Kassenfelder konfigurieren

Jede Online-Buchung endet gleich: Ihr Kunde füllt vor dem Bezahlen ein kurzes Formular aus. Sie entscheiden, was dieses Formular abfragt — und, als eigene Entscheidung, was der Kunde später in seinem eigenen Profil ansehen und ändern kann. Es ist eine zweistufige Idee — zuerst definieren Sie ein Feld einmal für Ihre gesamte Organisation, dann wählen Sie dieses Feld auf jedem Angebot aus, damit es beim Checkout abgefragt wird. Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Ablauf — vom Erstellen eines Felds bis zum Checkout und zum Kundenprofil —, mit einem durchgängigen Beispiel, dem Sie Schritt für Schritt folgen können.

Bevor Sie beginnen

• Konfiguration & Einstellungen auf Verwalten, um Felder und Buchungsvorlagen zu bearbeiten.
• Eine Buchungsvorlage, die online ist, und ihr Link — siehe Online-Buchung einrichten.
• Eine E-Mail-Adresse, die Sie lesen können, für einen Testkunden. Legen Sie den Testkunden zuerst unter Kunden mit + an, damit er in Ihrer Kundenliste erscheint.

Ihre Felder auf der Seite Vorlagen definieren

Öffnen Sie Vorlagen > Felder. Dies ist die zentrale Liste der benutzerdefinierten Felder Ihrer Organisation — der Ort, an dem sie erstellt, aufgelistet und neu angeordnet werden. Wählen Sie im Entitätsselektor Kunde (Kassenfelder sind immer Kundenfelder) und klicken Sie dann auf +, um eines hinzuzufügen. Jedes Feld öffnet sich im Feld-Editor, ausführlich beschrieben unter Vorlagenfelder.

Durchgängiges Beispiel — ein Feld „Einwilligung in Marketing-E-Mails“. Verwenden Sie für Marketing-E-Mails ein freiwilliges Einwilligungsfeld mit einer für Ihren Betrieb freigegebenen Formulierung. Halten Sie es getrennt von betrieblichen Erinnerungen und erforderlichen Buchungserklärungen.

1. Setzen Sie Typ auf consent und Entität auf Kunde.
2. Geben Sie einen Bezeichner von marketingConsent an (nur Buchstaben, fünf oder mehr sind am besten).
3. Füllen Sie die Überschrift für jede Ihrer Sprachen aus — dies ist die Formulierung, die der Kunde tatsächlich liest, z. B. „Ich bin einverstanden, Marketing-E-Mails zu erhalten.“
4. Geben Sie einen Journaltyp wie marketing_consent ein — Einwilligungs- und Prozessfelder setzen diesen voraus. Lassen Sie Intervall leer: Eine Einwilligung gilt, bis der Kunde sie ändert; erneuert werden nur Prozessfelder.
5. Haken Sie Selbstverwaltet an. Ohne diese Einstellung erhält die Kundenseite das Feld nie, und der Checkout übergeht es ohne Warnung. Lassen Sie Im Profil anzeigen angehakt, das die Wahl von consent für Sie setzt, damit der Kunde seine Meinung später im Profil ändern kann.
6. Lassen Sie Dies ist ein Pflichtfeld deaktiviert, damit eine Ablehnung von Marketing die Buchung nicht verhindert, und lassen Sie In Tabelle anzeigen deaktiviert, damit es Ihre Kundenliste nicht überlädt.

Speichern Sie, und es reiht sich in Ihre zentrale Liste ein. Im Dashboard erscheint das Feld stets schreibgeschützt — nur der Kunde kann es beantworten, auf der Kundenseite.

Ein zweites Feld — „Allergien“. Fügen Sie ein weiteres hinzu: Typ textbox, Bezeichner allergies, eine Überschrift von „Gibt es Allergien, von denen wir wissen sollten?“, haken Sie Selbstverwaltet an und lassen Sie es optional. Haken Sie auch Im Profil anzeigen an, wenn Kunden die Angabe selbst aktuell halten sollen. Eine textbox hat standardmässig eine Grenze von 50 Zeichen, die Sie auf demselben Bildschirm erhöhen können. Allergien sind Gesundheitsangaben: Setzen Sie unter Datenschutz die Datenkategorie auf Gesundheit (siehe Vorlagenfelder). Speichern Sie auch dieses.

Diese Felder beim Checkout auswählen

Ein Feld zu definieren fragt für sich genommen noch niemanden etwas. Sie wählen es nun auf jedem Angebot aus. Öffnen Sie die Buchungsvorlage, die Sie unter Online-Buchung einrichten angelegt haben, und wechseln Sie zu deren Tab Felder (Session-Ressourcen und Produkte haben denselben Tab).

Sie sehen Ihre Kundenfelder, nach Bezeichner unter Feld aufgelistet, mit einer Checkbox Feld verwenden in jeder Zeile, dazu Spalten mit Erforderlich, Selbstverwaltet, Bereich und Typ. Kreuzen Sie Feld verwenden für marketingConsent und allergies an und ziehen Sie dann die Zeilen, um die Reihenfolge festzulegen, die der Kunde sieht. Speichern Sie die Vorlage.

Die Spalten Erforderlich und Selbstverwaltet beschreiben hier die gemeinsame Felddefinition; sie sind keine Schalter pro Vorlage. Ändern Sie diese Eigenschaften unter Vorlagen > Felder. Die Änderung betrifft alle Angebote, die das Feld verwenden. Prüfen Sie das neue und ein weiteres betroffenes Angebot, bevor Sie eine gemeinsame Änderung veröffentlichen. Ein angehaktes Feld, dessen Kästchen Selbstverwaltet leer ist, wird nicht abgefragt (ausser es ist ein Prozessfeld): Korrigieren Sie die Definition, nicht die Liste.

Behandlungen und Standard-Ressourcen haben ebenfalls einen Tab Felder, den der Checkout der Kundenseite derzeit aber nicht liest. Wählen Sie die Felder für Termine mit einer Behandlung auf der Buchungsvorlage aus.

Prüfen Sie vor dem ersten Test-Checkout auch bestehende Einwilligungsfelder. Bestehende Felder sind nicht automatisch vollständig, nur weil Sie sie nicht selbst angelegt haben.

Checkout-Felder und Profilfelder sind getrennte Entscheidungen

Das Checkout-Formular und das Profil des Kunden werden aus unterschiedlichen Einstellungen gefüllt. Feld verwenden auf einem Angebot bringt das Feld nicht ins Profil, und Im Profil anzeigen bringt es nicht ins Checkout-Formular. Wer beides verwechselt, erhält einen Checkout, der alles abfragt, und ein Kundenprofil, das fast leer bleibt.

Selbstverwaltet	Im Profil anzeigen	Feld verwenden auf dem Angebot	Beim Checkout	Unter Profil > Einstellungen
Ein	Ein	Angehakt	Abgefragt	Angezeigt; der Kunde kann es ändern
Ein	Aus	Angehakt	Abgefragt	Nicht angezeigt
Ein	Ein	Nicht angehakt	Nicht abgefragt	Angezeigt; der Kunde kann es ausfüllen
Aus	Beliebig	Beliebig	Nicht abgefragt	Nicht angezeigt — ein Feld nur für Mitarbeitende

Ein process-Feld ist die Ausnahme zur ersten Spalte: Die Kundenseite erhält es immer, deshalb bringt Feld verwenden allein es in den Checkout, und Im Profil anzeigen zeigt im Profil schreibgeschützt, ob es unterzeichnet ist.

Entscheiden Sie für jedes Feld: Soll der Kunde es bei der Buchung angeben (Feld verwenden auf den Angeboten, die es brauchen), selbst aktuell halten (Selbstverwaltet und Im Profil anzeigen) oder nie sehen (Selbstverwaltet aus)? Erforderlich gilt nur beim Checkout und bei der Gruppenanmeldung; im Profil kann der Kunde auch mit leerem Pflichtfeld speichern. Vorlagenfelder erklärt jede Einstellung.

Was der Kunde tatsächlich gefragt wird

Hier lohnt es sich, genau hinzusehen. Beim Online-Buchung-Checkout wird das Formular nicht aus einer einzelnen Liste übernommen. Der Kunde wird nach der zusammengeführten, entduplizierten Menge der Felder aus jedem Element in seinem Warenkorb gefragt — die eigenen Felder jeder Session, die Felder jedes Produkts und zuletzt die Liste der Buchungsvorlage, in dieser Reihenfolge kombiniert und um Duplikate bereinigt. Ein Termin mit einer Behandlung bringt keine eigene Liste mit.

Bucht ein Kunde also eine Yogastunde (deren Session-Ressource nach Allergien und Einwilligung in Marketing-E-Mails fragt) und fügt ein Gutschein-Produkt hinzu (das nach einem Namen des Empfängers fragt), enthält das eine Checkout-Formular, das er sieht, alle drei Felder je einmal, gefolgt von den Feldern der Liste der Buchungsvorlage — obwohl Sie sie auf voneinander unabhängigen Bildschirmen konfiguriert haben. Fragen Sie auf jedem Element nur ab, was Sie wirklich brauchen; das Zusammenstellen übernimmt der Warenkorb für Sie.

Einige ausgewählte Felder erscheinen nicht als Eingabe:

• ein Feld, dessen Definition nicht Selbstverwaltet ist (ausser Prozessfeldern) — die Kundenseite erhält es nie;
• eine Einwilligung, die der Kunde bereits beantwortet hat, ob mit Ja oder Nein;
• ein Prozessfeld, dessen Unterschrift für sein Intervall noch gültig ist — es erscheint als unterzeichnet;
• die E-Mail-Adresse, sobald der Kunde angemeldet ist;
• agreeToTerms, das zum Kontrollkästchen für die Bedingungen am Fuss des Checkouts wird.

Gruppenmitglieder, die nicht gekauft haben. Wer sich über den Link oder QR-Code einer Gruppenbuchung anmeldet, wird nach den eigenen Feldern der Session und der Liste der Buchungsvorlage gefragt — ohne Produktfelder und ohne Rechnungsadresse, weil er nichts bezahlt. Seine Antworten werden in seinem eigenen Kundendatensatz und bei seinem Platz in der Session gespeichert, und er unterzeichnet seine Einwilligungs- und Prozessfelder selbst. Siehe Session-Teilnehmer.

Die Rechnungsadresse, wenn Sie Zahlungen annehmen

Drei Kundenfelder tragen die Rechnungsadresse: Strasse und Hausnummer (Bezeichner addressLineOne), Postleitzahl (postalCode) und Ort (city). Das Land ist nicht erforderlich. Solange Ihr Modul Zahlungen aktiv ist:

• go flow legt sie an. Jedes Mal, wenn die Organisation mit aktiven Zahlungen gespeichert wird, erstellt go flow jedes der drei Felder, das Ihrer Organisation fehlt (mit Selbstverwaltet und Im Profil anzeigen), und fügt sie der Checkout-Liste jeder Buchungsvorlage hinzu. Ein so erstelltes Feld hat noch keine Überschrift: Öffnen Sie es unter Vorlagen > Felder und geben Sie ihm eine Überschrift in jeder Sprache, sonst sieht der Kunde den Bezeichner.
• Sie lassen sich nicht abwählen. Im Tab Felder einer Buchungsvorlage, Session-Ressource oder eines Produkts sind sie angehakt, mit ausgegrautem Kästchen Feld verwenden; sein Tooltip lautet „Für bezahlte Buchungen erforderlich, solange das Zahlungsmodul aktiv ist“. Die Reihenfolge können Sie frei ändern. Eine ohne sie gespeicherte Liste erhält sie zurück, sobald Sie sie das nächste Mal öffnen und speichern.
• Sie werden Pflicht, sobald etwas zu bezahlen ist. Bleibt im Warenkorb nach Guthaben und Gutscheinen ein Betrag offen, macht der Checkout die drei zu Pflichtfeldern, unabhängig von ihrer eigenen Einstellung Erforderlich. Eine kostenlose Buchung oder eine, die Guthaben oder ein Gutschein ganz deckt, besteht nicht auf ihnen. Eine Kartenzahlung ohne sie wird abgelehnt, und der Kunde sieht „Bitte geben Sie Ihre vollständige Rechnungsadresse an (Strasse, PLZ, Ort, Land)“.

Schalten Sie Zahlungen aus, bleiben die Felder definiert und ausgewählt — es wird nichts entfernt — sie sind im Checkout einfach nicht mehr Pflicht, und Sie können sie abwählen. Schalten Sie Zahlungen wieder ein, sind sie erneut gesperrt und Pflicht.

Das ist die eine Stelle, an der der zweistufige Ablauf nicht gilt, und das mit Absicht: Sie weglassen ist keine Entscheidung, sondern ein Checkout, der nicht abgeschlossen werden kann.

Das Ergebnis als Kunde prüfen

Tun Sie dies nach dem Einrichten der Felder und nach jeder Änderung an einem gemeinsamen Feld.

1. Wählen Sie unter Vorlagen > Felder die Entität Kunde und prüfen Sie die Spalten Selbstverwaltet und Im Profil anzeigen für jedes Feld, das der Kunde selbst aktuell halten soll. Warten Sie, bis das Dashboard synchronisiert hat.
2. Öffnen Sie den Link der Buchungsseite in einem privaten Browserfenster und buchen Sie als Testkunde — wenn vorhanden, eine kostenlose Session oder einen kostenlosen Termin. Prüfen Sie, ob das Formular die ausgewählten Felder in Ihrer Reihenfolge abfragt.
3. Öffnen Sie Profil, melden Sie sich mit der Test-E-Mail-Adresse und dem dorthin gesendeten Einmalcode an und öffnen Sie den Tab Einstellungen.
4. Prüfen Sie, ob jedes erwartete Feld aufgeführt ist. Ändern Sie einen harmlosen Wert — zum Beispiel den Ort des Testkunden — und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern (das Häkchen unten rechts). „Gespeichert“ erscheint.
5. Laden Sie die Seite neu und öffnen Sie erneut Profil > Einstellungen. Der neue Wert muss noch da sein.
6. Öffnen Sie im Dashboard den Testkunden unter Kunden: Nach der nächsten Synchronisierung zeigt der Datensatz den neuen Wert.
7. Setzen Sie den Wert zurück und stornieren Sie die Testbuchung.

Das zu erwartende Ergebnis: Der Checkout fragt ab, was jedes Angebot auswählt, das Profil listet, was selbstverwaltet und im Profil angezeigt ist, und eine gespeicherte Änderung übersteht das Neuladen und erreicht den Kundendatensatz.

Wenn etwas fehlt:

• Ein Feld fehlt im Checkout-Formular: Haken Sie Feld verwenden auf der Buchungsvorlage oder auf der Session-Ressource bzw. dem Produkt im Warenkorb an und stellen Sie sicher, dass die Definition Selbstverwaltet ist (ausser bei Prozessfeldern). Eine Einwilligung, die der Testkunde schon beantwortet hat, wird nicht erneut gefragt — testen Sie mit einer neuen E-Mail-Adresse.
• Ein Feld fehlt unter Profil > Einstellungen: Die Definition braucht Selbstverwaltet und Im Profil anzeigen (ein Prozessfeld nur Im Profil anzeigen). agreeToTerms erscheint dort nie.
• Eine Änderung erscheint nicht auf der Kundenseite: Warten Sie, bis das Dashboard fertig synchronisiert hat, und laden Sie dann die Buchungsseite neu; eine offen gelassene Seite behält die alten Einstellungen.
• Der Kunde sieht einen Bezeichner statt einer Beschriftung: Ergänzen Sie die fehlende Überschrift für diese Sprache.
• „Speichern fehlgeschlagen“ im Profil: Es wurde nichts gespeichert. Versuchen Sie es erneut; wiederholt es sich, notieren Sie Feld und Uhrzeit und wenden Sie sich an den go flow Support.
• Der Checkout scheitert mit einer allgemeinen Meldung: Prüfen Sie bestehende Einwilligungsfelder.

Das ist der gesamte Ablauf — einmal auf dem Tab Felder definieren, entscheiden, was die Kundenseite erhält und im Profil zeigt, pro Angebot auswählen und den Checkout das Ergebnis zu genau dem Formular zusammenführen lassen, das Ihr Kunde ausfüllt.