Bestellungen und Zahlungen prüfen
Verwenden Sie diese Anleitung, wenn ein Kunde sagt, er habe bezahlt, aber keine Bestätigung erhalten, wenn sein Bildschirm nach dem Bezahlen einen Fehler zeigte, wenn der Empfang für eine Buchung Geld entgegennehmen will oder wenn Sie wissen müssen, wofür eine Bestellung bezahlt wurde. Eine Regel gilt durchgehend: Klären Sie, was go flow erfasst hat, bevor Sie erneut Geld entgegennehmen — kassieren Sie nie doppelt.
go flow schliesst Online-Zahlungen selbst ab. Das Dashboard hat keine Schaltfläche, um eine Online-Zahlung zu erfassen, erneut zu prüfen oder zu erstatten, und Mitarbeitende schliessen nie eine von Hand ab. Selbst erfassen Sie nur Geld, das am Empfang entgegengenommen wird, mit Zahlung erfassen.
Voraussetzungen
- Das Modul Zahlungen, das das Menü Finanzen mit Zahlungen und Bestellungen einblendet.
- Ansicht bei Kunden oder die Rolle Rechnungskontakt, um die Finanzseiten und das Journal eines Kunden zu öffnen.
- Verwalten bei Kunden oder bei Konfiguration & Einstellungen oder die Rolle Rechnungskontakt, um am Empfang eine Zahlung zu erfassen und Notizen zu speichern.
- Optional das Recht Audit-Protokoll für die Prüfung im Audit-Protokoll in Schritt 4.
Was der Bildschirm des Kunden beweist und was nicht
Nach der Zahlungsseite kehrt der Browser des Kunden auf Ihre Buchungsseite zurück, an eine Adresse, die auf /success, /fail oder /abort endet. Dieses Wort beweist nichts: go flow ignoriert es und fragt den Zahlungsanbieter nach dem tatsächlichen Ergebnis. Was die Seite danach zeigt, hängt von der Antwort des Anbieters ab:
| Der Kunde sah | Bedeutung | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Buchung bestätigt (Bestellung bestätigt, wenn nur Produkte gekauft wurden) | go flow hat die Bestätigung des Anbieters; die Buchung ist aktiv. | Nichts einziehen. Die Bestätigungs-E-Mail folgt. |
| Zahlung wird bestätigt | Noch kein Ergebnis. Dem Kunden wurde gesagt, er solle nicht erneut bezahlen, die Bestätigung komme per E-Mail. | Nichts einziehen. go flow schliesst die Zahlung selbst ab; prüfen Sie in ein paar Minuten erneut. |
| Zahlung abgelehnt | Meist hat der Anbieter diesen Versuch abgelehnt, und der Kunde kann eine andere Zahlungsmethode versuchen. Derselbe Bildschirm erscheint auch, wenn der Kunde eine Bestellung erneut zu bezahlen versucht, die inzwischen bezahlt ist. | Prüfen Sie die Datensätze, bevor Sie etwas zum Geld sagen: Die Bestellung kann doch bezahlt sein. |
| Zahlung nicht möglich | Auf der Seite von go flow oder des Anbieters ist etwas fehlgeschlagen. Je nach Zeitpunkt wurde keine Zahlung gestartet, oder die Zahlung ist noch offen. | Prüfen Sie die Datensätze, bevor Sie Geld entgegennehmen. |
| Wir konnten diese Buchung hier nicht bestätigen (oder Anmelden, um deine Buchungen zu sehen) | Die Seite konnte es nicht feststellen. Dem Kunden wurde gesagt, die Zahlung sei möglicherweise erfolgt und er solle nicht erneut bezahlen. | Prüfen Sie die Datensätze, bevor Sie Geld entgegennehmen. |
Was immer der Bildschirm zeigte: Entscheidend sind die Datensätze. Die Bestätigungs-E-Mail einer bezahlten Buchung wird erst gesendet, wenn die Zahlung erfasst ist.
Eine Zahlung prüfen, bevor Sie erneut kassieren
1. Kunde und Buchung finden
Öffnen Sie Kunden, öffnen Sie den Kunden und wählen Sie die Registerkarte Journal: Sie listet seine Termine, Bestellungen, Zahlungen, Guthabenbewegungen und Gutscheine zusammen (siehe Kundendetails). Notieren Sie die Bestellreferenz; der Kunde findet sie auch in seiner Bestätigungs-E-Mail oder auf seinem Beleg.
Öffnen Sie bei einer Session-Buchung die Teilnehmerliste der Session (siehe Session-Teilnehmer) oder die Ansicht Agenda im Terminplaner, und lesen Sie Status und Spalte Zahlung der teilnehmenden Person:
| Die teilnehmende Person zeigt | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv, Bezahlt · … | Bezahlt, online oder am Empfang; nach dem Punkt steht die Zahlungsart, wie sie gespeichert ist (zum Beispiel „Cash“). |
| Aktiv, Unbezahlt · am Empfang | Der Kunde hat die Zahlung am Empfang gewählt; eine unbezahlte Bestellung wartet. |
| Aktiv, Unbezahlt | Gebucht, ohne dass eine Zahlung erfasst ist, zum Beispiel von Mitarbeitenden hinzugefügt. |
| Aktiv, Erlassen | Am Empfang kostenlos vergeben. |
| Reserviert, mit Countdown unter Läuft ab | Der Platz ist gehalten: Der Kunde ist im Checkout und kann gerade jetzt auf der Zahlungsseite sein, oder Mitarbeitende haben den Platz mit Plätze reservieren gehalten und der Kunde hat die Buchung noch nicht abgeschlossen. Wechselt der Kunde auf die Zahlungsseite, rückt Läuft ab weiter: Der Platz bleibt gehalten, solange die Zahlung offen ist, höchstens 40 Minuten. |
| Nicht mehr aufgeführt | Die Reservierung ist abgelaufen, die Zahlung ist fehlgeschlagen oder wurde abgebrochen, oder die Buchung wurde storniert. |
2. Die Zahlung ansehen
Öffnen Sie Finanzen > Zahlungen und suchen Sie nach der Bestellreferenz oder dem Namen des Kunden; die Suche umfasst alle Monate. Jeder Zahlungsversuch ist eine Zeile (zu allen Status siehe Zahlungen):
- Erfasst (grün) — der Kunde hat online bezahlt.
- Ausstehend (grau) — die Zahlung ist offen. go flow schliesst sie selbst ab, meist innerhalb von Minuten; eine, für die der Anbieter nichts Eingezogenes oder Genehmigtes zeigt, wird nach 30 Minuten abgeschrieben.
- Nur Fehlgeschlagen (rot) — keiner dieser Versuche brachte Geld. go flow prüft fehlgeschlagene Versuche 24 Stunden lang weiter und macht einen grün, wenn der Anbieter doch eine Belastung zeigt.
- Erstattet (orange) — die Zahlung wurde auf die Karte erstattet.
- Keine Zeile — es wurde keine Online-Zahlung gestartet: Die Buchung hatte keinen zu zahlenden Betrag, war durch Guthaben oder einen Gutschein gedeckt, wurde mit Zahlung am Empfang gebucht oder am Empfang bezahlt, oder die Zahlungsseite öffnete sich nie.
Klappen Sie eine Zeile über ihr Chevron auf, um Erstellt, Erfasst am und Fehlgeschlagen am zu sehen.
3. Die Bestellung ansehen
Öffnen Sie Finanzen > Bestellungen und suchen Sie nach derselben Referenz. Klappen Sie die Zeile auf: Die Positionen zeigen, was gekauft wurde — ein Session-Platz, eine Guthabenaufladung oder ein Gutschein. Die Liste hat keine Spalte für bezahlt oder offen; die Bestellung ist bezahlt, wenn sich ihr PDF herunterladen lässt oder eine grüne Zahlung Erfasst ihre Referenz trägt. Die Referenz selbst zeigt, woher die Bestellung stammt (DP- Zahlung am Empfang, MA- Guthabenanpassung, CR- Gutschrift; siehe Bestellungen). Was der Kunde online bezahlt hat, ist die Bruttosumme abzüglich Rabatt gesamt und Gutschrift angewendet.
4. Prüfen, was die Zahlung gekauft hat
- Ein Session-Platz — die teilnehmende Person ist Aktiv mit Bezahlt · … (Schritt 1).
- Eine Guthabenaufladung — Finanzen > Guthaben, nach der Bestellreferenz suchen: ein Eintrag Aufladung (siehe Guthaben).
- Ein Gutschein — Finanzen > Gutscheine, nach dem Namen des Käufers suchen: Die Spalte Kunde ist der Käufer. Der Statusfilter zeigt zuerst nur Gutscheine mit dem Status Einlösbar; fügen Sie weitere Status hinzu, wenn Sie ihn nicht finden (siehe Gutscheine).
- Die Bestätigung — unter E-Mails die an den Kunden gesendete Bestätigung und ihr Status.
- Wer sie abgeschlossen hat — mit dem Recht Audit-Protokoll zeigt das Audit-Protokoll Online-Buchung abgeschlossen mit dem Kunden oder mit System (Zahlung abgeglichen), wenn go flow die Zahlung im Hintergrund abgeschlossen hat; Teilnehmerzahlung erfasst für Geld, das am Empfang entgegengenommen wurde; Teilnahme storniert für eine Stornierung, mit dem Erstattungsziel in den Details.
5. Entscheiden
| Was Sie gefunden haben | Was Sie tun |
|---|---|
| Eine Zahlung Erfasst, oder der Platz zeigt Bezahlt | Nichts einziehen. Die Buchung gilt. Hat der Kunde keine Bestätigungs-E-Mail, prüfen Sie ihren Status unter E-Mails. |
| Eine Zahlung Ausstehend, oder der Platz ist noch Reserviert | Nichts einziehen und den Kunden nicht erneut buchen. Bitten Sie ihn, nicht erneut zu bezahlen, und sehen Sie in ein paar Minuten wieder nach. |
| Nur fehlgeschlagene Versuche, und der Platz ist weg | go flow hat kein Geld eingezogen. Der Kunde bucht online neu, oder Sie fügen ihn der Session hinzu und erfassen die Zahlung am Empfang. Zeigt der Kunde eine Belastung, halten Sie sie fest (unten) und eskalieren Sie. |
| Unbezahlt · am Empfang | Erfassen Sie die Zahlung mit Zahlung erfassen, oder vergeben Sie den Platz mit Erlassen kostenlos (nächster Abschnitt). |
| Eine Zahlung wurde nach Ablauf der Reservierung bestätigt, und die Session hat jetzt mehr Teilnehmende als ihre Kapazität | go flow behält den Platz eines Kunden, der bezahlt hat. Entscheiden Sie, ob Sie einen Kunden umbuchen, die Kapazität erhöhen oder mit Erstattung stornieren. |
| Die Datensätze widersprechen sich, oder Sie können es nicht feststellen | Nichts einziehen. Halten Sie Ihr Wissen auf der Bestellung oder Zahlung fest und übergeben Sie den Fall. Vergleichen Sie mit der Transaktion im eigenen Backoffice Ihres Zahlungsanbieters, wo sie als <Organisationsname> - <Bestellreferenz> beschrieben ist. |
Eine Zahlung am Empfang erfassen
Zahlung erfassen hält Geld fest, das der Kunde am Empfang übergibt. Die Schaltfläche steht in der Zeile der teilnehmenden Person in der Spalte Zahlung, in der Symbolleiste der Teilnehmerliste für die markierten aktiven Teilnehmenden und in der Zeile einer aktiven teilnehmenden Person in der Agenda. Der Dialog füllt Erhaltener Betrag mit dem fälligen Betrag vor (oder Plätze mal Session-Preis), bietet Bar, Karte am Empfang und Twint als Zahlungsmethode an und hat zwei Schaltflächen: Zahlung bestätigen (das Häkchen) und Erlassen. Für entgegengenommenes Geld erstellt die Buchungsautomatik den Beleg und sendet ihn dem Kunden per E-Mail. Einzelheiten: Session-Teilnehmer.
Was mit der Bestellung geschieht:
- Eine unbezahlte Empfangsbestellung und der fällige Betrag — die Bestellung wird beglichen und behält ihre Referenz.
- Eine unbezahlte Empfangsbestellung und ein anderer Betrag — die Bestellung wird storniert, und eine neue
DP--Bestellung hält fest, was entgegengenommen wurde. - Erlassen — eine unbezahlte Empfangsbestellung wird storniert; keine Bestellung und kein Beleg.
- Keine unbezahlte Bestellung — eine neue
DP--Bestellung.
Zahlungen am Empfang erscheinen unter Bestellungen, nie unter Zahlungen. Siehe Unbezahlte Empfangsbestellungen.
Zwei Vorsichtsregeln:
- Nicht bei einem reservierten Platz. Die Schaltfläche Zahlung erfassen der Zeile erscheint auch bei einer reservierten teilnehmenden Person, deren Kunde gerade online bezahlen kann. Warten Sie, bis der Platz Aktiv ist oder die Reservierung abgelaufen ist und Schritt 2 keine offene Zahlung zeigt.
- Erlassen, nicht 0. Um einen Platz kostenlos zu vergeben, verwenden Sie Erlassen. Bestätigen Sie den Betrag 0, wird der Platz Bezahlt ohne Bestellung und Beleg, und eine unbezahlte Empfangsbestellung bleibt offen.
Festhalten, was Sie gefunden haben
Klappen Sie die Zeile der Zahlung oder Bestellung auf, ergänzen Sie Tags und eine Notiz in Notiz hinzufügen und klicken Sie auf Speichern (siehe Bestellungen). Schreiben Sie, was Sie geprüft und gefunden haben, was noch zu tun ist und wer es tut. Jede Notiz behält Zeitpunkt und Verfasser und lässt sich später nicht bearbeiten. Eine Notiz erfasst kein Geld, erstattet nichts und ändert keine Buchung. Zum Ablauf am Schichtende siehe Den Tag übergeben.
Die Summen abgleichen
Das Journal listet Bestellungen, Zahlungen, Guthabenbewegungen und Gutscheine aller Kunden in zeitlicher Reihenfolge; suchen Sie darin nach dem Namen des Kunden oder der Bestellreferenz. Die Auswertungen zählen eine Bestellung erst als Umsatz, wenn sie bezahlt ist; eine unbezahlte Empfangsbestellung trägt also nichts bei, bis der Empfang sie begleicht.
Was go flow nicht tut
- Keine Schaltfläche, um eine Online-Zahlung zu erfassen, erneut zu prüfen oder zu erstatten, und keine Möglichkeit, eine Online-Bestellung als bezahlt zu markieren: go flow schliesst offene Zahlungen selbst ab. Erstattungen entstehen durch das Stornieren der Buchung; siehe Stornieren oder erstatten.
- Keine Statusspalte unter Bestellungen: Verwenden Sie die Zeichen aus Schritt 3.
- Eingerichtete Zahlungen beweisen nicht, dass sie funktionieren: Eine Buchung ohne zu zahlenden Betrag testet den Zahlungsanbieter nicht.