Kalender

Der Terminplaner ist die zentrale Kalenderansicht, in der Sie alle Termine und Sitzungen Ihrer Organisation verwalten.

Kalenderansichten

Der Kalender bietet fünf Ansichten — Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Agenda —, die Sie über das Menü Ansicht in der Symbolleiste wählen. Mit den Pfeilschaltflächen blättern Sie vor und zurück; über die Datumsauswahl, die auch Wochennummern anzeigt, springen Sie direkt zu einem bestimmten Datum.

In der Agenda-Ansicht können Sie über die zusätzliche Schaltfläche Felder wählen, welche Kundenangaben (z. B. E-Mail oder Mobilnummer) zu den einzelnen Teilnehmern angezeigt werden.

Ressourcen wählen

Hat Ihre Organisation mehrere Ressourcen, zeigt die Symbolleiste für jede ein Avatar-Symbol. Klicken Sie auf ein Avatar, um die Termine dieser Ressource ein- oder auszublenden; passen nicht alle in die Leiste, werden die übrigen hinter einer "+N"-Schaltfläche zusammengefasst.

Standardmässig entspricht jede Spalte im Kalender einem Tag, und die Termine aller ausgewählten Ressourcen teilen sich diese Spalte. Sind mindestens zwei Ressourcen ausgewählt, teilt Gruppenressourcen jeden Tag in eine Spalte pro Ressource auf; Ressourcen-Gruppierung aufheben führt sie wieder zusammen. Die Gruppierung ist nur am Desktop verfügbar.

Termine erstellen

Doppelklicken Sie auf ein freies Zeitfenster, um einen neuen Termin zu erstellen (auf Touch-Geräten genügt ein einfaches Tippen). Im sich öffnenden Dialog erfassen Sie die Termindetails; nach dem Speichern erscheint der Termin im Kalender.

Termine verschieben und in der Grösse ändern

Am Desktop können Sie einen Termin direkt im Kalender neu planen, indem Sie ihn ziehen. Ziehen und Ablegen sowie das Ändern der Grösse stehen auf Touch-Geräten nicht zur Verfügung — öffnen Sie den Termin auf einem Smartphone oder Tablet stattdessen und ändern Sie seine Uhrzeit im Bearbeitungsdialog.

Zum Verschieben eines Termins ziehen Sie ihn auf ein anderes Zeitfenster. Bei gruppierten Ressourcen wird er beim Ziehen in die Spalte einer anderen Ressource zugleich dieser Ressource zugewiesen.

Zum Ändern der Grösse eines Termins ziehen Sie seine Ober- oder Unterkante nach oben oder unten. Die Grössenänderung verändert die Kante, die Sie ziehen — die Unterkante verändert die Endzeit, die Oberkante die Startzeit — in beiden Fällen wird der Termin verkürzt oder verlängert. Sitzungen können nicht in der Grösse geändert (nur verschoben) werden, da sich die Dauer einer Sitzung aus ihren Kapazitäts- und Platz-Einstellungen ergibt und nicht aus dem Kalenderblock.

Bevor ein Verschieben oder eine Grössenänderung gespeichert wird, werden Sie mit Termin aktualisieren? um Bestätigung gebeten:

• OK übernimmt die Änderung sofort und speichert sie (und synchronisiert sie umgehend in die Cloud, wenn Sie online sind — siehe Offline arbeiten weiter unten). Der Kunde wird nicht automatisch über die neue Uhrzeit benachrichtigt; informieren Sie ihn daher separat, falls die Änderung ihn betrifft.
• Abbrechen setzt den Termin auf sein ursprüngliches Zeitfenster zurück und speichert nichts.

Warum manche Sitzungen ohne Rückfrage verschoben werden. Eine Sitzung ohne aktive Teilnehmer — ohne aktive Buchungen, Reservierungen, Anwesenheiten oder Wartelisteneinträge (nur stornierte, abgelaufene oder Nichterschienen-Einträge, oder gar keine) — wird stillschweigend, ohne Bestätigung, verschoben. Das ist beabsichtigt und kein Fehler: Ist niemand gebucht, gibt es nichts zu stören, und die Rückfrage entfällt. Bei jedem regulären Termin und bei jeder Sitzung mit mindestens einem aktiven Teilnehmer wird immer zuerst Termin aktualisieren? angezeigt.

Ein Beispiel: Sie ziehen einen 30-minütigen Haarschnitt von 10:00 auf 10:30 in der Spalte desselben Stylisten. Ein Dialog fragt Termin aktualisieren? — ein Klick auf OK verschiebt und speichert ihn, der Kunde wird aber nicht automatisch informiert. Ziehen Sie eine Yoga-Kurs-Sitzung, die zu 12/16 gebucht ist, auf eine neue Uhrzeit, erscheint dieselbe Bestätigung, weil sie aktive Buchungen hat — ein leeres, noch nicht gebuchtes Yoga-Kurs-Zeitfenster wird dagegen sofort ohne Rückfrage verschoben.

Sitzungen im Kalender

Eine Sitzung ist ein Gruppentermin mit fester Kapazität, den mehrere Kunden buchen können. Der Kalendereintrag zeigt den Sitzungsnamen, die gebuchten Plätze im Verhältnis zur Kapazität (z. B. 5/12) und die Uhrzeit; ausstehende Reservierungen, ausstehende Annahmen und Wartelisten-Zahlen werden ebenfalls auf dem Eintrag angezeigt, und solange eine Reservierung gehalten wird, läuft ein Countdown-Balken auf dem Eintrag, bis der Halt abläuft. Mit einem Doppelklick öffnen Sie eine aktive Sitzung zur Bearbeitung — siehe die Seite Sitzung bearbeiten.

Geplante Sitzungen

Sitzungen, die über den Dialog Generieren erstellt oder per Sitzungs-Chip aus der Symbolleiste in den Kalender gezogen wurden, starten als Geplant. Geplante Sitzungen werden gestrichelt dargestellt, lassen sich nicht öffnen und können von Kunden nicht gebucht werden. Veröffentlichen Sie sie über das Häkchen auf dem jeweiligen Eintrag oder mit Alle aktivieren in der Symbolleiste, um alle geplanten Sitzungen auf einmal zu veröffentlichen; das Kreuz auf einem Eintrag entfernt ihn, und Alle geplanten entfernen verwirft sie alle. Das Kreuz steht auch bei aktiven Sitzungen zur Verfügung, die noch keine Buchungen haben.

Nutzt Ihre Organisation Sitzungen, zeigt die Symbolleiste am Desktop für jede Sitzung einen Chip: Ziehen Sie einen Chip auf ein freies Zeitfenster, um dort eine geplante Sitzung anzulegen.

Sichtbarkeits- und Buchbarkeits-Symbole

Einträge mit besonderen Sichtbarkeits- oder Buchbarkeitseinstellungen tragen kleine Symbole — Versteckt, Privat, Eingeschränkt, Nicht buchbar oder Buchbar ab Datum (mit dem Öffnungsdatum) — entsprechend der Legende Sichtbarkeit & Buchbarkeit am unteren Rand des Kalenders. Als demnächst maskierte Einträge erscheinen bis zu ihrem Öffnungsdatum abgedunkelt.

Auslastungs-Heatmap

Die Schaltfläche Auslastungs-Heatmap färbt jeden Termin nach seiner Auslastung ein — von frei bis ausgebucht — statt nach seiner Ressourcenfarbe, mit einer Legende Frei > Ausgebucht am unteren Rand des Kalenders.

Wie voll ein Eintrag ist, wird je nach Art unterschiedlich gemessen:

• Sitzungen verwenden ihr tatsächliches Füllverhältnis: gebuchte Plätze geteilt durch die Kapazität. Ein Gruppenschwimmen mit Kapazität 12 und 3 Buchungen liegt nahe am Frei-Ende des Verlaufs; dieselbe Sitzung bei 11/12 liegt nahe an Ausgebucht.
• Reguläre Einzeltermine haben keine Teilbelegung — ein einziger gebuchter Platz ist per Definition ausgebucht —, sodass sie immer am Ausgebucht-Ende des jeweils aktiven Schemas dargestellt werden. In der Praxis ist der Verlauf nur bei Sitzungen aussagekräftig.

Solange die Heatmap aktiv ist, bietet die Schaltfläche beim Überfahren eine Auswahl aus drei Farbschemata:

• Gelb > Grün (Standard) — freie Plätze sind gelb, ausgebuchte grün.
• Hell > Dunkelgrün — heller bei frei, dunkler mit zunehmender Füllung.
• Ressourcenfarbe — Abstufungen von einem blassen Ton der eigenen Ressourcenfarbe bis zur vollen Farbe, je mehr Buchungen hinzukommen.

Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche schaltet die Heatmap wieder aus. Ihre Heatmap-Wahl (ein/aus und Schema) wird pro Benutzer in diesem Browser gespeichert — sie wird nicht mit anderen Mitarbeitenden geteilt und nicht auf ein anderes Gerät übertragen. Wie die Gruppierung ist auch die Heatmap-Umschaltung auf den Desktop ausgerichtet; die Schema-Auswahl erscheint beim Überfahren und lässt sich daher am besten mit einer Maus nutzen.

Offline arbeiten

Der Terminplaner funktioniert weiter, wenn Ihre Verbindung abbricht. Jede Änderung, die Sie vornehmen — einen Termin erstellen, verschieben, in der Grösse ändern oder stornieren oder Sitzungen generieren —, wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und wartet nie auf das Netzwerk, sodass der Kalender reaktionsfähig bleibt, ob online oder nicht.

Das Wolkensymbol in der oberen Leiste zeigt den Synchronisierungsstatus:

• Grüne Wolke mit Häkchen — alles ist in der Cloud gespeichert.
• Bernsteinfarbene Wolke mit kleinem "!" — Sie haben lokale Änderungen, die noch nicht synchronisiert wurden.
• Sich drehendes Symbol — eine Synchronisierung läuft.
• Offline — der Tooltip zeigt Offline — noch nicht synchronisiert oder Offline — zuletzt synchronisiert … mit dem Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Synchronisierung.

Offline vorgenommene Änderungen werden in eine Warteschlange gestellt und automatisch hochgeladen, sobald Sie wieder verbunden sind. Die Synchronisierung läuft ausserdem von selbst etwa alle 30 Sekunden, und Sie können sie jederzeit durch Klicken auf das Wolkensymbol erzwingen. Schlägt eine Synchronisierung mittendrin fehl, bleiben Ihre in der Warteschlange befindlichen Änderungen erhalten und werden beim nächsten Versuch einfach erneut übertragen — nichts geht stillschweigend verloren.

Der Kalender speichert etwa ein Zwei-Wochen-Fenster zwischen (rund zwei Wochen zurück und voraus), sodass Sie kürzliche und bevorstehende Daten offline durchblättern können. Jede nicht synchronisierte Änderung wird unabhängig von diesem Fenster aufbewahrt, bis sie erfolgreich hochgeladen wurde.

Ein Beispiel: Ihr WLAN fällt mitten in der Schicht aus. Sie ziehen dennoch drei Termine auf neue Uhrzeiten und erstellen eine neue Buchung — jede Speicherung gelingt lokal, und das Wolkensymbol wird bernsteinfarben mit einem kleinen "!". Sobald die Verbindung zurückkehrt, werden innerhalb von rund 30 Sekunden (oder sofort, wenn Sie auf das Wolkensymbol klicken) alle vier Änderungen hochgeladen, und das Symbol wird grün.

Nach Status filtern

Über Statusanzeige festlegen wählen Sie, welche Terminstatus im Kalender angezeigt werden.

Sitzungen generieren und Drucken

Für Organisationen mit Sitzungsressourcen enthält die Symbolleiste die Schaltfläche Generieren, die nur in der Wochen- und Arbeitswochen-Ansicht aktiv ist — siehe die Seite Sitzungen generieren. Die Schaltfläche Generieren wird auch auf Touch-Geräten angezeigt, bleibt dort aber ebenso wie am Desktop deaktiviert, solange Sie sich nicht in der Wochen- oder Arbeitswochen-Ansicht befinden. Über Drucken drucken Sie die aktuelle Kalenderansicht.