierten Plätze bucht; der Dialog zeigt den Link zudem an, damit Sie ihn auch anders weitergeben können. Reservierte Plätze gelten als belegt, bis der Kunde bucht oder die Reservierung endet; danach werden sie automatisch freigegeben. In der Liste erscheint ein reservierter Platz als reserviert, mit dem Ende der Reservierung. Zum Buchen meldet sich der Kunde mit seiner E-Mail-Adresse an; nur dieser Kunde kann die Plätze buchen.

Für jemanden, der noch kein Kunde ist, geben Sie seine E-Mail-Adresse in Kunden suchen oder E-Mail-Adresse eingeben ein und wählen Für … reservieren («noch kein Kunde: wird als eingeladen angelegt»). go flow legt für diese Adresse einen Kunden mit dem Status Eingeladen an — er erscheint in Ihrer Kundenliste — und reserviert die Plätze für ihn; sobald er bucht, wird der Kunde aktiv (siehe Eingeladene Kunden). Gehört die Adresse bereits einem Kunden, wird dieser verwendet.

Wie lange: Reservieren für bietet 1, 3, 6, 12, 24, 48 und 72 Std. (nur Dauern, die vor Beginn der Session enden), Bis 1 Stunde vor Beginn oder Bis zu einem Datum und einer Uhrzeit. Nach dem Bestätigen mit dem Häkchen zeigt der Dialog, ob die E-Mail versandt wurde, und den Buchungslink mit einer Kopier-Schaltfläche. Die E-Mail geht nur hinaus, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat und Ihre E-Mail-Vorlage Platz für dich reserviert verfügbar ist; andernfalls geben Sie den Link selbst weiter.

Grenzen: Der Kunde bucht die reservierten Plätze über den normalen Checkout und bezahlt dort; eine Reservierung funktioniert daher nur in einer Session, die dieser Kunde gerade online buchen könnte. In einer versteckten oder privaten Session, einer nicht buchbaren, einer, deren Öffnungsdatum noch bevorsteht, oder einer eingeschränkten, für die der Kunde nicht berechtigt ist, lässt sich der Link nicht abschliessen — verwenden Sie dann Teilnehmer hinzufügen oder einen Gruppenlink.

Zahlung erfassen

Mit eingeschaltetem Modul Zahlungen zeigt die Spalte Zahlung den Stand jedes Teilnehmers: Bezahlt (mit der Zahlungsart, zum Beispiel «Bezahlt · Cash»), Unbezahlt oder Erlassen. Klicken Sie bei einem unbezahlten Teilnehmer in seiner Zeile auf Zahlung erfassen, prüfen Sie Betrag und Zahlungsart und bestätigen Sie; die Zahlung wird mit Quittung erfasst, die dem Kunden mit einer Bestätigung per E-Mail zugestellt wird. Erlassen vermerkt den Platz stattdessen als kostenlos.

Um mehrere Personen auf einmal abzurechnen — etwa eine Warteschlange am Empfang —, markieren Sie sie und klicken in der Symbolleiste auf Zahlung erfassen. Jede Person zahlt ihre eigenen Plätze zum Session-Preis, angezeigt mit dem Total; wer einen anderen Betrag zahlt, wird in der eigenen Zeile abgerechnet. Berücksichtigt werden nur aktive Teilnehmer, die noch nicht bezahlt haben.

Ein Kunde, der im Checkout die Zahlung am Empfang gewählt hat, zeigt Unbezahlt · am Empfang, mit dem vom Checkout berechneten Betrag vorausgefüllt. Als Zahlungsmethoden stehen Bar, Karte am Empfang und Twint zur Wahl; die Spalte zeigt die Methode in der gespeicherten Form, etwa «Cash».

Verwenden Sie Erlassen, nicht den Betrag 0. Bestätigen Sie eine Zahlung von 0, wird der Platz ohne jede Bestellung als Bezahlt markiert; hatte der Kunde die Zahlung am Empfang gewählt, bleibt zudem seine unbezahlte Bestellung offen — siehe Unbezahlte Empfangsbestellungen. Erfassen Sie keine Zahlung in einer Zeile «Abschluss ausstehend»: Das ist eine Reservierung oder ein laufender Checkout, und der Kunde bezahlt beim Buchen. Zum späteren Prüfen von Bestellungen und Zahlungen siehe Bestellungen und Zahlungen prüfen.

Gruppenmitglieder: Wer sich über den Link einer organisierenden Person angemeldet hat, zeigt Unbezahlt, auch wenn die organisierende Person alle Plätze bezahlt hat — der Platz ist durch deren Buchung gedeckt. Prüfen Sie die Zeile der organisierenden Person, bevor Sie von einem Mitglied Geld nehmen. Bezahlt eine organisierende Person die ganze Gruppe am Empfang, erfassen Sie die Zahlung in ihrer Zeile und prüfen den Betrag: Er ist mit ihren aktuellen Plätzen mal dem Preis vorausgefüllt, und diese Zahl sinkt mit jeder Anmeldung eines Mitglieds.

Nichterscheinen markieren

Markieren Sie Teilnehmer und klicken Sie auf Nicht erschienen, um festzuhalten, dass sie nicht teilgenommen haben. Die Schaltfläche ist erst verfügbar, sobald die Session begonnen hat; die Markierung kann nicht rückgängig gemacht werden. In dieser Liste gibt es keinen Bestätigungsschritt: Die markierten Teilnehmer werden sofort erfasst und verschwinden aus der Liste. Versendet die Session-Ressource die E-Mail Nicht erschienen, erhalten sie diese. In der Agenda-Ansicht des Terminplaners fragt Nicht erschienen zuerst nach einer Bestätigung.

Ankunft: was go flow erfasst

go flow hat keinen Check-in: Es hält nicht fest, dass jemand angekommen ist, und es gibt weder einen Scan am Eingang noch einen Kiosk. Für die Vorbereitung und den Ablauf der Ankunft verwenden Sie, was die Liste erfasst:

• Wer gebucht ist — diese Liste oder die Agenda-Ansicht im Terminplaner mit den Schaltflächen Felder und Drucken für eine Liste auf Papier (siehe Terminplaner).
• Wer bezahlt hat — die Spalte Zahlung und Zahlung erfassen.
• Wer die nötigen Erklärungen abgegeben hat — die Erklärungsspalten.
• Wer nicht gekommen ist — Nicht erschienen nach Beginn. Wen Sie nicht markieren, bleibt als gebucht erfasst.

Teilnehmer stornieren

Markieren Sie Teilnehmer und klicken Sie auf Ausgewählte stornieren:

• Ein Teilnehmer öffnet den Stornodialog für einen einzelnen Kunden, in dem Sie eine allfällige Erstattung regeln und einen freiwilligen Grund angeben können. Nur die Buchung dieses Teilnehmers wird storniert — siehe Einen Teilnehmer stornieren.
• Mehrere Teilnehmer öffnen den Sammel-Stornodialog — beachten Sie, dass die Bestätigung die gesamte Session storniert: Alle noch angemeldeten Teilnehmer werden storniert, auch nicht markierte, reservierte Plätze und Personen auf der Warteliste, und der Session-Dialog wird geschlossen — siehe Die ganze Session stornieren.

Um einige Personen, aber nicht die Session zu stornieren, stornieren Sie sie einzeln. Eine Aktion, die einen Teilnehmer in eine andere Session verschiebt, gibt es nicht — siehe Einen Kunden in eine andere Session verschieben. Betrifft Krankheit, Wetter oder ein Raumproblem eine ganze Session, siehe Ausfälle und Störungen bewältigen.