Terminplaner

Der Terminplaner ist die zentrale Kalenderansicht, in der Sie alle Termine und Sessions Ihrer Organisation verwalten. Sie öffnen ihn über Terminplaner im Hauptmenü.

Kalenderansichten

Der Terminplaner bietet fünf Ansichten — Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Agenda —, die Sie über das Menü Ansicht in der Symbolleiste wählen. Mit den Pfeilschaltflächen blättern Sie vor und zurück; über die Datumsauswahl, die auch Wochennummern anzeigt, springen Sie direkt zu einem bestimmten Datum. Arbeitswoche zeigt nur die Arbeitstage Ihrer Organisation. Agenda listet die sieben Tage ab dem gewählten Datum auf, mit den Teilnehmern jeder Session darunter.

Für die Tagesbesprechung öffnen Sie Tag oder Agenda, wählen die Teilnehmerangaben, die Ihr Team braucht, und nutzen Drucken (siehe Sessions generieren und Drucken weiter unten).

Agenda: Teilnehmer, Zahlungsstand und Nichterscheinen

In der Agenda-Ansicht können Sie über die zusätzliche Schaltfläche Felder wählen, welche Kundenangaben (z. B. E-Mail oder Mobilnummer) zu den einzelnen Teilnehmern angezeigt werden. Standardmässig sind es E-Mail, Mobilnummer und alle Einwilligungs- und Prozessfelder; Ihre Auswahl wird in diesem Browser gespeichert. Welche Teilnehmer erscheinen, richtet sich nach Statusanzeige festlegen (siehe Nach Status filtern weiter unten) — Kunden auf der Warteliste werden beispielsweise aufgeführt, solange der Status Warteliste markiert ist.

Sind Zahlungen eingeschaltet, zeigt jeder gebuchte Teilnehmer zudem seinen Zahlungsstand: Bezahlt (gefolgt von der Zahlungsart, sofern eine erfasst wurde), Unbezahlt, Unbezahlt · am Empfang bei Kunden, die am Empfang zahlen wollen, oder Erlassen. Bei unbezahlten Teilnehmern einer aktiven Session steht direkt in der Zeile die Schaltfläche Zahlung erfassen; dafür brauchen Sie Verwalten bei Konfiguration & Einstellungen oder Kunden oder die Rolle Rechnungskontakt. Sobald eine Session begonnen hat, hält die Schaltfläche Nicht erschienen bei jedem Teilnehmer fest, dass er nicht teilgenommen hat — nach einer Bestätigung, die darauf hinweist, dass sich das nicht rückgängig machen lässt; dafür brauchen Sie Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten. Dieselben Aktionen finden Sie in der Teilnehmerliste der Session.

Ressourcen wählen

Hat Ihre Organisation mehrere Ressourcen, zeigt die Symbolleiste für jede ein Avatar-Symbol. Klicken Sie auf ein Avatar, um die Termine dieser Ressource ein- oder auszublenden; passen nicht alle in die Leiste, werden die übrigen hinter einer "+N"-Schaltfläche zusammengefasst. Mindestens eine Ressource bleibt immer ausgewählt, und Ihre Auswahl wird gespeichert. Die Avatare sind Ihre Standard-Ressourcen (Personen, Räume, Geräte); eine Session erscheint im Kalender der Standard-Ressource, auf der sie angelegt wurde.

Standardmässig entspricht jede Spalte im Kalender einem Tag, und die Termine aller ausgewählten Ressourcen teilen sich diese Spalte. Sind mindestens zwei Ressourcen ausgewählt, teilt Gruppenressourcen jeden Tag in eine Spalte pro Ressource auf; Ressourcen-Gruppierung aufheben führt sie wieder zusammen. Die Gruppierung ist nur am Desktop verfügbar.

Termine erstellen

Doppelklicken Sie auf ein freies Zeitfenster, um einen neuen Termin zu erstellen (auf Touch-Geräten genügt ein einfaches Tippen). Im sich öffnenden Dialog erfassen Sie die Termindetails; nach dem Speichern erscheint der Termin im Kalender.

Nutzt Ihre Organisation Behandlungen, enthält der Dialog ein Behandlungsfeld; es entfällt ganz, wenn das Modul Behandlungen deaktiviert ist, wenn keine Behandlungen erfasst sind oder wenn Ihre Organisation keine buchbaren Mitarbeitenden- oder Anbieter-Ressourcen hat. Solange Sie noch keine Ressource gewählt haben, zeigt das Feld Behandlung - zuerst Ressource auswählen; sobald eine Ressource gewählt ist, wird daraus Behandlung auswählen. Das Kundenfeld listet nur aktive Kunden Ihrer Organisation auf, jeweils als "Name (E-Mail)" (nur der Name, wenn für den Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist).

Das Feld Videotermin bietet der Dialog nur an, wenn die Videotelefonie für Ihre Organisation vollständig eingerichtet ist (das Video-Modul aktiviert und mit vollständigen Zugangsdaten hinterlegt); bereits als Videotermin gebuchte Termine behalten das Feld, sodass Sie sie weiterhin öffnen und bearbeiten können, auch wenn die Videotelefonie später wieder deaktiviert wird. Ist es angekreuzt, zeigen die Felder Kunden-Video-URL und Ressourcen-Video-URL Adressen, die nicht zum Termin gehören; geben Sie sie nicht weiter und öffnen Sie sie nicht — siehe Videotermine durchführen.

Termine verschieben und in der Grösse ändern

Am Desktop können Sie einen Termin direkt im Kalender neu planen, indem Sie ihn ziehen. Ziehen und Ablegen sowie das Ändern der Grösse stehen auf Touch-Geräten nicht zur Verfügung — öffnen Sie den Termin auf einem Smartphone oder Tablet stattdessen und ändern Sie seine Uhrzeit im Bearbeitungsdialog.

Zum Verschieben eines Termins ziehen Sie ihn auf ein anderes Zeitfenster. Bei gruppierten Ressourcen wird er beim Ziehen in die Spalte einer anderen Ressource zugleich dieser Ressource zugewiesen.

Zum Ändern der Grösse eines Termins ziehen Sie seine Ober- oder Unterkante nach oben oder unten. Die Grössenänderung verändert die Kante, die Sie ziehen — die Unterkante verändert die Endzeit, die Oberkante die Startzeit — in beiden Fällen wird der Termin verkürzt oder verlängert. Sessions können nicht in der Grösse geändert (nur verschoben) werden, da sich ihre Dauer beim Anlegen aus der Dauer (Min) der Session ergibt.

Bevor ein Verschieben oder eine Grössenänderung gespeichert wird, werden Sie mit Termin aktualisieren? um Bestätigung gebeten:

• OK übernimmt die Änderung sofort und speichert sie (und synchronisiert sie umgehend in die Cloud, wenn Sie online sind — siehe Offline arbeiten weiter unten). Der Kunde wird nicht automatisch über die neue Uhrzeit benachrichtigt; informieren Sie ihn daher separat, falls die Änderung ihn betrifft.
• Abbrechen setzt den Termin auf sein ursprüngliches Zeitfenster zurück und speichert nichts.

Warum manche Sessions ohne Rückfrage verschoben werden. Eine Session ohne aktive Teilnehmer — ohne aktive Buchungen, Reservierungen, Anwesenheiten oder Wartelisteneinträge (nur stornierte, abgelaufene oder Nichterschienen-Einträge, oder gar keine) — wird stillschweigend, ohne Bestätigung, verschoben. Das ist beabsichtigt und kein Fehler: Ist niemand gebucht, gibt es nichts zu stören, und die Rückfrage entfällt. Bei jedem regulären Termin und bei jeder Session mit mindestens einem aktiven Teilnehmer wird immer zuerst Termin aktualisieren? angezeigt.

Was eine verschobene Session behält. Eine Session behält beim Verschieben ihre Kapazität, ihre Teilnehmer und ihre Sichtbarkeitseinstellungen; ziehen Sie sie in die Spalte einer anderen Ressource, wechselt sie in deren Kalender. Bereits geplante Erinnerungen der gebuchten Teilnehmer werden auf die neue Uhrzeit verschoben, eine Nachricht über die Änderung wird aber nicht versendet. Müssen Sessions wegen Krankheit, Wetter oder eines unbenutzbaren Raums verschoben oder abgesagt werden, folgen Sie Ausfälle und Störungen bewältigen.

Ein Beispiel: Sie ziehen einen 30-minütigen Haarschnitt von 10:00 auf 10:30 in der Spalte desselben Stylisten. Ein Dialog fragt Termin aktualisieren? — ein Klick auf OK verschiebt und speichert ihn, der Kunde wird aber nicht automatisch informiert. Ziehen Sie eine Yoga-Kurs-Session, die zu 12/16 gebucht ist, auf eine neue Uhrzeit, erscheint dieselbe Bestätigung, weil sie aktive Buchungen hat — ein leeres, noch nicht gebuchtes Yoga-Kurs-Zeitfenster wird dagegen sofort ohne Rückfrage verschoben.

Sessions im Kalender

Eine Session ist ein Gruppentermin mit fester Kapazität, den mehrere Kunden buchen können. Der Kalendereintrag zeigt den Session-Namen, die gebuchten Plätze im Verhältnis zur Kapazität (z. B. 5/12) und die Uhrzeit; ausstehende Reservierungen, ausstehende Annahmen und Wartelisten-Zahlen werden ebenfalls auf dem Eintrag angezeigt, und solange eine Reservierung gehalten wird, läuft ein Countdown-Balken auf dem Eintrag, bis der Halt abläuft. Bei aktiviertem Modul Warteliste zeigt eine Sanduhr mit einer Zahl, wie viele Plätze auf der Warteliste stehen. Liegt die Mindestkapazität der Session über eins und sind weniger Plätze gebucht, erscheint neben der Platzanzahl ein kleiner Warnpunkt; er dient nur der Information. Mit einem Doppelklick öffnen Sie eine aktive Session zur Bearbeitung (auf Touch-Geräten mit einfachem Tippen) — siehe die Seite Session bearbeiten.

Geplante Sessions

Sessions, die über den Dialog Generieren erstellt oder per Session-Chip aus der Symbolleiste in den Kalender gezogen wurden, starten als Geplant. Geplante Sessions werden gestrichelt dargestellt, lassen sich nicht öffnen und werden Kunden auf der Buchungsseite nie angezeigt; Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen sie jedoch in ihrem eigenen Terminplaner. Aktivieren Sie sie über das Häkchen auf dem jeweiligen Eintrag (Geplante Session aktivieren) oder mit Alle aktivieren in der Symbolleiste; das Kreuz auf einem Eintrag (Geplante Session entfernen) entfernt ihn, und Alle geplanten entfernen verwirft sie alle. Häkchen und Kreuz wirken sofort, ohne Rückfrage, und eine aktivierte Session lässt sich nicht wieder auf Geplant zurücksetzen.

Alle aktivieren und Alle geplanten entfernen wirken auf die geplanten Sessions, die gerade angezeigt werden — die Tage der aktuellen Ansicht und die ausgewählten Ressourcen. Um mehrere generierte Wochen auf einmal freizugeben, wechseln Sie zu Monat und nutzen dort Alle aktivieren.

Das Kreuz steht auch bei aktiven Sessions zur Verfügung, die noch keine Buchungen haben; wird eine solche Session entfernt, verschwinden auch ihre Wartelisteneinträge. Unter Statusanzeige festlegen zählen geplante Sessions als Erstellt: Wenn Sie diesen Status abwählen, verschwinden geplante Sessions und die Schaltfläche Alle aktivieren aus dem Kalender.

Bei aktiviertem Modul Sessions zeigt die Symbolleiste am Desktop Chips für Sessions, die über Abhängigkeiten mit dem Kalender einer ausgewählten Standard-Ressource verknüpft sind: Ziehen Sie einen Chip auf ein freies Zeitfenster, um dort eine geplante Session anzulegen. Beim Ablegen eines Chips wird nicht geprüft, ob in diesem Zeitfenster bereits eine Session liegt, und sind mehrere verknüpfte Ressourcen ausgewählt und nicht gruppiert, entsteht auf jeder von ihnen eine Session. Fehlen die Chips, folgen Sie Einen Kalender für Gruppen-Sessions vorbereiten.

Sichtbarkeits- und Buchbarkeits-Symbole

Einträge mit besonderen Sichtbarkeits- oder Buchbarkeitseinstellungen tragen kleine Symbole — Versteckt, Privat, Eingeschränkt, Nicht buchbar oder Buchbar ab Datum —, die ihren Namen nennen, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Das Symbol Buchbar ab Datum nennt zusätzlich das Öffnungsdatum, auch bei Sessions mit Buchbar Tage vorher, und verschwindet, sobald dieses Datum erreicht ist; zeigt es kein Datum, wurde weder ein Datum noch eine Anzahl Tage eingetragen, und niemand kann die Session buchen. In der Agenda-Ansicht werden keine Symbole angezeigt. Einträge mit Demnächst (maskiert) erscheinen abgedunkelt, solange sie zugleich ein Symbol tragen. Was die einzelnen Einstellungen für Kunden bedeuten, erklärt Sichtbarkeit & Buchbarkeit von Sessions.

Auslastungs-Heatmap

Die Schaltfläche Auslastungs-Heatmap färbt jeden Termin nach seiner Auslastung ein — von frei bis ausgebucht — statt nach seiner Ressourcenfarbe. Die Schaltfläche erscheint, wenn eine Session mit einer der ausgewählten Ressourcen verknüpft ist.

Wie voll ein Eintrag ist, wird je nach Art unterschiedlich gemessen:

• Sessions verwenden ihr tatsächliches Füllverhältnis: gebuchte Plätze geteilt durch die Kapazität. Zu den gebuchten Plätzen zählen auch Plätze, die eine laufende Reservierung hält, und Plätze, die in der Session unter Gebuchte Sessions eingetragen sind, nicht aber die Warteliste. Ein Gruppenschwimmen mit Kapazität 12 und 3 Buchungen liegt nahe am Frei-Ende des Verlaufs; dieselbe Session bei 11/12 liegt nahe an Ausgebucht.
• Reguläre Einzeltermine haben keine Teilbelegung — ein einziger gebuchter Platz ist per Definition ausgebucht —, sodass sie immer am Ausgebucht-Ende des jeweils aktiven Schemas dargestellt werden. In der Praxis ist der Verlauf nur bei Sessions aussagekräftig. Für die Auslastung über einen Monat nutzen Sie Auswertungen.

Solange die Heatmap aktiv ist, zeigt die Schaltfläche ein Kalendersymbol (Terminplaner) und bietet beim Überfahren eine Auswahl aus drei Farbschemata:

• Gelb > Grün (Standard) — freie Plätze sind gelb, ausgebuchte grün.
• Hell > Dunkelgrün — heller bei frei, dunkler mit zunehmender Füllung.
• Ressourcenfarbe — Abstufungen von einem blassen Ton der eigenen Ressourcenfarbe bis zur vollen Farbe, je mehr Buchungen hinzukommen.

Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche schaltet die Heatmap wieder aus. Ihre Heatmap-Wahl (ein/aus und Schema) wird pro Benutzer in diesem Browser gespeichert — sie wird nicht mit anderen Mitarbeitenden geteilt und nicht auf ein anderes Gerät übertragen. Die Heatmap-Umschaltung selbst funktioniert auf jedem Gerät; die Schema-Auswahl erscheint jedoch beim Überfahren und lässt sich daher am besten mit einer Maus nutzen.

Offline arbeiten

Der Terminplaner funktioniert weiter, wenn Ihre Verbindung abbricht. Jede Änderung, die Sie vornehmen — einen Termin erstellen, verschieben, in der Grösse ändern oder stornieren oder Sessions generieren —, wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und wartet nie auf das Netzwerk, sodass der Kalender reaktionsfähig bleibt, ob online oder nicht.

Das Wolkensymbol in der oberen Leiste zeigt den Synchronisierungsstatus:

• Grüne Wolke mit Häkchen — alles ist in der Cloud gespeichert.
• Bernsteinfarbene Wolke mit kleinem "!" — ein Synchronisierungsversuch ist fehlgeschlagen, während auf diesem Gerät Änderungen warteten; sie werden beim nächsten Versuch erneut gesendet.
• Sich drehendes Symbol — eine Synchronisierung läuft.
• Wolke mit Häkchen auf dunkelblauem Grund — offline: Der Browser meldet keine Verbindung. Das Häkchen bedeutet nicht, dass Ihre Änderungen in der Cloud sind; einen Tooltip hat das Symbol nicht.

Offline vorgenommene Änderungen werden in eine Warteschlange gestellt und automatisch hochgeladen, sobald Sie wieder verbunden sind. Die Synchronisierung läuft ausserdem von selbst etwa alle 30 Sekunden, und Sie können sie jederzeit durch Klicken auf das Wolkensymbol erzwingen. Schlägt eine Synchronisierung mittendrin fehl, bleiben Ihre in der Warteschlange befindlichen Änderungen erhalten und werden beim nächsten Versuch einfach erneut übertragen — nichts geht stillschweigend verloren.

Der Terminplaner speichert etwa ein Zwei-Wochen-Fenster zwischen (rund zwei Wochen zurück und voraus), sodass Sie kürzliche und bevorstehende Daten offline durchblättern können. Jede nicht synchronisierte Änderung wird unabhängig von diesem Fenster aufbewahrt, bis sie erfolgreich hochgeladen wurde.

Ein Beispiel: Ihr WLAN fällt mitten in der Schicht aus. Sie ziehen dennoch drei Termine auf neue Uhrzeiten und erstellen eine neue Buchung — jede Speicherung gelingt lokal, und das Wolkensymbol wird bernsteinfarben mit einem kleinen "!". Sobald die Verbindung zurückkehrt, werden innerhalb von rund 30 Sekunden (oder sofort, wenn Sie auf das Wolkensymbol klicken) alle vier Änderungen hochgeladen, und das Symbol wird grün.

Nach Status filtern

Über Statusanzeige festlegen wählen Sie, welche Terminstatus im Kalender angezeigt werden: Erstellt (geplante Sessions), Aktiv, Reserviert, Warteliste, Warteliste wartet auf Bestätigung, Nicht erschienen, Reservierung abgelaufen, Vom Kunden storniert und Vom Mitarbeiter storniert. Die ersten fünf sind standardmässig markiert. Ein Eintrag wird angezeigt, wenn sein eigener Status markiert ist oder einer seiner Teilnehmer einen markierten Status hat; in der Agenda bestimmen dieselben Markierungen, welche Teilnehmer aufgeführt werden. Ihre Auswahl wird in diesem Browser gespeichert.

Generieren erkennt nur die Sessions, die der Kalender anzeigt. Lassen Sie Erstellt und Aktiv markiert und Nur mit Warteliste ausgeschaltet, bevor Sie generieren — sonst können ausgeblendete Sessions ein zweites Mal angelegt werden.

Nur mit Warteliste

Bei aktiviertem Modul Warteliste und einer mit einer ausgewählten Ressource verknüpften Session schränkt die Sanduhr-Schaltfläche Nur mit Warteliste jede Ansicht auf die Sessions ein, bei denen mindestens ein Kunde auf der Warteliste steht; in der Ansicht Agenda sehen Sie so die wartenden Kunden je Session. Ein erneuter Klick zeigt wieder alles. Der Filter wird nicht gespeichert: Nach dem Neuladen der Seite ist er wieder aus.

Sessions generieren und Drucken

Ist das Modul Sessions aktiviert und eine Session über Abhängigkeiten mit dem Kalender einer ausgewählten Standard-Ressource verknüpft, enthält die Symbolleiste Generieren, aktiv nur in der Wochen- und Arbeitswochen-Ansicht — siehe Sessions generieren. Fehlt die Schaltfläche, prüfen Sie die Kalendervoraussetzungen. Die Schaltfläche Generieren wird auch auf Touch-Geräten angezeigt, bleibt dort aber ebenso wie am Desktop deaktiviert, solange Sie sich nicht in der Wochen- oder Arbeitswochen-Ansicht befinden. Zum Generieren brauchen Sie Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten; ohne dieses Recht öffnet sich der Dialog schreibgeschützt. Generierte, aktivierte, verschobene oder entfernte Sessions werden nur gespeichert, wenn Sie zusätzlich Organisation auf Verwalten oder Verwalten auf der Ressource des Kalenders haben; sonst wird die nächste Synchronisierung abgelehnt, go flow meldet Sie ab, und die noch nicht synchronisierten Änderungen auf diesem Gerät gehen verloren — siehe Was jedes Recht öffnet. Den wöchentlichen Planungsablauf beschreibt Wochenplan erstellen.

Über Drucken öffnen Sie die aktuelle Ansicht in einem neuen Browserfenster im Querformat, und der Druck startet. Gedruckt wird, was Sie sehen, einschliesslich Ihrer Filter, der Agenda-Felder und der Heatmap-Farben. Geschieht nichts, erlauben Sie im Browser Pop-up-Fenster für das Dashboard.