Benutzer

Auf der Seite Benutzer (Konfigurationen > Benutzer) verwalten Sie, wer Zugriff auf Ihre Organisation in go flow hat, was er sehen und tun darf und wie er eingeladen wird. Das Anlegen eines Benutzers und das Einladen sind zwei getrennte Schritte: Ein neuer Benutzer beginnt mit dem Status Erstellt und bleibt dabei, bis Sie die Einladung ausdrücklich versenden.

Zum Öffnen der Seite benötigen Sie Benutzer: Ansicht, zum Hinzufügen, Importieren, Einladen, Ändern oder Entfernen von Benutzern Benutzer: Verwalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Rezepten für Empfang, Lehrpersonen, Wochenplanung, Buchhaltung und Inhaber finden Sie unter Team einladen und Rollen zuweisen.

Überblick

Die Seite zeigt alle Personen der aktuellen Organisation in einer Tabelle. Oben finden Sie das Suchfeld Benutzer suchen sowie die Aktionen der Symbolleiste: Nach Excel exportieren, Benutzer hochladen, Einladung senden und Benutzer hinzufügen. Auf dem Smartphone liegen dieselben Aktionen in einem Speed-Dial. Ohne Benutzer: Verwalten können Sie suchen und exportieren, der Benutzerdialog öffnet sich schreibgeschützt, und go flow speichert keine Änderungen an Benutzern.

Die Benutzerliste (Spalten und Status)

Jede Zeile zeigt einen Benutzer mit diesen Spalten:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Mobil
• Tags
• Status
• rechts ein Augensymbol, das den Benutzer zum Bearbeiten öffnet

Die Spalte Status zeigt, wo der Benutzer steht:

Status	Bedeutung	Was Sie tun können
Erstellt	Hinzugefügt, noch nicht eingeladen.	Rechte setzen, dann die Einladung senden.
Annahme ausstehend	Einladung versendet, wartet auf die Annahme.	Warten oder die Einladung erneut senden.
Einladung widerrufen	Sie haben die Einladung widerrufen; der Link in der E-Mail funktioniert nicht mehr.	Die Einladung erneut senden oder den Benutzer entfernen.
Aktiv	Hat angenommen und kann sich anmelden.	Rechte ändern, sperren oder entfernen.
Gesperrt	Die Person kann sich nicht bei Ihrer Organisation anmelden; ihre offenen Sessions darin endeten, als die Sperre gespeichert wurde. Zugang zu einem anderen Betrieb in go flow ist nicht betroffen.	Als aktiv setzen im Benutzerdialog stellt den Zugriff wieder her.
Benutzer hat abgelehnt	Die Person hat die Einladung abgelehnt.	Die Einladung erneut senden.

E-Mail-Bestätigung ausstehend ist eine ältere Form einer ausstehenden Einladung: Ihr Link funktioniert nicht mehr, senden Sie die Einladung deshalb erneut. Die Liste kennt einige weitere Bezeichnungen (Mobilbestätigung ausstehend, MFA-Bestätigung ausstehend, Benutzer gesperrt); das Dashboard setzt sie im normalen Betrieb nicht. Entfernte Benutzer verschwinden aus der Liste.

Suchen und exportieren

Tippen Sie in das Feld Benutzer suchen, um die Liste während der Eingabe zu filtern.

Zum Exportieren wählen Sie die gewünschten Zeilen aus und klicken auf Nach Excel exportieren. Die Aktion ist erst aktiv, wenn mindestens eine Zeile ausgewählt ist, und exportiert genau die ausgewählten Zeilen in eine CSV-Datei.

Benutzer hinzufügen (legt einen ausstehenden Benutzer an)

Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzerdialog zu öffnen und einen neuen Benutzer anzulegen. Geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil ein, fügen Sie optional Tags hinzu und weisen Sie Rollen und Rechte zu (siehe Rollen, Rechte und Statusänderungen).

Beim Speichern wird der Benutzer mit dem Status Erstellt angelegt — es wird zu diesem Zeitpunkt keine Einladungs-E-Mail versendet. Der Benutzer bleibt ausstehend, bis Sie die Einladung als gesonderte Aktion versenden (nächster Abschnitt).

Durchsuchen Sie die Liste, bevor Sie jemanden hinzufügen: Wird eine E-Mail-Adresse hinzugefügt (oder importiert), die bereits einem Benutzer Ihrer Organisation gehört, setzt go flow diesen Benutzer auf Erstellt zurück (Einladung widerrufen, wenn seine Einladung ausstehend war). Das Hinzufügen ersetzt ausserdem seine Rechte in dieser Organisation und auf ihren Kalendern durch die des neuen Eintrags; ein Import lässt seine Rechte unverändert. Um einen bestehenden Benutzer zu ändern, öffnen Sie stattdessen seine Zeile.

Solange der Status des Benutzers Erstellt ist, kann der Dialog ausserdem Vorhandenen Gruppenbenutzer auswählen anzeigen; in der aktuellen Version füllt die Auswahl einer Person dort nichts aus (siehe Benutzerdetails).

Einladung senden

Das Senden der Einladung ist eine eigene Aktion, getrennt vom Hinzufügen eines Benutzers:

1. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer in der Liste aus.
2. Klicken Sie auf Einladung senden.
3. Prüfen Sie im Dialog Einladung an ausgewählte Benutzer senden jeden Namen und dessen aktuellen Status und klicken Sie dann auf Senden.

Eingeladen werden können Benutzer mit dem Status Erstellt, Annahme ausstehend, Einladung widerrufen, Benutzer hat abgelehnt oder E-Mail-Bestätigung ausstehend. Die Aktion wird verfügbar, sobald mindestens ein ausgewählter Benutzer infrage kommt; alle anderen ausgewählten Benutzer bleiben einfach aussen vor — der Bestätigungsdialog listet genau die Empfänger auf. Das Senden setzt diese Benutzer auf Annahme ausstehend, und die Einladungs-E-Mail geht mit der nächsten Synchronisierung hinaus. Um eine Einladung erneut zu senden, führen Sie Einladung senden einfach noch einmal für einen Benutzer aus, der weiterhin auf Annahme ausstehend steht. Das Senden an eine Person, deren Einladung widerrufen oder abgelehnt wurde, öffnet die Einladung wieder, und der Link in ihrer früheren E-Mail funktioniert wieder.

Zum eigenständigen Ablauf und dazu, was die Person erhält, siehe Einladungen senden.

Benutzer aus CSV importieren

Um mehrere Benutzer auf einmal anzulegen, verwenden Sie Benutzer hochladen (auf dem Smartphone im Speed-Dial verfügbar). Erstellen Sie eine .csv-Datei mit diesen Spalten:

• FirstName
• LastName
• Email
• DialCode
• Mobile
• Tags
• CalendarResource

Der Upload-Dialog bietet eine Schaltfläche Vorlage herunterladen, die eine fertige Ausgangsdatei mit den korrekten Spaltenüberschriften herunterlädt. Jede gültige Zeile wird zu einem Benutzer mit dem Status Erstellt und ohne Rechte — importierte Benutzer werden nicht automatisch eingeladen; Rechte und Einladungen vergeben Sie in gesonderten Schritten. Den vollständigen Importablauf samt der genauen Prüfregeln finden Sie unter Benutzer aus Datei importieren.

Rollen, Rechte und Statusänderungen

Öffnen Sie einen Benutzer über das Augensymbol, um ihn im bildschirmfüllenden Benutzerdialog zu bearbeiten. Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil sind Pflichtfelder; Tags sind optional. Diese Identitätsfelder lassen sich nur ändern, solange der Benutzer auf Erstellt, Annahme ausstehend oder Einladung widerrufen steht — bei jedem anderen Status sind sie gesperrt, und der Dialog zeigt „Diese Parameter können nur bei neu erstellten Benutzern bearbeitet werden.“ Den vollständigen Dialog finden Sie unter Benutzerdetails.

Statusänderungen. Die Status-Optionen hängen vom aktuellen Zustand des Benutzers ab — ein erstellter Benutzer bietet etwa Erstellt oder Benutzer entfernen; ein aktiver Benutzer bietet Aktiv, Benutzer sperren oder Benutzer entfernen; ein Benutzer mit Annahme ausstehend bietet Annahme ausstehend, Einladung widerrufen oder Benutzer entfernen; ein gesperrter Benutzer bietet Als aktiv setzen oder Benutzer entfernen.

Kontaktrollen. Aktivieren Sie unter Benutzerrollen nach Bedarf Hauptkontakt, Rechnungskontakt, Technischer Kontakt und Kalender-Ressource, um die Rolle des Benutzers in der Organisation festzulegen. Die ersten drei fügen zusätzlich die Kunden- und Finanzseiten zum Menü hinzu, doch ohne Recht Kunden kann nur der Rechnungskontakt die Journal-, E-Mail- und Finanzlisten öffnen – die anderen beiden werden dabei abgemeldet; Kalender-Ressource legt keinen Kalender an und gibt keinen Zugriff darauf.

Rechte. Legen Sie unter Benutzerrechte je Bereich Ansicht- oder Verwalten-Zugriff fest. Auf der Organisationsebene umfasst dies Organisation, Konfiguration & Einstellungen, Benutzer, Kunden und Analytik (nur Ansicht), in einem Mandanten mit nur einer Organisation zudem Audit-Protokoll (nur Ansicht); umfasst Ihr Mandant mehr als eine Organisation, wird zusätzlich eine Gruppenebene mit Konfiguration & Einstellungen und Audit-Protokoll angezeigt. Unter Ressourcen vergeben Sie Ansicht oder Verwalten je Ressource, mit einer Alle-Option für alle Ressourcen auf einmal. Was jedes Recht öffnet, steht unter Benutzerdetails. Kurz: Wer Sessions generiert, aktiviert oder bearbeitet, braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten und Organisation: Verwalten; wer Teilnehmer hinzufügt oder storniert oder Nichterscheinen erfasst, braucht Konfiguration & Einstellungen: Verwalten.

Sie können nur Rechte und Rollen vergeben, die Sie selbst besitzen, und Ihre eigenen Rollen oder Rechte nicht ändern — diese Bedienelemente sind für Ihr eigenes Konto deaktiviert.

Zweiter Faktor und Passwörter

Jeder Benutzer meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse, seinem Passwort und einem sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App an. Die App wird bei der ersten Anmeldung durch Scannen eines QR-Codes eingerichtet; siehe Anmeldung. Das Passwort oder den Authenticator einer Kollegin oder eines Kollegen können Sie auf dieser Seite weder sehen noch setzen oder zurücksetzen: Die Person nutzt Probleme bei der Anmeldung? auf der Anmeldeseite (siehe MFA zurücksetzen).

Wenn sich Aufgaben ändern oder jemand geht

• Aufgaben ändern sich. Öffnen Sie den Benutzer, passen Sie die Rechte an und speichern Sie. Die Änderung wirkt, sobald sie bei go flow ankommt; hat sich das Menü der Person nicht geändert, bitten Sie sie, sich ab- und wieder anzumelden. Prüfen Sie danach, was sie sieht und was nicht (siehe Team einladen und Rollen zuweisen).
• Vorübergehende Abwesenheit. Wählen Sie Benutzer sperren und speichern Sie. Die Person kann sich nicht mehr bei Ihrer Organisation anmelden, und ihre offenen Sessions darin enden sofort; Zugang zu einem anderen Betrieb in go flow ist nicht betroffen, und ihre Rechte bleiben, wie sie sind. Kommt die Person zurück, wählen Sie Als aktiv setzen und speichern Sie; sie meldet sich dann erneut an.
• Jemand geht. Wählen Sie Benutzer entfernen und speichern Sie. Die Person wird sofort abgemeldet, verschwindet aus der Liste und kann sich nicht mehr bei Ihrer Organisation anmelden; Zugriff auf andere Betriebe in go flow bleibt bestehen. Nichts, was sie erfasst hat, wird gelöscht: Buchungen, Zahlungen, Journaleinträge und Nachrichten bleiben, und der Änderungsverlauf nennt weiterhin, wer sie angelegt oder geändert hat.
• Rückkehr. Fügen Sie die Person mit derselben E-Mail-Adresse erneut hinzu; go flow verwendet ihr bisheriges Konto. Setzen Sie die Rechte und senden Sie eine neue Einladung.

Das Entfernen oder Sperren eines Benutzers ändert keine Ressourcen, Sessions oder Buchungen. Hatte die Person eine eigene Kalender-Ressource, ändern oder deaktivieren Sie diese unter Konfigurationen > Ressourcen (siehe Ressourcenverwaltung) und verschieben Sie ihre künftigen Termine.