Ersten Kunden anlegen

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen Kundendatensatz anlegen, sodass der Kunde bereit für Buchungen und Nachrichten ist. Eine ausführlichere Referenz zu den beteiligten Bildschirmen finden Sie unter Kunden und Kundendetails.

Die meisten Kunden legen ihren Datensatz selbst an: Bucht jemand zum ersten Mal auf Ihrer Buchungsseite, nimmt go flow ihn in Ihre Kundenliste auf. Legen Sie einen Kunden selbst an, wenn jemand telefonisch oder am Empfang bucht.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen Verwalten-Zugriff auf Kunden (siehe Benutzerdetails). Ohne dieses Recht fehlt auf der Kundenseite die Schaltfläche zum Anlegen, und Kundendatensätze öffnen sich schreibgeschützt.
• Welche Felder der Dialog zeigt, bestimmen die Kundenfelder Ihrer Organisation (siehe Vorlagenfelder). Richten Sie diese zuerst ein, wenn die Standardfelder nicht genügen.

1. Kunden öffnen

Öffnen Sie im Hauptmenü Kunden. Dort sehen Sie die Kunden, die bereits in Ihrer Organisation erfasst sind. Bei einer ganz neuen Organisation kann die Liste noch leer sein, was vor dem Anlegen des ersten Kunden völlig normal ist.

2. Prüfen, ob es den Kunden schon gibt

go flow warnt nicht vor Duplikaten: Es speichert ohne Rückfrage einen zweiten Datensatz mit derselben E-Mail-Adresse. Geben Sie zuerst die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person in Kunde suchen ein. Ist sie bereits aufgeführt, öffnen Sie ihren Datensatz, statt einen neuen anzulegen. Siehe Doppelte Kunden vermeiden weiter unten.

Kunde suchen durchsucht die Kundenfelder, die in Ihren Felddefinitionen als Suchbar markiert sind. Wird eine Adresse, die sicher hinterlegt ist, nicht gefunden, prüfen Sie, ob das E-Mail-Feld suchbar ist.

3. Neuen Kunden anlegen

Klicken Sie oben auf der Kundenseite auf die Plus-Schaltfläche (Kunde erstellen). Der Kundendialog öffnet sich mit einem leeren Tab Details, den Sie nun ausfüllen können.

4. Standard- und benutzerdefinierte Felder erfassen

Beginnen Sie mit den Standardfeldern, zum Beispiel Vorname, Nachname, E-Mail und Mobil. Auf diese Identitätsfelder stützt sich go flow beim Buchen und Kontaktieren des Kunden:

• Mit der E-Mail meldet sich der Kunde auf Ihrer Buchungsseite an, und nur über sie erreicht go flow ihn per E-Mail. Geben Sie die Adresse in Kleinbuchstaben ein (siehe Doppelte Kunden vermeiden).
• Die Nummer unter Mobil braucht es für SMS-Erinnerungen, sofern Ihre Organisation solche versendet. Die Ländervorwahl ist mit dem Land Ihrer Organisation vorbelegt.

Unterhalb der Standardfelder sehen Sie weitere Felder, die Ihre Organisation festgelegt hat — zum Beispiel ein Auswahlfeld für eine Mitgliedergruppe. Füllen Sie aus, was relevant ist; den Rest können Sie später ergänzen. Ein als erforderlich markiertes Feld ist hervorgehoben, solange es leer ist; go flow verhindert das Speichern ohne es nicht, füllen Sie es also aus.

5. Einwilligungs- und Prozessfelder unverändert lassen

Wenn Ihre Organisation Einwilligungs- oder Prozessfelder definiert hat (zum Beispiel eine Marketing-Einwilligung oder einen Haftungsausschluss), sehen Sie diese unterhalb der übrigen Felder, jeweils mit einem Status-Symbol und ihrer Bezeichnung. Diese können nur vom Kunden selbst unterschrieben werden, es gibt hier also nichts für Sie zu setzen: Nicht unterschriebene Felder zeigen «Dieses Feld kann nur vom Kunden gesetzt werden», und sobald der Kunde unterschrieben hat, zeigt der Eintrag Datum und Uhrzeit der Erfassung. Sie können diese Felder nicht stellvertretend für den Kunden abhaken, sehen aber auf einen Blick, wo der Kunde steht.

Ein Profilbild lässt sich in diesem Dialog nicht hochladen. Ist bereits eines vorhanden — zum Beispiel ein Bild, das der Kunde selbst über die Online-Buchungsseiten hinzugefügt hat —, wird es oben im Dialog angezeigt, und Sie können es über die Lösch-Schaltfläche auf dem Bild entfernen.

go flow kennt keine freien Notizen oder Tags an einem Kunden. Um eine dauerhafte Angabe zu einem Kunden festzuhalten, etwa eine Verletzung oder eine Zahlungsvereinbarung, kann Ihre Organisation ein internes Kundenfeld anlegen — siehe Den Tag übergeben.

6. Kunden speichern

Wenn der Datensatz vollständig ist, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Speichern-Schaltfläche. Sie bleibt deaktiviert, bis Sie etwas geändert haben; ob die erforderlichen Felder ausgefüllt sind, prüft sie nicht. Der Dialog schliesst sich, und Ihr neuer Kunde erscheint sofort in der Tabelle unter Kunden. go flow speichert den Kunden zuerst auf Ihrem Gerät und lädt ihn mit der nächsten Synchronisation hoch (das Wolkensymbol in der oberen Leiste).

7. Anlegen des Kunden bestätigen

Zur Kontrolle suchen Sie den Kunden über Kunde suchen oben auf der Kundenseite. Sie können auch den Erweiterten Filter öffnen, um die Liste nach einem gerade ausgefüllten Feld einzugrenzen. Erscheint der Kunde in den Ergebnissen, ist der Datensatz angelegt und für Buchungen und Nachrichten bereit.

Was der Kunde erhält

Das Anlegen des Datensatzes schickt dem Kunden nichts. Nachrichten folgen erst aus dem, was Sie danach tun:

• Eine Buchung. Wenn Sie den Kunden einer Session oder einem Termin hinzufügen, versendet go flow eine Buchungsbestätigung, sofern der E-Mail-Schalter Bestätigung der Ressource eingeschaltet ist und Ihre Organisation die Bestätigungsvorlage hat — siehe Ressourcendetails.
• Eine Reservierung. Plätze reservieren mit angekreuztem Dem Kunden den Buchungslink per E-Mail senden schickt einen Link, über den der Kunde die reservierten Plätze bucht.
• Ihre eigene E-Mail. Siehe E-Mail verfassen.

Der Kunde kann sich mit derselben E-Mail-Adresse auf Ihrer Buchungsseite anmelden: go flow schickt ihm einen Einmalcode per E-Mail, danach sieht er dort seine Buchungen. Felder, die Sie intern führen, werden ihm nicht angezeigt.

Eingeladene Kunden

Reservieren Sie in einer Session Plätze für eine E-Mail-Adresse, die zu keinem Kunden gehört (Plätze reservieren, Adresse eingeben und Für … reservieren wählen), legt go flow einen Kunden mit dem Status Eingeladen an. Sein Datensatz enthält nur die E-Mail-Adresse. In der Kundentabelle zeigt er statt eines Bildes ein Briefsymbol mit dem Tooltip «Eingeladen: Plätze für diese Adresse reserviert, noch nicht angemeldet».

• Ein eingeladener Kunde wird zu einem gewöhnlichen aktiven Kunden, sobald die Person mit dieser Adresse auf Ihrer Buchungsseite bucht. Öffnen und speichern Sie den Datensatz — etwa nachdem Sie einen Namen ergänzt haben —, wird er ebenfalls aktiv.
• Bis dahin wird ein eingeladener Kunde im E-Mail-Editor nicht als Empfänger angeboten.

Wie Sie Plätze reservieren, steht unter Session-Teilnehmer.

Doppelte Kunden vermeiden

go flow kann zwei Kundendatensätze nicht zusammenführen. Vermeiden Sie deshalb Duplikate:

• Erst suchen, dann anlegen. Suchen Sie die Person über Kunde suchen nach ihrer E-Mail-Adresse. Wer sich auf Ihrer Buchungsseite nur angemeldet und noch nicht gebucht hat, ist nicht aufgeführt — fragen Sie im Zweifel nach, ob die Person sich schon einmal angemeldet hat.
• E-Mail-Adressen in Kleinbuchstaben eingeben. Die Buchungsseite findet die Adresse, mit der sich ein Kunde anmeldet, nur in Kleinbuchstaben. Ein Datensatz, den Sie mit Grossbuchstaben speichern, zum Beispiel Anna.Muster@Example.ch, wird bei Annas Anmeldung nicht gefunden, und go flow legt einen zweiten Datensatz für sie an.
• Beim Reservieren den vorhandenen Kunden wählen, statt seine Adresse einzutippen.

Finden Sie ein Duplikat, an dem nichts hängt — sein Tab Journal ist leer —, löschen Sie es: Öffnen Sie es, klicken Sie auf Zum Löschen markieren (das Papierkorbsymbol in der Symbolleiste) und speichern Sie; fragt go flow nach, wählen Sie Kundendatensatz löschen und Weiter. Behalten Sie ein Duplikat, das Buchungen, Bestellungen oder Zahlungen hat: go flow kann diese nicht auf den anderen Datensatz übertragen.