Bestellung erstellen und Zahlung erfassen
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Bestellung manuell erstellen, die Herkunft von Zahlungen nachvollziehen und bestätigen, dass eine Transaktion im Journal und in Ihrem Umsatz in den Analysen ankommt. Eines vorweg: Zahlungen entstehen durch die Online-Buchungskasse — im Dashboard gibt es keine Schaltfläche, um selbst eine Zahlung zu erfassen. Was Sie tun können: Bestellungen manuell anlegen und jede Zahlung über ihren Lebenszyklus hinweg verfolgen.
1. Bestellungen öffnen und neue Bestellung starten
Öffnen Sie die Seite Bestellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Bestelldialog zu öffnen. Der Dialog hat zwei Tabs — Bestellung und Bestellpositionen.
2. Den Tab „Bestellung“ ausfüllen
Wählen Sie auf dem Tab Bestellung den Kunden, zu dem die Bestellung gehört — ohne Kunden lässt sich keine Bestellung speichern. Geben Sie anschliessend die Beträge direkt ein: Bruttosumme, Rabatt gesamt und MwSt. gesamt werden als Zahlen eingetippt; nichts wird für Sie berechnet. Zusätzlich können Sie eine Bestellreferenz, die Währung und einen Tag setzen sowie unter Rabatt einen Rabattcode auswählen, falls einer gilt. Das Feld Bezahlt am hält fest, wann die Bestellung beglichen wurde — setzen Sie es selbst, wenn Sie die Zahlung ausserhalb des Systems entgegengenommen haben.
3. Bestellpositionen hinzufügen
Wechseln Sie zum Tab Bestellpositionen, um die Bestellung in Zeilen aufzuschlüsseln. Jede Zeile enthält reine Zahlenwerte — Menge, Brutto, Rabatt, MwSt. und einen Tag —, die Sie von Hand ausfüllen; eine Produkt- oder Behandlungsauswahl gibt es nicht, und die Zeilen fliessen nicht in die Summen auf dem Tab „Bestellung“ ein. Mit der Schaltfläche Hinzufügen erstellen Sie weitere Zeilen, mit dem Löschsymbol entfernen Sie eine. Ihre Preislisten selbst pflegen Sie unter Produkte und Behandlungen.
4. Bestellung speichern und PDF herunterladen
Wenn die Beträge stimmen, klicken Sie auf Speichern, um die Bestellung zu übernehmen. Zum Speichern muss ein Kunde ausgewählt sein; ohne Kunden bleibt die Schaltfläche Speichern deaktiviert. Sie erscheint dann in der Liste der Bestellungen, wo jede Zeile ein PDF-Symbol hat — laden Sie dort das Bestelldokument herunter, wenn der Kunde eine Kopie für seine Unterlagen benötigt.
5. Bestellpositionen, Tags und Notizen einer Bestellung prüfen
Klappen Sie eine Zeile in der Liste Bestellungen auf, um die gespeicherten Bestellpositionen zu sehen (Kategorie, Beschreibung, Menge, Rabatt und Brutto) unterhalb der Spalten. Darunter können Sie Tags und zeitgestempelte Notizen zur Bestellung hinzufügen — jede Notiz hält fest, wer sie wann hinzugefügt hat — und mit der Schaltfläche Speichern in diesem Bereich sichern.
Woher Zahlungen kommen
Zahlungen entstehen automatisch, wenn Kunden über die Online-Buchungskasse bezahlen — im Dashboard lässt sich keine Zahlung manuell erfassen, und die Seite Zahlungen ist eine reine Verlaufsansicht. Begleichen Sie eine Bestellung ausserhalb des Systems (zum Beispiel bar), halten Sie das im Feld Bezahlt am der Bestellung fest.
6. Zahlungen prüfen
Die Seite Zahlungen zeigt jeweils einen Monat Verlauf: Mit der Monatsauswahl wechseln Sie zwischen den Monaten, bis zu fünf Jahre zurück; Suchfeld und Excel-Export helfen bei der Arbeit mit der Liste. Jede Zeile zeigt Datum, Kunde, Zahlungsmethode, Bestellreferenz, Betrag und einen Status-Chip — Ausstehend, Autorisiert, Erfasst, Fehlgeschlagen oder Erstattet —, sodass Sie sehen, wo jede Zahlung in ihrem Lebenszyklus steht.
Klappen Sie eine Zeile auf, um den Verlauf der Zahlung zu sehen — wann sie autorisiert, erfasst, fehlgeschlagen oder erstattet wurde — sowie eine Stelle, um Tags und zeitgestempelte Notizen hinzuzufügen, genau wie bei einer Bestellung. Jede Zahlungszeile zeigt zudem ihre Bestellreferenz, sodass Sie eine Zahlung der zugehörigen Bestellung zuordnen können.
7. Eingang im Journal und in den Analysen bestätigen
Stellen Sie zum Schluss sicher, dass die Transaktion überall erfasst wurde, wo sie es sein sollte. Öffnen Sie das Journal, um die Zahlung im chronologischen Aktivitätsverlauf zu finden, und öffnen Sie anschliessend die Analysen, um zu bestätigen, dass sie in Ihren Umsatzzahlen berücksichtigt ist.
Voraussetzungen
Bestellungen, Umsatzzahlen und die Zahlungsnachverfolgung setzen voraus, dass das Zahlungsmodul für Ihre Organisation aktiviert ist. Um Bestellungen und Zahlungen anzusehen, benötigen Sie Lesezugriff auf Kunden; um eine Bestellung zu erstellen oder zu bearbeiten, benötigen Sie Schreibzugriff auf Kunden.