Benutzerverwaltung

Auf der Seite Benutzer verwalten Sie, wer Zugriff auf Ihre go-flow-Organisation hat, was er sehen und tun darf und wie er eingeladen wird. Das Anlegen eines Benutzers und das Einladen sind zwei getrennte Schritte: Ein neuer Benutzer beginnt mit dem Status Erstellt und bleibt dabei, bis Sie die Einladung ausdrücklich versenden.

Überblick

Die Seite zeigt alle Personen der aktuellen Organisation in einer Tabelle. Oben finden Sie das Suchfeld Benutzer suchen sowie die Aktionen der Symbolleiste: Nach Excel exportieren, Benutzer hochladen, Einladung senden und Benutzer hinzufügen. Auf dem Smartphone liegen dieselben Aktionen in einem Speed-Dial.

Die Benutzerliste (Spalten und Status)

Jede Zeile zeigt einen Benutzer mit diesen Spalten:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Mobil
• Tags
• Status
• rechts ein Augensymbol, das den Benutzer zum Bearbeiten öffnet

Die Spalte Status zeigt, wo sich der Benutzer in seinem Lebenszyklus befindet:

• Erstellt — hinzugefügt, aber noch nicht eingeladen.
• Aktiv — hat die Einladung angenommen und kann sich anmelden.
• Gesperrt / Benutzer gesperrt — der Zugriff ist blockiert; Als aktiv setzen im Benutzerdialog stellt ihn wieder her.
• E-Mail-Bestätigung ausstehend — wartet auf die Bestätigung der E-Mail-Adresse.
• Mobilbestätigung ausstehend — wartet auf die Bestätigung der Mobilnummer.
• MFA-Bestätigung ausstehend — wartet auf die Einrichtung der Mehr-Faktor-Authentifizierung.
• Annahme ausstehend — Einladung versendet, wartet auf Annahme durch den Benutzer.
• Einladung beim Speichern entfernen — eine versendete Einladung wird zurückgezogen.
• Benutzer hat abgelehnt — der Benutzer hat die Einladung abgelehnt.
• Benutzer beim Speichern entfernen — zur Entfernung markiert.

Suchen und exportieren

Tippen Sie in das Feld Benutzer suchen, um die Liste während der Eingabe zu filtern.

Zum Exportieren wählen Sie die gewünschten Zeilen aus und klicken auf Nach Excel exportieren. Die Aktion ist erst aktiv, wenn mindestens eine Zeile ausgewählt ist, und exportiert genau die ausgewählten Zeilen in eine CSV-Datei.

Benutzer hinzufügen (legt einen ausstehenden Benutzer an)

Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzerdialog zu öffnen und einen neuen Benutzer anzulegen. Geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil ein, fügen Sie optional Tags hinzu und weisen Sie Rollen und Rechte zu (siehe Rollen, Rechte und Statusänderungen).

Beim Speichern wird der Benutzer mit dem Status Erstellt angelegt — es wird zu diesem Zeitpunkt keine Einladungs-E-Mail versendet. Der Benutzer bleibt ausstehend, bis Sie die Einladung als gesonderte Aktion versenden (nächster Abschnitt).

Solange der Status des Benutzers Erstellt ist, können Sie außerdem über Vorhandenen Gruppenbenutzer auswählen eine Person, die bereits in einer anderen Organisation Ihrer Gruppe existiert, mit dieser Organisation verknüpfen, statt ein völlig neues Konto anzulegen.

Einladung senden

Das Senden der Einladung ist eine eigene Aktion, getrennt vom Hinzufügen eines Benutzers:

1. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer in der Liste aus.
2. Klicken Sie auf Einladung senden.
3. Prüfen Sie im Dialog Einladung an ausgewählte Benutzer senden jeden Namen und dessen aktuellen Status und klicken Sie dann auf Senden.

Eingeladen werden können nur Benutzer mit dem Status Erstellt oder Annahme ausstehend. Die Aktion wird verfügbar, sobald mindestens ein ausgewählter Benutzer infrage kommt; alle anderen ausgewählten Benutzer bleiben einfach außen vor — der Bestätigungsdialog listet genau die Empfänger auf. Das Senden setzt diese Benutzer auf Annahme ausstehend, und die Einladungs-E-Mail geht mit der nächsten Synchronisierung hinaus. Um eine Einladung erneut zu senden, führen Sie Einladung senden einfach noch einmal für einen Benutzer aus, der weiterhin auf Annahme ausstehend steht.

Zum eigenständigen Ablauf siehe Einladung senden.

Benutzer aus CSV importieren

Um mehrere Benutzer auf einmal anzulegen, verwenden Sie Benutzer hochladen (auf dem Smartphone im Speed-Dial verfügbar). Erstellen Sie eine .csv-Datei mit diesen Spalten:

• FirstName
• LastName
• Email
• DialCode
• Mobile
• Tags
• CalendarResource

Der Upload-Dialog bietet eine Schaltfläche Vorlage herunterladen, die eine fertige Ausgangsdatei mit den korrekten Spaltenüberschriften herunterlädt. Jede gültige Zeile wird zu einem Benutzer mit dem Status Erstellt — importierte Benutzer werden nicht automatisch eingeladen; die Einladungen versenden Sie weiterhin als gesonderten Schritt. Den vollständigen Importablauf samt der genauen Prüfregeln finden Sie unter Benutzer hochladen.

Rollen, Rechte und Statusänderungen

Öffnen Sie einen Benutzer über das Augensymbol, um ihn im bildschirmfüllenden Benutzerdialog zu bearbeiten. Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil sind Pflichtfelder; Tags sind optional. Diese Identitätsfelder lassen sich nur ändern, solange der Benutzer auf Erstellt, Annahme ausstehend oder Einladung beim Speichern entfernen steht — bei jedem anderen Status sind sie gesperrt, und der Dialog zeigt „Diese Parameter können nur bei neu erstellten Benutzern bearbeitet werden." Den vollständigen Dialog finden Sie unter Benutzerdialog.

Statusänderungen. Die Status-Optionen hängen vom aktuellen Zustand des Benutzers ab — ein erstellter Benutzer bietet etwa Erstellt oder Benutzer entfernen; ein aktiver Benutzer bietet Aktiv, Benutzer sperren oder Benutzer entfernen; ein Benutzer mit Annahme ausstehend bietet E-Mail-Bestätigung ausstehend, Einladung widerrufen oder Benutzer entfernen; ein gesperrter Benutzer bietet Als aktiv setzen oder Benutzer entfernen. Mit Benutzer entfernen markieren Sie das Konto zur Entfernung.

Kontaktrollen. Aktivieren Sie unter Benutzerrollen nach Bedarf Hauptkontakt, Rechnungskontakt, Technischer Kontakt und Kalender-Ressource, um die Rolle des Benutzers in der Organisation festzulegen.

Rechte. Legen Sie unter Benutzerrechte je Bereich Ansicht- oder Verwalten-Zugriff fest. Auf der Organisationsebene umfasst dies Organisation, Konfiguration & Einstellungen, Benutzer, Kunden und Analytik (nur Ansicht); umfasst Ihre Gruppe mehr als eine Organisation, wird zusätzlich eine Gruppenebene (Konfiguration & Einstellungen) angezeigt. Sie können Ansicht- oder Verwalten-Zugriff je Ressource vergeben, mit einer Alle-Option, um alle Ressourcen auf einmal abzudecken.

Ihre eigenen Rollen oder Rechte können Sie nicht ändern — diese Bedienelemente sind für Ihr eigenes Konto deaktiviert.