Team einladen und Rollen zuweisen

Nutzen Sie die Seite Benutzerverwaltung, um Ihre Teammitglieder zu go flow hinzuzufügen, jeder Person den passenden Zugriff zu geben und die Einladung zu senden, mit der sie ihren eigenen Zugang einrichten.

Die Benutzerverwaltung öffnen

Öffnen Sie das Menü Konfigurationen und wählen Sie Benutzer. Diese Seite listet alle Personen auf, die Zugriff auf Ihre Organisation haben, zusammen mit ihrem aktuellen Status. Von hier aus können Sie Personen einzeln hinzufügen, ein ganzes Team auf einmal importieren und Einladungen versenden.

Ein Teammitglied hinzufügen

Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzerdialog zu öffnen. Geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Mobilnummer der Person ein — alle vier Angaben sind zum Speichern erforderlich. An diese E-Mail-Adresse geht die Einladung, und sie dient zugleich als Benutzername — achten Sie daher darauf, dass sie korrekt ist.

Rollen und Rechte zusammenstellen

Es gibt keine vordefinierten Rollen zur Auswahl — stattdessen stellen Sie den Zugriff jeder Person aus zwei Abschnitten des Benutzerdialogs zusammen:

• Benutzerrollen — Kontaktrollen-Kontrollkästchen: Hauptkontakt, Rechnungskontakt, Technischer Kontakt und Kalender-Ressource. Jede Rolle trägt eine kurze Beschreibung ihrer Bedeutung; Kalender-Ressource kennzeichnet eine Person, deren Kalender gebucht werden kann. Das Kontrollkästchen Hauptkontakt funktioniert wie die drei anderen Rollen darüber und lässt sich für jeden Benutzer in diesem Dialog an- und abwählen.
• Benutzerrechte — Zugriffsstufen pro Bereich. Für Organisation, Konfiguration & Einstellungen, Benutzer und Kunden wählen Sie zwischen keine, Ansicht und Verwalten; für Analytik stehen keine oder Ansicht zur Wahl. Darunter legt eine Ressourcen-Liste pro Mitarbeiter-Ressource keine, Ansicht oder Verwalten fest — oder Sie nutzen den Eintrag Alle, um alle Ressourcen auf einmal abzudecken.

Vergeben Sie nur, was jede Person braucht: Wer den Kalender führt, braucht Verwalten auf seinen Ressourcen; für die Buchhaltung genügt vielleicht Ansicht auf Kunden und Analytik. Die Referenzseite Benutzerverwaltung beschreibt die Berechtigungen im Detail.

Den Benutzer speichern

Klicken Sie auf Speichern. Der neue Benutzer erscheint in der Liste mit dem Status Erstellt. Erstellt bedeutet, dass das Konto besteht, aber noch keine Einladung versendet wurde — das geschieht im Einladungsschritt unten.

Mehrere Personen auf einmal importieren

Wenn Sie ein ganzes Team einbinden, müssen Sie nicht jede Person von Hand anlegen. Öffnen Sie den Import Benutzer hochladen über die Symbolleiste der Seite Benutzer (auf einem Telefon oder in einem schmalen Fenster im runden +-Aktionsmenü). Im Upload-Dialog:

1. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die CSV-Vorlage zu erhalten. Sie enthält eine Spalte pro Feld: FirstName, LastName, Email, DialCode, Mobile, Tags und CalendarResource. FirstName, LastName, Email, DialCode und Mobile sind Pflichtfelder, DialCode und Mobile sind reine Zahlen, Tags und CalendarResource sind optional. Steht CalendarResource auf 1, wird zusätzlich eine buchbare Kalender-Ressource für diese Person angelegt.
2. Erfassen Sie pro Person eine Zeile.
3. Klicken Sie auf Benutzerliste hochladen und wählen Sie die Datei. Der Import läuft sofort — einen Vorschau-Schritt gibt es nicht — und meldet entweder den Erfolg oder die erste Zeile, die die Prüfung nicht bestanden hat.

Jede importierte Person wird mit dem Status Erstellt angelegt — genau so, als hätten Sie sie einzeln hinzugefügt.

Einladungen senden

Das Hinzufügen eines Benutzers gewährt allein noch keinen Zugriff — die Person benötigt weiterhin eine Einladung. Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladung senden. Ein Bestätigungsdialog mit dem Titel Einladung an ausgewählte Benutzer senden zeigt genau, wer kontaktiert wird; prüfen Sie die Liste und klicken Sie auf Senden. Die ausgewählten Benutzer wechseln in den Status Annahme ausstehend.

Jede Person erhält einen sicheren Link, über den sie die Einladung annimmt und ihr eigenes Passwort festlegt. Sobald sie das getan hat, wechselt ihr Status zu Aktiv. Falls jemand seine Einladung verpasst oder verliert, wählen Sie die Person einfach erneut aus und senden die Einladung jederzeit noch einmal.